GoBD und Archivierung – warum digitales Dokumentenmanagement so wichtig ist

Jedes Unternehmen muss steuerlich relevante Belege fürs Finanzamt aufbewahren. Die Herausforderung besteht darin, die wachsende Zahl von digitalen Dokumenten so zu archivieren, wie die GoBD es vorschreiben: im Originalformat und unveränderbar. Ohne elektronisches Dokumentenmanagement lässt sich diese Anforderung kaum effizient erfüllen.

Früher war manches einfacher: Steuerbelege zum Beispiel waren noch aus Papier. Das ließ sich fein säuberlich abheften und im Aktenschrank wegschließen. Meldete sich das Finanzamt zur Außenprüfung an, holte man die gesammelten Unterlagen wieder hervor und konsultierte damit den Steuerberater. Heute stellt sich die Sache anders dar: Ein erheblicher Teil der geschäftlichen Korrespondenz vollzieht sich mittlerweile in digitaler Form – Tendenz: steigend. Dabei entstehen laufend steuerlich relevante Belege, die aufbewahrt werden müssen. Wie das zu geschehen hat, schreiben die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vor.

Elektronische Steuerbelege müssen digital aufbewahrt werden

Immer mehr Unternehmen erstellen und erhalten beispielsweise elektronische Rechnungen, die im Originalformat zu archivieren sind. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften.

Vier von zehn Unternehmen (42 Prozent) tun jedoch genau das und drucken digital empfangene Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. Zu diesem Ergebnis kommt eine im September 2017 veröffentlichte Studie zur elektronischen Rechnungsabwicklung und Archivierung der Universität Regensburg. Mehr als zwei Drittel der befragten Firmen (68 Prozent) haben auch keine schriftlichen Verfahrensdokumentationen für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung, obwohl die GoBD dies ausdrücklich verlangen. Bei der nächsten Betriebsprüfung könnte das für die Steuerpflichtigen zum Problem werden.

Aber auch Unternehmen, die die Rechnungsdaten in ihren internen Systemen digital erfassen, verhalten sich keineswegs automatisch GoBD-konform. Häufig werden steuerlich relevante elektronische Dokumente nämlich auf den Firmenrechnern lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien ablegt.

Das ist zwar prinzipiell zulässig, doch müssen bei einer Ablage im Dateisystem zusätzliche Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten ergriffen und dokumentiert werden. Dies dürfte in der Praxis aber eher selten der Fall sein, denn der Aufwand dafür ist hoch.

Dokumentenmanagement erleichtert revisionssichere Archivierung

Wer seine digitalen Steuerbelege mit möglichst geringem Aufwand GoBD-konform archivieren möchte, setzt am besten ein spezielles System für das Dokumentenmanagement (DMS) ein.

Ein in die Workflows der ERP-Software integriertes DMS schafft die technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD, der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB):

• Elektronische Ausgangsrechnungen werden beim Versand automatisch mit einem Index versehen (zum Beispiel: Belegnummer, Zuordnung zu Stammdaten, Dokumentenart) und im Archiv gespeichert. Auch andere originär elektronische oder digitalisierte (gescannte) Belege, etwa Eingangsrechnungen, werden vom DMS indexiert und in einer definierten Struktur archiviert.
• Das System protokolliert sämtliche Änderungen und Dokumentenversionen – das ursprüngliche Dokument bleibt im Original erhalten. Damit erfüllen die Benutzer die Vorgaben der GoBD zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
• Ein differenziertes Berechtigungssystem verhindert darüber hinaus, dass Unbefugte auf das digitale Archiv zugreifen. Dies trägt dazu bei, die Integrität und Authentizität der Inhalte zu schützen.

Einsatz eines DMS kann Betriebsprüfung beschleunigen

Ein digitales Dokumentenmanagement erleichtert aber nicht nur die rechtskonforme Belegarchivierung, sondern auch die Bereitstellung von Daten bei einer Betriebsprüfung. Anstatt sich mühsam durch Berge von Papierakten wühlen zu müssen, kann der Prüfer direkt auf die steuerlich relevanten Informationen im DMS zugreifen. Der Steuerpflichtige kann dabei durch entsprechende Einstellungen selbst festlegen, welche Bereiche des Archivsystems der Amtsträger einsehen darf. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie das Unternehmen die Ordnungsvorschriften der GoBD umsetzt, lässt sich das Prozedere bei Betriebsprüfungen mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems somit verkürzen.

Bedeutung von digitalem Dokumentenmanagement wird zunehmen

Für den Einsatz eines DMS spricht des Weiteren, dass die Digitalisierung in den kommenden Jahren immer mehr Geschäftsprozesse betreffen wird. Dadurch wird auch der Anteil der Belege, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen, weiter steigen. Wer da den Überblick behalten und seine Daten zugleich gemäß den rechtlichen Vorgaben verwalten und archivieren will, wird künftig ein elektronisches Dokumentenmanagement benötigen.

Ein DMS hält den Benutzern durch automatisierte Archivierungsprozesse den Rücken frei und erhöht die Effizienz. Dadurch haben Management und Buchhaltung mehr Zeit, sich mit den inhaltlichen und organisatorischen Aspekten ihrer Buchführung zu befassen. Und das ist auch notwendig, denn für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung ist auch nach den GoBD keine Software, sondern allein der Steuerpflichtige verantwortlich.

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