Kassen-Nachschau: Wenn der Steuerprüfer plötzlich im Laden steht

Unternehmen mit einer Kasse müssen jederzeit damit rechnen, dass ein Betriebsprüfer des Finanzamts in ihren Geschäftsräumen ohne vorherige Ankündigung eine Kassen-Nachschau durchführen will. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zu diesem Prüfverfahren.

Durch Manipulationen an Kassen entgehen Deutschland jährlich Steuereinnahmen in Milliardenhöhe. Mit der Kassen-Nachschau nach § 146b AO. Abs, 1 hat der Gesetzgeber den Behörden ein eigenständiges Prüfverfahren zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung an die Hand gegeben. Seit 2018 dürfen Finanzämter ähnlich wie bei der Umsatzsteuer-Nachschau und der Lohnsteuer-Nachschau unangekündigt die Geschäftsräume von Unternehmen aufsuchen. Dort prüfen sie die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben.

Welche Unternehmen können von einer Kassen-Nachschau betroffen sein?

Alle Unternehmen mit Kassen müssen mit einer unangekündigten Kassen-Nachschau rechnen. Besonders im Fokus der Finanzverwaltung stehen dabei Branchen und Betriebe mit hohem Bargeldumsatz wie Bäckereien, Gastronomiebetriebe und Textilreinigungen. Die Prüfung erstreckt sich sowohl auf elektronische Kassenaufzeichnungssysteme als auch auf die sogenannte offene Ladenkasse (“Geldschublade”).

Zu welchen Zeiten darf eine Kassen-Nachschau durchgeführt werden?

Die Kassen-Nachschau darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durchgeführt werden. Dies umfasst sowohl die branchenübliche Geschäfts- und Arbeitszeit als auch die für den Betrieb des Steuerpflichtigen übliche Zeit.

Welche Räume darf der Prüfer betreten?

Die Kassen-Nachschau gewährt dem Steuerprüfer kein Durchsuchungsrecht. Er darf jedoch die Geschäfts- und Betriebsräume des Unternehmens sowie die zugehörigen Grundstücke betreten und besichtigen. Wohnräume, etwa die des Firmenchefs, dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.

Muss sich der Prüfer beim Betreten der Geschäftsräume sofort zu erkennen geben?

Nein, der Prüfer muss sich beim Betreten der Geschäftsräume nicht sofort zu erkennen geben. Er hat das Recht, die Kassen und deren Handhabung in den öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen des Unternehmens inkognito zu beobachten, ohne einen Dienstausweis vorlegen zu müssen. Beispielsweise kann er getarnt als Kunde Testkäufe durchführen. Erst wenn er mit der Kassen-Nachschau beginnen möchte, muss sich der Amtsträger gegenüber dem Steuerpflichtigen ausweisen.

Welche Pflichten obliegen dem Unternehmen bei einer Kassen-Nachschau?

Für Unternehmen besteht im Rahmen der Kassen-Nachschau eine gesetzliche Mitwirkungspflicht. Dem Kassenprüfer sind auf Verlangen die Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und zweckdienliche Auskünfte zu erteilen. Liegen die Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Prüfer berechtigt, diese einzusehen. Auf Aufforderung muss das Unternehmen die entsprechenden Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger, beispielsweise einem USB-Stick, zur Verfügung stellen.

Der Prüfer kann zudem verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen über die einheitliche digitale Schnittstelle der vorgeschriebenen zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) der Kasse übermittelt werden.

Wie sollten sich die Mitarbeiter bei einer Kassen-Nachschau verhalten?

Wie bei allen anderen Prüfungen durch das Finanzamt ist es ratsam, sich auch bei einer Kassen-Nachschau kooperationsbereit zu zeigen und den Aufforderungen des Prüfers Folge zu leisten. Die Mitarbeiter, beispielsweise an der Ladenkasse, sollten jedoch nur dann Auskunft erteilen, wenn dies mit der Geschäftsführung und dem Steuerberater abgestimmt wurde. Ist der Chef während der Kassen-Nachschau nicht erreichbar, sollten die Mitarbeiter den Steuerberater kontaktieren.

Welche Konsequenzen drohen bei Beanstandungen durch den Kassenprüfer?

Stellt der Prüfer bei der Kassen-Nachschau Auffälligkeiten in den Kassenaufzeichnungen und Buchungen der Geschäftsvorfälle fest, kann er ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer regulären Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. Ergeben die vom Steuerpflichtigen vorgelegten Nachweise kein plausibles Gesamtbild, kann es zu einer Steuerschätzung nach § 162 AO kommen. Mangelhafte Bücher und Aufzeichnungen gelten zudem als Ordnungswidrigkeit und können mit Bußgeldern sanktioniert werden.

Welche Vorkehrungen schützen?

Unternehmer sollten sich gemeinsam mit ihrem Steuerberater frühzeitig auf eine unangekündigte Kassen-Nachschau vorbereiten. Eine Checkliste mit Verhaltensanweisungen für die Beschäftgten kann hierbei hilfreich sein. Zudem empfiehlt es sich, einen unbenutzten USB-Stick für den vom Kassenprüfer verlangten Datenexport bereitzuhalten.

Selbstverständlich müssen die Kasse und die Buchführung stets in Ordnung sein. Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, das den Vorgaben des Kassengesetzes vom 29. Dezember 2016 entspricht, sind hier technisch auf der sicheren Seite. Ein solches System ermöglicht es, alle Buchungen und erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festzuhalten.

Um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß den GoBD zu erfüllen, müssen die digitalen Grundaufzeichnungen mindestens zehn Jahre lang in einem jederzeit verfügbaren und maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden können. Liegt zusätzlich die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation vor, stehen die Chancen auf eine reibungslose Kassen-Nachschau gut.

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