DRV-Prüfung 2027: Entgeltunterlagen prüfungsfest organisieren

Eine digitale Ablage allein schafft noch keine Prüfungssicherheit. Scans und PDFs nützen nur dann, wenn sie konsistent benannt, eindeutig zugeordnet und revisionssicher abgelegt sind. Hierzu braucht es einen nachvollziehbaren Ablauf:

• Was gehört wohin?
• Wer liefert zu?
• Wer prüft die Vollständigkeit und Aktualität?

Typisches Problem in KMU: parallele Ablagen. HR, Lohnabrechnung, Fachabteilungen und Steuerberatung nutzen unterschiedliche Kanäle. Unterlagen wandern per E-Mail, landen in Projektordnern oder bleiben lokal liegen. Die Folge: Lücken, Doppelversionen, unnötige Rückfragen – und im Prüfungsfall Suchaufwand.

Audit-sicher wird das Ganze erst mit einem durchgängigen Prozess, der beim Eingang einer Unterlage startet und erst endet, wenn diese final und nachvollziehbar abgelegt ist.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre bei jedem Arbeitgeber die korrekte Erfüllung der Melde- und Beitragspflichten (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Ein zentraler Prüfungsgegenstand sind dabei die Entgeltunterlagen nach § 8 Absatz 2 BVV.

Der Prüfzeitraum umfasst in der Regel die zurückliegenden vier Kalenderjahre. Arbeitgeber werden vorab schriftlich über den Termin informiert. Auf Antrag kann die Prüfung auch in kürzeren Abständen erfolgen – etwa wenn neue Vergütungsmodelle eingeführt wurden. Darüber hinaus sind anlassbezogene Sonderprüfungen möglich, beispielsweise bei Verdacht auf Schwarzarbeit.

§ 8 Abs. 2 BVV listet konkret auf, welche Dokumente in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Dazu gehören insbesondere: 

• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
• Nachweise zur Versicherungspflicht oder zur Befreiung
• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und zum Aufenthaltstitel
• Immatrikulationsbescheinigungen (z. B. Werkstudierende)
• A1-Bescheinigungen und Entsendungsunterlagen
• Weitere prüfungsrelevante Bescheide und Nachweise

Das hängt von der Art der Unterlage ab - siehe folgende Tabelle.

1. Eine zentrale, führende Ablage definieren

Legen Sie eindeutig fest, wo im Prüfungsfall alle relevanten Informationen liegen. Ob DMS, HR-System oder digitale Personalakte – entscheidend ist die Regel: Ein System ist führend, alle anderen liefern zu. Das verhindert Schattenablagen und Doppelstrukturen.

2. Verantwortung klar zuweisen

Benennen Sie eine verantwortliche Person (Process Owner), die die Regeln steuert, Übergaben klärt und Vollständigkeit sicherstellt. Ohne diese Rolle verwässert die Verantwortung – und es entstehen erneut Schattenablagen, spätestens bei Vertretung oder Personalwechsel. Legen Sie zugleich eine Stellvertretung fest.

3. Mindeststandards verbindlich machen

Kurze, eindeutige Regeln verhindern Suchaufwand und Widersprüche:

• Einheitliche Dateinamen (z. B. JJJJ-MM_Dokumentart_Name)
• Klare Ordnerlogik (Person → Jahr → Dokumentart)
• Versionsregel (nur eine gültige Fassung pro Dokument)
• Rollenbasierte Berechtigungen

Je weniger Interpretationsspielraum bleibt, desto stabiler funktioniert das System im Alltag und bei einer Betriebsprüfung.

Phase 1 (Wochen 1–4): Transparenz schaffen

1. Bestandsaufnahme: Erfassen Sie, wo Entgeltunterlagen heute liegen – inklusive inoffizieller Ablagen (Laufwerke, Postfächer, Teams/SharePoint, Steuerberater, Dienstleister).
2. Eingangskanäle dokumentieren: Papier, Scan, E-Mail, Portal, Foto.
3. Lücken markieren: Wo laufen Papier und Digital noch parallel? Priorisieren Sie nach Risiko.
4. Startentscheidung treffen: Welche Unterlagen werden zuerst migriert? Wo liegt künftig die führende Ablage?
5. Verantwortlichkeiten verbindlich klären: Process Owner, Stellvertretung, Schnittstellen zu HR, Payroll, Fachbereich und Steuerberater.

Phase 2 (Wochen 5–8): Standards einführen 

1. Richten Sie die zentrale Ablage so ein, dass sie im Alltag genutzt wird – nicht zusätzlich, sondern ersetzend.
2. Verankern Sie Benennungs- und Strukturregeln (Person → Jahr → Dokumentart).
3. Vereinheitlichen Sie die Eingangskanäle: keine sensiblen Anhänge mehr in persönlichen Postfächern.
4. Etablieren Sie einen monatlichen Kurzcheck: Sind alle Unterlagen vollständig und korrekt zugeordnet, ohne offene Fälle? Diese Routine wirkt als Frühwarnsystem und verhindert, dass Lücken erst in der Prüfung auffallen.

Phase 3 (Wochen 9–12): Probeprüfung ("Mock Audit")

1. Wählen Sie 5–10 Mitarbeitendenfälle und einen festen Prüfzeitraum aus.
2. Stellen Sie alle relevanten Entgeltunterlagen so zusammen, wie es eine echte DRV-Prüfung verlangt.
3. Messen Sie: Wie lange dauert die Suche? Wo fehlen Übergaben? Welche Dokumente existieren in mehreren Versionen?
4. Halten Sie die Erkenntnisse fest und schärfen Sie Regeln, Zuständigkeiten und Kurzchecks nach.

So wird aus einem einmaligen Projekt ein dauerhafter Ablauf, der bei einer DRV-Prüfung 2027 stabil funktioniert.

Die größten Lücken im Hinblick auf Entgeltunterlagen entstehen häufig außerhalb von HR: Reisekosten werden in separaten Tools bearbeitet, Arbeitszeiten kommen aus der Zeiterfassung, variable Vergütung wird oft in Excel vorbereitet. Weitere Unterlagen liegen nicht selten beim Steuerberater oder bei Dienstleistern. Daher ist es unerlässlich, für jede Schnittstelle die folgenden Fragen zu beantworten:

Sind diese Übergaben fixiert, sinkt die Zahl der Rückfragen deutlich – Doppelablagen und „verlorene“ Dokumente werden zur Ausnahme.

Ab Januar 2027 sind Arbeitgeber verpflichtet, die in § 8 BVV genannten Entgeltunterlagen ausnahmslos elektronisch zu führen. Die eigentliche Herausforderung dabei ist weniger technischer als vielmehr organisatorischer Natur: Nicht das Vorhandensein einzelner Dateien entscheidet über die Prüfungsfähigkeit, sondern ein durchgängiger Prozess – von der Erfassung bis zur revisionssicheren Ablage.

Drei Maßnahmen bilden das Fundament:

1. eine zentrale, führende Ablage definieren,

2. die Prozessverantwortung klar einer Person zuordnen und

3. verbindliche Mindeststandards für Benennung, Struktur und Berechtigungen einführen.

Wer diese Grundlagen mit festen Routinen – etwa einem monatlichen Vollständigkeitscheck – und einer vorgelagerten Probeprüfung verbindet, macht die Umsetzung dauerhaft belastbar. Das senkt nicht nur das Prüfungsrisiko, sondern auch den Aufwand im Tagesgeschäft spürbar. Der beste Zeitpunkt, um damit zu beginnen, ist jetzt.

Was ändert sich ab dem 1. Januar 2027 bei Entgeltunterlagen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Eine Befreiung ist auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der DRV nur noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Für KMU bedeutet dies vor allem, dass die Unterlagen digital auffindbar, vollständig und nachvollziehbar bereitstehen müssen.

Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch vorliegen?

Welche Unterlagen betroffen sind, ergibt sich insbesondere aus § 8 Abs. 2 BVV. Dort sind die Unterlagen benannt, die in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.

Reicht es aus, Entgeltunterlagen einfach als PDF zu speichern?

PDFs und Scans können ausreichen, wenn sie eindeutig zugeordnet, konsistent abgelegt und in angemessener Zeit wiedergefunden werden. Entscheidend ist weniger das Dateiformat als ein stabiler Ablauf und eine klare Ablagestruktur.

Müssen alle Unterlagen in ein einziges System eingepflegt werden?

Nicht zwingend. In der Praxis hat sich jedoch folgende Regel bewährt: Ein System ist führend (zentrale Ablage), während die anderen Systeme zuführen. So lassen sich Doppelablagen vermeiden und Suchzeiten reduzieren.

Was ist der Unterschied zwischen elektronischen Entgeltunterlagen und euBP?

Elektronische Entgeltunterlagen sind die Dokumente und Nachweise, die gemäß § 8 BVV elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.

Die euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) bezieht sich auf die elektronische Übermittlung prüfrelevanter Daten aus der Entgeltabrechnung und der Buchhaltung sowie deren Auswertung mithilfe von Prüfsoftware. Beide Bereiche hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe.

Wer sollte im Unternehmen die Verantwortung übernehmen?

Ohne feste Zuständigkeit entstehen erfahrungsgemäß Parallelablagen und Lücken. Daher braucht es eine klar benannte, verantwortliche Rolle (z. B. HR oder Lohnabrechnung) mit Stellvertretung.

Wie kann eine digitale Personalakte bei der DRV-Prüfung 2027 helfen?

Eine digitale Personalakte kann die DRV-Prüfungsvorbereitung wirksam unterstützen – vorausgesetzt, sie wird als zentrale Ablage genutzt und setzt klare Standards durch: einheitliche Kategorien, geregelte Zugriffsrechte und verbindliche Versionierung. So werden Unterlagen personenzentriert abgelegt, schneller gefunden und Vertretungen lassen sich unkompliziert organisieren.

Was bedeutet „Probeprüfung“ (Mock Audit) im Kontext der DRV-Prüfung?

Eine Probeprüfung ist ein interner Testlauf. Es werden einige Mitarbeitendenfälle ausgewählt und die relevanten Unterlagen für einen Zeitraum so zusammengestellt, wie es in einer echten Prüfung nötig wäre. Der Test zeigt schnell, wo die Suche zu lange dauert, wo Unterlagen fehlen oder wo mehrere Versionen im Umlauf sind.

Welche Schnittstellen verursachen in KMU am häufigsten Lücken?

Typische Lücken entstehen bei den Reisekosten, der Zeiterfassung, der variablen Vergütung (z. B. in Excel) sowie bei den Übergaben an den Steuerberater oder Dienstleister. Das wird erst prüfungsfest, wenn die Übergaben klar geregelt sind: Wer liefert was, bis wann, in welchem Format und wohin?

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