Leitfaden: ERP-Lastenheft und Pflichtenheft erstellen

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine Maßnahme mit enormer Tragweite. Sie beeinflusst alle Unternehmensbereiche und Prozesse. Daher sollte die Auswahl des ERP-Systems durchdacht und strukturiert erfolgen. In diesem Zusammenhang sind das Lastenheft und das Pflichtenheft wichtige Werkzeuge. Doch was genau steckt hinter den beiden Dokumenten und wie werden sie aufgebaut?

Das Lastenheft und das Pflichtenheft erfüllen im Rahmen von ERP-Projekten verschiedene Aufgaben:

• Ein Lastenheft beschreibt die Anforderungen des Unternehmens an eine neue ERP-Lösung. Daher erstellt der Kunde es in aller Regel selbst.
• Ein Pflichtenheft beschreibt dagegen die Lösung aus Sicht des Software-Anbieters und wird durch ihn erstellt.

Bei genauerer Betrachtung umfasst das Lastenheft alle Anforderungen, die die neue ERP-Software erfüllen muss. Neben dem aktuellen Zustand werden vor allem die benötigten Soll-Prozesse und Soll-Funktionen beschrieben. Somit ist das Lastenheft eine wichtige Grundlage für die Ausschreibung. Es dient den ERP-Anbietern als Grundlage für die Angebotserstellung.

Auf Basis des Lastenhefts erstellt der Anbieter im späteren Projektverlauf dann das Pflichtenheft. Dieses beschreibt die Funktionen und die technischen Grundlagen des neuen ERP-Systems detailliert. Zudem stellt das Pflichtenheft dar, wie die benötigten Funktionen umgesetzt werden sollen. Somit ist das ERP-Pflichtenheft eine wichtige Arbeitsunterlage für die Umsetzungsphase eines ERP-Projekts. Es unterstützt auch die spätere Prüfung und Abnahme der erstellten ERP-Lösung.

Ein Lastenheft benötigen Unternehmen bei jedem größeren Projekt. Hierzu zählt auch die Einführung einer ERP-Software bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Denn es handelt sich dabei um ein komplexes Vorhaben, das Kapital und Personalressourcen bindet. Zudem gehen mit der ERP-Einführung oft Veränderungen der Ablauforganisation einher. Daher sollten Unternehmen ihre Anforderungen an die neue ERP-Software sowie die mit der Einführung verfolgten Ziele unbedingt exakt formulieren.

Ein ERP-Lastenheft hilft einem Unternehmen, sich seiner Anforderungen bewusst zu werden. Darüber hinaus stößt es häufig Prozessoptimierungen an. Denn oft befassen sich die Fachbereiche erst dann ausführlich mit ihren Prozessen, wenn das Lastenheft erstellt werden soll.

Das Lastenheft erleichtert außerdem die ERP-Auswahl deutlich. So schafft das Dokument bereits in einer frühen Phase Klarheit darüber, inwieweit infrage kommende Systeme die individuellen Anforderungen des Unternehmens abdecken.

Wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft in einer späteren Projektphase in ein Pflichtenheft umgewandelt. Somit bildet es auch die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter.

Kurz gesagt: Das Lastenheft ist an mehreren Stellen eines ERP-Projekts von zentraler Bedeutung und damit erfolgskritisch. Deshalb sollte es professionell erstellt werden. Worauf es dabei ankommt, erläutern wir im Folgenden.

Ein gutes ERP-Lastenheft beinhaltet eine Unternehmensbeschreibung inklusive der Unternehmensziele, Daten zur vorhandenen IT-Infrastruktur und Systemlandschaft, einen Zeitplan und die funktionellen Anforderungen. Weiterhin empfiehlt es sich, die Marktsituation, die eigenen Produkte und Services, die Alleinstellungsmerkmale und die Projekt-Ansprechpartner aufzunehmen.

Eine geeignete Gliederung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

1. Unternehmensbeschreibung
2. Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld
3. Stärken und Alleinstellungsmerkmale
4. Aktuelle IT-Landschaft (inkl. User-Anzahl)
5. Prozessorientierte Beschreibung der funktionalen Anforderungen (inkl. Reporting-Funktionen)
6. Zeitplanung
7. Ansprechpartner

Da die Kapitel 4 und 5 besonders wichtig sind, gehen wir nachfolgend näher darauf ein.

In diesem Teil des Lastenhefts stellen Unternehmen den aktuellen Zustand ihrer IT-Umgebung dar. Hierzu zählen Angaben zur gegenwärtig eingesetzten Server-Hardware und zur Software. Zudem muss ersichtlich sein, ob ein vorhandenes ERP-System abgelöst werden soll (Stichwort: Datenmigration). Weitere wichtige Aspekte zur Ist-Situation sind:

• Drittsysteme, die zurzeit über Schnittstellen angebunden sind
• Anzahl der User (wichtig für die Preisgestaltung)
• Gründe für den Systemwechsel (Schwächen der Altsysteme)

Die Beschreibung der funktionellen Anforderungen ist das Herzstück jedes Lastenhefts. Sie sollte lösungsneutral formuliert sein, weil sich das Unternehmen durch allzu detaillierte technische Vorgaben den Weg für andere (potenziell bessere) Lösungsvorschläge der ERP-Anbieter verbauen könnte.

Inhaltlich muss das Lastenheft die Anforderungen sämtlicher Fachbereiche detailliert beschreiben. Diese sind im Rahmen von Prozessaufnahmen und Workshops im Vorfeld zu ermitteln. Idealerweise beschränken sich die Ausführungen nicht auf die Auflistung der benötigten Funktionen, sondern enthalten zusätzlich eine genaue Beschreibung der angestrebten Soll-Prozesse. Oder anders formuliert: Das Lastenheft legt dar, welche Funktionen ein Unternehmen benötigt, um optimierte Abläufe zu realisieren. Neben einer reinen Textbeschreibung bietet es sich an, Prozessbeschreibungen in visueller Form zu integrieren – etwa als Flussdiagramm.

Neben den benötigten Funktionen sollten die erforderlichen Reports, Auswertungen und Dashboards skizziert werden. Gleiches gilt für die relevanten Querschnittsfunktionen.

Eine gewisse Herausforderung bei der Erstellung eines Lastenhefts besteht darin, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Eine zu oberflächliche Beschreibung kann dazu führen, dass man wichtige Aspekte überseht oder die ERP-Anbieter die Zusammenhänge nicht verstehen. Demgegenüber kann eine zu ausführliche Beschreibung den Software-Lieferanten überfordern.

Das Ziel ist es, ein Mittelmaß zu finden. So ist es beispielsweise unnötig, zu erwähnen, dass auf jedem Rechnungsbeleg ein Datum und eine Rechnungsnummer stehen sollen. Auch dass eine Wareneingangsbuchung zu einer Bestandserhöhung führen muss, ist naheliegend und sollte somit nicht im Detail ausgeführt werden. 

Anders sieht es bei Anforderungen aus, die branchenunüblich sind oder über den gängigen Funktionsumfang von ERP-Lösungen hinausgehen. In solchen Fällen beugt eine ausführliche Beschreibung Missverständnissen vor.

Hat sich das Unternehmen für eine ERP-Software entschieden, so wird das Lastenheft in ein ERP-Pflichtenheft überführt. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der Anbieter. Im Pflichtenheft legt er zu jeder im Lastenheft aufgeführten Anforderung seine technische Lösung dar. Dabei kennzeichnet er genau, wo Standards eingesetzt und an welchen Stellen eine individuelle Anpassung oder Programmierung erforderlich sein werden.

Ebenso beschreibt der Anbieter im Pflichtenheft, wie die Integration der neuen ERP-Software in die bestehenden IT-Systeme aussehen wird, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Weiterhin können folgende Aspekte aufgegriffen werden:

• Notwendige Datenbereinigungen im Vorfeld
• Änderungen und Erweiterungen von Stammdaten sowie Stammdatenstrukturen
• Anforderungen an Hardware, Datenbanken und Netzwerk
• Migrationskonzept
• Abnahmeprozedere

Unternehmen sollten das ERP-Pflichtenheft genau prüfen, da es üblicherweise zur Vertragsgrundlage mit dem ausgewählten ERP-Anbieter wird.

Zusammengefasst spielt das Lastenheft während des gesamten ERP-Auswahlprozesses eine zentrale Rolle. So dient es in einer frühen Phase dazu, ein Commitment der Geschäftsführung einzuholen, die eigenen Anforderungen zu definieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren. 

Anschließend unterstützt es die Projektverantwortlichen bei der Eingrenzung des Anbieterkreises und der Ausschreibung. Somit trägt es maßgeblich dazu bei, die passende ERP-Software zu finden. Unternehmen sollten daher keinesfalls auf das ERP-Lastenheft verzichten, sondern es möglichst frühzeitig und gewissenhaft erstellen. Ähnliches gilt für das Pflichtenheft, das in der Umsetzungsphase eine hohe Relevanz hat.

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