Inventur durchführen und Inventurdifferenzen vermeiden - so gelingt es

Jedes Unternehmen muss regelmäßig seinen tatsächlichen Waren- und Wertbestand mit dem buchmäßigen Sollbestand vergleichen. Im Folgenden wird erläutert, wozu diese Inventur dient, wie sie richtig durchgeführt wird und wie sich Inventurdifferenzen vermeiden lassen.

Die Inventur ist eine lückenlose Bestandsaufnahme des Vermögens und der Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Bei bilanzierenden Unternehmen ist sie Bestandteil des Jahresabschlusses.

Mit der Inventur weisen Unternehmen nach, dass ihre Bilanz die tatsächlichen Verhältnisse widerspiegelt. Diese Bilanzwahrheit und -klarheit gehören zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Die Inventur beweist, dass ein Unternehmen über Wareneingänge und Warenausgänge ordnungsgemäß Buch geführt hat und die Wertansätze korrekt sind.

Eine Inventur verschafft einen guten Überblick über den Betrieb und seine wirtschaftliche Situation. Sie stellt sicher, dass die Vorräte keinen „Schwund“ aufweisen. Zudem deckt sie Ladenhüter auf und ermöglicht deren Abwertung durch Sonderabschreibungen. Insgesamt erlaubt sie eine realistische Einschätzung des Unternehmenswerts.

Die Inventur ist grundsätzlich zum Ende des Geschäftsjahres durchzuführen.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass der Ist-Bestand mindestens einmal jährlich gezählt, gemessen und schriftlich dokumentiert werden muss. Das Ergebnis muss mit den Buchbeständen übereinstimmen, die den Sollbestand widerspiegeln. Ist dies nicht der Fall, liegt eine Inventurdifferenz vor, die es zu vermeiden gilt.

Eine Inventur erfasst grundsätzlich alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Auf der Aktivseite sind dies beispielsweise Kassenbestände, Guthaben auf Konten, Wertpapiere, Beteiligungen, Forderungen, Vorräte, das Anlagevermögen, Grundstücke und Gebäude sowie materielle und immaterielle Vermögensgegenstände. Auf der Passivseite werden die Schulden erfasst. Diese Form der Inventur wird als Buchinventur bezeichnet.

In der Praxis bezieht sich der Begriff “Inventur” jedoch meist auf die körperliche Bestandsaufnahme von Waren, Rohstoffen und anderen materiellen Gütern eines Unternehmens. Diese Güter bilden das Inventar. Die gezählten Bestände werden anschließend mit den Buchwerten der entsprechenden Sachkonten (Sollbestände) verglichen. Zu diesen Sachkonten gehören beispielsweise Posten unter "Vorräte“ wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe.

Es gibt verschiedene Arten und Verfahren der Bestandsaufnahme, die sich zum Teil deutlich voneinander unterscheiden. Im Folgenden wird ein Überblick über die relevanten Inventurmethoden gegeben.

Stichtagsinventur

Diese gängige Form der Inventur findet in der Regel unmittelbar nach dem Ende des Geschäftsjahres zu einem festgelegten Termin oder Stichtag statt – meist zwischen dem 31. Dezember und dem 10. Januar des Folgejahres. Sie liegt in zeitlicher Nähe zum Jahresabschluss, da die Inventur die Richtigkeit der Bilanzansätze zum Bilanzstichtag nachweisen soll.

Vor- oder nachgelagerte Inventur

Die Stichtagsinventur kann bis zu drei Monate vor und bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Anhand der festgestellten Bestände und der Buchführung über Warenein- und -ausgänge wird dann auf den Stichtag zurückgerechnet, um die Richtigkeit der Bilanz nachzuweisen.

Einzelhändler legen ihre Stichtagsinventur oft in den Januar, da nach dem Weihnachtsgeschäft die Regale leer sind und es somit weniger zu zählen gibt. Die Warenein- und -ausgänge werden mithilfe des Warenwirtschaftssystems dann auf den Bilanzstichtag zurückgerechnet.

Eine vor- oder nachgelagerte Inventur ist schwierig, wenn sich die Warenbestände durch Verderb, Schwund, Verdunstung oder Ähnliches unkontrolliert verändern können. In solchen Fällen ist es ratsam, vorher die Genehmigung des Finanzamts für dieses Verfahren einzuholen.

Für diese Form der Inventur ist ein Warenwirtschaftssystem (WWS) zwingend erforderlich.

Stichprobeninventur

Wenn es Vorräte gibt, die sich aufgrund ihrer Beschaffenheit nur schwer durch Messen, Zählen oder Wiegen erfassen lassen, bietet sich eine Teilinventur an. Dabei werden die Bestände mithilfe von Stichproben ermittelt und hochgerechnet. Auch für diese Inventurmethode ist ein Warenwirtschaftssystem erforderlich.

Permanente Inventur

Unternehmen haben zudem die Möglichkeit, ihre Lagerbestände kontinuierlich über das Jahr hinweg zu erfassen und regelmäßig mit dem Warenwirtschaftssystem abzugleichen. Diese Inventurmethode setzt ebenfalls den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems voraus.

Unternehmen, die zur doppelten Buchführung sowie zur Aufstellung eines Jahresabschlusses in Form einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet sind, müssen eine Inventur durchführen. Die Inventurpflicht knüpft somit grundsätzlich an die Buchführungs- und Bilanzierungspflicht an. Hierzu zählen insbesondere Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG), Personenhandelsgesellschaften (z. B. OHG, KG, GmbH & Co. KG) sowie eingetragene Kaufleute (e. K.).

Freiberufler und andere Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und nicht zur Buchführung verpflichtet sind, unterliegen dagegen in der Regel keiner Inventurpflicht. 

Auch Kleingewerbetreibende und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) sind von der Inventurpflicht befreit, solange für sie keine Buchführungs- und Bilanzierungspflicht besteht, d. h. solange die maßgeblichen steuerlichen Schwellenwerte für Umsatz und Gewinn nicht überschritten werden. 

Wird eine Buchführungspflicht begründet (z. B. durch Überschreiten dieser Grenzen oder aufgrund der Art und Größe des Geschäftsbetriebs), entsteht damit auch eine Inventurpflicht.

Bei der Durchführung einer Inventur sollten Unternehmen folgendermaßen vorgehen:

1. Termin festsetzen — Der Inventurtermin sollte in zeitlicher Nähe zum Jahresabschluss liegen, da ein späterer Termin die Rückrechnung zum Stichtag erschwert.
2. Steuerberater einbeziehen — Für prüfungspflichtige Unternehmen ist dies Pflicht, für alle anderen eine Empfehlung: Ziehen Sie Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer hinzu, damit er stichprobenartig prüfen kann, ob die Inventur ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Die Ergebnisse der Stichproben sind schriftlich zu dokumentieren.
3. Inventurteams bilden — Teilen Sie Ihr Personal in Inventurteams ein und rekrutieren Sie rechtzeitig Hilfskräfte. Es hat sich bewährt, Zweierteams zu bilden, bei denen ein Teammitglied zählt und das andere Teammitglied aufnimmt. Eine Inventur ohne Vier-Augen-Prinzip neigt zu Ungenauigkeiten und Fehlern.
4. Umfang festlegen — Legen Sie den Umfang der Inventur fest. Waren können gezählt, gemessen und gewogen werden, während bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen wie Schrauben und Nägeln oft eine Schätzung ausreicht. Die Schätzmethode muss jedoch schriftlich dokumentiert werden. Alle drei Jahre sollten auch Gegenstände wie Nägel und Öldosen gezählt werden.
5. Ware ordnen — Unterscheiden Sie zwischen Eigenware, Kundenware (eventuell für Reparaturen im Betrieb) und Fremdware (z. B. Kommissionsware). Ordnen Sie Ihre Waren, beispielsweise nach Produktkategorien.
6. Zählbereiche bilden — Die Arbeit mit Zählbereichen hat sich bewährt. Diese Bereiche entsprechen den Räumen, in denen sich das Inventar befindet, wie z. B. Schaufenster, Laden, Werkstatt, Lagerräume oder bei größeren Lagerflächen einzelne Regale. Anhand der Zählbereiche erstellen Sie einen Inventurplan, an dem sich Ihre Inventurteams orientieren können.
7. Vollständigkeit gewährleisten — Achten Sie bei der Festlegung der Zählbereiche sorgfältig auf Vollständigkeit. Vergessen Sie keine Ware, die sich außerhalb Ihres Betriebes, z.B. in einer angemieteten Halle, befinden könnte. Sonst kann es Probleme mit dem Finanzamt geben. Im schlimmsten Fall droht eine Steuerschätzung, die erhebliche Kosten verursachen kann.

Die Inventurteams erfassen die Bestände durch Zählen, Messen und Wiegen nach dem zuvor erstellten Inventurplan. Nach Abschluss jedes Zählbereichs führt der Inventurleiter oder der Steuerberater eine Stichprobenkontrolle durch, um zu überprüfen, ob bestimmte Gegenstände erfasst wurden.

Am Ende jeder Inventur werden alle Aufzeichnungen zusammengefasst. Die Bewertung der Vorräte übernimmt das Warenwirtschaftssystem, da dort die Einkaufspreise der einzelnen Artikel hinterlegt sind. Um die Bestände und Werte zum Bilanzstichtag vor- oder zurückzurechnen, ist ein Warenwirtschaftssystem unerlässlich.

Auch die Inventurlisten, die von Ihren Teams ausgefüllt werden, können Sie aus dem Warenwirtschaftssystem entnehmen. Inventurlisten unterliegen gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie erstellt wurden. Diese Frist gilt sowohl für papiergebundene als auch für elektronisch erstellte Inventurlisten. Sie müssen revisionssicher nach den GoBD-Prinzipien lesbar archiviert werden, um bei Betriebsprüfungen oder Steuerfeststellungen uneingeschränkt zugänglich zu sein.

Im Rahmen Ihrer Dokumentation müssen Sie Folgendes schriftlich festhalten:

• Wo wurden die Waren erfasst, beispielsweise im Lager, im Geschäft, in der Werkstatt usw.?
• Wer hat die Proben genommen?
• Wann wurden die Proben entnommen?
• Welche Inventurmethode wurde verwendet (insbesondere bei Schätzungen)?

In Ihrem Warenwirtschaftssystem können Sie den Zähl- bzw. Ist-Bestand mit dem Buch- bzw. Soll-Bestand vergleichen. Diese müssen rechnerisch übereinstimmen.

Darüber hinaus können Sie mit der Warenwirtschaftssoftware relevante Kennzahlen zu Wareneinsatz, Lagerumschlag und Durchschnittsbeständen extrahieren und analysieren. So erkennen Sie, welche Produkte sich schlecht verkaufen. 

In Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater können Sie diese schwer verkäuflichen Waren dann bilanziell abwerten, was zu steuermindernden Sonderabschreibungen führt. In den meisten Fällen wird es jedoch auch zu Inventurdifferenzen kommen.

Inventurdifferenzen treten bei fast jeder Inventur auf. Mögliche Ursachen sind Fehler bei der Inventur selbst, fehlerhafte Buchungen, eine falsche Zuordnung von Waren und Preisen, Verderb, Beschädigung oder Verlust von Waren sowie Schwund durch Diebstahl.

Zunächst sollte geprüft werden, ob die Inventur korrekt durchgeführt wurde und ob die richtigen Preise im System verwendet wurden. Eine eingehende Prüfung der Buchhaltung sowie eine genaue Überprüfung des Soll-Ist-Abgleichs sind ebenfalls ratsam.

Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems trägt wesentlich dazu bei, viele Inventurdifferenzen von vornherein zu vermeiden. Ein solches System zeichnet alle Warenein- und -ausgänge genau auf, ermöglicht eine permanente Bestandsverfolgung und erlaubt zeitnahe und korrekte Buchungen.

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