Verification of Payee (VoP): Empfängerüberprüfung für sichere SEPA-Überweisungen ab Oktober 2025
Inhaltsverzeichnis
- Worum geht es bei der Verification of Payee (VoP) im SEPA-Zahlungsverkehr?
- Wer ist von der VoP-Empfängerüberprüfung im SEPA-Zahlungsverkehr betroffen?
- Warum wird die Verification of Payee eingeführt?
- Das VoP-Ampelsystem bei SEPA-Überweisungen
- So bereiten sich KMU auf die VoP-Pflicht vor
- Was Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung beachten müssen
- Wer haftet bei Fehlüberweisungen?
- Checkliste für KMU zur SEPA-Überweisung
- Fazit
Worum geht es bei der Verification of Payee (VoP) im SEPA-Zahlungsverkehr?
Ab dem 9. Oktober 2025 sind alle Banken im SEPA-Zahlungsraum dazu verpflichtet, eine Empfängerüberprüfung durchzuführen, bevor sie eine SEPA-Überweisung freigeben.
Bei der sogenannten Verification of Payee (VoP) wird der angegebene Kontoinhabername mit der zugehörigen IBAN verglichen. Dies ist ein entscheidender Schritt, um die Sicherheit bei SEPA-Überweisungen zu erhöhen. Das Ziel besteht darin, SEPA-Betrug zu verhindern und Fehlüberweisungen zu reduzieren.
Hinweis: Die technische Infrastruktur für den Abgleich von IBAN und Name wird bereits am 5. Oktober 2025 aktiviert, also vier Tage vor Inkrafttreten der gesetzlichen Pflicht.
Wer ist von der VoP-Empfängerüberprüfung im SEPA-Zahlungsverkehr betroffen?
Die Verification of Payee ist für alle Unternehmen, die SEPA-Überweisungen senden oder empfangen, verpflichtend – unabhängig von der genutzten Software oder dem Übermittlungsweg. Insbesondere für KMU, die viele Lieferanten, internationale Partner oder ein großes Zahlungsvolumen haben, bringt die SEPA-Überweisung spürbare Vorteile und mehr Sicherheit.
Warum wird die Verification of Payee eingeführt?
Die VoP-Empfängerüberprüfung soll Fehlerüberweisungen und betrügerische Transaktionen bereits vor der Ausführung stoppen.
Gerade beim Authorized Push Payment Fraud, bei dem Unternehmen auf gefälschte Kontodaten hereinfallen, kann der Abgleich von IBAN und Name den Schaden verhindern.
Das VoP-Ampelsystem bei SEPA-Überweisungen
Nach Einreichung der Zahlung zeigt die Bank typischerweise eines der folgenden Ergebnisse an:
Ergebnis | Bedeutung | Interpretation |
|---|---|---|
Match | Name und IBAN stimmen überein. | Grüne Ampel – Zahlung kann normal freigegeben werden. |
Close-Match | Leichte Abweichung; Bank gibt ggf. den korrekten Empfängernamen zurück. | Gelbe Ampel – Prüfung/Manuelle Bestätigung empfohlen; wie streng vorgegangen wird, entscheidet die Bank. |
No-Match | Keine Übereinstimmung; korrekter Name wird nicht zurückgegeben. | Rote Ampel – Auftraggeber trägt das Risiko bei Freigabe; manuelle Nachprüfung dringend empfohlen. |
So bereiten sich KMU auf die VoP-Pflicht vor
Stammdatenpflege für fehlerfreie SEPA-Überweisungen
- Alle Lieferanten- und Kundendaten müssen so angepasst werden, dass sie exakt mit dem offiziellen Kontoinhabernamen übereinstimmen.
- Um Close Match oder No Match zu vermeiden, ist eine einheitliche Schreibweise des eigenen Unternehmensnamens auf allen Bankkonten erforderlich.
Commercial Name korrekt hinterlegen
- Für die VoP-Prüfung kann neben dem offiziellen Firmennamen auch ein sogenannter Commercial Name (auf Deutsch: Handelsname oder Handelsbezeichnung) verwendet werden.
- Der Commercial Name sollte eindeutig, im Geschäftsverkehr bekannt und vorab mit der Bank abgestimmt worden sein.
Kunden über korrekten Empfängernamen informieren
- Rechnungen sollten um einen entsprechenden Hinweis ergänzt werden, damit Kunden bei der Prüfung der IBAN den korrekten Empfängernamen verwenden und es zu keinen Zahlungsverzögerungen kommt.
Interne Prozesse für Close Match und No Match festlegen
- Es muss definiert werden, wie bei Warnmeldungen – insbesondere im SEPA-instant-payments-Verfahren (Echtzeitüberweisung) – reagiert wird, um Risiken zu minimieren und SEPA-Betrug zu verhindern.
Was Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung beachten müssen
Arbeitgeber müssen ab Oktober 2025 bei allen Lohn- und Gehaltszahlungen zwingend sicherstellen, dass der Name des Arbeitnehmers exakt mit dem bei der Bank hinterlegten Kontoinhabernamen übereinstimmt. Bereits kleine Abweichungen, etwa Tippfehler, Namenszusätze oder ein Namenswechsel, können dazu führen, dass Zahlungen verzögert oder gar nicht ausgeführt werden.
- Arbeitgeber sollten daher rechtzeitig alle Personalstammdaten überprüfen und regelmäßig mit den Mitarbeitenden abgleichen, ob die Bankverbindung und der dazugehörige Vor- und Nachname korrekt und aktuell geführt werden.
- Bei Abweichungen zwischen Name und IBAN erhalten Arbeitgeber vor der Ausführung der Zahlung eine Rückmeldung der Bank (Close Match oder No Match) und können entscheiden, ob die Überweisung dennoch ausgeführt werden soll. Bei einer Freigabe trotz Warnhinweis trägt der Arbeitgeber das Risiko eines Zahlungsverlusts.
- Bei der Einreichung von Sammelüberweisungen über das EBICS-Verfahren können Unternehmen grundsätzlich selbst entscheiden, ob sie eine Empfängerprüfung durchführen möchten (Opt-In) oder darauf verzichten wollen (Opt-Out). Diese Wahlmöglichkeit gilt allerdings nur für Sammeldateien mit mindestens zwei Überweisungen. Bei Dateien mit nur einer Überweisung ist die Empfängerprüfung eigentlich verpflichtend. Aufgrund praktischer Umsetzbarkeitsprobleme hat die BaFin jedoch eine Übergangsregelung beschlossen: Bis auf Weiteres wird auch bei Einzelüberweisungen in Sammeldateien der Verzicht auf die Empfängerprüfung (Opt-Out) geduldet. Diese Duldung soll Firmenkunden Zeit geben, ihre Systeme an die neue Pflicht anzupassen.
Wichtig: Der Abgleich zwischen Empfängername und IBAN erfolgt ausschließlich durch die Banken im Rahmen der Verification of Payee (VoP). Entgeltabrechnungsprogramme können diesen Abgleich nicht eigenständig durchführen, da sie keinen Zugriff auf die hinterlegten Bankdaten und die Validierungsdienste der Banken haben.
Wer haftet bei Fehlüberweisungen?
Hier gelten die folgenden Grundsätze:
- Match: Bank haftet bei Fehlüberweisung.
- Close Match: Auftraggeber haftet.
- No Match: Auftraggeber haftet.
- Opt-out bei Sammelüberweisungen: Auftraggeber haftet.
Merke: VoP reduziert Risiken, ersetzt aber nicht die Sorgfaltspflicht des Auftraggebers. Insbesondere bei gelben oder roten Warnungen ist Vorsicht geboten.
Checkliste für KMU zur SEPA-Überweisung
- Sämtliche Stammdaten prüfen und ggf. aktualisieren
- Einheitlichen Firmennamen bei allen Banken verwenden
- Ggf. einen Commercial Name festlegen und mit der Bank abstimmen
- Rechnungen mit exaktem Empfängernamen versehen
- Prozesse für CloseMatch und No Match definieren
- Kunden und Lieferanten frühzeitig informieren
Fazit
Mit der Einführung der Verification of Payee (VoP) am 9. Oktober 2025 ändert sich der Ablauf von SEPA-Überweisungen. Die verpflichtende Empfängerüberprüfung sorgt dafür, dass der Abgleich von IBAN und Name vor der Zahlungsfreigabe automatisch erfolgt. Dadurch werden Unternehmen effektiv gegen SEPA-Betrug geschützt und vor finanziellen Verlusten und unnötigen Rückabwicklungen bewahrt.
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet dies jedoch auch, dass sie ihre internen Abläufe, Kundendaten und Kommunikationsprozesse rechtzeitig anpassen müssen. Eine gründliche Stammdatenpflege, die korrekte Hinterlegung des offiziellen Firmennamens oder eines passenden Commercial Name sowie eine proaktive Information von Kunden und Lieferanten sind entscheidend, um Probleme mit Close Match oder No Match zu vermeiden.
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