10 Gründe, warum ERP-Projekte scheitern

Wozu brauchen Sie ein ERP-System? Diese Frage klingt banal, aber sie trifft den Kern des Problems, dessentwegen ERP-Projekte scheitern. Um die Frage zu beantworten, müssen Sie Ihre Prozesse und Anforderungen genauestens kennen, inklusive der Erwartungen der Endanwender und Führungskräfte. Und das ist erst der Anfang. Sie müssen minutiös planen, hervorragend kommunizieren, den richtigen Partner wählen und immer schön agil bleiben. Doch lesen Sie selbst: Hier sind zehn Gründe, warum ERP-Projekte scheitern können – und praxisnahe Tipps, wie Sie diese Hürden meistern können.

Hier kommen wir direkt auf die Eingangsfrage zurück: das große „Warum“. Prozesse optimieren, wettbewerbsfähig bleiben, Kosten sparen – all diese oft gehörten Antworten sind viel zu abstrakt. Schauen Sie deshalb genau hin: Wo wird doppelte Arbeit getan, an welchen Stellen hakt es, wo sitzt der Schmerz? Möchten Sie den Einkauf und die Warenwirtschaft besser koordinieren? Den Angebots- und Auftragsprozess automatisieren? Bessere Forecasts erstellen, um Fehlentscheidungen zu minimieren? Wo immer es möglich ist, sollten Sie sogenannte SMARTe Ziele definieren: spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch, terminiert. Also beispielsweise: „Ich will die Durchlaufzeit von Angebots- und Auftragsprozessen in sechs Monaten um 20 Prozent senken.“ Rechnen Sie aus, welche Vorteile Ihnen das bringt und erstellen Sie ein Lastenheft.

Prozesse durchziehen Ihr gesamtes Unternehmen: Marketing und Kundenakquisition, Angebote und Aufträge, Einkauf und Verkauf, Personalwesen, Lager, Produktion, Logistik, Buchführung und Rechnungslegung, Entscheidungsfindung und Berichtswesen. Ein ERP-System wird im Idealfall die meisten Prozesse integrieren und abbilden. Dies ermöglicht eine höhere Arbeitseffizienz und Transparenz.

Damit das gelingt, müssen Sie Ihre Prozesse genau aufzeichnen und analysieren. Dazu benötigen Sie tiefe Einblicke in die einzelnen Funktionen. Aber einen Prozess, den Sie nicht kennen, können Sie auch nicht optimieren, geschweige denn in einer Software abbilden. Viele ERP-Projekte scheitern daran, dass diese grundlegende Arbeit nicht oder nur oberflächlich im Vorfeld geleistet wurde.

Das Lean Management kennt innerhalb der Wertschöpfungskette Verschwendung in den folgenden Bereichen:

• Transport – Produkte und Materialien werden unnötig hin- und herbewegt.
• Bestände – Sie halten überflüssige Vorräte.
• Bewegung – Ihre Mitarbeiter machen am Arbeitsplatz überflüssige Bewegungen oder legen unnötige Wege zurück.
• Wartezeit – Ein Teilprozess kann nicht starten, weil der Vorläuferprozess nicht fertig ist.
• Überproduktion – Sie stellen mehr Produkte und Leistungen her als benötigt werden.
• Falsche Technologie/Prozesse – Im Lager oder in der Administration laufen Dinge zu kompliziert oder mit vorsintflutlichen Methoden ab.
• Ausschuss/Nacharbeit – Die Qualität stimmt nicht; ein Teil Ihrer Arbeit muss später aussortiert oder mühsam korrigiert werden.

Jedes Unternehmen hat einen oder mehrere dieser Mängel. Die gute Nachricht ist: All diese Probleme lassen sich mit einem ERP-System in den Griff bekommen und beheben. Aber zuvor müssen Sie sie richtig identifizieren, notfalls gegen den Widerstand der Beschäftigten, die sich nicht gern bei Fehlern erwischen lassen.

Es ist extrem wichtig, dass die Geschäftsführung das ERP-Projekt unterstützt. Manche Führungskräfte machen sich über die Digitalisierung Illusionen; sie halten ein ERP-System für ein Allheilmittel. Andere wiederum zögern und fragen, wozu das gut sein soll, ob es nicht auch eine Nummer kleiner oder billiger geht, und überhaupt: Wir haben das immer schon so gemacht, never change a running system.

Egal, welche dicken Bretter Sie bohren müssen: Tun Sie es! Wenn Sie die ersten beiden Punkte beachtet, Prozessmängel erkannt, mögliche Verbesserungen identifiziert und ein Lastenheft erstellt haben, dann haben Sie gute Argumente. Informieren Sie Ihre Führungsebene genau über das, was möglich und nötig ist, und erklären Sie, wie ein ERP-System gerade die Unternehmensführung in ihren Entscheidungen unterstützt.

Viele ERP-Projekte scheitern, weil eine Person oder ein kleiner Kreis das Projekt als ihr „Baby“ betrachten und sich nicht hineinreden lassen wollen. Doch jeder, vom Chef bis zum Pförtner, hat Einblicke in seinen Bereich und weiß genau, was gut funktioniert und was nicht. Profitieren Sie von diesem spezifischen Wissen! Kritik und Vorschläge verdienen Wertschätzung. So gewinnen Sie die Sympathie der Beteiligten für das ERP-Projekt.

Es sind die Menschen in Ihrem Unternehmen, die mit der ERP-Software arbeiten werden. Diese Menschen müssen Sie frühzeitig mit ins Boot holen. Es gibt im Lean Management den Begriff „Gemba“. Das japanische Wort bedeutet sinngemäß: Gehen Sie zum Ort des Geschehens und sehen Sie selbst nach. Holen Sie sich aus allen Unternehmensfunktionen Input: Über welche Missstände klagen die Menschen, welche Entlastungen wünschen sie sich? Die Mitarbeitenden, die tagtäglich mit Doppelarbeit und fehleranfälligen Prozessen kämpfen, sind Ihre wertvollste Informationsquelle: Lassen Sie sich alles genau schildern und werben Sie für die Software, die den Betroffenen letztlich Erleichterung bringen soll.

In der Implementierungsphase werden Ihnen diese Mitarbeitenden abermals wertvolles Feedback geben, um Feineinstellungen an der ERP-Lösung vorzunehmen und maximalen Gewinn herauszuholen.

Um das Scheitern Ihres ERP-Projekts zu vermeiden, sollten Sie auch einen Blick in die Zukunft werfen. Werden Sie in absehbarer Zeit eine Auslandsniederlassung eröffnen? Dann benötigen Sie eine mehrsprachige Lösung. Werden Sie einen Konkurrenten übernehmen? Dann müssen Sie in der Software mehrere Gesellschaften abbilden können. Werden Sie die Art Ihrer Produkte oder Geschäftsmodelle ändern? Werden Sie wachsen? Dann muss Ihre ERP-Software horizontal und vertikal skalierbar sein. Achten Sie darauf, dass Ihr ERP-Projekt nicht nur das Heute berücksichtigt.

Der Markt für ERP-Software ist unübersichtlich. Manche Anbieter, insbesondere die jungen und unerfahrenen, aber mitunter besonders preisgünstigen, versprechen mehr, als sie halten können. Suchen Sie deshalb einen ERP-Anbieter, der bereits erfolgreich mit anderen, vergleichbaren Unternehmen Ihrer Branche zusammengearbeitet hat. Fragen Sie nach Referenzkunden.

Ihr ERP-Anbieter soll langfristig Ihr Partner sein. Davon hängt ein Gutteil Ihres Geschäftserfolgs ab. Kann er die Software für Sie konfigurieren, Ihre Mitarbeiter schulen und Ihre Anforderungen langfristig abdecken? Bietet er alle Module an, die Sie benötigen? Wie ist der Service für Bestandskunden? Können Schnittstellen für die Integration in Ihre bestehende Softwarelandschaft programmiert werden?

Häufig werden Budgets und Zeitrahmen festgelegt, bevor überhaupt feststeht, welche Leistungen erbracht werden sollen. Deshalb eilt ERP-Projekten häufig der Ruf voraus, den Kosten- und Zeitrahmen regelmäßig zu sprengen.

Haben Sie jedoch einen genauen Überblick über Ihre Anforderungen, Prozesse und Prioritäten, sollten Sie mit einem erfahrenen Softwareanbieter einen realistischen Zeitplan für die Einführung Ihrer neuen Software erarbeiten. So erhalten Sie bereits im Vorfeld eine ziemlich genaue Vorstellung von den Kosten. Damit bleiben Ihnen böse Überraschungen erspart.

Bei einer komplexen Softwareeinführung ist der Projektplan nicht in Stein gemeißelt. Im Rahmen der Einführung tauchen oft Herausforderungen oder neue Anforderungen auf. Für manche davon müssen Sie gemeinsam mit dem Serviceteam Ihres Softwareanbieters eine Lösung finden. Solche Situationen sind ganz normal.

Gehen Sie deshalb agil an die Softwareeinführung heran: Immer ein Prozess, immer ein Modul nach dem anderen – immer nach dem Motto „Plan-Do-Check-Act”. So können Sie die Funktionalitäten bei der Implementierung optimal justieren und aufeinander abstimmen.

Wichtig ist, dass Sie klare Prioritäten bei den Anforderungen setzen. Nachdem Sie die Must-haves abgearbeitet haben, kommen die weniger wichtigen Punkte an die Reihe.

Im Wesentlichen scheitern viele ERP-Projekte an drei Faktoren: Planungsmängel, Kommunikationsmängel und die falsche Wahl des Softwareanbieters. Holen Sie daher alle Beteiligten mit ins Boot, zeichnen Sie Prozesse und Anforderungen genau auf und definieren und priorisieren Sie Ihre Ziele. Wählen Sie außerdem einen Softwareanbieter, der über die nötige Erfahrung verfügt und eine skalierbare ERP-Lösung bietet. Dann kann nichts mehr schiefgehen.

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