Vorteile einer Digitale PersonalakteBesuchen Sie HS auf der Zukunft PersonalDigitale Personalakte im Einsatz bei der b.i.g Gruppe Management GmbHHS Personalmanagement Produktmanager Leiter Entwicklung
Personalmanagement

Digitale Personalakte - mehr Zeit für effektive Personalarbeit

Die Digitale Personalakte von HS erspart Personalern den regelmäßigen Gang zum Aktenschrank, das Abheften von Dokumenten und die mühsame Suche nach wichtigen Informationen. Das spart Zeit, Platz und Geld – und ist sicherer als die Papierablage.

Die HS Digitale Personalakte bietet Ihnen ein Werkzeug, mit dem Sie Ihr Tagesgeschäft effizienter gestalten und von der Entlastung profitieren.

Die routinemäßigen Arbeitsschritte Aufstehen, Akte heraussuchen, Bearbeiten und anschließend die Akte wieder weghängen entfallen. Stattdessen arbeiten Sie mit der unten beispielhaft dargestellten Aktenstruktur einfach und komfortabel. Alle Informationen aus den Personalakten, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben, stehen Ihnen auf Knopfdruck – entweder über die Stammdaten des Mitarbeiters oder die Schlagwortsuche – zur Verfügung. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zum Mitarbeiter zu hinterlegen.

Whitepaper Digitale Personalakte

Wie Sie Stolpersteine vermeiden und den Nutzen ausschöpfen

PDF-Dokument, 12 Seiten

Eine digitale Personalakte ist mehr als nur eine Software. Die Rolle der Personalakte im Unternehmen stellt besondere Anforderungen: Was sollte bei der Lösungs- und Anbieterwahl berücksichtigt werden, welche Vorüberlegungen sind erforderlich?

Fordern Sie das Whitepaper an und erfahren Sie, wie Sie mit einer digitalen Personalakte Stolpersteine vermeiden und den vollen Nutzen ausschöpfen. Wir senden Ihnen gerne Ihr kostenloses Exemplar per e-mail zu.

Nutzen & Vorteile

  • Archivierung bestehender und neu eingehender Dokumente mit Komfort und System
  • Archivierung von Dokumenten, die im Rahmen der Lohnabrechnung mit dem HS Personalwesen entstehen (z.B. Bescheinigungen)
  • Schnellerer Zugriff auf Personalinformationen
  • Sofortige Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitern und Führungskräften
  • Keine unnötigen Ausdrucke und Kopien
  • Aktenplan nach Ihren Anforderungen abbildbar
  • Zeit- und Kosten sparen!

Berichte aus der Praxis

 
Referenzkunde Personalmanagement 
Kreuzfahrtberater
Volle Aktenschränke, aufwendige Ablage und mühsame Recherche – in der Personalverwaltung der Kreuzfahrtberater GmbH gehört das der Vergangenheit an. Das Reisebüro hat seine Papierakten durch die Digitale Personalakte von HS - Hamburger Software ersetzt.
Anwenderbericht
Branche Online-Reisebüro
Domain www.kreuzfahrtberater.de
Mitarbeiter 50
Produkt HS Digitale Personalakte
 
Referenzkunde Personalmanagement S. + H. 
Consulting
Die S. + H. Consulting GmbH bietet ihren Kunden seit über 20 Jahren kaufmännische Outsourcing-Dienstleistungen an und nutzt hierzu Software von HS. Mit der Digitalen Personalakte des Herstellers hat das Unternehmen sowohl seine eigenen als auch die Personalunterlagen seiner Mandanten digitalisiert.
Anwenderbericht
Branche Dienstleistungsunternehmen
Domain www.suh-consulting.de
Mitarbeiter ca. 20
Produkt HS Digitale Personalakte
 
Referenzkunde Personalmanagement Beckhoff
Die Beckhoff Automation GmbH bietet innovative Lösungen für die Automatisierung von Fertigungsprozessen an. Auch bei seinen internen Prozessen nutzt das Unternehmen die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung durch Automatisierung – zum Beispiel bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die Digitale Personalakte.
Anwenderbericht
Branche Automatisierungslösungen Maschinen- und Anlagenbau
Domain www.beckhoff.de
Mitarbeiter 2.200
Produkt HS Digitale Personalakte
 

Weitere Anwenderberichte im Download-Center

Broschüre HS Personalmanagement

Die Digitale Personalakte von HS erspart Personalern den regelmäßigen Gang zum Aktenschrank, das Abheften von Dokumenten und die mühsame Suche nach wichtigen Informationen. Das spart Zeit, Platz und Geld – und ist sicherer als die Papierablage.

Zentrale Funktionen

Synergie durch Integration
Wie alle HS Programme zum Personalmanagement lässt sich auch die Digitale Personalakte optimal mit dem HS Personalwesen verzahnen. Das Programm HS Digitale Personalakte verbindet das HS Personalwesen mit einem Dokumenten-Management-System (DMS). Damit archivieren Sie automatisch mitarbeiter- und firmenbezogene Drucke aus dem HS Personalwesen, inklusive Kategorisierung und Verschlagwortung. Durch die Integration können beispielsweise Verdienstabrechnungen automatisch in die Digitale Personalakte eingesteuert werden. Ein weiterer Vorteil: Stammdaten der Mitarbeiter müssen nur einmal erfasst werden.

Nicht nur schnell und komfortabel, sondern auch sicher!
Die HS Digitale Personalakte ermöglicht eine nach den VOI-Kriterien revisionssichere elektronische Ablage, das bedeutet:

  • datenbankgestützt zeitnah wieder auffindbar
  • nachvollziehbar
  • unveränderbar
  • unzerstörbar
  • wiederherstellbar
  • integrierbar archiviert
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Schreib- und Leserechte zuzuordnen.

Schaubild: beispielhafte Aktenstruktur

Unser Vorschlag für Ihre digitale Aktenstruktur. Natürlich flexibel anpassbar nach Ihren Wünschen.

Aktenstruktur - Schaubild Digitale 
Personalakte

Optionen

Strategische Personalarbeit
Ergänzen Sie die Digitale Personalakte um weitere praxisorientierte Programme für die strategische Personalarbeit „jenseits“ der Lohnabrechnung.

Personalentwicklung
Mit der Personalentwicklung bereiten Sie Personalentscheidungen und Mitarbeitergespräche besonders effizient vor. Sie greifen auf Informationen über Leistung, Qualifikation und Potenzial zu und können so die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen optimal nutzen bzw. ausbauen.
Mehr Informationen zur Software für Personalentwicklung

Stellenmanagement
Mit dem HS Stellenmanagement gewinnen Sie höhere Transparenz über die Stellenstrukturen, die Anforderungen an die Mitarbeiter und eventuelle Soll-Ist-Abweichungen. Sie spüren Optimierungspotenziale auf und erhalten effektive Unterstützung bei der Stellenbesetzung sowie bei umfangreicheren Personal- und Reorganisationsmaßahmen.
Mehr Informationen zur Software für Stellenmanagement

Unternehmensweiter Zugriff
Sie wollen auch weiteren Mitarbeitern, die nicht direkt mit der Digitalen Personalakte arbeiten, den Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und Informationen ermöglichen? Dann informieren Sie sich im Bereich Archiv & DMS, wie Sie z.B. Ihren Führungskräften Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter ermöglichen.
Mehr Informationen zum HS Dokumentenmanagement.

Video

Service bei HS

Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1 bzw. die Software sind nur Werkzeuge.

Software ...

Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder verständlich zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie fragen sich, welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz, Empathie und Erfahrung.

... & Service

Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für die individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus unseren Erfahrungen unserer 35-jährigen Firmengeschichte sowie dem reichen Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.

  • HS Akademie - macht Sie fit für die Praxis
  • Unsere Anwenderhotline - immer kompetent, erreichbar, verständlich
  • Online-Support direkt an Ihrem Rechner - schnell, nah und individuell
  • Unsere Support-Datenbank - jederzeit verfügbar, immer aktuell
  • Die HS Programmwartung - zuverlässig, aktuell und gesetzeskonform
  • Regelmäßige Informationen - früher wissen, was kommt
Schaubild Software & Service bei HS

Interesse an der Digitalen Personalakte?

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