Kurzarbeitergeld abrechnen – Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Kug

Kurzarbeitergeld abrechnen mithilfe von Software

Um sich aufwendige manuelle Berechnungen zu ersparen, können Arbeitgeber auch spezielle Software zur Abrechnung von Kurzarbeitergeld nutzen. Diese unterstützt die Lohnabrechnungsstelle bei der Erstellung der Kug-Anträge sowie bei der Berechnung des Kurzarbeitergelds und eventueller Kug-Arbeitgeberzuschüsse. Zudem erstellt die Software die notwendigen Auswertungen zur Erstattung des Kurzarbeitergelds durch die Agentur für Arbeit.

Kug-Praxistipps für Lohnabrechner

Was ist bei Kurzarbeitergeld in Verbindung mit Krankheit zu beachten?

Auch bei Kurzarbeit gilt die 42-Tage-Frist der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Es ist jedoch zu unterscheiden, ob die Arbeitsunfähigkeit vor oder nach dem Beginn der Kurzarbeit eingetreten ist:

• Ist der Beschäftigte vor der Einführung der Kurzarbeit arbeitsunfähig geworden und erhält er noch Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, hat er keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Stattdessen bekommt der Arbeitnehmer Krankengeld.
  Beispiel: Ein Mitarbeiter ist seit dem 25. März arbeitsunfähig und noch bis zum 2. April krankgeschrieben. Seit dem 1. April wird in seinem Betrieb kurzgearbeitet. Damit unterliegen die Fehltage vom 25. März bis einschließlich 31. März der normalen Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers. Der 1. und der 2. April hingegen liegen im Kug-Zeitraum und sind in der Lohnabrechnung mit dem Fehlzeitkennzeichen KU zu schlüsseln. Für diese beiden Tage bekommt der Beschäftigte – neben der Entgeltfortzahlung – Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergelds, das er erhielte, wenn er nicht arbeitsunfähig wäre. Der Arbeitgeber muss dieses Krankengeld ausrechnen und auszahlen, es wird ihm dann auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse erstattet.
• Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst nach der Einführung der Kurzarbeit ein, erhält der Beschäftigte für den kurzarbeitsbedingten Arbeitsausfall bis zu sechs Wochen Kurzarbeitergeld. Für die nicht vom Arbeitsausfall betroffene Arbeitszeit besteht der normale Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Nach Ablauf der Lohnfortzahlung (42-Tage-Frist) bekommt der Arbeitnehmer kein Kurzarbeitergeld mehr. Für die weitere Zeit der Arbeitsunfähigkeit hat er ausschließlich einen Anspruch auf Krankengeld.

Wie werden Feiertage bei Kurzarbeit abgerechnet?

Fällt ein Feiertag in die Kurzarbeitsperiode, so ist die Feiertagsvergütung ausschließlich vom Arbeitgeber zu zahlen (§ 2 Abs. 2 EFZG); Anspruch auf Kug durch die Bundesagentur für Arbeit besteht nicht. Wenn also ein Mitarbeiter an einem Feiertag grundsätzlich nicht arbeiten muss, aber dafür bezahlt wird, gibt es zwei Möglichkeiten der Entlohnung:

• Fall 1: Der Feiertag wird wie jeder andere Arbeitstag bezahlt. Das Entgelt für den Feiertag läuft in das Ist-Brutto und es wird kein Kug-Feiertagsentgelt gezahlt. Deshalb brauchen hier auch keine Stunden angegeben zu werden.
• Fall 2: Der Feiertag wird nicht wie jeder andere Arbeitstag, sondern über das Kug-Feiertagsentgelt bezahlt. Hier ist die Anzahl der Kug-Feiertagsentgelt-Stunden anzugeben.

Wie berechnet man den Kug-Stundenlohn?

Der Kug-Stundenlohn ist, neben der direkten Eingabe von Soll- und Ist-Brutto, der einfachste Weg, das Ausfallentgelt und somit das Kurzarbeitergeld zu ermitteln. Um den Kug-Stundenlohn zu berechnen, addiert man zum Monatsgehalt gegebenenfalls weitere Bestandteile, wie zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen (VWL). Die Gesamtsumme wird dann durch die durchschnittliche monatliche Stundenanzahl geteilt. Die durchschnittliche monatliche Stundenzahl wiederum berechnet man nach der Formel: regelmäßige wöchentliche Arbeitsstunden mal 13, geteilt durch 3.

Wie rechnet man einen Kug-Arbeitgeberzuschuss (Aufstockung) ab?

Ein Arbeitgeberzuschuss zum Kurzarbeitergeld lässt sich in der Entgeltabrechnungssoftware über die Lohnart 0760 abrechnen. Diese Lohnart ist steuerpflichtig, aber bis zu einem gewissen Grad sozialversicherungsfrei (Ausfallentgelt mal 0,8, minus Kurzarbeitergeld).

Um den Kug-Zuschuss zu berechnen, teilt man das Kurzarbeitergeld durch 60 bzw. 67 (je nach Leistungssatz) und multipliziert diesen Betrag mit dem gewünschten Aufstockungssatz – also zum Beispiel 33, wenn bei Leistungssatz 1 auf 100 Prozent aufgestockt werden soll.

Hinweis: Da die Leistungssätze nur Näherungswerte abbilden und der Zuschuss steuerpflichtig ist, kann eine exakte Aufstockung meist nur über eine zusätzliche, steuer- und sozialversicherungspflichtige Lohnart mittels Iterationsrechnung erfolgen.

Müssen die festen Be- und Abzüge bei Gehaltsempfängern während der Kurzarbeit jeden Monat angepasst werden?

Nein, die Beträge in den festen Be- und Abzügen bleiben beim Kurzarbeitergeld abrechnen unangetastet. Die Kürzung erfolgt in der Lohnsoftware stattdessen über eine Abzugslohnart (zum Beispiel 2400).

Können Arbeitnehmer mit Kind(ern) auch ohne eingetragenen Kinderfreibetrag bei der Kug-Berechnung den Leistungssatz 1 (67 Prozent) in Anspruch nehmen?

Ja. Hierzu muss der Arbeitnehmer bei der Agentur für Arbeit eine Bescheinigung beantragen und dem Arbeitgeber vorlegen (Kind im Sinne des § 32 Abs. 1, 3 bis 5 EStG). Anschließend kann der Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld abrechnen und dabei den Leistungssatz 1 für den Beschäftigten zugrunde legen.

Wie ist ein Firmen-PKW im Hinblick auf Kurzarbeitergeld zu bewerten?

Ein PKW wird zum Soll- und Ist-Entgelt hinzugerechnet. Eine Kürzung findet nicht statt, da der PKW auch ohne Kug voll versteuert und verbeitragt werden muss, wenn er im beantragten Kalendermonat mindestens einen Tag zur Verfügung stand. Bei einem kurzarbeitsbedingten, kompletten Arbeitsausfall im Monat ist zu prüfen, ob der PKW vom Mitarbeiter weiterhin genutzt wird. In Zweifelsfällen sollten sich Unternehmen eine Rechtsauskunft bei der Arbeitsagentur bzw. beim Steuerberater einholen.