Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eAU

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: So bereiten sich Arbeitgeber auf den Start der eAU vor

Am 1. Oktober 2021 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz: eAU, an den Start gegangen. Für Arbeitgeber gilt die Pflicht zur Teilnahme am neuen digitalen Verfahren zwar erst ab Juli 2022, sie sollten sich jedoch schon jetzt darauf vorbereiten. Hier die wichtigsten Informationen.

Die Ärztinnen und Ärzte in Deutschland stellen jedes Jahr rund 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) aus. Nicht nur der Ausdruck der Bescheinigungen, auch deren manuelle Erfassung bei Krankenkassen und Arbeitgeber verursacht einen enormen bürokratischen Aufwand. Um diesen zu reduzieren, führt der Gesetzgeber ab 1. Oktober 2021 die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ein.

Warum die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingeführt wird

Bisher musste jede Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in vierfacher Ausfertigung gedruckt werden: je ein Exemplar für den Arzt, den Versicherten, den Arbeitgeber und die Gesetzliche Krankenversicherung (GKV). So ist in der Vergangenheit Jahr für Jahr ein Papieraufkommen von rund 308 Millionen Blättern Papier entstanden. Hinzu kommt der Aufwand für die manuelle Erfassung durch die Krankenkasse und den Arbeitgeber.

Von der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) erhofft sich der Gesetzgeber eine deutliche Entlastung der Arbeitgeber und der Krankenkassen von Bürokratie.

Was gegenwärtig rund um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt

Zurzeit stellt der Vertrags(zahn)arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, um die Arbeitsunfähigkeit des Patienten festzustellen. Konkret wird eine AU immer dann ausgedruckt, wenn der Patient aufgrund einer Erkrankung oder Verletzung seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann.

Nach § 5 EntgFG muss die AU spätestens am vierten Tag der Erkrankung dem Arbeitgeber zum Nachweis über Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit vorliegen. Unterbleibt die Arbeitsunfähigkeitsmeldung, kann der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung verweigern. Zudem darf er anordnen, dass eine AU bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung vorgelegt werden muss.

Was sich durch die eAU ändert

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt das bisherige Verfahren durch einen völlig neuen Ablauf. Ziel ist, dass die Vertrags(zahn)ärzte ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die gesetzlichen Krankenversicherungen übermitteln. Diese können die AU-Daten automatisiert verarbeiten und stellen sie ihrerseits den Arbeitgebern zum Abruf bereit. Während der Übergangszeit gibt es die AU in Papierform noch. Langfristig ist jedoch geplant, das Verfahren vollständig papierlos zu gestalten.

Welche Vorteile die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat

Die eAU bringt allen Beteiligten Vorteile:

  • Schnellerer Zugriff: Bisher waren Arbeitgeber und GKV darauf angewiesen, dass der Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zügig vorlegte. Auf die eAU können sie deutlich schneller zugreifen.
  • Medienbrüche: Da alle Daten nahtlos digital verarbeitet werden, gibt es keine zeitraubenden und fehleranfälligen Medienbrüche mehr.
  • Zustellpflicht: Bislang waren Versicherte verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung innerhalb weniger Tage bei Krankenkasse und Arbeitgeber vorzulegen. Diese Zustellpflicht entfällt.
  • Kosteneinsparung: Die Kosten sinken bei Ärzten wie bei Krankenkassen und Arbeitgebern, sowohl im Hinblick auf die Kosten für die Erstellung und den Druck als auch für die Übermittlung und manuelle Eingabe in bestehende Softwarelösungen.
  • Sicherheit: Verloren gegangene Arbeitsunfähigkeitsmeldungen gehören der Vergangenheit an – die Daten kommen sicher bei Arbeitgebern und Krankenkassen an, auch wenn der Arbeitnehmer seine Ausdrucke verlegt hat.
  • Konflikte: Konflikte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die fristgerechte Vorlage der AU entfallen.
  • Dokumentation: Die Krankenkassen können die Arbeitsunfähigkeiten der Versicherten ohne Lücken dokumentieren. So verfügen sie über sicheres Datenmaterial für die Entscheidung über die Auszahlung von Krankengeld.

Einführung der eAU: Diese Schritte folgen als Nächstes

Ursprünglich hatte der Gesetzgeber geplant, das eAU-Verfahren zum 1. Januar 2021 für alle Arztpraxen verpflichtend auf den Weg zu bringen. Viele Praxen hätten jedoch bis zum Stichtag nicht die erforderliche technische Ausrüstung anschaffen können. Auch wollte die Regierung sie angesichts der Herausforderungen der Pandemie nicht noch zusätzlich belasten. Somit wurde der Start verschoben und eine Übergangsregelung vereinbart. Die Einführung gliedert sich nun in die folgenden Phasen:

Einführung für die Arztpraxen ab 1. Oktober 2021

Seit dem 1. Oktober 2021 sind Vertragsarztpraxen verpflichtet, nur noch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen auszustellen. Verfügt eine Praxis aktuell noch nicht über die nötige technische Ausrüstung, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2021. Während dieser Zeit dürfen weiterhin Papierausdrucke zur Vorlage beim Arbeitgeber erfolgen. Ab dem 1. Januar 2022 können nur noch jene Arztpraxen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausstellen, die über die erforderlichen technischen Systeme verfügen.

Aktuell läuft das Verfahren so ab:

  • Die Arztpraxis erstellt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, signiert sie mit seinem eArztausweis und übermittelt sie über die Telematikinfrastruktur und den Kommunikationsdienst im Medizinwesen (KIM) an die Krankenkasse.
  • Der Versicherte erhält von seinem Arzt wie gewohnt die AU in Papierform, um sie seinem Arbeitgeber vorzulegen.

Freigabe des Verfahrens für Arbeitgeber ab 1. Januar 2022

Bereits ab dem 1. Januar 2022 kommen die ersten Arbeitgeber mit ins Boot: Im Rahmen eines Pilotverfahrens können sie die digitalen Daten von der Krankenkasse ihres Arbeitnehmers abrufen.

Verpflichtende Teilnahme der Arbeitgeber ab 1. Juli 2022

Ab 1. Juli 2022 ist das neue eAU-Verfahren Pflicht. Dann müssen Arbeitgeber die AU-Daten elektronisch abrufen. Hierzu wird es auch keine Alternative geben. Gleichzeitig entfällt nämlich die gesetzliche Verpflichtung des Arbeitnehmers, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen. Zwischen dem 1. Januar 2022 und dem 30. Juni 2022 bleibt diese Vorlagepflicht übergangsweise noch bestehen.

Hinweis: Der Beschäftigte ist auch im Rahmen des eAU-Verfahrens verpflichtet, seine Erkrankung dem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen. Daran ändert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nichts.


 

Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Auch wenn Arbeitgeber erst ab dem 1. Juli 2022 am eAU-Verfahren teilnehmen müssen, sollten sie sich bereits jetzt mit den technischen Voraussetzungen auseinandersetzen. Hierzu ist es wichtig, die folgenden Fakten zu kennen:

  • Berechtigung: Es ist nicht zulässig, pauschal täglich von allen Arbeitnehmern etwaige Erkrankungsdaten von der GKV abzufragen. Stattdessen muss eine Berechtigung dafür vorliegen. Dies ist der Fall, wenn der Mitarbeiter den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit informiert hat.
  • Technische Basis: Für den Abruf der Daten von der Krankenkasse ist laut dem GKV-Spitzenverband zwingend der Datenaustausch eAU einzusetzen. Daher sollten Arbeitgeber darauf achten, dass ihr Softwarehersteller das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm rechtzeitig (spätestens bis zum Beginn der Teilnahmepflicht für Arbeitgeber) mit einer entsprechenden Schnittstelle ausstattet.
  • Minijobber: Um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eines Minijobbers abzurufen, führt der Weg über die Minijobzentrale. Hierfür muss der Arbeitgeber nun die Krankenkasse seiner Mitarbeiter erfragen, die bislang für das Arbeitsverhältnis unerheblich war. Diese Information übermittelt er an die Minijobzentrale, die ihrerseits die erforderlichen Daten bei der Krankenkasse abruft und an den Arbeitgeber schickt.
  • Privatversicherte: Für privatversicherte Arbeitnehmer ist derzeit keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgesehen. Sie müssen dem Arbeitgeber weiterhin die AU in Papierform vorlegen.

Noch sind einige Monate Zeit bis zur verpflichtenden Teilnahme am eAU-Verfahren. Diese sollten Arbeitgeber nutzen, um die technischen Hürden zu meistern.
 
Lesen Sie auch:
>> DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren
>> Lohnsoftware finden: So wählen Sie geschickt aus
 

Sabine Hutter
Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
[gekonnt-gesagt.de]

Bildquellen: studio v-zwoelf – stock.adobe.com (Beitragsbild), Sabine Hutter (Porträt)