Archivierung nach GoBD – warum Sie dafür eine Verfahrensdokumentation brauchen
Um die GoBD-konforme Archivierung von Belegen kommt kein Unternehmen herum. Welche Maßnahmen dazu ergriffen werden und wie konkret vorgegangen wird – das gehört in die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation. Dieser Blogbeitrag gibt einen kompakten Überblick über den Zweck, die gesetzlichen Anforderungen und die wesentlichen Inhalte einer solchen Dokumentation.
Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung müssen Unternehmer damit rechnen, dass das Finanzamt nach der Verfahrensdokumentation fragt. Darin sollte unter anderem klar beschrieben sein, wie das Unternehmen die GoBD-konforme Archivierung steuerlich relevanter Belege sicherstellt.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD beschreiben, wie Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aus steuerlicher Sicht korrekt einhalten, wenn Sie Ihre Bücher mit digitalen Werkzeugen führen. Die GoB sind nicht neu: Sie fordern vor allem, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitnah, geordnet, unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar dokumentiert, gebucht und archiviert werden. Für Buchungsbelege und steuerrelevante Unterlagen gilt bekanntlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Die Digitalisierung der Buchführung bedingt, dass Buchungsbelege und andere Geschäftsunterlagen nicht mehr in Akten abgeheftet, sondern digital gespeichert werden. Diese digitale Ablage muss alle Anforderungen der GoBD erfüllen. So müssen die Belege beispielsweise vor Löschung und Manipulation geschützt und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig zuzuordnen sein. Sind alle Anforderungen erfüllt, gilt die Ablage als „revisionssicher“.
Wie wird „revisionssichere Archivierung“ in einer Verfahrensdokumentation beschrieben?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Belege über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist GoBD-konform in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden. Beschreiben Sie daher in der Verfahrensdokumentation die Maßnahmen, Technologien, Software, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Systemeinstellungen, die die Einhaltung dieser Kriterien gewährleisten und halten Sie diese Aufzeichnungen stets aktuell.
Buchführungssoftware schreibt einen Teil der Verfahrensdokumentation.
Eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware dokumentiert im Hintergrund alle Prozesse, Geschäftsvorfälle, Systemeinstellungen und Schnittstellen. In Verbindung mit einer Dokumentenmanagement-Lösung werden alle Zugriffe und Änderungen mit Zeitstempel protokolliert. Damit beschreibt die Software bereits einen wesentlichen Teil Ihrer Prozesse und sorgt für Transparenz.
Vor- und nachgelagerte Prozesse und Nebensysteme nicht vergessen!
Darüber hinaus sind aber auch vor- und nachgelagerte Prozesse zu dokumentieren, wie z.B. das Scannen von Papierbelegen und deren Übernahme in die Buchhaltungssoftware sowie die Archivierung von E-Mails. Auch Nebensysteme, wie eine Reisekosten-App, sind zu dokumentieren und in die Maßnahmen zur Belegarchivierung einzubeziehen.
Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Baustein der GoBD-konformen Buchführung und damit Pflicht. Es reicht nicht aus, Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltungssoftware lediglich zu buchen und die Belege irgendwo zu speichern – Sie müssen auch genau dokumentieren, wie Sie dabei vorgehen: vom Eingang eines Belegs über die gesamte Verarbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung. Nur dann ist Ihre Buchführung aus Sicht der Finanzverwaltung beweiskräftig und nachvollziehbar.
Welchem Zweck dient die Verfahrensdokumentation?
Bei einer Außenprüfung muss sich der Prüfer in angemessener Zeit ein Bild von Ihrer wirtschaftlichen Lage machen können. Dazu muss er nachvollziehen können, wie Sie Ihre Bücher führen. Die Zahlen allein reichen nicht aus, Sie müssen nachweisen, dass die Zahlen auch die Realität widerspiegeln.
Die Verfahrensdokumentation erfüllt somit zwei Funktionen:
- die Buchführung nachvollziehbar zu machen
- die Beweiskraft der Unterlagen zu unterstützen
Sie dokumentiert zum Beispiel, was Sie unternehmen, um Manipulationen an den Zahlen zu unterbinden und den Verlust von Belegen zu verhindern.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Jeder Unternehmer und jede Unternehmerin muss eine Verfahrensdokumentation erstellen. Auch Freiberufler und Einzelunternehmer unterliegen den GoBD.
Was ist in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert?
Nach Rz. 153 der GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation aus vier Elementen:
1. Allgemeine Beschreibung
Die allgemeine Beschreibung umfasst die Rahmenbedingungen, die Aufgaben und den Einsatzbereich des Buchführungssystems, zum Beispiel auch, welche Funktionen Sie selbst vor Ort betreiben und welche Sie an Dienstleister oder in die Cloud ausgelagert haben.
2. Anwenderdokumentation
Die Anwenderdokumentation enthält alle Informationen, die zur Bedienung der eingesetzten Software notwendig sind. Erläutern Sie die einzelnen Anwendungsmodule und Eingabefelder sowie die internen Verarbeitungsroutinen – wie z.B. Buchungsregeln – und Ihre unternehmensspezifischen Einstellungen und Anpassungen in der Software. Auch die fachlichen Prozesse wie Datenerfassung, Prüfung, Abstimmung, Ausgabe, Daten- und Dokumentenbestände und Fristen gehören in die Anwenderdokumentation.
3. Betriebsdokumentation
In Ihrer Betriebsdokumentation halten Sie die Bestandteile des internen Kontrollsystems, die IT-Kontrollen sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) fest, die Sie für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit Ihrer Buchführungsprozesse getroffen haben. Beispiele sind: Datensicherungsverfahren, Zugriffskontrollen, Benutzerrechte, Rollen, Kompetenzen, Freigabeverfahren bei Programmänderungen und Change-Management-Verfahren.
4. Technische Systemdokumentation
Die technische Systemdokumentation umfasst alle Systemkomponenten sowie deren Schnittstellen, das Zusammenspiel der einzelnen Systemkomponenten und eine Beschreibung der programminternen Verarbeitungsregeln aus technischer Sicht (z.B. Datenflussdiagramme, Ablaufpläne und Protokolle). Auch Fehlerbehandlungsroutinen und Angaben zum Datenmodell gehören in diesen Teil der Dokumentation. So kann die Finanzverwaltung nachvollziehen, wie die Funktionen und Kontrollen in Ihrer Software umgesetzt sind.
Wann ist eine Verfahrensdokumentation zu aktualisieren?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nicht nur einen abstrakten Soll-Zustand. Sie muss gelebt werden und immer den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. Das bedeutet für Sie, dass Ihre Verfahrensdokumentation bei Veränderungen angepasst werden muss. Beispielsweise sollte die Dokumentation in folgenden Situationen aktualisiert werden:
- Geänderte Zuständigkeiten im Verarbeitungsprozess (Beispiel: Papierdokumente werden jetzt nicht mehr vom Sachbearbeiter M., sondern von der Auszubildenden H. gescannt)
- Geänderte Berechtigungen (Beispiel: Die Auszubildende H. darf Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht mehr löschen)
- Geänderte Systemeinstellungen (Beispiel: Sie haben das Zielverzeichnis für gescannte Papierdokumente im DMS geändert)
- Änderungen im Verarbeitungsprozess (Beispiel: Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen erfolgt nun über eine digitale Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung. Das neue Verfahren wird in der Verfahrensdokumentation beschrieben)
- Einsatz einer neuen Softwareversion (Beispiel: Ihre Buchhaltungssoftware erhält ein Update und Ihre Verfahrensdokumentation verlinkt auf die neuen Versionshinweise)
- Anschaffung neuer Hardware (Beispiel: Sie kaufen einen Scanner, um Papierbelege zu digitalisieren)
- Beauftragung neuer Dienstleister und Nutzung von Onlineservices (Beispiel: Sie verlagern den Betrieb Ihres ERP-Systems ganz oder teilweise in die Cloud. In diesem Fall müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung vorlegen und nachweisen, dass die deutschen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden)
Wie und wo bewahren Sie die Verfahrensdokumentation auf?
Am besten legen Sie die Verfahrensdokumentation in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab. Denn nicht nur die aktuellste Version ist wichtig, sondern Sie müssen auch die komplette Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation speichern. Dies geschieht im DMS automatisch. Außerdem wird systemseitig dokumentiert, wer wann was an der Dokumentation geändert hat. Achten Sie in diesem Zusammenhang auf einen ausreichenden Löschschutz und Zugriffsschutz der betreffenden Dokumente. Unbefugte Änderungen dürfen nicht möglich sein. Kommt der Betriebsprüfer, können Sie ihm zusammen mit dem Datenzugriff auch einen Link auf Ihre Verfahrensdokumentation geben.
Fazit – Belege revisionssicher archivieren mit der richtigen Software
Eine Verfahrensdokumentation soll Ihre Buchführung transparent machen und beschreiben, wie Sie die Beweiskraft Ihrer Belege über die gesamte Aufbewahrungsfrist durch eine ordnungsgemäße Archivierung sicherstellen. Mit moderner Software ist das kein Problem: Ihre Buchhaltungssoftware und das angeschlossene DMS protokollieren alle Zugriffe und Vorgänge mit Ihren Belegen. Dazu sind Systemeinstellungen wie Workflows, Zugriffsrechte, Automatisierungen und Schnittstellen in der Software hinterlegt. Sie sollten aber auch die vor- und nachgelagerten Prozesse sowie die eingesetzte Hardware in der Verfahrensdokumentation beschreiben und diese laufend aktualisieren.
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