In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in HS Auftragsbearbeitung und HS Auftragsmanager prüfen können, ob Belege erfolgreich an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie sich eine Liste aller noch nicht übergebenen Belege anzeigen lassen können.
Bei der Durchführung eines Belegabschlusses können Unterbrechungen auftreten, beispielsweise aufgrund interner oder externer Netzstörungen. Um zu überprüfen, ob Belege ordnungsgemäß in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, gehen Sie folgendermaßen vor.
Prüfen, ob ein einzelner Beleg übergeben wurde
- Rufen Sie über „Vorgänge > Verkaufsbelege“ das Arbeitsgebiet „Eingeben / Ändern“ auf.
- Wählen Sie den zu prüfenden Beleg aus.
- Öffnen Sie in der freien weißen Fläche per Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie „Beleginformation“.
In dem folgenden Fenster sehen Sie die Beleginformationen, insbesondere, ob der Beleg bereits übergeben wurde oder nicht.
Übergabe mehrerer Belege prüfen
Wenn Sie prüfen möchten, ob mehrere Belege noch nicht übergeben wurden, können Sie dies über eine Abfrage erledigen:
- Wählen Sie „Abfragen > Beleg“ und wechseln Sie direkt zu Schritt 2.
- Setzen Sie die Haken bei „Verkaufsbelege“ bzw. „Einkaufsbelege“ (Modul Bestellwesen) und wählen Sie die Belegartgruppen für Ihre Rechnungen aus.
- Bei „Beleg nach“ wählen Sie unter „Einschränkungen“ den Belegstatus, dann „Buchungsliste“ und „ist nicht in Buchungsliste“.
- Klicken Sie auf „Anzeigen“. In der Ergebnisliste werden alle nicht übergebenen Belege angezeigt.
Beleg erneut übergeben (Belegabschluss erneut durchführen)
Wenn ein Beleg laut Beleginformation oder Abfrage nicht übergeben wurde, obwohl dies vorgesehen war, führen Sie den Belegabschluss für diesen Beleg erneut durch:
- Öffnen Sie „Vorgänge > Belegabschluss“.
- Öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie „Einschränkungen“.
- Nehmen Sie die gewünschten Einschränkungen vor (z. B. auf die Belegnummer), um die Übergabe einzugrenzen.
- Bestätigen Sie mit „OK“ und führen Sie anschließend den Belegabschluss durch.
