Sie möchten das Format für E-Rechnungen kundespezifisch hinterlegen und vorher prüfen, welche Informationen Sie in einer E-Rechnung versenden?
Mit HS Auftragsmanager / HS Auftragsbearbeitung ist das kein Problem.
Die Einstellungen für die Vorbesetzung des E-Rechnungsformats finden Sie in den Kundenstammdaten unter der Registerkarte Verkaufsdaten.
Wenn Sie die Einstellung „Vorbesetzung aus der Firma verwenden“ wählen, wird die Vorbesetzung aus der Firma für diesen Kunden verwendet. Die Vorbesetzung für die Firma finden Sie unter Stammdaten \ Weitere Stammdaten \ Firma im Bereich E-Rechnung.
Im Feld „Käuferreferenz“ kann z. B. die Leitweg-ID hinterlegt werden. Diese wird bei XRechnungen verwendet. Ob und welcher Eintrag dort benötigt wird, muss Ihnen Ihr Kunde mitteilen.
Für das Feld „Elektronische Adresse“ können Sie ebenfalls eine Vorbesetzung hinterlegen. Bei dieser elektronischen Adresse handelt es sich um die des Käufers, also Ihres Kunden.
In der Übersicht Ihrer Kundenstammdaten können Sie mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften das Kontextmenü aufrufen. Dort finden Sie den Punkt „Spalten einstellen“. Sie können dort die Spalte „E‑Rechnung-Format“ einblenden – so erhalten Sie eine Übersicht über die in den Kundenstammdaten hinterlegten Formate.
Tipp: Wenn bei der Neuanlage Ihrer Kunden ein bestimmtes Format vorbelegt werden soll, wählen Sie in der Symbolleiste den Punkt „Daten vorbesetzen…“ aus und hinterlegen Sie dort unter der Registerkarte Verkaufsdaten das Format.
Sie können in HS Auftragsbearbeitung / HS Auftragsmanager einfach kontrollieren, welche Daten in die E‑Rechnung übernommen werden. Öffnen Sie dazu die Vorschau für E‑Rechnungen über die Symbolleiste der Anwendung im oberen Bereich.
Sie können in der Vorschau ganz einfach über die Leiste im oberen Bereich zwischen den verschiedenen Inhalten der E-Rechnung wechseln.
Es ist sehr wichtig, dass sie diese Daten kontrollieren und prüfen, da diese Daten verbindlich sind und nicht die Daten der mitgesendeten PDF-Datei.
Sie finden unter Extras \ E‑Rechnung – Inhalte die Einstellungen, mit denen Sie festlegen können, welche optionalen Informationen eingesteuert werden sollen.