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22.02.2016 - HS Digitale Personalakte: Export aus der DP

Programme zum Personalmanagement

Sie können mit einem Befehl alle Dokumente, die in einem Ordner im HS Dokumentenmanagement enthalten sind, exportieren, z.B. zu Prüfungszwecken. Ggf. vorhandene Unterordner werden immer mitberücksichtigt. Die Dokumente werden im PDF-Format ausgegeben und in eine platzsparende Zipdatei gestellt.

Und so geht's:
  • Um Dokumente zu exportieren, klicken Sie in der Strukturansicht oder der Dokumentenanzeige mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen im Kontextmenü den Befehl Exportieren.

Wenn Sie bei der Suche nach den archivierten Dokumenten einen Suchfilter verwendet haben, stehen Ihnen in der Dokumentenanzeige folgende Befehle zur Verfügung:
  • Ordner exportieren, um alle Dokumente auszugeben, die in dem gewählten Ordner enthalten sind.
  • Suchergebnis exportieren, um alle gefundenen (im rechten Bereich angezeigten) Dokumente auszugeben.

Es wird ein Fenster eingeblendet, in dem Sie festlegen, wohin die Zipdatei ausgegeben werden soll und wie die Dokumente in die Zipdatei gestellt werden:
  • Alle Dokumente in einen Ordner: Die Dokumente werden ohne Ordnerstruktur abgelegt. Der jeweilige Pfad wird vollständig in den Dateinamen übernommen und vorangestellt.
  • Mit Ordnerstruktur: Die Dokumente werden mit ihrer vollständigen Ordnerstruktur abgelegt.