Bewerbermanagement

Gutes Bewerbermanagement: Schneller zum passenden Kandidaten

Im sogenannten War for Talents ist es für Unternehmen heute wichtiger denn je, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Das fängt beim Recruiting an: Ein langatmiger Bewerbungsprozess und mangelnde Kommunikation treiben fähige Kandidaten nämlich direkt zur Konkurrenz. Dieser Beitrag erläutert, wie Unternehmen ihre Chancen im Bewerbermarkt durch softwareunterstütztes Bewerbermanagement verbessern und dabei Zeit und Kosten sparen.

Die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben zu finden – das ist für Unternehmen seit jeher erfolgsentscheidend. In Zeiten von demografischem Wandel und Fachkräftemangel ist die Personalbeschaffung allerdings oft ein mühsames Geschäft. Wo früher Bewerber Schlange standen, herrscht heute häufig Leere. Entsprechend begehrt sind die wenigen verfügbaren Fach- und Führungskräfte. Um in diesem umkämpften Markt die Top-Talente für sich zu gewinnen, sollten Unternehmen den Bewerbungsprozess attraktiv und effizient gestalten. Dies wiederum erfordert: gutes Bewerbermanagement.

 

Was ist Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement ist eine Methode des Personalmanagements zur Unterstützung der Personalbeschaffung (Recruiting). Es systematisiert die unternehmensinternen Abläufe und bildet den gesamten Verwaltungsworkflow ab – von der Ausschreibung einer Stelle bis hin zur Durchführung des Bewerbungsprozesses. Dabei kommt in aller Regel Bewerbermanagement-Software zum Einsatz. Man spricht deshalb auch von E-Recruiting.

Aufgaben des Bewerbermanagements:

  • Schaltung von Stellenanzeigen
  • Eingangsbestätigungen an die Bewerber
  • Weiterleitung der Bewerbungen an die internen Ansprechpartner in den Fachabteilungen
  • Abgleich der Kompetenzen der Bewerber mit dem Stellenprofil
  • Bewerberauswahl
  • Kommunikation mit den Bewerbern (Einladung zum Vorstellungsgespräch, Zu- oder Absagen)
  • Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen

Ziele des Bewerbermanagements:

  1. Die richtigen Mitarbeiter für erfolgskritische Aufgaben gewinnen
  2. Die Prozesse der Personalgewinnung kosteneffizient, schlank und transparent halten
  3. Die Außenwahrnehmung des Unternehmens durch eine gelungene Kommunikation mit den Bewerbern nachhaltig positiv beeinflussen


 

Was bringt Bewerbermanagement?

Ein gut organisiertes Bewerbermanagement nützt Arbeitgeber und Bewerber. Die wichtigsten Vorzüge sind:

Kostenersparnis und Zeitgewinn durch optimierte Prozesse

Die effektivste Methode, einen Bewerber der Konkurrenz in die Arme zu treiben, ist, ihn wochenlang in der Warteschleife zu “parken”. Häufig ist dies gar nicht einmal Absicht, sondern den unzureichend strukturierten und aufwendigen internen Bewerbungsprozessen geschuldet. Gutes Bewerbermanagement zielt daher darauf ab, den Recruiting-Prozess effizienter und strukturierter zu gestalten.

Sind alle Schritte von der Stellenausschreibung bis zur endgültigen Auswahl eines Bewerbers optimal aufeinander abgestimmt, kann das Unternehmen schneller auf eingegangene Bewerbungen reagieren und zeitnah personalisiertes Feedback geben. Das verkürzt die Time-to-Hire und senkt damit auch die Prozesskosten (Cost-per-Hire). Zudem hinterlässt es bei den Bewerbern einen positiven Eindruck, weil sie schnell Klarheit über den Status ihrer Bewerbung erhalten.

Besseres Arbeitgeberimage und höhere Attraktivität für Bewerber

Gut organisierte Prozesse, schnelles und persönliches Feedback, gelungene Kommunikation – all das verbessert die Candidate Experience und erzeugt bei Bewerbern ein positives Bild vom Arbeitgeber. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Ende des Bewerbungsprozesses einen Arbeitsvertrag unterschreiben.

Tatsächlich wird es für Unternehmen angesichts des demografischen Wandels und des damit einhergehenden Fachkräftemangels immer wichtiger, Employer Branding zu betreiben, um die besten Talente für sich zu gewinnen. Hierbei gilt:

Ein attraktiv gestalteter Bewerbungsprozess bringt Pluspunkte und stärkt die Arbeitgebermarke.

Arbeitgeber sollten sich zudem vor Augen führen, dass Erfahrungsberichte von Bewerbern über Social-Media-Kanäle eine breite Öffentlichkeit erreichen. Deshalb empfiehlt es sich, Kandidaten – auch abgelehnte – ebenso respektvoll wie Kunden zu behandeln und das Bewerbermanagement zu optimieren.

 

Bewerbermanagement alt

Aufwendig und langsam: Mit analogem Bewerbermanagement können Arbeitgeber heute kaum noch punkten

Wie Bewerbermanagement-Software das Recruiting unterstützt

Vor allem der hohe interne Verwaltungsaufwand bremst viele Unternehmen bei der Personalbeschaffung aus. Darunter leidet auch die externe Kommunikation mit Bewerbern. Um diese Missstände abzustellen, empfiehlt sich der Einsatz eines elektronischen Bewerbermanagementsystems – wie zum Beispiel d.vinci Bewerbermanagement, das sich unter anderem in Verbindung mit Personalsoftware von HS einsetzen lässt.

Mithilfe einer Software für Bewerbermanagement lassen sich interne Prozesse – wie die Verwaltung, Weiterleitung und Auswertung von Bewerberdaten – sowie die Kommunikation mit Bewerbern optimieren.

 
Hier sieben schlagende Argumente für die Nutzung eines Bewerbermanagementsystems:
 
Leichte Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen

Bewerbermanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, Stellenausschreibungen schnell zu erstellen und über verschiedene Kanäle (Karriereseiten, Social Media, Stellenbörsen) zu veröffentlichen. Einheitliche Vorlagen und ein ansprechend gestaltetes Online-Bewerbungsformular sorgen dabei für einen professionellen Arbeitgeberauftritt.

Unkomplizierter Bewerbungsvorgang

Bewerber möchten verständlicherweise möglichst wenig Zeit mit der Eingabe ihrer Daten verbringen. Auch hier hält ein Bewerbermanagementsystem praktikable Lösungen parat: Mithilfe der Software lassen sich kurze Bewerberfragebögen erstellen, die sämtliche für die jeweilige Stelle relevanten Informationen abfragen. Kandidaten können zudem Zeit sparen, indem sie den Fragebogen aus ihrem XING- oder LinkedIn-Profil heraus automatisiert ausfüllen lassen.

Übersichtliche Kommunikation mit Bewerbern

Insbesondere Unternehmen, die viele Bewerbungen erhalten, laufen Gefahr, in der Bewerberkommunikation den Überblick zu verlieren, wenn die Korrespondenz über verschiedene E-Mail-Accounts läuft. Hier sorgt Bewerbermanagement-Software für Übersicht, da die Personaler direkt aus dem System heraus mit den Bewerbern kommunizieren. Die Software dokumentiert die Korrespondenz mit den einzelnen Bewerbern und bildet Zusagen, Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen in der digitalen Bewerberakte übersichtlich ab.

Effiziente Vorauswahl von Bewerbern

Eingehende Bewerbungen lassen sich einem ABC-Rating kategorisieren. Über die Suchfunktion der Bewerbermanagement-Software  kann man in den Bewerbungen und Anhängen nach Volltext suchen oder nach bestimmten Kriterien filtern. Dies verschafft den Personalern Überblick und erleichtert ihnen die Vorauswahl von Kandidaten.

Schnelle Abstimmung mit den Fachbereichen

Ein Bewerbermanagement-System erleichtert es, die am Recruiting-Prozess beteiligten Personen aus den Fachbereichen einzubinden. Alle Entscheider können gleichzeitig auf die zentral gespeicherten Bewerberprofile zugreifen und die Eignung der verschiedenen Kandidaten prüfen. Digitale Erinnerungsfunktionen helfen den Anwendern, die gesetzten Bearbeitungsfristen einzuhalten und alle Aufgaben zu erfüllen. Dies beschleunigt den Abstimmungsprozess zwischen HR und den Fachabteilungen sowie die finale Bewerberauswahl erheblich.

Transparenz durch Auswertungen

Mithilfe einer Software für Bewerbermanagement lassen sich Daten zum Prozess sammeln und auswerten. So erfahren Arbeitgeber zum Beispiel, an welchem Punkt Kandidaten besonders häufig ausscheiden und welche Recruiting-Kanäle gut beziehungsweise nicht so gut funktionieren. Auf Basis solcher Analysen kann HR gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung ergreifen – was unterm Strich die Kosten senkt.

Bindung von guten Kandidaten durch Aufbau eines Talent Pools

Häufig bewerben sich auf eine Stelle mehrere ähnlich qualifizierte Kandidaten. Um diese Bewerber im Fall einer Absage nicht ganz zu verlieren, kann man mit einem Bewerbermanagement-System unkompliziert einen digitalen Talent Pool anlegen. Sollten die Fachkenntnisse eines gegenwärtig abgelehnten Kandidaten künftig für das Unternehmen interessant sein, kann man sofort auf die Bewerberdaten zugreifen.
 
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