Dokumenten­management: Welcher Scanner ist der richtige?

Rund die Hälfte aller Dokumente in Unternehmen ist laut einer Studie von IDC papiergebunden. Viele Betriebe möchten ihre Papierdokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) digital archivieren. Wer dabei selbst Hand anlegt, benötigt einen geeigneten Dokumentenscanner. Bei der Auswahl des richtigen Geräts gilt es einige Punkte zu beachten.

Professioneller Scanner oder Multifunktionsgerät für das Dokumentenmanagement?

Vor dieser Frage steht jeder Unternehmer, der papiergebundene Dokumente digitalisieren möchte. Für die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem ist eine hohe Scanqualität entscheidend – und diese ist bei professionellen Scannern in der Regel besser als bei einem Multifunktionsgerät. Bei der Auswahl helfen folgende Kriterien:

Formate und Scanfunktionen beachten

Sollen neben DIN-A4-Dokumenten auch kleinere Belege wie Kassenbelege, Visitenkarten oder Krankmeldungen gescannt werden, empfiehlt sich ein Desktop-Scanner mit Vorlageneinzug.
Für gebundene Dokumente ist ein Einzugscanner mit Flachbetteinheit sinnvoll.

Großformatscanner für Zeichnungen größer als DIN A3 lohnen sich meist nicht – hier ist ein externer Scandienstleister oft die bessere Wahl.

Einseitig oder beidseitig scannen – Duplex-Scanner nutzen

Moderne Desktop-Scanner unterstützen meist Duplex-Scannen, also das automatische beidseitige Scannen.

Funktionen wie das Entfernen leerer Seiten während des Scanvorgangs erhöhen die Effizienz im Büroalltag.

Scangeschwindigkeit und Volumen im Blick behalten

Für den Einsatz im Unternehmen sollte ein Dokumentenscanner mindestens 40 Seiten pro Minute schaffen. Ein großer Dokumenteneinzug verhindert ständiges Nachlegen. Bei sehr hohem Scanvolumen – etwa bei Bestandsakten – empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Scandienstleister.

Anschlussmöglichkeiten – USB-Scanner oder Netzwerk-Scanner?

Für das Scannen sensibler Dokumente kann ein USB-Scanner am Arbeitsplatz die beste Wahl sein.

Teilen sich mehrere Mitarbeitende ein Gerät, ist ein Netzwerk-Scanner oder die Nutzung eines USB-Device-Servers sinnvoll, um den Zugriff über das Unternehmensnetzwerk zu ermöglichen.

Scansoftware und OCR-Software im Dokumentenmanagement

Neben der Hardware ist auch die Scansoftware entscheidend. Eine gute OCR-Software (Optical Character Recognition) wandelt gescannte Bilder in durchsuchbaren Text um – wichtig für die Volltextsuche im DMS.

Für Unternehmen mit über 10.000 Belegen pro Jahr kann sich eine erweiterte Erkennungssoftware mit automatischer Analyse, Datenextraktion und Klassifikation lohnen. Ein Tipp: Unternehmen, die sich auf den Vertrieb von Scannern spezialisiert haben, bieten Interessenten die Möglichkeit, Geräte mithilfe eigener Belege zu testen.

Richtig scannen – Auflösung, Farbauswahl und Dateiformate