Liquidität sichern: Inkasso effizient nutzen

Hohe Verkaufszahlen allein machen noch keinen Gewinn – die Kunden müssen auch zahlen. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, sollten Unternehmen bei hartnäckigem Zahlungsverzug rechtzeitig einen seriösen Inkassodienstleister einschalten. Dies ist auch direkt aus der Buchhaltung heraus möglich.

Das Zahlungsziel ist längst verstrichen, doch der Kunde zahlt einfach nicht? Vor diesem Problem stehen viele Unternehmen im B2B-Geschäft. Dass Leistungsempfänger ihre Rechnungen verspätet begleichen, ist mittlerweile fast zur Normalität geworden.

Laut dem „Zahlungsindikator Deutschland“ von Creditreform betrug die durchschnittliche Verzugsdauer von Rechnungen im Jahr 2024 knapp neun Tage. Vor allem im Baugewerbe sowie bei konsumnahen Dienstleistungen und – mit steigender Tendenz – im Einzelhandel müssen Unternehmen lange auf ihr Geld warten.

Über alle Wirtschaftsbereiche betrachtet vergehen laut Creditreform im Schnitt rund 40 bis 41 Tage zwischen Rechnungserstellung und Zahlungseingang (Forderungslaufzeit) – ein Zeitraum, der Unternehmen schnell Probleme bereitet, wenn sie ihre Liquidität sichern wollen.

Zahlungsausfälle vermeiden – warum das so wichtig ist

Gerade kleinere mittelständische Unternehmen spüren die Auswirkungen von Zahlungsverzögerungen besonders stark. Meist fehlen finanzielle Reserven, um längere Forderungslaufzeiten zu überbrücken. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität zu sichern.

Aus einem Zahlungsverzug wird schnell ein Forderungsausfall. Bei einer Umfrage von Creditreform gaben fast 80 Prozent der befragten Unternehmen an, regelmäßig hiervon betroffen zu sein. Forderungsausfälle zu reduzieren wird damit zu einem kritischen Erfolgsfaktor.

Nicht immer sind allerdings nur die Kunden schuld. Auch die Unternehmen tragen Verantwortung – zum Beispiel, wenn sie kein effektives Debitorenmanagement betreiben. Gerade wenn die Auftragsbücher voll sind, verlieren viele den Überblick über offene Forderungen.

Liquidität sichern durch effektives Debitorenmanagement

Vor allem kleineren Unternehmen fällt es oft schwer, neben dem Tagesgeschäft auch noch die Außenstände konsequent zu verfolgen. Die Folge: Mitunter werden Rechnungen nicht zeitnah gemahnt, weil das Unternehmen die Fälligkeit der Forderungen nicht im Blick hat. Der erste Schritt in Richtung Forderungseinzug besteht deshalb darin, ein transparentes und effektives Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen zu implementieren.

Finanzbuchhaltungssoftware unterstützt die Buchhaltung bei dieser Aufgabe. Funktionen für das Mahnwesen und die Forderungsverfolgung erleichtern den Prozess erheblich. Aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm heraus können Mahnungen zeitnah erstellt und versendet werden. Zudem weiß die Buchhaltung jederzeit, welche Forderungen überfällig sind.

Inkassodienstleister helfen beim Forderungseinzug

Zahlen Kunden trotz wiederholter Mahnung nicht, sollte man den Einzug der Forderung einem Inkassodienstleister übertragen. Inkassounternehmen wie Creditreform haben Erfahrung darin, mit säumigen Schuldnern Kontakt aufzunehmen und unbezahlte Rechnungen einzuziehen. Wer rechtzeitig Spezialisten mit dem Inkasso beauftragt, kann also ein vermeintlich verlorenes Geschäft doch noch in einen Teilerfolg verwandeln und seine Liquidität sichern.

Inkasso direkt aus der Buchhaltung – ohne bürokratischen Aufwand

Viele Unternehmen zögern, externe Dienstleister mit dem Forderungseinzug zu beauftragen, da sie einen hohen bürokratischen Aufwand befürchten. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware ermöglicht jedoch eine effiziente Lösung, indem sie das Inkasso direkt in die Buchhaltung integriert. Ein Beispiel hierfür ist HS Crefo-Inkasso Web, das als Schnittstelle den Datenaustausch zwischen den Finanzbuchhaltungsprogrammen von HS – Hamburger Software und dem Inkasso-Webservice von Creditreform erleichtert.

Mit dieser Lösung übermitteln Benutzer überfällige offene Posten digital an den Inkassodienstleister und verfolgen den Bearbeitungsstatus der Forderungen in Echtzeit online. Sobald ein Schuldner zahlt oder neue Forderungen entstehen, leiten die Auftraggeber diese Informationen schnell elektronisch weiter. Durch die Digitalisierung der Prozesse reduzieren Unternehmen ihren Aufwand erheblich und steigern gleichzeitig die Transparenz für alle Beteiligten.

Fazit: Effektives Forderungsmanagement sichert Liquidität

Ein funktionierendes Forderungsmanagement ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Wer Inkasso effizient nutzt, sichert die eigene Handlungsfähigkeit – besonders in schwierigen Zeiten oder während schnellen Wachstums.

Unternehmen, die den Forderungseinzug konsequent und digital gestalten, können Zahlungsausfälle vermeiden und damit langfristig ihre Liquidität sichern.

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