Dokumentenmanagement mit DMS-Software

Dokumentenmanagement – warum DMS-Software besser ist als Explorer und Co.

Digitale Geschäftsdokumente effizient verarbeiten, speichern und verwalten – das wird für Unternehmen immer mehr zu einem Wettbewerbsfaktor. Gerade kleinere Firmen begnügen sich oft jedoch mit einer Dokumentenablage im herkömmlichen Dateisystem. Hier erfahren Sie, weshalb Sie beim Dokumentenmanagement besser auf eine professionelle DMS-Software setzen sollten.

Viele Unternehmen wechseln zurzeit vom Dateisystem ihrer Computer zu einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Warum? Weil sie keine Lust mehr haben, endlos nach Dateien zu suchen. Weil sie erkennen, dass GoBD-Compliance nur mit einem DMS machbar ist. Weil sie genießen, direkt aus ihren Anwendungen heraus Dokumente aufrufen zu können. Und weil sie standortunabhängig, mobil und medienbruchfrei arbeiten möchten. Dieser Artikel beleuchtet die Unterschiede zwischen DMS-Software und Dateisystemen und erklärt, auf welche Fähigkeiten Sie bei der Auswahl einer Lösung achten sollten.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement bedeutet, aus unstrukturierten Dokumenten strukturierte Informationen zu machen. Ein Dokumentenmanagement-System ist nämlich weit mehr als nur eine digitale Dateiablage. In einem herkömmlichen Dateisystem auf dem Computer werden Dokumente lediglich gespeichert. Zur Organisation nutzt man dabei meist einen sogenannten Dateimanager wie zum Beispiel den Windows-Explorer. Eine DMS-Software hingegen verwaltet alle Dokumente in einer Datenbank. Der Vorteil ist, dass Sie Ihre Dokumente viel besser wiederfinden können, weil eine Datenbank zugleich Unmengen von wichtigen Zusatzinformationen über Ihre Dateien speichert.

Dokumentenmanagement-Software oder Dateisystem – Welche Lösung kann was?

Was genau unterscheidet DMS-Software von einem herkömmlichen elektronischen Dateiverzeichnis? Sehr vieles. Hier ein Überblick:

DMS-Software – praktisch, sicher, flexibel und bestens integriert

Mit einer DMS-Software können Sie Dokumente rechtssicher, das heißt GoBD-konform, verwalten. Den Zugriff können Sie einfach und intuitiv steuern. Sie können sie in Ihren betrieblichen Prozessen besser nutzen, zum Beispiel in der Eingangsrechnungsverarbeitung, beim Schreiben von Verträgen oder durch Bereitstellung in einer virtuellen Kundenakte. Sie können sie effektiv schützen und dies in einer Verfahrensdokumentation plausibel darlegen. Zudem können mehrere Leute parallel an einem Dokument arbeiten, ohne dass es Kuddelmuddel gibt.

Dateisystem – unsicher, schlecht angebunden, schwer zu verwalten

Klassische Dateisysteme sind – ohne aufwendige Zusatzmaßnahmen – in puncto Datenschutz und Datenverlust deutlich unsicherer als DMS-Software. Der Zugriff auf Dateien ist schwer zu administrieren. Liegen Dokumente auf einer lokalen Festplatte, sind sie, beispielsweise für die Kollegen, nicht zugänglich.
 

Dokumentenmanagementsystem versus Ablage im Explorer – and the winner is …

Die folgende Tabelle bringt es an den Tag: DMS-Software ist herkömmlichen Dateisystemen beim Dokumentenmanagement in nahezu jeder Hinsicht überlegen.

Anforderung: Die Lösung kann Dateien …DMS-SoftwareHerkömmliches Dateisystem (z.B. mit Windows-Explorer)
speichern
unbegrenzt skalierbar und ausfallsicher speichern
mit mobilen Endgeräten verwalten und bearbeiten
nach geschäftsspezifischen Kriterien filtern
revisionssicher archivieren, z.B. mit Löschschutz
leicht wiederfinden (auch PDFs anhand von Textteilen)
mit Schlagwörtern versehen
versionieren ja, aber aufwendig
in Workflows einbinden, z.B. die Freigabe und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
freigeben für Externe über einen Link

  • passwortgeschützter Link
  • Link mit Verfallsdatum
  • Link, der Downloads verbietet oder einschränkt

freigeben für Interne (mit Lese- und/oder Schreibrecht)

  • Nutzerprofile (Rechteverwaltung)

Dateifreigaben sind möglich
Keine Nutzerrechteverwaltung
für die Zusammenarbeit (Kollaboration) verfügbar machen
verknüpfen mit Geschäftsprozessen, z.B. Projekte, virtuelle Akten, Buchungen usw.
GoBD-konform verwalten
kommentieren
mit Lesebestätigung versehen (z.B. Dokumentation der Kenntnisnahme von Sicherheitsunterweisungen)
mit Verfahrensdokumentation speichern


 

Grundlegende Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem

Natürlich haben Microsoft und andere Hersteller längst erkannt, dass ihre lokalen Dateisysteme nicht mehr zeitgemäß sind. Deshalb bieten die großen Digitalkonzerne ebenfalls DMS-Lösungen an. Nutzer können Office-Dokumente in Echtzeit mit dem Cloud-Speicher synchronisieren, standortunabhängig bearbeiten, teilen, versionieren und so weiter. Aber die ganze Palette der DMS-Funktionalität bieten diese Lösungen eben doch nicht. Deshalb sollten Sie bei der Auswahl Ihres Dokumentenmanagementsystems folgende Anforderungen im Hinterkopf haben:

Datenschutz und GoBD-konforme Aufbewahrung

Das Datenschutzabkommen EU-US Privacy Shield wurde kürzlich vom Europäischen Gerichtshof gekippt. Damit entspricht Ihr Datenschutz nicht mehr der DSGVO, wenn Sie fürs Dokumentenmanagement eine Cloud-Lösung einsetzen, die Ihre Dokumente auf einem Server in den USA speichert. Das untergräbt übrigens auch die GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen. Eine rechtssichere Archivierung nach den Vorgaben der deutschen Finanzbehörden geht am besten mit in Deutschland gehosteter Software beziehungsweise einer sogenannten On-Premises-Lösung, bei der Sie Ihre Daten auf einem Server in den eigenen Firmenräumen speichern.

Integration in Geschäftsprozesse

Ein anderer wichtiger Aspekt ist die Einbindung des Dokumentenmanagements in die Geschäftsprozesse. Wenn Sie Ihre Dokumente in einem Cloud-Speicher wie zum Beispiel Microsofts OneDrive verwalten, werden Sie Schwierigkeiten haben, diese Daten in Ihre Unternehmenssoftware zu übernehmen. Professionelle DMS-Software hingegen kann sich über Schnittstellen mit Ihren Business Apps verbinden und nahtlos mit diesen zusammenarbeiten. Noch besser ist es, gleich eine integrierte Lösung zu verwenden, in der ein Dokumentenmanagementsystem bereits enthalten ist. Dann ist Ihre ganze Arbeitsumgebung aus einem Guss.

Vorteile von DMS-Software gegenüber Dateisystemen

Fassen wir zum Schluss noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen. Warum sollten Sie statt eines lokalen Dateisystems oder einer 08/15-DMS-Lösung eine professionelle DMS-Software verwenden?

Schutz, Compliance, Auffindbarkeit, Nachvollziehbarkeit

Folgende Vorteile bietet die Ablage im professionellen DMS-System für Ihr Dokument:

  • Es ist weit besser geschützt und über Merkmale und Schlagworte auffindbar.
  • Durch OCR-Techniken sind auch PDFs nach Inhalten filterbar.
  • Es kann durch die besondere Art seiner Versionierung von mehreren Personen parallel bearbeitet werden.
  • Es wird immer nur als ein einziges, maßgebliches Exemplar gespeichert, das in allen möglichen Anwendungen verfügbar ist – sofern Sie die Zugriffsberechtigung haben. Das macht Ihr DMS-System zu einer “Single Source of Truth”.
  • Es kann in Geschäftsprozessen verwendet, mitgeführt und kommentiert werden, etwa bei der Rechnungseingangsverarbeitung.
  • Es kann mit anderen Geschäftsobjekten verknüpft werden, zum Beispiel mit Projekten, Kunden, Aufgaben und Buchungen.
  • Wenn das DMS-System in die Unternehmenssoftware integriert ist, werden auch systemgenerierte Dokumente darin erzeugt, verwaltet und weitergeführt. Zum Beispiel ein Angebot zum Auftrag zur Rechnung.
  • Ganz nebenbei dokumentiert das DMS alles, was mit dem Dokument – etwa einem Buchungsbeleg – passiert und unterstützt Sie dadurch bei der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation.

Fazit: DMS-Software schlägt Dateisystem

Dokumentenmanagementsysteme können deutlich mehr als herkömmliche Dateisysteme. DMS-Software erspart Ihnen Suchaufwand, macht Sie flexibel und erleichtert Ihnen die Compliance mit GoBD und DSGVO. Durch die Integration in Ihre Unternehmenssoftware wird Ihr DMS-System zu einem echten Prozessoptimierer. Alle Vorgänge, in denen Dokumente eine Rolle spielen, laufen schneller, qualitätsvoller und sicherer. Darüber hinaus ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems eine elementare Voraussetzung für alle weiteren Digitalisierungsschritte in Ihrem Unternehmen.
 
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Dorothea Heymann-Reder
Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.
Bildquellen: thodonal-stock.adobe.com (Beitragsbild oben), Dorothea Heymann-Reder (Porträt)