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HS Personalmanagement - Software für Human Resources

Digitale Personalakte von HS Ihr Tool für effiziente Personalarbeit

Optimieren Sie Ihre Personalarbeit – mit der Digitalen Personalakte

Die Digitale Personalakte von HS ist ein Softwaremodul, mit dem Sie Ihre Personalakten digitalisieren können. Mit der Digitalen Personalakte entfällt für Sie als Personaler der regelmäßige Gang zum Aktenschrank sowie das Abheften von Dokumenten.

Durch die smarte Digitalisierung Ihrer Personalakten sind alle Informationen jederzeit schnell auffindbar. Die Digitale Personalakte spart Zeit, Platz und Geld – und ist sicherer als die Papierablage. Auch die Kunden sind überzeugt: Die Digitale Personalakte von HS belegt in der Anwenderstudie PUR-HR den Spitzenplatz.

  • Effizienzgewinn
    Durch effizientere Prozesse und schnelleren Zugriff auf Informationen gewinnen Sie Zeit für wichtige Aufgaben und Zukunftsthemen. So sind Sie dank der Digitalen Personalakte von HS sofort auskunftsfähig gegenüber Führungskräften und Mitarbeitern.

  • Daten in sicherer Hand
    Individuelle Zugriffsrechte regeln präzise, wer auf welche Dokumente in der Digitalen Personalakte zugreifen darf. Das erhöht den Datenschutz dieser sensiblen Dokumente.

  • Bewährte Aktenstruktur aus der Praxis
    Die Digitale Personalakte von HS verfügt über eine vorkonfigurierte Ordnerstruktur, die sich bei unseren Kunden bewährt hat. Sie möchten eine individuelle Struktur? Anpassungen sind kein Problem.

  • Geringerer Ressourcenverbrauch
    Die Digitalisierung der Personalakten spart Kosten, die Sie bislang in den Schutz Ihrer Papierdokumente vor Feuer, Wasser und unberechtigten Zugriffen investieren müssen.

  • Zeitgemäßes Arbeiten
    Ihre HR Mitarbeiter werden durch die Digitale Personalakte bei Routineaufgaben entlastet und können sich im Unternehmen als moderner Dienstleister aufstellen, der die Chancen der Digitalisierung nutzt.

Durchdachtes Ablagesystem

  • Dokument werden systematisch verschlagwortet
  • Dank Volltextsuche finden Sie schnell jedes Dokument
  • Verlässliche Ordnerstruktur mit sicherem Ablagesystem. Sie finden Ihre Dokumente genau dort, wo sie sein sollten

 

PMS Digitale Personalakte - Ablagesystem

Die wichtigsten Daten zentral archivieren

  • Dokumente wie Verdienstabrechnungen aus Ihrer Lohnsoftware werden automatisch archiviert
  • Externe Dokumente können über verschiedene Kanäle in die Personalakte abgelegt werden

 

PMS Digitale Personalakte - Importmöglichkeiten

Komfortable Anzeigeoptionen

  • Ihre Personalakten können innerhalb Ihrer HS Software für Lohnabrechnung oder Personalmanagement, in Ihrem Browser oder als Laufwerk mit Unterordnern im Windows Explorer dargestellt werden
  • Anzeige auch auf Tablet möglich
  • Individuelle Zugriffssteuerung, unabhängig von der gewählten Anzeigeoption

 

PMS Digitale Personalakte - Anzeigeoptionen

GoBD-konform und zugriffsgeschützt

  • HS Digitale Personalakte erfüllt die technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere elektronische Ablage
  • Sie haben u.a. die Möglichkeit, verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Schreib- und Leserechte zuzuordnen sowie Änderungen an den Akteninhalten nachvollziehbar zu machen

 

PMS Digitale Personalakte - Sicherheit

Video: HS Digitale Personalakte

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Factsheet

Lernen Sie alle Funktionen der Digitalen Personalaktie von HS im Detail kennen!

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Whitepaper, Factsheets, Broschüren und mehr über das Personalmanagement und weitere Software von HS.

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Staatliche Förderungen und Kosten

Staatliche Förderungsmöglichkeiten

Der Staat fördert die Digitalisierung von Unternehmen. Die Fördermittel können Sie auch bei der Einführung einer Digitalen Personalakte nutzen.

Zu den Fördermöglichkeiten

Whitepaper

Mehr Freiräume mit der Digitalen Personalakte: Whitepaper von HS

Eine Digitale Personalakte ist mehr als nur eine Software. Personalakten spielen in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle. Was sollte eine Software leisten, um dieser Bedeutung gerecht zu werden? Welche Vorüberlegungen sind für die Auswahl des Anbieters erforderlich und welche Kriterien sollte der Anbieter einer Digitalen Personalakte erfüllen?

Unser Whitepaper hilft Ihnen weiter.

Möchten Sie mehr über die Digitale Personalakte von HS erfahren?

Wir stellen Ihnen die Funktionen dieses Erweiterungsmoduls gern online vor. Melden Sie sich bei Interesse telefonisch unter 040 63297-333 oder über das Kontaktformular bei uns.

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Interessiert? Entdecken Sie jetzt die Digitale Personalakte und die Personalmanagement-Software von HS!

Personalmanagementsoftware von HS

Personalmanagement

Mehr Effizienz und Transparenz in Ihrer Personalarbeit

Spitzenplatz für die Digitale Personalakte in der Anwenderstudie PUR HR

  • Digitale Personalakte, Personalentwicklung, Seminar- und Stellenmanagement
  • Weniger Administration – mehr Zeit für strategische Personalarbeit
  • Flexibel erweiterbare Lösung dank modularem Aufbau
  • Und vieles mehr
Lösungen für Personalmanagement

FAQ

Die Digitale Personalakte ist eine wichtige Digitalisierungsmaßnahme in Unternehmen. Aber was gehört in die Digitale Personalakte? Grundsätzlich gilt: Alle Dokumente und Unterlagen, die in die analoge Personalakte aufgenommen werden, gehören auch in die Digitale Personalakte. Statt sie in Papierform in einen Aktenordner zu heften, werden sie gescannt und in die Software eingepflegt. Zu den Dokumenten, die in der Digitalen Personalakte hinterlegt werden sollten, gehören unter anderem die Bewerbungsunterlagen der Beschäftigten, Arbeitszeugnisse, Mitarbeiterfotos, der Arbeitsvertrag sowie eventuelle Ergänzungen des Arbeitsvertrages, Zielvereinbarungen oder Niederschriften von Mitarbeitergesprächen, Abmahnungen und Kündigungsschreiben.

Eine Digitale Personalakte hat viele Vorzüge. Die Automatisierung der Prozesse und die zentrale Verwaltung der Personaldaten ermöglicht eine enorme Zeitersparnis. Ohne eine digitale Lösung müssen die Beschäftigten vom Schreibtisch aufstehen, in Aktenschränken die benötigten Unterlagen suchen und sich danach wieder zum Schreibtisch begeben –  mit der Digitalen Personalakte genügen wenige Mausklicks für die gleiche Tätigkeit. So werden viele personalbezogenen Prozesse schlanker und effizienter. Das senkt den Personalaufwand und die Kosten. Auch die Platzersparnis ist nicht zu unterschätzen – schließlich benötigen Sie keine Aktenordner oder Aktenschränke mehr.

Gleichzeitig bietet die Digitale Personalakte die Sicherheit, die Vorgaben der GoBD zu erfüllen. Da mit einer Digitalen Personalakte keine Aktenordner mehr transportiert oder Unterlagen vervielfältigt werden müssen, verbessert sich auch die Datensicherheit. Durch die zentrale Verwaltung können Zugriffsberechtigte jederzeit und von überall auf relevante Personalinformationen zugreifen. Unvollständige Personalakten mit fehlenden Unterlagen gehören der Vergangenheit an: Da keine Unterlagen mehr zum Kopieren entnommen werden müssen, haben Sie jederzeit den perfekten Überblick über alle Dokumente.

Um die Möglichkeiten der Digitalen Personalakte optimal auszuschöpfen, sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung genau hinschauen. Wichtig ist, dass die Software leicht bedienbar ist, sich gut in Ihr bestehendes Personalmanagementsystem integrieren lässt und den Richtlinien des Datenschutzes entspricht. Dazu gehört, dass sich Unterlagen revisionssicher archivieren lassen. Zudem sollten Sie sich frühzeitig entscheiden, ob sie Ihre bestehenden analogen Personalakten selbst digitalisieren oder einen professionellen Anbieter damit beauftragen möchten.

Häufig ist die Inanspruchnahme eines externen Scan-Spezialisten die bessere Wahl, denn so bindet das Scannen bei Ihnen keine personellen Ressourcen und Sie gehen sicher, auch hier der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)Genüge zu tun. Ein professioneller Anbieter kann Ihnen außerdem Auskunft darüber geben, welche Dokumente Sie besser in Papierform aufbewahren sollten. So können beispielsweise Kündigungen über Arbeitnehmerüberlassungsverträge im Falle eines Rechtsstreites eine wichtige Rolle spielen, da hier Dokumente mit Originalunterschrift benötigt werden. Für die Implementierung der Digitalen Personalakte in die Personalarbeit ist ein strukturiertes Vorgehen empfehlenswert. Gern unterstützen wir Sie dabei oder vermitteln Ihnen kompetente Ansprechpartner.

Wie Sie Ihr Personalmanagement erweitern können

Seminarmanagement

Unterstützt Sie, Weiterbildungsmaßnahmen zu planen, durchzuführen und auszuwerten. Sie haben Zugriff auf alle relevanten Informationen und einen Überblick über die Kosten. Das spart Zeit und hilft Ihnen, die richtige Weiterbildung für Ihre Mitarbeiter zu finden. Durch die systematische Dokumentation aller Weiterbildungen unterstützt Sie das Modul auch bei der ISO9001-Zertifizierung.

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Stellenmanagement

Unterstützt bei Personal- und Reorganisationsmaßnahmen: Übersicht von Stellenstrukturen, Anforderungen an Mitarbeiter, eventuelle Soll-ist-Abweichungen uvm. Durch die erhöhte Transparenz spüren Sie Optimierungspotenziale auf und erhalten effektive Unterstützung bei der Stellenbesetzung sowie bei strategischen Maßnahmen.

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Personalentwicklung

Gewährt Einblicke in Kompetenzen, Potenziale und Leistungen Ihrer Mitarbeiter. Das hilft Ihnen, Entscheidungen qualifizierter zu treffen und Mitarbeitergespräche vorzubereiten. Sie greifen auf Informationen über Leistung, Qualifikation und Potenzial zu und können so die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen optimal nutzen bzw. ausbauen.

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HS Produktmanagerin DMS Andrea Haudel

Wir beantworten gern Ihre Fragen rund um unsere HR Software

Andrea Haudel, Produktmanagerin

040 63297-333

Mo. - Do. 08:30 h–17:30 h; Fr. 08:30 h - 16:30 h

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