Nutzen Sie die Vorteile des Dokumentenmanagement-Systems von HS
Bewahren Sie alle Dokumente automatisch und gemäß den GoBD – mit dem HS Dokumentenmanagement-System!
Das praktische und nutzerfreundliche Programm für das Dokumentenmanagement ist eine Systemerweiterung für die HS Produktlinien. Es reduziert Ihren Personalaufwand – und Sie sparen Kosten für Lagerung und Papier. Neben der digitalen Ablage dient das HS Dokumentenmanagement-System (kurz: DMS) auch als unternehmensweite Informationsplattform. Mitarbeiter haben durch die Dokumentenmanagement-Software jederzeit Zugriff auf wichtige Akten. Das verbessert ihre Auskunftsfähigkeit und verschlankt die Prozesse.
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Schneller Einstieg
Durch unkomplizierte Installation, vorgefertigte Aktenpläne und optimale Integration des HS Dokumentenmanagement-Systems in die Softwareprodukte von HS -
Zeitgewinn
Durch rasche Einrichtung der HS Dokumentenmanagement-Software sowie unternehmensübergreifende Dokumentenablage aus HS Programmen und aus Fremdsystemen wie zum Beispiel Microsoft Office -
Effizienzgewinn
Durch zentralen und schnellen Informationszugriff dank Suche nach Volltext und Schlagworten mithilfe des Dokumentenmanagement-Programms -
Kostenersparnis
Durch geringeren Bedarf an Archivräumen und Papier sowie durch reduzierten Personalaufwand -
Mehr Sicherheit
Durch GoBD-konforme Aufbewahrung und präzise Benutzerrechte-Verwaltung im HS Dokumentenmanagement-System
Das Dokumentenmanagement-System von HS – alle Funktionen im Detail
Laden Sie sich die Produktbroschüre für unser Dokumentenmanagement-Programm herunter
Video: Dokumentenmanagement in 90 Sekunden
Andrea Schuck, Buchhaltung, agrimed
Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung.
Jenny Tiator, Bereichsleiterin Finanzen & IT, Deutsche Metrohm
Durch den Einsatz der digitalen Personalakte können wir deutlich schneller als früher auf Abrechnungsdokumente zugreifen.
Erweitern Sie Ihre Software flexibel
Module, Zusatzprogramme und Schnittstellen
Rechnungseingangsverarbeitung (REV)
Unterstützt Sie, eingehende Rechnungen zeit- und kostensparend zusammen mit den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung zu verarbeiten und GoBD-konform aufzubewahren.
Individuelle Aktenpläne
Erweitern Sie die mitgelieferten Voreinstellungen oder konfigurieren Sie auf Wunsch Ihre eigene Aktenstruktur z.B. zur Abbildung Ihrer Projekte.
Massenimport
Importieren Sie viele Dateien (z.B. Ausgangsrechnungen aus Branchenlösungen) ganz schnell in Ihre digitalen Akten.
Design-Anpassung
Passen Sie mithilfe eines leistungsfähigen Design-Werkzeugs die Benutzeroberfläche des HS DMS Clients an Ihre fachlichen Bedürfnisse an.
Unternehmensweiter Einsatz
Setzen Sie die HS Software zur Dokumentenablage in allen Bereichen Ihres Unternehmens ein und nicht nur an Ihrem Arbeitsplatz oder in Ihrer Abteilung.
Steuerbare Zugriffsberechtigungen
Verwalten Sie unternehmensweit alle Berechtigungen. Sie bestimmen genau, wie und welcher Mitarbeiter Zugriff auf die Akten hat.
Was wir Ihnen über das HS Dokumentenmanagement-System hinaus anbieten
FAQ
Jedes Unternehmen arbeitet täglich mit einer Vielzahl verschiedenster Dokumente – es erstellt, bearbeitet, verschickt und archiviert sie. So haben Beschäftigte ständig mit großen Mengen an Daten zu tun. Beim Dokumentenmanagement werden relevante Unterlagen daher so verwaltet, dass jederzeit auf alle Informationen zurückgegriffen werden kann. Ohne professionelle DMS-Software bleibt die Qualität der Dokumentenablage häufig dem Organisationstalent der Mitarbeiter überlassen.
Briefe, Rechnungen, Belege, E-Mails, Verträge und viele andere aufbewahrungspflichte Firmendokumente werden analog in Ablagefächern und Aktenschränken aufbewahrt oder digital in E-Mail-Postfächern oder auf Netzlaufwerken gespeichert. Damit wichtige Daten bei Bedarf von allen Beschäftigten schnell wiedergefunden werden, müssen die Unterlagen von Hand katalogisiert und benannt werden. Das kostet Zeit und erschwert im Tagesgeschäft eine strukturierte Dokumentenverwaltung.
Werden relevante Informationen dann jedoch benötigt, muss häufig viel Zeit in die Suche investiert werden. Darunter leidet nicht nur die Handlungsfähigkeit des Unternehmens, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die alle Vorgänge rund um die Arbeit mit wichtigen Informationsobjekten (Dokumente, Zeichnungen, Videos etc.) umfasst. Sie erleichtert, beschleunigt und optimiert das gesamte Dokumentenmanagement und spart damit Zeit und Kosten. Zudem werden alle geschäftsrelevanten Dokumente revisionssicher und nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt..
Das HS Dokumentenmanagement-System wird von unseren Experten in Ihrem Unternehmen eingeführt, damit Sie und Ihr Team schnell alle Funktionen nutzen können. Die benutzerfreundliche Software erlaubt einen schnellen und unkomplizierten Einstieg. Digitale Dokumente wie E-Mails oder Textdateien können direkt ins DMS überführt werden. Analoge Unterlagen werden eingescannt und auf diese Weise digitalisiert. Mit wenigen Klicks lassen sich die Dokumente mit Schlagworten versehen und indizieren. So können alle zugriffsberechtigten Beschäftigten zu jeder Zeit und von jedem Ort relevante Daten im Dokumentenmanagement-System schnell und einfach finden, darauf zugreifen und sie bearbeiten
Das Dokumentenmanagement-System erlaubt das Speichern von Unterlagen aller Art in einer zentralen Software. Dank standardisierter und automatisierter Vorgänge funktioniert die Erstellung und Bearbeitung sehr schnell und einfach. Durch Verknüpfungen der Dokumente untereinander und durch Schnittstellen zu anderen Software-Modulen von HS können alle Bearbeitungsprozesse effizienter gestaltet werden. Auf diese Weise optimiert das Dokumentenmanagement-System die Produktivität und Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Bei Kundenanfragen kann jedes Teammitglied sofort Auskunft erteilen – das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern freut auch die Beschäftigten.
