4 Gründe, weshalb KMU ihre Buchhaltung selber machen sollten

Vor allem Kleinbetriebe und kleinere Mittelständler lassen die Buchführung häufig von ihrem Steuerberater erledigen. Dieser Beitrag nennt vier Gründe, weshalb auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Buchhaltung selber machen sollten.

Der Spaßfaktor gilt als gering, die Fehleranfälligkeit als hoch: Die Finanzbuchhaltung zählt nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen der meisten Firmenchefs – und zwar ganz gleich, ob sie Gründer oder gestandene Geschäftsleute sind. Viele Unternehmen lagern ihre Buchführung daher komplett an den Steuerberater aus. Schließlich wolle man sich ganz auf das eigene Geschäft konzentrieren. Für die Buchhaltung habe man weder Zeit noch Personal. Doch die folgenden vier Gründe sprechen klar dafür, dass auch kleinere Firmen ihre Buchhaltung selber machen:

1. Die Verantwortung für die eigene Finanzbuchhaltung lässt sich nicht abgeben.

Die Buchführung an einen Dienstleister zu delegieren, mag zwar verlockend erscheinen. Wer nun jedoch glaubt, sich mit dem Thema Buchhaltung gar nicht mehr beschäftigen zu müssen, der liegt falsch. Denn auch wenn man seine Finanzbuchhaltung teilweise oder komplett ausgelagert hat: Für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Sinne der GoBD bleibt der Unternehmer als Steuerpflichtiger stets selbst verantwortlich.

Ein Outsourcing von Buchhaltungsprozessen befreit ein Unternehmen auch nicht von der Aufgabe, steuerlich relevante Belege zu sammeln, gegebenenfalls vorzukontieren und an den Steuerberater weiterzuleiten. Spätestens zum Jahresabschluss sind dann Abstimmungstermine mit dem Berater notwendig, beispielsweise um Belege zuzuordnen. Das Thema Buchhaltung holt einen in der einen oder anderen Form also ohnehin immer wieder ein.

Eine ordnungsmäßig geführte Finanzbuchhaltung kann Entscheidungen zur Unternehmenssteuerung erheblich erleichtern und verbessern.

2. Buchhaltung selber machen – und das eigene Unternehmen jederzeit im Blick haben.

Viele Unternehmer betrachten die Finanzbuchhaltung in erster Linie als eine lästige gesetzliche Pflicht. Dabei übersehen sie, dass eine im eigenen Haus ordnungsmäßig geführte Buchhaltung die Entscheidungen im Bereich der Unternehmenssteuerung erheblich erleichtern und verbessern kann:

• Mithilfe von Finanzbuchhaltungssoftware stehen der Unternehmensleitung jederzeit aktuelle Geschäftszahlen und Auswertungen zur Verfügung, beispielsweise zu den Forderungen und Verbindlichkeiten, zur Liquidität und zur Kostensituation.
• Das Unternehmen behält die Hoheit über die eigenen Finanzdaten. Der schnelle, unkomplizierte Datenzugriff verkürzt die Entscheidungswege und verbessert die Handlungs- und Reaktionsfähigkeit.
• Die Unternehmensleitung kann Entscheidungen zum Einsatz der betrieblichen Finanzmittel somit auf der Basis von aktuellem, belastbarem Zahlenmaterial treffen – anstatt nach Bauchgefühl.

3. Das Selbermachen der Finanzbuchhaltung optimiert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Unternehmen, die ihre Buchführung mithilfe einer Finanzbuchhaltungssoftware mit DATEV-Schnittstelle selbst erledigen, profitieren von einer effizienten Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:

• Führt das Unternehmen Routine-Buchhaltungstätigkeiten oder sogar den Jahresabschluss selbst durch, entfällt ein beträchtlicher Teil der Honorarkosten – nämlich jene Kosten, die ein Steuerberater seinem Mandanten für die Buchhaltung je nach Aufwand bzw. Schwierigkeitsgrad in Rechnung stellt.
• Das Unternehmen kann die Expertise des Steuerberaters nun verstärkt zur Beratung in steuerlichen Fragen in Anspruch nehmen.
• Ein weiterer Vorteil: Der Datenaustausch zwischen der Finanzbuchhaltungssoftware des Unternehmens und dem DATEV-System des Steuerberaters beschleunigt den Workflow und senkt für beide Seiten den Aufwand.

Fibusoftware macht es mit Programmassistenten auch Einsteigern leicht, die buchhalterischen Pflichten von der UVA bis zur E-Bilanz zu erfüllen.

4. Buchhaltung selber machen ist dank Software kein Hexenwerk.

Überzeugte Buchhaltungsverweigerer mögen einwenden, bei der Finanzbuchhaltung gebe es so viel zu beachten, dass man als Einsteiger kaum durchblicke.

Richtig ist: Man sollte die fachlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung im Sinne der GoBD nicht unterschätzen. Gewisse Grundkenntnisse im Rechnungswesen sind daher unverzichtbar.

Richtig ist aber auch: Bei der Finanzbuchhaltung handelt es sich um einen besonders gründlich durchregulierten kaufmännischen Bereich, der einen hohen Strukturierungsgrad aufweist. Genau deshalb lässt sich die Finanzbuchhaltung so gut und effektiv mithilfe von Software abbilden.

Heutige Fibulösungen machen es mit zahlreichen Programmassistenten auch Einsteigern leicht, die buchhalterischen Pflichten von der Umsatzsteuer- Voranmeldung (UVA) bis zur E-Bilanz zu erfüllen. Zusätzlich optimiert die Software die Arbeitsabläufe, und die Benutzer wachsen immer mehr in ihre Aufgaben hinein.

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