ERP-Software neu denken – wie aus Monolithen offene und flexible Lösungen werden

Die althergebrachten Strategien für den Einsatz von Anwendungen für Enterprise Resource Planning (ERP-Software) erweisen sich in der Praxis zunehmend als zu träge und bisweilen unwirtschaftlich. Um im ERP-Bereich schneller und dynamischer zu werden, braucht es flexible Lösungen, die für externe Ergänzungen zum Kernsystem offen sind.

In den vergangenen 15 bis 20 Jahren haben nicht nur Großunternehmen, sondern auch viele mittelständische Firmen ERP-Software eingeführt. Dabei folgten sie einer Strategie, die darauf abzielt, möglichst viele Geschäftsprozesse über ein führendes Standardsystem abzubilden. Auf diese Weise wollte man den wuchernden Wildwuchs an kaum kontrollierbaren IT-Insellösungen beseitigen. Jahrelang hat das auch funktioniert, doch mittlerweile werden die ERP-Monolithen den realen Prozessanforderungen kaum noch gerecht.

Hoher Anpassungsaufwand bei konventionellen ERP-Systemen

In Zeiten des digitalen Wandels ändern sich Kundenbedürfnisse und Marktbedingungen permanent. Die Unternehmen stehen vor der Herausforderung, auf Neuerungen flexibel, schnell und zu beherrschbaren Kosten zu reagieren. Dem steht die Systemkomplexität eines Software-Monolithen entgegen. Erweiterungen und selbst kleine Anpassungen an Tools, die auf Basis des Systemstandards genutzt werden, erfordern immer auch Änderungen am Standard. Zudem müssen die Auswirkungen auf das Gesamtsystem überprüft werden. All das verlängert die Umsetzungszeit und treibt Projekt- und Wartungskosten in die Höhe.

Eine Selbstbeschränkung auf die vorhandenen Standardfunktionen des ERP-Systems ist allerdings auch keine zukunftsträchtige Lösung. Dadurch hält man zwar vielleicht die Kosten im Zaum, verzichtet jedoch gleichzeitig auf wertvolle prozessuale Vorteile gegenüber dem Wettbewerb und auf Ertrag versprechende Geschäftsmöglichkeiten.

Größere Flexibilität durch Öffnung der ERP-Software

Die Lösung des Problems liegt in einer neuen strategischen Ausrichtung von ERP-Projekten. Dazu gehört, dass die Software sich öffnen muss. Hierdurch entsteht ein Ecosystem, in dem die ERP-Anwendungen weiterhin das Rückgrat zur Steuerung der Geschäftsprozesse sind. Dieses Kernsystem lässt sich flexibel um verschiedenste Komponenten und Services von außen erweitern, ohne dass dafür die Basis – der Standard – angetastet werden muss.

Möglich macht dies eine webbasierte Programmierschnittstelle, eine sogenannte API (kurz für engl. Application Programming Interface). Der Datenaustausch mit externen Komponenten beschränkt sich dabei nicht länger auf den Export und Import von Dateien, sondern er findet unmittelbar und bidirektional auf Datenbankebene und in Echtzeit statt. Das bringt für die Benutzer praktische Vorzüge mit sich: Beispielsweise können sie über eine App von unterwegs schnell einen Artikelbestand in der Warenwirtschaftssoftware checken oder Rechnungen mobil freigeben. Unter dem Strich führt die Öffnung der ERP-Software zu einer nie dagewesenen Anpassungsfähigkeit und ganz neuen Einsatzmöglichkeiten.

Schneller zum einsatzfähigen Produkt durch agile Entwicklung

Die funktionelle Öffnung der ERP-Software ist ein fundamentaler Schritt, um die große Änderungsdynamik, der Unternehmen sich gegenübersehen, zu bewältigen. Darüber hinaus müssen neue Lösungen und Updates aber auch schneller zu den Kunden gelangen als bisher. Sprich: Die Zeitspanne von der Aufnahme einer Kundenanforderung bis zur Auslieferung der Software muss verkürzt werden. Der entscheidende Ansatz hierzu sind agile Entwicklungsverfahren, bei denen eine Anwendung in kurzen Etappen („Sprints“) unter Einbeziehung von Kunden bis zur Einsatzfähigkeit reift.

Hier sind die Softwarehersteller gefragt: HS – Hamburger Software etwa setzt entsprechende Methoden bereits ein und macht damit gute Erfahrungen, beispielsweise im Rahmen der Entwicklung einer neuen Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung. Künftig will das Unternehmen agile Verfahren auch in anderen Bereichen nutzen, sofern sie dort einen Mehrnutzen wie zum Beispiel einen Tempogewinn bringen.

Fazit: Bewährtes bewahren und für Neues öffnen

“ERP-Software neu denken” lautet die Überschrift dieses Beitrags – darin steckt bereits die wesentliche Botschaft: Es geht ausdrücklich nicht darum, die bestehenden ERP-Systemstrukturen in den Betrieben über Bord zu werfen. Die meisten Abläufe sind eingespielt und funktionieren in der Praxis ausgezeichnet. Das gilt es zu bewahren. ERP-Standardsoftware bleibt also weiterhin das Kernsystem zur Steuerung der kaufmännischen Geschäftsprozesse. Doch die Lösungen werden in Zukunft nicht mehr als Monolithen in sich geschlossen, sondern über Schnittstellen (API) funktionell offen sein. Dies gibt Unternehmen die Möglichkeit, den bewährten ERP-Standard im Rahmen eines Ecosystems flexibler und leichter als bisher ihren Bedürfnissen anzupassen. Auf diese Weise entsteht – flankiert von agilen Entwicklungsmethoden auf Herstellerseite – eine neue technologische Wendigkeit, die den Anwendern Wettbewerbsvorteile bietet und ihnen den Weg für weitere Schritte zur Digitalisierung ihrer Prozesse ebnet.

Hinweis: Dieser Beitrag ist in ähnlicher Fassung im “hs magazin”, der Kundenzeitschrift von HS – Hamburger Software, erschienen. Lesen Sie in Ausgabe 2/2019 ab Seite 13, wie der Hersteller seine Lösungen öffnen und sich zum Digitalisierungspartner für seine Kunden wandeln will. Zum hs magazin

 

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