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HS Dokumentenmanagement

DMS: Informationen für Ihre Geschäftsprozesse nutzbar machen

Mithilfe des HS Dokumentenmanagements können Sie Ihre Dokumente sicher archivieren und schnell darauf zugreifen. Darüber hinaus stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten offen, die enthaltenen Informationen im Rahmen Ihrer Geschäftsprozesse zu nutzen. Das HS Dokumentenmanagement ist als Erweiterung für die HS Programme zur Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft sowie zur HS Auftragsbearbeitung erhältlich.

Produktbroschüre

Produktbroschüre HS Dokumentenmanagement Titelbild

Das HS Dokumentenmanagement ermöglicht es Ihnen, Dokumente, die mit den Programmen von HS erzeugt werden, automatisch verschlagworten zu lassen und sicher elektronisch zu archivieren. Darüber hinaus lässt sich das HS Dokumentenmanagement zu einer unternehmensweiten Informationsplattform ausbauen. Sie können hierzu Fremdapplikationen anbinden und Ihren Mitarbeitern beispielsweise auch den mobilen Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Wichtige Informationen stehen so jederzeit schnell zur Verfügung – und das an jedem Ort

Produktbroschüre

Nutzen

  • Schneller Zugriff auf stets aktuelle Informationen
  • Zeitgewinn dank automatisierter Ablage von Dokumenten aus den HS Programmen z.B. beim e-mail-Versand oder Drucken
  • Einsparung von Kosten für Papier, Aktenordner, Stellfläche etc.
  • Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust durch Feuer, Wasser etc.
  • Schutz vor unberechtigtem Datenzugriff dank präziser Benutzerrechte
  • Unterstützung für eine revisionssichere Archivierung
  • Schneller Einstieg dank geringem Aufwand für die Einrichtung
  • Einfache Skalierbarkeit des Funktionsumfangs

Sie wollen unser Dokumentenmanagement kennenlernen? Dann vereinbaren Sie hier einen Termin für eine Online-Vorführung.

Online-Vorführung

Schrittweiser Einstieg ins Dokumentenmanagement

Auch im Mittelstand gewinnt das elektronische Dokumentenmanagement aufgrund der Digitalisierung und gesetzlicher Vorgaben zunehmend an Bedeutung. Studien zeigen: Viele Unternehmen sind bereit, in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu investieren. Oft halten sie sich jedoch zurück, weil ihnen der Einführungsaufwand zu hoch erscheint. Dabei gibt es auch für kleine und mittelgroße Betriebe bedarfsgerechte Lösungen – sagt Ronald Seegert, DMS- Consultant bei HS.

Zum Interview mit Ronald Seegert

Archivlösung – Dokumente effizient und sicher archivieren

Mit der Archivlösung von HS sparen Sie Geld, Platz und Zeit. Papierberge, blockierte Drucker und aufwendige Ablagearbeiten gehören der Vergangenheit an. Die Software ist als modulare Erweiterung zu den HS Programmen erhältlich.

  • Alle wichtigen mit den HS Programmen erzeugten Dokumente (Rechnungen, Kontoblätter, Verdienstabrechnungen etc.) werden beim Drucken, e-mail- Versand etc. automatisch, schnell und komfortabel im HS Dokumentenmanagement archiviert.
  • Über die Benutzeroberfläche der HS Programme können Sie archivierte Dokumente gezielt suchen und sich anzeigen lassen.
  • Die Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten und die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen Ihnen, die Archivlösung schnell produktiv einzusetzen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Dokumentenmanagementlösung – sämtliche Informationen archivieren und verwalten

Die Dokumentenmanagementlösung bietet Ihnen alle funktionellen Möglichkeiten der Archivlösung. Sie können alle Dokumente aus den HS Programmen archivieren und vermeiden dadurch Papierberge und aufwendige Ablagearbeiten.

Darüber hinaus können Sie mit der Dokumentenmanagementlösung auch Dokumente verarbeiten, die beispielsweise mit Fremdapplikationen erzeugt wurden.

  • Alle wichtigen mit den HS Programmen erzeugten Dokumente werden beim Drucken, e-mail-Versand etc. automatisch, schnell und komfortabel im HS Dokumentenmanagement archiviert. Auch Dokumente und Informationen, die nicht mit einer Anwendung von HS erzeugt wurden, lassen sich komfortabel archivieren.
  • Mithilfe der Suchfunktion finden Sie archivierte Dokumente sofort und können sie sich im HS-Programm (z.B HS Auftragsbearbeitung, HS Finanzbuchhaltung) anzeigen lassen.
  • Die Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten und die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen Ihnen, die Dokumentenmanagementlösung schnell produktiv einzusetzen.
  • Die Vorbesetzungen für die Ablage extern erzeugter Dokumente und Informationen im HS Dokumentenmanagement definieren Sie komfortabel über das jeweilige HS-Programm (HS Auftragsbearbeitung, HS Finanzbuchhaltung, HS Personalwesen etc.).

Weitere Informationen finden Sie unter:

Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte erspart den Benutzern das zeitraubende Abheften von Dokumenten und die mühsame Suche nach Informationen.

  • Dokumente und Informationen für die Personalakten Ihrer Mitarbeiter (z.B. Zeugnisse, Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche), können Sie über die Benutzeroberfläche des HS Programms (z.B. HS Personalwesen) bequem digital ablegen.
  • Archivierte Dokumente lassen sich gezielt suchen und am Bildschirm anzeigen.
  • Die Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten und die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen Ihnen, die Digitale Personalakte schnell produktiv einzusetzen.
  • Die Vorbesetzungen für die Ablage extern erzeugter Dokumente und Informationen definieren Sie ebenfalls komfortabel in der HS Anwendung.
  • Nutzen Sie die HS Digitale Personalakte gemeinsam mit dem HS Personalwesen, werden Dokumente, die im Rahmen der Lohnabrechnung entstehen (z.B. Lohnsteuerbescheinigungen), automatisch archiviert.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Schaubild

Dokumentenmanagement Schaubild

Nutzen & Vorteile

Das HS Dokumentenmanagement bietet Benutzern der HS Programme zur Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft sowie HS Auftragsbearbeitung alle Möglichkeiten eines modernen Dokumentenmanagementsystems – von der gesetzeskonformen Archivierung bis zur effizienten Nutzung von Dokumenten und Informationen in allen Unternehmensbereichen.

Zeitgewinn

  • Schnelle Archivierung aller wichtigen Dokumente aus den Anwendungen von HS
  • Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten
  • Zeitsparender Umgang mit extern erzeugten Dokumenten durch optionale Anbindung von Fremdapplikationen
  • Kürzere Reaktionszeiten und bessere Auskunftsfähigkeit bei Anfragen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern etc.

Kostensenkung

  • Reduzierte Kosten für Lagerfläche, Aktenordner, Papier und Druckerverbrauchsmaterial
  • Effizienter Personaleinsatz dank automatisierter Dokumentenablage
  • Schlanke Prozesse durch systematische und zentrale Bereitstellung aller relevanten Daten

Sicherheit

  • Erfüllung der Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente
  • Besserer Datenschutz durch Rechtevergabe, Zugriffsprotokollierung und Versionierung
  • Fundierte Entscheidungen dank zentral verfügbarer und stets aktueller Informationen
  • Leicht gegen Schäden (Feuer, Wasser etc.) zu schützendes digitales Archiv

Umweltschonend

  • Verringerter Papierverbrauch
  • Reduzierte Emissionen (Laserdrucker)
  • Niedrigerer Stromverbrauch

Berichte aus der Praxis

 
Referenzkunde Auftragsbearbeitung agrimed 
Hessen
Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung.
Anwenderbericht
Branche Landwirtschaftliche Erzeugergenossenschaft
Domain www.agrimed.de
Mitarbeiter 18
Produkt HS Auftragsbearbeitung,
HS Finanzwesen
 
Referenzkunde Auftragsbearbeitung Bayerische Waagenbau Werkstätte Althaus
Die Kunden der Bayerischen Waagenbau-Werkstätte Althaus GmbH erwarten effiziente und präzise Wägetechniklösungen. Die gleichen Anforderungen stellt das Traditionsunternehmen an seine Lieferanten und die internen Prozesse. Mit der HS Auftragsbearbeitung und der HS Dokumentenmanagementlösung haben die Spezialisten ihre Ein- und Verkaufsbelege sowie die technischen und Vorgangsdokumente sicher im Griff.
Anwenderbericht
Branche Handel
Domain www.bayernwaage.de
Mitarbeiter 20
Produkt HS Auftragsbearbeitung
 
Referenzkunde Finanzbuchhaltung Deutscher Golfverband
Nach dem sogenannten Hole-in-one, dem „Einlochen“ mit einem einzigen Schlag, strebt wohl jeder Golfer. Was Sportlern jedoch nur selten gelingt, klappt beim Deutschen Golf Verband (DGV) im kaufmännischen Bereich umso besser: Mit Hilfe der ERP-Software von HS legen die Mitarbeiter täglich ein Effizienz-Ass hin.
Anwenderbericht
Branche Spitzenverband für Golfsport
Domain www.golf.de/dgv
Mitarbeiter 50
Produkt HS Finanzwesen
 
Referenzkunde Personalwesen BRAUN Möbel
Effizienter arbeiten und Platz sparen: Die BRAUN Möbel-Center GmbH & Co. KG möchte Aktenordner und Papierberge aus der Personalabteilung verbannen. Hierzu überführt der Möbelhändler derzeit die Akten seiner mehr als 1.000 Mitarbeiter in die Digitale Personalakte von HS.
Anwenderbericht
Branche Möbel und Einrichtungsgegenstände
Domain www.braun-moebel.de
Mitarbeiter ca. 1.000
Produkt HS Personalwesen

Optionen

Flexibles Arbeiten
Auch Mitarbeiter, die kein Programm (z.B. HS Auftragsbearbeitung) von HS nutzen, können auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente zugreifen und eigenständig damit arbeiten. Hierzu steht eine Anwendung zur Verfügung, mit der Sie im HS Dokumentenmanagement – losgelöst von den HS-Leitanwendungen – die folgenden Aufgaben bewältigen:

  • Dokumentenanzeige und –verwaltung
  • Abfragen per Vollstextsuche und gezielter Zugriff auf das Archiv
  • Verschlagwortung und Ablage von Dokumenten und Informationen
  • Versand von Nachrichten
  • Wiedervorlage zu Dokumenten
  • Ad-hoc-Workflows in Form von Umlaufmappen (z.B. Versenden eines Dokuments an einen anderen Mitarbeiter zwecks Prüfung und Freigabe)

Integration ins Windows-Dateisystem
Das HS Dokumentenmanagement wird mit seinen Ordnern und Dokumenten in den Windows Explorer von Microsoft integriert. Es lässt sich daher wie ein zusätzliches Windows-Laufwerk bedienen. Die Benutzer können über das Dateisystem auf vorhandene Dokumente im HS Dokumentenmanagement zugreifen und neue Dokumente ablegen. Die Dateisystemintegration ist nicht an den Windows Explorer gebunden, sondern steht allen Programmen, die im Dateisystem arbeiten, zur Verfügung.

Integration in Microsoft Outlook
Sie können sich die Ordner des HS Dokumentenmanagements auch als e-mail-Ordner in Microsoft Outlook anzeigen lassen. Bereits vorhandene Dokumente werden als e-mails dargestellt. Eingehende e-mails im Posteingang oder auch nur deren Anhänge lassen sich aus Outlook bequem per Drag-and- Drop ins HS Dokumentenmanagement überführen.

Mobiles Arbeiten
Arbeiten Sie mit dem HS Dokumentenmanagement, wo und wann immer Sie wollen. Bei bestehender Internetverbindung greifen Sie ganz einfach über Ihr Android oder iOS Tablet per Fingerzeig direkt auf Ihre im HS Dokumentenmanagement abgelegten Daten und Dokumente zu, lassen sie sich anzeigen oder versenden sie per e-mail.

Innovationspreis IT für die HS Archivlösung

Die unabhängige Experten-Jury der Initiative Mittelstand prämiert mit dem „Innovationspreis-IT“ innovative IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand. Von 2.500 Bewerbungen gehört die HS Archivlösung nach Einschätzung der Jury in der Kategorie ERP zur Spitzengruppe. Die Initiative Mittelstand hat die Software daher mit dem IT-Gütesiegelausgezeichnet.

Broschüre HS Dokumentenmanagement

Wer schneller und besser informiert ist, hat im Wettbewerb die Nase vorn – das war im Geschäftsleben schon immer so. Was sich geändert hat: Nie zuvor hatten es Unternehmen – nicht zuletzt aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung – mit einer derartigen Informationsfülle zu tun. Mit herkömmlicher papiergebundener Dokumentenablage ist da in der Regel nicht mehr viel auszurichten. Sie kostet unnötig viel Geld und Arbeitszeit, verhindert den Überblick und verärgert schlimmstenfalls Kunden, die prompte Reaktionen auf ihre Anfragen erwarten.

Unternehmen benötigen deshalb wirksame Strategien und Instrumente, mit denen sie die Dokumentenflut zuverlässig in den Griff bekommen und jederzeit auf alle wichtigen Informationen zugreifen können.

Eine komfortable und sichere Lösung zur Bewältigung der Dokumentenflut ist das HS Dokumentenmanagement. Es ermöglicht Unternehmen die Informationen, die z.B. im Zusammenhang mit dem Einsatz der HS Betriebswirtschaftlichen Lösungen verarbeitet werden, effizient zu verwalten und zu nutzen. Das HS Dokumentenmanagement zeichnet sich durch leichte Bedienbarkeit aus und kann den Bedürfnissen des Unternehmens funktionell angepasst werden – vollumfänglich integriert in Ihr HS Programm.

Umsetzung der GoBD leicht gemacht

Wie Ihnen das HS Dokumentenmanagement hilft die GoBD zu erfüllen, erfahren Sie im hs magazin online.

Service bei HS

Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1 bzw. die Software sind nur Werkzeuge.

Software ...

Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder verständlich zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie fragen sich, welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz, Empathie und Erfahrung.

... & Service

Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für die individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus unseren Erfahrungen unserer 35-jährigen Firmengeschichte sowie dem reichen Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.

  • HS Akademie - macht Sie fit für die Praxis
  • Unsere Anwenderhotline - immer kompetent, erreichbar, verständlich
  • Online-Support direkt an Ihrem Rechner - schnell, nah und individuell
  • Unsere Support-Datenbank - jederzeit verfügbar, immer aktuell
  • Die HS Programmwartung - zuverlässig, aktuell und gesetzeskonform
  • Regelmäßige Informationen - früher wissen, was kommt
Schaubild Software & Service bei HS

System- und Hardwarevoraussetzungen

Die Anforderungen an die Hardware für den Einzelplatz/Client bzw. Rechner für Serverkomponenten hängen von verschiedenen Rahmenbedingungen ab: z.B. eingesetztes Betriebssystem. Sind die Mindestanforderungen erfüllt, so ist die Anwendung lauffähig. Mit zunehmender Leistung der Hardware wird ein besseres Laufzeitverhalten erreicht.

Die stets aktuellen Sytem- und Hardwarevoraussetzungen für das HS Dokumentenmanagement finden Sie in folgendem Dokument: System. und Hardwarevoraussetzungen

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