7 Arten, wie Sie durch Digitalisierung Lagerkosten senken

Unübersichtliche und ungenaue Lagerbestandsführung ist einer der häufigsten Kostentreiber in Unternehmen. Lesen Sie hier, wie Sie durch Digitalisierung Licht ins Dunkel bringen und Lagerkosten senken können.

Kennen Sie Ihre Lagerkosten? Wissen sie, wo die Einsparpotenziale liegen? Im härter werdenden Wettbewerb unserer Tage sind Unternehmen mehr denn je darauf angewiesen, ihre Kostenstruktur zu optimieren. Trotzdem zahlen immer noch viele Betriebe zu hohe Lagerkosten – und wissen es zum Teil gar nicht. Dieser Beitrag erklärt, warum analoge Bestandsführung, das Arbeiten mit Erfahrungswerten und auf Zuruf, hohe Lagerrisiken mit sich bringt. Im Anschluss zeigen wir, wie Sie auf sieben Ebenen mit einem Warenwirtschaftssystem (WaWi) nachhaltig Ihre Lagerkosten senken. Und ganz nebenbei auch Ihre Kunden besser bedienen können.

Hohes Risiko durch analoge Lagerverwaltung

Das Lagerrisiko ist eines der größten Bestandsrisiken für Unternehmen. In lagerintensiven Betrieben machen Lagerbestände nicht selten 25 Prozent der Aktiva aus. Viele Handels- und Industriebetriebe gehören dazu, auch ein großer Teil der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Analoge Lagerverwaltung führt zu schlechter Bestandsführung, die Unternehmen teuer zu stehen kommt. Andererseits scheuen sich viele kleinere Betriebe vor der vermeintlichen Komplexität einer Lagerverwaltungssoftware. Zu Unrecht, denn es gibt Lagerwirtschaftslösungen, die sich für KMU gut eignen.

Abhängigkeit von einzelnen Personen

Manche Lageristen haben einfach alles im Kopf. Sie sind gewissermaßen ein wandelndes Warenwirtschaftssystem. Sie wissen immer genau, welche Waren ein- und ausgehen und was wann nachbestellt werden muss. Problem ist: Solche Personen sind rar, praktisch unersetzbar und nicht skalierbar. Sie können immer nur an einem Ort sein. Und mit wachsender Schnelligkeit, Größe und Volatilität eines Lagers kommt der Punkt, an dem der beste Lagerist überfordert ist.

7 Kostenrisiken im Lager, die Sie durch Digitalisierung senken

Lagerkosten senken bedeutet, die Kostenfaktoren zu identifizieren und zu minimieren. Im Folgenden untersuchen wir, wo analoge Läger hohe Kosten verursachen können und wie Digitalisierung Ihnen hilft, diese zu senken.

1. Zu hohe Bestände binden Kapital

Optimale Bestandsführung bedeutet, dass Sie immer genau das am Lager haben, was Sie benötigen. Sind Bestände zu hoch, steigen die Lagerkosten. Bei analoger Lagerverwaltung passiert oft genau das: Erstens, weil man keine Engpässe riskieren möchte und vorsichtshalber zu viel bestellt. Zweitens, weil man nicht so schnell auf Nachfrageschwankungen reagieren kann: Was sich gestern noch gut verkauft hat, kann heute schon ein Ladenhüter sein.

Ein Warenwirtschaftssystem beobachtet Bestände und Liefermengen in Echtzeit und gibt Ihnen die nötigen Kennzahlen für Ihre optimale Bestandsführung.

Sie erkennen im digitalen Lager direkt, wenn eine Ware nicht mehr “geht”. Zugleich wissen Sie, welche Artikel viel verbraucht werden und können diese über das Warenwirtschaftssystem bedarfsgerecht nachbestellen. Hierzu können Sie Soll-, Ist- und Meldebestand einstellen, in Echtzeit nachhalten und Just-in-time bevorraten. So binden Sie nur ein Minimum an Kapital – bei maximaler Liefertreue gegenüber Ihren Kunden.

2. Waren altern und verlieren an Wert

In manchen Bereichen des Lagers hängen die Spinnweben von den Regalen. Niemand betritt sie und keiner weiß mehr so recht, was dort eigentlich lagert. Wissen Sie, ob und welche Ladenhüter Sie haben?

Die Umschlagshäufigkeit einzelner Warengruppen lässt sich analog kaum nachhalten. Die Folge: Verderbliche Ware verdirbt. Überalterte Ware blockiert wertvollen Lagerplatz, wird noch zum vollen Preis bilanziert und kostspielig gegenfinanziert. Wenn Ware unbrauchbar wird, muss sie abgeschrieben werden. Eine teure Angelegenheit, die auf das Ergebnis drückt.

Im digitalen Lager merken Sie anhand von Kennzahlen und Echtzeit-Reporting rechtzeitig, wenn Bestände wie Blei in den Regalen liegen.

Viel dürfte das ohnehin nicht sein, weil Sie bei digital optimierter Lagerverwaltung kaum Überkapazitäten aufbauen können.

3. Manuelle Arbeit verursacht Personalkosten

Im analogen Lager macht alles mehr Arbeit: Das Ein- und Ausbuchen der Waren. Die Einlagerung. Das Picken. Das Kommissionieren. Das Auszeichnen. Die Inventur. Rechtzeitiges Nachbestellen von Schnelldrehern. Überall, wo Listen abgehakt und langwierige Suchaktionen gestartet werden, werden Personalkosten verschwendet.

Eine Warenwirtschaftssoftware hilft Ihnen, Ihr Personal produktiv einzusetzen und Durchlaufzeiten zu verkürzen.

Der Personalbedarf sinkt und damit können Sie auch die Lagerkosten senken. Viele Dinge müssen dank Automatisierung nicht mehr manuell angefasst werden. Sendungen lassen sich schneller zusammenstellen und kommissionieren, weil jede Ware am richtigen Platz ist und die Mitarbeiter darüber Bescheid wissen.

4. Lange Reaktionszeit und unflexible Prozesse kosten Geld

Wenn sich Bedingungen ändern, zum Beispiel das Kaufverhalten der Kunden durch Corona oder die Nachfrage nach modischen oder saisonalen Waren, tappen Sie mit analoger Lagerverwaltung lange im Dunkeln. Sie verlieren wertvolle Zeit und riskieren Fehlentscheidungen, weil Sie keine präzisen Informationen haben.

Das Echtzeit-Reporting eines Warenwirtschaftssystems sagt Ihnen schnell und genau, was am Markt geschieht. Sie reagieren rasch und treffen wohlinformierte Entscheidungen darüber, wie Sie Ihre Logistikprozesse anpassen müssen. Die gesamten Prozesskosten werden minimiert.

5. Reibungsverluste bei Kapazitätsanpassungen

Auch die Reibungsverluste beim Aufbau weiterer Kapazitäten mimimieren Sie mit Lagerverwaltungssoftware: Angenommen, Sie mieten ein weiteres Lager hinzu, bauen eine neue Halle oder eröffnen einen neuen Standort. Spätestens dann ist ein Punkt erreicht, wo analoge Lagerlogistik viel Geld verbrennt, weil sie schlicht nicht mehr funktioniert. Ein WaWi-System lässt Sie schnell Ihre Prozesse anpassen und skalieren, auch in volatilen Märkten.

6. Produktionsstillstand und Lieferengpässe sind äußerst kostspielig

Wenn irgendjemand vergessen hat, rechtzeitig die korrekten Zahlen in die richtigen Excel-Tabellen einzutragen, dann kann es passieren, dass Ihnen dringend benötigte Materialien oder Waren ausgehen. Im schlimmsten Fall kann Ihr Unternehmen dann nicht mehr liefern oder Ihre Produktion steht still, weil Rohstoffe fehlen. Eine unangenehme Situation, wenn Sie als Lagerverantwortlicher der Verursacher sind. Mit einer digitalen Lagerverwaltung können Sie den Warenumschlag genau und in Echtzeit verfolgen und rechtzeitig die Beschaffung von Waren, Material und Rohstoffen anstoßen.

7. Liefertreue ist wettbewerbsentscheidend

Kunden sind heute anspruchsvoller denn je. Sie wollen ihre Ware schnell. Onlinehandel und digitale Lieferketten führen dazu, dass lange Lieferzeiten nicht mehr akzeptiert werden.

Ein digitales Lager mit optimierter Bestandsführung macht es dem gesamten Unternehmen leichter, seine Lieferverpflichtungen zu erfüllen.

Liefertreue ist wichtig für Ihre Reputation. Das bindet Kunden, die Ihr Unternehmen weiterempfehlen und Ihnen wieder neue Kunden bescheren. Umgekehrt, wenn sich herumspricht, dass Ihre Liefertreue zu wünschen übriglässt, verlieren Sie Kunden und Umsatz – eine weitere teure Nebenwirkung von fehleranfälligen, analogen Prozessen.

Fazit: Nicht ohne Warenwirtschaftssystem und digitale Lagerwirtschaft

Läger kosten auf vielen Ebenen viel Geld. Optimale Bestandsführung bietet daher enorme Einsparpotenziale. Diese lassen sich nur durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems (WWS) und mit integrierter Lagerwirtschaftslösung richtig ausschöpfen.

Warenwirtschaftssoftware erfasst alle Bestände, Ein- und Ausgänge in Echtzeit, erlaubt standortübergreifendes, skalierbares Lagermanagement, optimiert Prozesse und eliminiert fehleranfällige, manuelle Arbeiten. Sie optimiert die Beschaffung, erstellt Picklisten und erleichtert die Lagerplatzverwaltung, das Kommissionieren und die Inventur. Unternehmen, die ihre Lagerkosten senken und ihre Kunden zuverlässig beliefern möchten, sollten daher ihre Lagerverwaltung digitalisieren.
 
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Dorothea Heymann-Reder
Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.
Bildquellen: Gorodenkoff/stock.adobe.com, Dorothea Heymann-Reder (Porträt)