Digitale Personalakte: Welche Aktenstruktur ist optimal?

Vor der Umstellung von der Papierakte auf die digitale Personalakte sollten Unternehmen eine klare Aktenstruktur definieren. Eine durchdachte Struktur verhindert spätere Probleme und sorgt für effiziente Abläufe. Hier sind einige Tipps, wie Sie eine optimale digitale Aktenstruktur für Ihr Unternehmen entwickeln.

Personalverantwortliche kämpfen oft mit der Herausforderung, Ordnung in Personalakten zu bewahren. Trotz einer ausgefeilten Struktur nach Themen wie Arbeitsverträgen, Altersvorsorge und Leistungsbeurteilungen entsteht mit der Zeit Chaos. Die Hauptgründe dafür:

• Kollegen entnehmen Dokumente zum Bearbeiten oder Kopieren.
• Neue Dokumente landen unter Zeitdruck unsortiert in der Akte.
• Mehrere Mitarbeitende legen parallel Unterlagen ab.

Diese Unordnung erschwert den schnellen Zugriff auf vollständige Informationen. Die digitale Personalakte schafft Abhilfe: Sie optimiert Prozesse und sorgt für mehr Transparenz. Doch wie gelingt die Einführung, ohne alte Fehler in die digitale Welt zu übertragen?

Schritt 1: Personalakten ausmisten

In vielen Personalakten sammeln sich überflüssige Dokumente an – von alten Betriebssporturkunden bis zu längst überholten Arbeitszeitlisten. Vor dem Scannen lohnt es sich, die Akten zu bereinigen. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Geld.

Auch gesetzliche Vorschriften verlangen das Löschen bestimmter Dokumente. Dazu gehören:

• Abmahnungen, die älter als drei Jahre sind
• Dokumente mit vertraulichen Krankheitsinformationen, z. B. ärztliche Befunde
• Alle Unterlagen, die nicht im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen

Schritt 2: Die Aktenstruktur der digitalen Personalakte festlegen

Nach der Bereinigung der Akten ist die nächste Aufgabe, eine übersichtliche Struktur zu schaffen. Dazu sollten Unternehmen den aktuellen Aktenbestand analysieren und alle Arten von Dokumenten erfassen. Typische Inhalte einer digitalen Personalakte sind:

• Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf)
• Arbeitsvertrag
• Abmahnungen (sofern nicht älter als drei Jahre)
• Schriftwechsel mit dem Arbeitnehmer
• Angaben zur Sozialversicherung
• Krankenkassenbescheinigungen
• Steuerunterlagen
• Zeugnisse und Zertifikate
• Urlaubsanträge
• Vereinbarungen zu Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen
• Kündigungsschreiben und Zwischenzeugnisse

Die digitale Personalakte organisiert diese Dokumente in einer klar strukturierten Ordnerhierarchie. Unternehmen sollten frühzeitig festlegen, welche Dokumente in welchen Ordner gehören, um aufwendige Nacharbeiten zu vermeiden. Die folgende Übersicht zeigt, wie eine solche Ordnerstruktur aussehen kann.

Beispiel für eine Aktenstruktur (HS Digitale Personalakte)

Diese Struktur kann flexibel an an betriebliche Anforderungen angepasst werden.

Schritt 3: Zugriffsrechte auf die digitale Personalakte klar regeln

Wer darf welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen? Im Gegensatz zu einem physischen Aktenschrank bietet die digitale Personalakte eine fein abgestufte Rechteverwaltung. Unternehmen sollten festlegen, welche Mitarbeitenden auf welche Ordner oder Dokumententypen zugreifen dürfen. Mögliche Berechtigungen sind:

• Lesen – Dokumente einsehen
• Hinzufügen – Neue Dokumente ablegen
• Bearbeiten – Inhalte verändern oder aktualisieren
• Verschieben – Dokumente innerhalb der Struktur umordnen
• Löschen – Dokumente endgültig entfernen

Ein sinnvolles Berechtigungskonzept erleichtert die tägliche Arbeit, entlastet die Personalabteilung und ermöglicht den Führungskräften den selbständigen Zugriff auf relevante Dokumente.

Fazit: Die richtige Aktenstruktur sorgt für effiziente Abläufe

Eine durchdachte Aktenstruktur entscheidet darüber, wie reibungslos die digitale Personalakte funktioniert. Schon in der analogen Welt führte eine unsaubere Ablage zum Chaos – in der digitalen Welt bietet sich die Chance, mit klaren Regeln und moderner Technik Ordnung zu schaffen:

✅ Entnahmen und Fehlablagen vermeiden – Dokumente bleiben immer an ihrem definierten Platz.

✅ Zugriffsrechte gezielt steuern – Führungskräfte erhalten kontrollierten Zugriff.

✅ Schneller finden statt lange suchen – Eine leistungsfähige Suchfunktion (Schlagwort- oder Volltextsuche) ermöglicht raschen Zugriff auf Dokumente.

Wer diese Schritte befolgt, stellt sicher, dass die digitale Personalakte nicht nur Papier ersetzt, sondern echte Mehrwerte schafft.

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