Optimieren Sie Ihre Personalarbeit – mit der Digitalen Personalakte
Die Digitale Personalakte von HS ist eine Erweiterung für HS Personalwesen. Sie ermöglicht es Ihnen, alle relevanten Lohnunterlagen (Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Beitragsnachweise, Meldeprotokolle usw.) per Mausklick schnell und sicher in HS Dokumentenmanagement abzulegen.
Ebenso komfortabel fügen Sie den digitalen Akten Dokumente hinzu, die Sie von Ihren Mitarbeitenden oder von Krankenkassen, Finanzamt etc. erhalten.
Dank schneller Ablage und umfangreicher Suchmöglichkeiten (Volltext und/oder Schlagwörter) sparen Sie wertvolle Arbeitszeit. Dies bestätigen auch die zahlreichen Nutzer der Lösung: Die Digitale Personalakte von HS belegt in der Anwenderstudie PUR-HR den Spitzenplatz.
Darüber hinaus erfüllen Sie mit HS Digitale Personalakte die seit Anfang 2022 geltende gesetzliche Pflicht zur Führung der begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form.
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Zeitgewinn: Durch effizientere Prozesse und schnelleren, ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen gewinnen Sie Zeit für wichtige Aufgaben und Zukunftsthemen. So sind Sie dank der Digitalen Personalakte von HS sofort auskunftsfähig gegenüber Führungskräften und Mitarbeitern.
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Daten in sicherer Hand: Individuelle Zugriffsrechte regeln präzise, wer auf welche Dokumente in der Digitalen Personalakte zugreifen darf. Das erhöht den Datenschutz dieser sensiblen Dokumente.
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Bewährte Aktenstruktur aus der Praxis: Die Digitale Personalakte von HS verfügt über eine vorkonfigurierte Ordnerstruktur, die sich bei unseren Kunden bewährt hat. Sie möchten eine individuelle Struktur? Anpassungen sind kein Problem.
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Geringerer Ressourcenverbrauch: Die Digitalisierung der Personalakten spart Kosten, die Sie bislang in den Schutz Ihrer Papierdokumente vor Feuer, Wasser und unberechtigten Zugriffen investieren müssen.
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Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: Mit HS Digitale Personalakte erfüllen Sie komfortabel die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung von begleitenden Entgeltunterlagen (z.B. Nachweise der Elterneigenschaft, Immatrikulationsbescheinigungen) nach § 8 Beitragsverfahrenverordnung (BVV).
Video: HS Digitale Personalakte
Möchten Sie mehr über die Digitale Personalakte von HS erfahren?
Wir stellen Ihnen die Funktionen dieses Erweiterungsmoduls gern online vor. Melden Sie sich bei Interesse telefonisch unter 040 63297-333 oder über das Kontaktformular bei uns.
Interessiert? Entdecken Sie jetzt die Digitale Personalakte und die Personalmanagement-Software von HS!
FAQ
Die Digitale Personalakte ist eine wichtige Digitalisierungsmaßnahme in Unternehmen. Aber was gehört in die Digitale Personalakte? Grundsätzlich gilt: Alle Dokumente und Unterlagen, die in die analoge Personalakte aufgenommen werden, gehören auch in die Digitale Personalakte. Statt sie in Papierform in einen Aktenordner zu heften, werden sie gescannt und in die Software eingepflegt. Zu den Dokumenten, die in der Digitalen Personalakte hinterlegt werden sollten, gehören unter anderem die Bewerbungsunterlagen der Beschäftigten, Arbeitszeugnisse, Mitarbeiterfotos, der Arbeitsvertrag sowie eventuelle Ergänzungen des Arbeitsvertrages, Zielvereinbarungen oder Niederschriften von Mitarbeitergesprächen, Abmahnungen und Kündigungsschreiben.
Eine Digitale Personalakte hat viele Vorzüge. Die Automatisierung der Prozesse und die zentrale Verwaltung der Personaldaten ermöglicht eine enorme Zeitersparnis. Ohne eine digitale Lösung müssen die Beschäftigten vom Schreibtisch aufstehen, in Aktenschränken die benötigten Unterlagen suchen und sich danach wieder zum Schreibtisch begeben – mit der Digitalen Personalakte genügen wenige Mausklicks für die gleiche Tätigkeit. So werden viele personalbezogenen Prozesse schlanker und effizienter. Das senkt den Personalaufwand und die Kosten. Auch die Platzersparnis ist nicht zu unterschätzen – schließlich benötigen Sie keine Aktenordner oder Aktenschränke mehr.
Gleichzeitig bietet die Digitale Personalakte die Sicherheit, die Vorgaben der GoBD zu erfüllen. Da mit einer Digitalen Personalakte keine Aktenordner mehr transportiert oder Unterlagen vervielfältigt werden müssen, verbessert sich auch die Datensicherheit. Durch die zentrale Verwaltung können Zugriffsberechtigte jederzeit und von überall auf relevante Personalinformationen zugreifen. Unvollständige Personalakten mit fehlenden Unterlagen gehören der Vergangenheit an: Da keine Unterlagen mehr zum Kopieren entnommen werden müssen, haben Sie jederzeit den perfekten Überblick über alle Dokumente.
Um die Möglichkeiten der Digitalen Personalakte optimal auszuschöpfen, sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung genau hinschauen. Wichtig ist, dass die Software leicht bedienbar ist, sich gut in Ihr bestehendes Personalmanagementsystem integrieren lässt und den Richtlinien des Datenschutzes entspricht. Dazu gehört, dass sich Unterlagen revisionssicher archivieren lassen. Zudem sollten Sie sich frühzeitig entscheiden, ob sie Ihre bestehenden analogen Personalakten selbst digitalisieren oder einen professionellen Anbieter damit beauftragen möchten.
Häufig ist die Inanspruchnahme eines externen Scan-Spezialisten die bessere Wahl, denn so bindet das Scannen bei Ihnen keine personellen Ressourcen und Sie gehen sicher, auch hier der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Genüge zu tun. Ein professioneller Anbieter kann Ihnen außerdem Auskunft darüber geben, welche Dokumente Sie besser in Papierform aufbewahren sollten. So können beispielsweise Kündigungen über Arbeitnehmerüberlassungsverträge im Falle eines Rechtsstreites eine wichtige Rolle spielen, da hier Dokumente mit Originalunterschrift benötigt werden. Für die Implementierung der Digitalen Personalakte in die Personalarbeit ist ein strukturiertes Vorgehen empfehlenswert. Gern unterstützen wir Sie dabei oder vermitteln Ihnen kompetente Ansprechpartner.
Seit 2022 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren. Welche Entgeltunterlagen davon betroffen sind, ist in §8 Abs 2 BVV festgesetzt. In den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherung ist vorgeben, wie die Dateien zu benennen und welche Formate erlaubt sind.
Mit HS Digitale Personalakte können Sie die relevanten Entgeltunterlagen gesetzeskonform aufbewahren und per Suchfunktion schnell finden. Lesen Sie hierzu auch unseren Blog-Beitrag "Entgeltunterlagen elektronisch führen: Neue Pflichten für Arbeitgeber".
Ja, man hat die Möglichkeit, Sie können archivierte Dokumente aus der Digitalen Personalakte einfach und schnell exportieren, um sie zum Beispiel dem Prüfer der Rentenversicherung zur Verfügung zu stellen.
