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27.04.2015 - Schlagworte der HS Digitalen Personalakte über die Leitanwendung anlegen

Programme zum Personalmanagement

Sie haben die Digitale Personalakte von HS im Einsatz? Und Ihnen fehlen ein oder mehrere Schlagworte, nach denen Sie später über die Anwendung suchen möchten? Dann haben wir gute Nachrichten für Sie: Ab der Version 2.60 02/02 ist es möglich, Schlagworte direkt im HS Personalmanagement anzulegen. Dies gilt sowohl für aus der Anwendung erzeugte als auch für importierte Dokumente. Die folgende Beschreibung zeigt, wie Sie Schlagwörter für importierte Dokumente neu anlegen:
  1. In der HS Anwendung rufen Sie unter Extras / Einstellungen den Bereich Dokumentenablage / Ablagesystem auf. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Administrator anmelden“ und geben das Administrator-Kennwort ein.
  2. Jetzt wechseln Sie in den Bereich Dokumentenablage / Dokumentenarten - Import und wählen in der oberen Liste die zu ändernde Dokumentart aus (jedes Dokument muss beim Import einer Dokumentenart zugewiesen werden). Im unteren Bereich werden Ihnen zur jeweiligen Dokumentenart die dazugehörigen Schlagworte angezeigt.
  3. Um ein Schlagwort (für eine Dokumentenart) neu anzulegen, klicken Sie rechts neben der unteren Liste auf die Schaltfläche (Schlagwort hinzufügen). Daraufhin wird in der Liste eine neue Zeile eingeblendet. Sie klicken jetzt in der Spalte Schlagwörter in die neue leere Zelle und klicken dann auf die Lupe. Daraufhin wird das Fenster Schlagwörter - Liste eingeblendet. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu anlegen“ und vergeben folgende Werte:
    • Name: Der Name ist ein Schlüssel. Er kann dem Anzeigenamen entsprechen. Nach dem Speichern ist der Name nicht mehr änderbar.
    • Anzeigename: Dies ist der Name, der im HS Personalmanagement angezeigt wird. Der Anzeigename kann jederzeit geändert werden.
    • Beschreibung: Beschreiben Sie das Schlagwort, damit das Schlagwort von allen Benutzern korrekt verwendet wird. Die Beschreibung können Sie bei jedem Dokument einsehen, bei dem das Schlagwort hinterlegt wurde.
    • Typ: Dieser beschreibt den Typ des Feldes - in der Regel kann der Wert 'Alphanumerisch' genommen werden.
    • Länge: Geben Sie an, wie viel Zeichen der Wert des Schlagworts haben darf. Ein Wert des möglichen Schlagworts 'Familienname' wäre z.B. 'Schmidt'.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern / Schließen“ und wählen das neu erstellte Schlagwort aus der Liste per Doppelklick aus. Sie können jetzt noch definieren, ob es eine Vorbesetzung geben soll und ob es als Pflichtfeld definiert sein soll.
  5. Nun schließen Sie das Arbeitsgebiet Einstellungen über die Schaltfläche Speichern/Schließen.