HS Dokumentenmanagement
DMS: Informationen für Ihre Geschäftsprozesse nutzbar machen
Mithilfe des HS Dokumentenmanagements können Sie Ihre Dokumente sicher archivieren und schnell darauf zugreifen. Darüber hinaus stehen
Ihnen
zahlreiche Möglichkeiten offen, die enthaltenen Informationen im Rahmen Ihrer Geschäftsprozesse zu nutzen. Das HS Dokumentenmanagement ist als
Erweiterung
für die HS Programme zur Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft sowie zur HS Auftragsbearbeitung erhältlich.
Produktbroschüre
Das HS Dokumentenmanagement ermöglicht es Ihnen, Dokumente, die mit den Programmen von HS erzeugt werden, automatisch verschlagworten zu lassen
und sicher
elektronisch zu archivieren. Darüber hinaus lässt sich das HS Dokumentenmanagement zu einer unternehmensweiten Informationsplattform ausbauen. Sie
können
hierzu Fremdapplikationen anbinden und Ihren Mitarbeitern beispielsweise auch den mobilen Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Wichtige Informationen
stehen so
jederzeit schnell zur Verfügung – und das an jedem Ort
Produktbroschüre
Nutzen
- Schneller Zugriff auf stets aktuelle Informationen
- Zeitgewinn dank automatisierter Ablage von Dokumenten aus den HS Programmen z.B. beim e-mail-Versand oder Drucken
- Einsparung von Kosten für Papier, Aktenordner, Stellfläche etc.
- Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust durch Feuer, Wasser etc.
- Schutz vor unberechtigtem Datenzugriff dank präziser Benutzerrechte
- Unterstützung für eine revisionssichere Archivierung
- Schneller Einstieg dank geringem Aufwand für die Einrichtung
- Einfache Skalierbarkeit des Funktionsumfangs
Sie wollen unser Dokumentenmanagement kennenlernen? Dann vereinbaren Sie hier einen Termin für eine Online-Vorführung.
Online-Vorführung
Schrittweiser Einstieg ins Dokumentenmanagement
Auch im Mittelstand gewinnt das elektronische Dokumentenmanagement aufgrund der Digitalisierung und gesetzlicher Vorgaben zunehmend an
Bedeutung.
Studien zeigen: Viele Unternehmen sind bereit, in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu investieren. Oft halten sie sich jedoch zurück, weil
ihnen der
Einführungsaufwand zu hoch erscheint. Dabei gibt es auch für kleine und mittelgroße Betriebe bedarfsgerechte Lösungen – sagt Ronald Seegert, DMS-
Consultant bei HS.
Zum Interview mit Ronald Seegert
Archivlösung – Dokumente effizient und sicher archivieren
Mit der Archivlösung von HS sparen Sie Geld, Platz und Zeit. Papierberge, blockierte Drucker und aufwendige Ablagearbeiten gehören der
Vergangenheit an.
Die Software ist als modulare Erweiterung zu den HS Programmen erhältlich.
- Alle wichtigen mit den HS Programmen erzeugten Dokumente (Rechnungen, Kontoblätter, Verdienstabrechnungen etc.) werden beim Drucken, e-mail-
Versand
etc. automatisch, schnell und komfortabel im HS Dokumentenmanagement archiviert.
- Über die Benutzeroberfläche der HS Programme können Sie archivierte Dokumente gezielt suchen und sich anzeigen lassen.
- Die Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten und die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen Ihnen, die
Archivlösung
schnell produktiv einzusetzen.
Weitere Informationen finden Sie unter:
Dokumentenmanagementlösung – sämtliche Informationen archivieren und verwalten
Die Dokumentenmanagementlösung bietet Ihnen alle funktionellen Möglichkeiten der Archivlösung. Sie können alle Dokumente aus den HS Programmen
archivieren und vermeiden dadurch Papierberge und aufwendige Ablagearbeiten.
Darüber hinaus können Sie mit der Dokumentenmanagementlösung auch Dokumente verarbeiten, die beispielsweise mit Fremdapplikationen erzeugt
wurden.
- Alle wichtigen mit den HS Programmen erzeugten Dokumente werden beim Drucken, e-mail-Versand etc. automatisch, schnell und komfortabel im HS
Dokumentenmanagement archiviert. Auch Dokumente und Informationen, die nicht mit einer Anwendung von HS erzeugt wurden, lassen sich komfortabel
archivieren.
- Mithilfe der Suchfunktion finden Sie archivierte Dokumente sofort und können sie sich im HS-Programm (z.B HS Auftragsbearbeitung, HS
Finanzbuchhaltung) anzeigen lassen.
- Die Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten und die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen Ihnen, die
Dokumentenmanagementlösung schnell produktiv einzusetzen.
- Die Vorbesetzungen für die Ablage extern erzeugter Dokumente und Informationen im HS Dokumentenmanagement definieren Sie komfortabel über
das
jeweilige HS-Programm (HS Auftragsbearbeitung, HS Finanzbuchhaltung, HS Personalwesen etc.).
Weitere Informationen finden Sie unter:
Digitale Personalakte
Die Digitale Personalakte erspart den Benutzern das zeitraubende Abheften von Dokumenten und die mühsame Suche nach Informationen.
- Dokumente und Informationen für die Personalakten Ihrer Mitarbeiter (z.B. Zeugnisse, Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche), können Sie über
die
Benutzeroberfläche des HS Programms (z.B. HS Personalwesen) bequem digital ablegen.
- Archivierte Dokumente lassen sich gezielt suchen und am Bildschirm anzeigen.
- Die Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten und die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen Ihnen, die Digitale
Personalakte schnell produktiv einzusetzen.
- Die Vorbesetzungen für die Ablage extern erzeugter Dokumente und Informationen definieren Sie ebenfalls komfortabel in der HS Anwendung.
- Nutzen Sie die HS Digitale Personalakte gemeinsam mit dem HS Personalwesen, werden Dokumente, die im Rahmen der Lohnabrechnung entstehen
(z.B.
Lohnsteuerbescheinigungen), automatisch archiviert.
Weitere Informationen finden Sie unter:
Schaubild
Nutzen & Vorteile
Das HS Dokumentenmanagement bietet Benutzern der HS Programme zur Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft sowie HS Auftragsbearbeitung alle
Möglichkeiten eines modernen Dokumentenmanagementsystems – von der gesetzeskonformen Archivierung bis zur effizienten Nutzung von Dokumenten und
Informationen in allen Unternehmensbereichen.
Zeitgewinn
- Schnelle Archivierung aller wichtigen Dokumente aus den Anwendungen von HS
- Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten
- Zeitsparender Umgang mit extern erzeugten Dokumenten durch optionale Anbindung von Fremdapplikationen
- Kürzere Reaktionszeiten und bessere Auskunftsfähigkeit bei Anfragen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern etc.
Kostensenkung
- Reduzierte Kosten für Lagerfläche, Aktenordner, Papier und Druckerverbrauchsmaterial
- Effizienter Personaleinsatz dank automatisierter Dokumentenablage
- Schlanke Prozesse durch systematische und zentrale Bereitstellung aller relevanten Daten
Sicherheit
- Erfüllung der Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente
- Besserer Datenschutz durch Rechtevergabe, Zugriffsprotokollierung und Versionierung
- Fundierte Entscheidungen dank zentral verfügbarer und stets aktueller Informationen
- Leicht gegen Schäden (Feuer, Wasser etc.) zu schützendes digitales Archiv
Umweltschonend
- Verringerter Papierverbrauch
- Reduzierte Emissionen (Laserdrucker)
- Niedrigerer Stromverbrauch
Berichte aus der Praxis
Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung.
Anwenderbericht
| Branche |
Landwirtschaftliche Erzeugergenossenschaft |
| Domain |
www.agrimed.de
|
| Mitarbeiter |
18 |
| Produkt |
HS Auftragsbearbeitung,
HS Finanzwesen |
Die Kunden der Bayerischen Waagenbau-Werkstätte Althaus GmbH erwarten effiziente und präzise Wägetechniklösungen. Die gleichen
Anforderungen stellt das Traditionsunternehmen an seine Lieferanten und die internen Prozesse. Mit der HS Auftragsbearbeitung und der HS
Dokumentenmanagementlösung haben die Spezialisten ihre Ein- und Verkaufsbelege sowie die technischen und Vorgangsdokumente sicher im
Griff.
Anwenderbericht
Nach dem sogenannten Hole-in-one, dem „Einlochen“ mit einem einzigen Schlag, strebt wohl jeder Golfer. Was Sportlern jedoch nur
selten
gelingt, klappt beim Deutschen Golf Verband (DGV) im kaufmännischen Bereich umso besser: Mit Hilfe der ERP-Software von HS legen die
Mitarbeiter
täglich ein Effizienz-Ass hin.
Anwenderbericht
| Branche |
Spitzenverband für Golfsport |
| Domain |
www.golf.de/dgv
|
| Mitarbeiter |
50 |
| Produkt |
HS Finanzwesen |
Effizienter arbeiten und Platz sparen: Die BRAUN Möbel-Center GmbH & Co. KG möchte Aktenordner und Papierberge aus der
Personalabteilung verbannen. Hierzu überführt der Möbelhändler derzeit die Akten seiner mehr als 1.000 Mitarbeiter in die Digitale
Personalakte von
HS.
Anwenderbericht
| Branche |
Möbel und Einrichtungsgegenstände |
| Domain |
www.braun-moebel.de
|
| Mitarbeiter |
ca. 1.000 |
| Produkt |
HS Personalwesen |
Optionen
Flexibles Arbeiten
Auch Mitarbeiter, die kein Programm (z.B. HS Auftragsbearbeitung) von HS nutzen, können auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten
Dokumente
zugreifen und eigenständig damit arbeiten. Hierzu steht eine Anwendung zur Verfügung, mit der Sie im HS Dokumentenmanagement – losgelöst von den
HS-Leitanwendungen – die folgenden Aufgaben bewältigen:
- Dokumentenanzeige und –verwaltung
- Abfragen per Vollstextsuche und gezielter Zugriff auf das Archiv
- Verschlagwortung und Ablage von Dokumenten und Informationen
- Versand von Nachrichten
- Wiedervorlage zu Dokumenten
- Ad-hoc-Workflows in Form von Umlaufmappen (z.B. Versenden eines Dokuments an einen anderen Mitarbeiter zwecks Prüfung und Freigabe)
Integration ins Windows-Dateisystem
Das HS Dokumentenmanagement wird mit seinen Ordnern und Dokumenten in den Windows Explorer von Microsoft integriert. Es lässt sich daher
wie ein
zusätzliches Windows-Laufwerk bedienen. Die Benutzer können über das Dateisystem auf vorhandene Dokumente im HS Dokumentenmanagement zugreifen und
neue
Dokumente ablegen. Die Dateisystemintegration ist nicht an den Windows Explorer gebunden, sondern steht allen Programmen, die im Dateisystem
arbeiten, zur
Verfügung.
Integration in Microsoft Outlook
Sie können sich die Ordner des HS Dokumentenmanagements auch als e-mail-Ordner in Microsoft Outlook anzeigen lassen. Bereits vorhandene
Dokumente
werden als e-mails dargestellt. Eingehende e-mails im Posteingang oder auch nur deren Anhänge lassen sich aus Outlook bequem per Drag-and- Drop
ins HS
Dokumentenmanagement überführen.
Mobiles Arbeiten
Arbeiten Sie mit dem HS Dokumentenmanagement, wo und wann immer Sie wollen. Bei bestehender Internetverbindung greifen Sie ganz einfach
über Ihr
Android oder iOS Tablet per Fingerzeig direkt auf Ihre im HS Dokumentenmanagement abgelegten Daten und Dokumente zu, lassen sie sich anzeigen oder
versenden sie per e-mail.
Innovationspreis IT für die HS Archivlösung
Die unabhängige Experten-Jury der Initiative Mittelstand prämiert mit dem „Innovationspreis-IT“ innovative IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für
den
Mittelstand. Von 2.500 Bewerbungen gehört die HS Archivlösung nach Einschätzung der Jury in der Kategorie ERP zur Spitzengruppe. Die Initiative
Mittelstand
hat die Software daher mit dem
IT-Gütesiegelausgezeichnet.
Wer schneller und besser informiert ist, hat im Wettbewerb die Nase vorn – das war im Geschäftsleben schon immer so. Was sich geändert
hat: Nie
zuvor hatten es Unternehmen – nicht zuletzt aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung – mit einer derartigen Informationsfülle zu tun.
Mit
herkömmlicher papiergebundener Dokumentenablage ist da in der Regel nicht mehr viel auszurichten. Sie kostet unnötig viel Geld und
Arbeitszeit,
verhindert den Überblick und verärgert schlimmstenfalls Kunden, die prompte Reaktionen auf ihre Anfragen erwarten.
Unternehmen benötigen deshalb wirksame Strategien und Instrumente, mit denen sie die Dokumentenflut zuverlässig in den Griff bekommen
und
jederzeit auf alle wichtigen Informationen zugreifen können.
Eine komfortable und sichere Lösung zur Bewältigung der Dokumentenflut ist das HS Dokumentenmanagement. Es ermöglicht Unternehmen die
Informationen, die z.B. im Zusammenhang mit dem Einsatz der HS Betriebswirtschaftlichen Lösungen verarbeitet werden, effizient zu verwalten
und zu
nutzen. Das HS Dokumentenmanagement zeichnet sich durch leichte Bedienbarkeit aus und kann den Bedürfnissen des Unternehmens funktionell
angepasst
werden – vollumfänglich integriert in Ihr HS Programm.
Wie Ihnen das HS Dokumentenmanagement hilft die GoBD zu erfüllen, erfahren Sie
im hs magazin online.
Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1
bzw. die
Software sind nur Werkzeuge.
Software ...
Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder
verständlich
zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie
fragen
sich, welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz,
Empathie
und Erfahrung.
... & Service
Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die
Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für
die
individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus unseren Erfahrungen unserer 35-jährigen Firmengeschichte sowie dem
reichen
Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.
- HS Akademie - macht Sie fit für die Praxis
- Unsere Anwenderhotline - immer kompetent, erreichbar, verständlich
- Online-Support direkt an Ihrem Rechner - schnell, nah und individuell
- Unsere Support-Datenbank - jederzeit verfügbar, immer aktuell
- Die HS Programmwartung - zuverlässig, aktuell und gesetzeskonform
- Regelmäßige Informationen - früher wissen, was kommt
Die Anforderungen an die Hardware für den Einzelplatz/Client bzw. Rechner für Serverkomponenten hängen von verschiedenen Rahmenbedingungen
ab: z.B.
eingesetztes Betriebssystem. Sind die Mindestanforderungen erfüllt, so ist die Anwendung lauffähig. Mit zunehmender Leistung der Hardware wird
ein
besseres Laufzeitverhalten erreicht.
Die stets aktuellen Sytem- und Hardwarevoraussetzungen für das HS Dokumentenmanagement finden Sie in folgendem Dokument:
System. und Hardwarevoraussetzungen
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