Versandabwicklung optimieren

Bei der Versandabwicklung Geld und Zeit sparen

Für viele kleine und mittlere Unternehmen bedeutet die Versandabwicklung mit Paketdiensten und Speditionen erheblichen Aufwand. Grund hierfür ist, dass sowohl der Versandprozess als auch die vor- und nachgelagerten Prozesse der Auftragsabwicklung bestenfalls teilweise digitalisiert sind. Ein Warenwirtschaftssystem mit Lagerwirtschaftslösung verbessert die Abläufe und hilft, Kosten zu senken.

Smarte Gabelstapler, Drohnen, komplexe Logistikmanagementsysteme: In Großunternehmen und Konzernen à la Amazon & Co. ist die digitale Versandabwicklung längst Realität. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) hingegen laufen die Versandprozesse nach wie vor weitgehend analog ab, hier und da gelegentlich unterstützt von digitalen Insellösungen für bestimmte Aufgaben. Dies birgt zum einen das Risiko von Kommissionierungsfehlern und Falschlieferungen, zum anderen lässt oft die Liefergeschwindigkeit zu wünschen übrig. Doch Kunden warten nicht gern auf ihre Ware.

Wer als Mittelständler seine Wettbewerbsfähigkeit stärken möchte, sollte daher unbedingt auch die Versandabwicklung unter die Lupe nehmen. Dabei geht es nicht darum, mit den Großen technologisch gleichzuziehen – das würde die Budgets der meisten KMU überfordern. Stattdessen kommt es darauf an, die Versandprozesse im Gesamtzusammenhang der Auftragsabwicklung in Augenschein zu nehmen und die ermittelten Schwachstellen durch den Einsatz digitaler Lösungen gezielt zu beseitigen.

Lagerprozesse mithilfe digitaler Lösungen verbessern

Sinnvollerweise schaut man sich zuerst die Situation im Lager an. Dort finden die zentralen Vorgänge der Versandabwicklung nämlich in aller Regel statt – also: Kommissionierung, Verpackung und Versand der Ware. In vielen Betrieben erledigen ein und dieselben Mitarbeiter im Lager alle drei Funktionen. Deshalb ist es wichtig, diesen Mitarbeitern geeignete Geräte und Software an die Hand zu geben, die die Prozesse der Versandabwicklung digital unterstützen.

Bei der Software handelt es sich um eine Lagerwirtschaftslösung. Diese ist auf die Vorgänge im Lager und auf die Anforderungen der dort eingesetzten Mitarbeiter hin optimiert.

Ein Lagerverwaltungssystem sorgt in Verbindung mit entsprechender Hardware sehr schnell für eine höhere Produktivität.

Im Unterschied zur papierbasierten, manuellen Versandabwicklung stehen den Lagerarbeitern auf ihren mobilen Geräten alle wichtigen Informationen jederzeit zur Verfügung. Außerdem erfassen sie die benötigten Daten gleich an Ort und Stelle. Es brauchen also keine Daten nachträglich erfasst zu werden. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden. Zudem durchlaufen die erfassten Daten diverse Plausibilitätskontrollen.

Büro und Lager optimal miteinander verbinden

Mit einer isolierten Betrachtung und Optimierung der Lagerabläufe ist es aber nicht getan. Denn eine zügige Versandabwicklung ist immer das Ergebnis eines effizienten Prozesses, an dem nicht nur das Lager, sondern auch die Büromannschaft maßgeblich beteiligt ist. Letztere stellt allerdings andere Anforderungen an die Abläufe und Geräte und nutzt ihre eigenen Arbeitsmittel: Während die Lagermitarbeiter in erster Linie mit der Lagersoftware arbeiten, greifen die Teamkollegen im Büro hauptsächlich auf das Warenwirtschaftssystem zu.

Eine digitale Lösung muss daher zum einen den wechselseitigen Informationsfluss zwischen Warenwirtschaft und Lager herstellen und zum anderen die Versandabwicklung nahtlos in den Gesamtprozess der Auftragsabwicklung integrieren.

Für die Versandabwicklung ein isoliertes System einzusetzen wäre kontraproduktiv und eine zusätzliche Barriere im Gesamtprozess. Die Lösung besteht darin, ein Warenwirtschaftssystem mit angebundener Lagerwirtschaftssoftware einzuführen.

Sobald die technologischen und prozessualen Voraussetzungen geschaffen sind, können die Informationen zwischen Büro und Lager störungsfrei fließen – und man kann den Nutzen einer digitalen Lösung für die Versandabwicklung voll ausschöpfen.

Vorzüge der digitalen Versandabwicklung

  • Mithilfe von Warenwirtschaftssoftware und Lagersoftware lässt sich zuverlässig sicherstellen, dass die richtigen Artikel und Mengen kommisioniert und verpackt werden. Außerdem werden die Chargen-/Seriennummern korrekt für die Nachverfolgung registriert.
  • Die Daten für den Versanddienstleister, wie Maße, Gewicht, Anzahl der Versandeinheiten, werden automatisch übernommen und digital an den Dienstleister übermittelt.
  • Die vom Versanddienstleister übermittelten Transaktionsdaten übernimmt das System ebenfalls automatisch. Dadurch sind Erfassungsfehler ausgeschlossen.
  • Durch den automatischen Ausdruck von Aufklebern und Versandpapieren sparen die Mitarbeiter Zeit.
  • Die Versanddaten stehen allen Anwendern in Büro und Lager sofort zur Verfügung.
  • Per automatisierter E-Mail können die Kunden über den Versand der Ware und über die Möglichkeit der Sendungsverfolgung informiert werden.


 
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