DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren

Arbeitgeber müssen Meldungen zur Sozialversicherung (SV-Meldungen) sowie Beitragsnachweise auf elektronischem Weg an die Sozialversicherungsträger übermitteln. 

Das dazugehörige Meldeverfahren nach der DEÜV gilt auch für kleine Betriebe und mittelständische Unternehmen. 

Im Zusammenhang mit DEÜV-Meldungen ergeben sich für Arbeitgeber häufig Fragen – dieser Blogartikel beantwortet einige davon.

DEÜV ist die Abkürzung für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Es handelt sich um jene Vorschriften, die die elektronische Meldung von eindeutig festgelegten Mitarbeiterdaten durch den Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger (SV-Träger) regeln.

Bei der DEÜV geht es aus Arbeitgebersicht um die digitale Kommunikation mit Krankenkassen, Rentenversicherungsträgern, der Bundesagentur für Arbeit (BA) und Unfallversicherungsträgern (Berufsgenossenschaft und Unfallkasse). 

Die DEÜV bezeichnet somit ein elektronisches Kommunikationssystem zwischen Arbeitgeber und SV-Trägern. Die dazugehörige Verordnung erlässt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Zusammenarbeit mit dem Bundesgesundheitsministerium.

Die DEÜV regelt die Verpflichtung von Arbeitgebern, die Sozialversicherungsdaten der Mitarbeiter weiterzuleiten. Demnach sind alle Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet, die Beitragsnachweise zum Arbeitsentgelt der Beschäftigten elektronisch an die gesetzlichen Krankenkassen sowie an die Rentenversicherung und gesetzliche Unfallversicherung weiterzugeben. 

Auf der Grundlage dieser Beitragsnachweise berechnet insbesondere die gesetzliche Unfallversicherung die Beiträge, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden zahlen müssen. Die Bundesagentur für Arbeit greift ebenfalls auf Daten aus den DEÜV-Meldungen zu, um sie behördenintern zu nutzen.

Die Art der Datenübermittlung ist klar geregelt: Sie erfolgt verschlüsselt über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme. Die digitalen SV-Meldungen sollen die Ansprüche der Arbeitnehmer auf Leistungen gegenüber den SV-Trägern sichern.

Die Teilnahme am DEÜV-Meldeverfahren erfordert ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm. 

Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe können als Alternative dazu auf das SV-Meldeportal zugreifen. Dort können Arbeitgeber Beitragsnachweise einreichen oder andere Meldungen wie eine Jahresmeldung übermitteln. Die Nutzung ist kostenfrei.

Die Meldepflichtigen sind in § 2 DEÜV genannt. Demnach müssen die folgenden Personen und Einrichtungen Meldungen erstellen:

• Arbeitgeber
• Personen, die ebenso wie ein Arbeitgeber Beiträge auf der Grundlage gesetzlicher Regelungen entrichten
• Zahlstellen
• Bundesministerium für Verteidigung oder die von ihm festgelegten Stellen
• Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
• Leistungsträger

Wann DEÜV-Meldungen zu erstellen sind, hängt davon ob, welcher Meldeanlass vorliegt. Es gelten diese Meldefristen:

Falls die Meldefrist an einem Wochenende oder Feiertag endet, verlängert sich die Meldefrist bis auf den nächsten Werktag. Bei Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung müssen alle betroffenen Arbeitgeber GKV-Meldungen in Form von GKV-Monatsmeldungen abgeben.

Die DEÜV sieht verschiedene Meldeanlässe vor:

• Anmeldung
• Abmeldung
• Jahresmeldung
• Unterbrechungsmeldung
• Entgeltmeldungen (einmal gezahltes Arbeitsentgelt, flexible Arbeitszeitregeln, GKV-Meldungen bei Mehrfachbeschäftigung)
• Änderungsmeldungen: Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel; Krankenkasse oder Betriebsstätte
• Sofortmeldung in bestimmten Wirtschaftszweigen
• Eintritt eines Insolvenzereignisses
• Meldungen für geringfügig Beschäftigte

Für das Verfahren werden geeignete Softwareprogramme, eine Verschlüsselungsmethode sowie digitale Daten zu Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelten benötigt. Auf Basis der maschinell aufbereiteten Informationen erfolgt die Berechnung der SV-Beiträge. 

Alle Daten aus den DEÜV-Meldungen werden automatisiert ausgelesen und verarbeitet, was eine zügige Weiterleitung und Bearbeitung durch die Sozialversicherungsträger gewährleistet.

Damit eine Datenübertragung im DEÜV-Meldeverfahren möglich ist, müssen Entgeltabrechnungsprogramme bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

• Das Programm prüft bei der Datenerfassung und Abrechnung automatisch, ob alle Angaben zuverlässig, korrekt und vollständig sind.
• Fehlerhafte Daten werden systemseitig dokumentiert.
• Das Programm verwaltet folgende Informationen maschinell:
  • Persönliche, melderelevante Daten
  • Fehlzeiten
  • SV-Unterbrechungen
  • Sozialversicherungsbeiträge

Zusätzlich muss ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm Meldeanlässe erkennen, den elektronischen Lohnnachweis und die Jahresmeldung übermitteln sowie eingehende Meldungen entsprechend dokumentieren.

Die Meldung findet über ein digitales Entgeltabrechnungsprogramm statt, das die Anforderungen der DEÜV und jene des SGB IV erfüllen muss (Meldeverfahren). DEÜV-Meldungen erfolgen über eine Softwareanwendung oder das SV-Meldeportal (s. o.). 

Für alle SV-Meldungen ist nach der DEÜV ein nummerischer Schlüssel (Beitragsgruppenschlüssel/SV-Schlüssel) anzuführen, wobei für jeden Mitarbeitenden zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils passende Ziffer anzugeben ist. 

Des Weiteren sind diese Voraussetzungen zu erfüllen:

• Die Rentenversicherungsnummer des Beschäftigten fungiert als Ordnungsmerkmal.
• Die persönlichen Mitarbeiterdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Adresse) müssen bei allen Meldungen vorhanden sein.
• Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist vollständig und kaufmännisch gerundet zu melden.

Arbeitgeber müssen gemäß § 3 DEÜV für diese Personen Meldungen erstatten:

• Beschäftigte, die einer Versicherungspflicht in Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung unterliegen oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind
• Beschäftigte, für die Beiträge zur Rentenversicherung oder gemäß dem Recht der Arbeitsförderung zu entrichten sind
• Personen mit geringfügiger Beschäftigung
• Leiharbeitskräfte
• Personen, die Entgeltersatzleistungen oder Arbeitslosengeld II beziehen
• Wehr- und Zivildienstleistende

Die DEÜV, mit vollem Wortlaut: Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV), ist in der aktuellen Fassung auf der Website des Bundesjustizministeriums zu finden.

Ausführliche Erläuterungen zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung enthält ein gemeinsames Rundschreiben der SV-Träger.

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