Meldungen zur Sozialversicherung

Die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung

Das Meldewesen in der Sozialversicherung (SV) ist ein wichtiger Bestandteil der Entgeltabrechnung. Dieser Beitrag nennt die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung und erklärt die Pflichten und Verfahren.

Wer Beschäftigte abrechnet, sieht sich mit zahlreichen Meldepflichten konfrontiert. Diese zu erfüllen ist kein Hexenwerk, bedeutet aber zeitlichen Aufwand. Zudem erfordern die Meldungen zur Sozialversicherung eine gewisse Vorbereitung, denn einige Meldungen sind zwingend über spezielle Softwareprodukte zu erstellen. Dennoch können Arbeitgeber auch ohne umfangreiche Ausbildung ihren Pflichten nachkommen und alle erforderlichen Meldungen zur Sozialversicherung fristgerecht erstellen.

Die Meldungen zur Sozialversicherung im Überblick

Für jedes Beschäftigungsverhältnis sind verschiedene Meldungen zur Sozialversicherung notwendig. Wichtig sind vor allem:

Meldungen an die Krankenkasse

Die Krankenkasse ist die Einzugsstelle für die Beiträge in der Kranken- und Pflegeversicherung, Arbeitslosen- und Rentenversicherung und ist deshalb auch die Adresse für die meisten Meldungen zur Sozialversicherung. Erst durch diese Information erlangt die Einzugsstelle Kenntnis darüber, dass für einen Arbeitnehmer eine Beitragspflicht besteht, und kann die Entrichtung der Beiträge überwachen.

Arten von Meldungen

Im Rahmen der Sozialversicherung sind zahlreiche Einzelmeldungen erforderlich. Konkret unterscheidet man die folgenden Arten von Meldungen zur Sozialversicherung:

Statusbezogene Meldungen (beim Auftreten des jeweiligen Meldetatbestands), zum Beispiel:

  • Beginn der Beschäftigung
  • Ende der Beschäftigung
  • Wechsel zu einer anderen Krankenkasse durch den Arbeitnehmer
  • Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. nach längerer Erkrankung, Elternzeit)
  • Änderung der persönlichen Daten (z. B. Name)
  • Änderung des Arbeitsentgelts (bei Wechsel zwischen geringfügiger und sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung)
  • Ende eines Kalenderjahres
  • Einmalzahlungen
  • Sofortmeldung (nur in von Schwarzarbeit bedrohten Branchen, z. B. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe)

Jahresmeldung

Einmal jährlich bis spätestens zum 15. Februar des Folgejahres, Meldung über die Höhe des sozialversicherungspflichtigen Vorjahreseinkommens

Beitragsnachweis

Monatliche Meldung des anfallenden Sozialversicherungsbeitrags je Mitarbeiter (enthält neben den Krankenversicherungsbeiträgen auch die Beiträge zur Arbeitslosen-, Renten- und Pflegeversicherung sowie zur Umlage U1 und U2 und zur Insolvenzgeldumlage)


Meldepflichtiger Personenkreis

Angemeldet werden müssen alle sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer. Hinzu kommen weitere Personenkreise, für die Beiträge entrichtet werden müssen (z. B. Arbeitnehmer in Altersteilzeit, Arbeitnehmer, die die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten).

Adressat der Meldungen zur Sozialversicherung

Die Meldungen zur Sozialversicherung erfolgen stets an die Krankenversicherung, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Somit sind bei mehreren Arbeitnehmern, die bei verschiedenen Kassen versichert sind, auch mehrere Meldungen erforderlich.

Form der Meldungen zur Sozialversicherung

Die Meldung an die Einzugsstelle hat ausschließlich per Datenfernübertragung (DFÜ) zu erfolgen. Hierfür stehen entweder die kostenlose softwaregestützte Ausfüllhilfe “sv.net” oder systemgeprüfte Softwareprodukte zur Verfügung, die die Abgabe der Meldungen zur Sozialversicherung erleichtern.

Sonderfall geringfügige Beschäftigung
Für geringfügig Beschäftigte (Minijob bis 520 Euro Monatsentgelt) gilt eine abweichende Einzugsstelle: die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Meldefristen

  • Sofortmeldung — Spätestens zur Aufnahme der Beschäftigung
  • Anmeldung — Mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen ab Aufnahme der Beschäftigung
  • Abmeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen ab Beendigung der Beschäftigung
  • Jahresmeldung — Spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres
  • Unterbrechungsmeldung — Binnen zwei Wochen nach dem ersten vollen unterbrochenen Kalendermonat
  • Sondermeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung
  • Änderungsmeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen nach dem Eintritt des Meldetatbestands
  • Beitragsnachweis — Spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats

Meldungen an die gesetzliche Unfallversicherung

An die gesetzliche Unfallversicherung ist nicht jeder Mitarbeiter einzeln anzumelden. Die Meldepflicht besteht hier einmal jährlich gesammelt für alle Arbeitnehmer.

Meldepflichtiger Personenkreis

Zu melden sind alle abhängig Beschäftigten, einschließlich der geringfügig und kurzfristig Beschäftigten. Diese werden jedoch nicht namentlich erwähnt, sondern lediglich die Anzahl der Beschäftigten und das gesamte Jahresbruttoentgelt.

Adressat der Meldungen

Die Meldung ist an die jeweils zuständige, branchenbezogene Berufsgenossenschaft (BG) zu richten. Die Adressen können auf der Website der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) abgerufen werden.

Form der Meldungen

Analog zu den Meldungen zur Sozialversicherung muss der Lohnnachweis elektronisch an die Berufsgenossenschaft übermittelt werden. Im Jahr 2017 wurden die Meldungen an die BG an das DEÜV-Verfahren angeschlossen und werden seither ebenfalls entweder über sv.net oder über eine systemgeprüfte Software des Arbeitgebers übermittelt.

Meldefristen

Die Meldung zur Unfallversicherung, der Lohnnachweis, muss die Berufsgenossenschaft bis spätestens zum 12. Februar des Folgejahres erreichen.

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Pflicht für Arbeitgeber: Maschinelle SV-Meldungen

Die Meldungen zur Sozialversicherung müssen bereits seit dem Jahr 2006 maschinell übermittelt werden. Und auch die Unfallversicherung hat mittlerweile nachgezogen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Durch die digitale Übermittlung und Verarbeitung der Daten sparen die Einzugsstellen Aufwand und Kosten ein. Dieselben Vorteile bringt die zunehmende Digitalisierung auch für die Arbeitgeber mit sich, da die Daten nicht mehr manuell in ein Formular geschrieben werden müssen.

Für die Meldungen zur Sozialversicherung ist eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragungstechnologie zu verwenden. Hierfür gibt es zwei technische Lösungen:

  • SV-Meldeportal — Das SV-Meldeportal ist seit Oktober 2023 verfügbar und ersetzt die Vorgängeranwendung sv.net vollständig. Es ist eine reine Webanwendung und über jeden gängigen Browser aufrufbar. Über das SV-Meldeportal können Arbeitgeber Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einreichen. Das Portal führt jedoch keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm. Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal über eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten online für maximal fünf Jahre zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden.
  • Systemuntersuchte Software für die Lohnabrechnung — Alternativ verwenden Arbeitgeber eine systemuntersuchte Software für die Übermittlung der Meldungen zur Sozialversicherung. Diese überträgt die Daten über eine sichere Verbindung an die zuständige Einzugsstelle. Der entscheidende Vorteil ist jedoch: Die Informationen müssen nicht manuell errechnet und eingegeben werden. Das Programm ermittelt die Daten für die Beitragsnachweise und Lohnnachweise automatisch und trägt sie in das Formular ein (Datenvorbesetzung). Der Nutzer muss sie nur noch überprüfen, bei Bedarf korrigieren und absenden. Dadurch sinkt nicht nur der Arbeitsaufwand für die Erstellung und den Versand der Meldungen zur Sozialversicherung enorm, sondern auch die Fehleranfälligkeit verringert sich.

Was bedeutet “systemuntersucht”?
Eine systemuntersuchte Software hat von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) das Zertifikat “Systemuntersucht” erhalten. Nur diese Stelle ist berechtigt, Entgeltabrechnungsprogrammen die Eignung zur Datenübermittlung zu bescheinigen, nachdem sie eine Systemprüfung und Pilotprüfung durchgeführt hat. Nähere Informationen zur Systemuntersuchung

Möchten Arbeitgeber eine Software für die Lohnabrechnung anschaffen, sollten sie darauf achten, dass diese mit dem ITSG-Zertifikat „Systemuntersucht“ ausgezeichnet ist. Andernfalls ist der Einsatz für die elektronische Übermittlung der Beitragsnachweise nicht zugelassen. Mit einer ITSG-geprüften Software für die Lohnabrechnung wird es auch für Unternehmen ohne Know-how in diesem Bereich möglich, den gesetzlich auferlegten Meldepflichten zu entsprechen und den Aufwand hierfür minimal zu halten.

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