In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Belege (E-Rechnungen) bequem und direkt aus HS Auftragsbearbeitung und HS Auftragsmanager versenden können.
Die Einstellungen für den Belegversand aus HS Auftragsbearbeitung und HS Auftragsmanager heraus finden Sie unter Stammdaten > Weitere Stammdaten Firma > E-Mail. Dort wählen Sie die gewünschte Versandart aus und hinterlegen die erforderlichen Zugangsdaten.
Für den E-Mail-Versand stehen drei Optionen zur Verfügung.
1. Versand über Postausgangsserver (SMTP)
Die Software übergibt E-Mails direkt an den Postausgangsserver. Dafür benötigen Sie die Serveradresse, die Zugangsdaten sowie ggf. Verschlüsselungseinstellungen. Benutzerspezifische Zugangsdaten und die Absenderadresse hinterlegen Sie je Benutzer unter Datei › Berechtigungsprofil › Benutzerangaben, Registerkarte E-Mail.
2. Versand über Microsoft Outlook (klassische Desktop-Version)
Voraussetzung ist eine lokale Outlook-Installation auf demselben Rechner, auf dem die HS-Software betrieben wird. Die Anwendung übergibt die E-Mail an Outlook, wo sie anschließend versendet wird. Versendete E-Mails erscheinen dabei im Ordner „Gesendete Elemente". Das zugehörige Outlook-Konto hinterlegen Sie je Benutzer unter Datei › Berechtigungsprofil › Benutzerangaben, Registerkarte E-Mail.
3. Versand über Microsoft 365 (Online-Dienst)
Mit einem Microsoft-365-Paket können Sie E-Mails für den Versand direkt an die Microsoft-Cloud übergeben. Auch hier erscheinen versendete E-Mails im Ordner „Gesendete Elemente".
Für die Einrichtung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie graue Fläche und wählen „Authentifizierung durchführen". Benutzerspezifische Einstellungen hinterlegen Sie je Benutzer unter Datei › Berechtigungsprofil › Benutzerangaben, Registerkarte E-Mail (Rechtsklick auf freie graue Fläche → „Authentifizierung durchführen").
Vorbesetzung von Text und Betreff
Standard-E-Mail-Texte und die Betreffzeile legen Sie zentral unter Stammdaten › Weitere Stammdaten Firma › E-Mail › Texte fest. Zusätzlich können Sie je Benutzer abweichende Texte hinterlegen: Datei › Berechtigungsprofil › Benutzerangaben, Registerkarte E-Mail.
Eine abweichende E-Mail-Adresse, Text und Betreff können Sie in der Belegart hinterlegen: Stammdaten › Weitere Stammdaten › Belegart Verkauf (Einkauf → Modul „Bestellwesen“), Registerkarte E-Mail.
Bei der Vorbesetzung gilt folgende Priorität:
- Belegart
- Benutzer
- Firmenstammdaten