Wie wichtig Schnittstellen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind

Unternehmen nutzen mittlerweile eine Vielzahl an Tools und Software, um Geschäftsprozesse abzubilden. Damit entsteht die Herausforderung, all die verschiedenen Lösungen ohne Medienbrüche miteinander arbeiten zu lassen. Schnittstellen sind für die Digitalisierung daher unverzichtbar.

Das Spektrum ist breit: Betriebswirtschaftliche Software für die Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder Customer Relationship Management (CRM) gehört fast immer dazu.  Ebenso Kollaborations-Software wie ein E-Mail-Programm, Team-Chat und Kalender. Je nach Branche kommen dann beispielsweise noch Maschinensteuerungen in der Produktion, Grafikprogramme oder Produktivitäts-Software hinzu. Und das ist nur ein Teil der Programme und Tools, die Unternehmen einsetzen. Mit der Zeit entsteht so sprichwörtlich ein “Zoo” an Softwaresystemen – auch in kleineren Unternehmen. Um hier keine Medienbrüche und Reibungsverluste zu riskieren, braucht es Schnittstellen für Digitalisierung.

Schnittstellen für Digitalisierung von Geschäftsprozessen

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse. Ein Geschäftsprozess besteht wiederum meist aus mehreren Einzelaufgaben. Diese Aufgaben werden mithilfe eines oder mehrerer Softwaresysteme durchgeführt. Software spielt bei der Aufgabenbewältigung innerhalb der Geschäftsprozesse somit eine elementare Rolle.

Die Übergänge zwischen den einzelnen Aufgaben stellen Beschäftigte im eigenen Unternehmen, beim Lieferanten oder Kunden häufig auf manuellem Wege her. Will man diese “Schnittstellen” digitalisieren, ist es sinnvoll, zuvor die manuell durchgeführte Routinetätigkeiten durch den Einsatz von Software zu automatisieren. Dabei gibt es aber ein Problem: Angesichts der vielen logisch verknüpften Einzeltätigkeiten eines Geschäftsprozesses gibt es zwischen den Softwaresystemen immer wieder Übergänge, bei denen Personen Daten manuell eingeben.

Um händische Datenübertragungen zu automatisieren, muss beispielsweise das Softwaresystem A Daten exportieren und bereitstellen. Das Softwaresystem B muss diese Daten einlesen. Damit diese Schritte in der Software überhaupt möglich sind, braucht es Schnittstellen.

In dem beschriebenen Fall braucht Softwaresystem A eine Schnittstelle, um die entsprechenden Daten zu exportieren und Softwaresystem B muss für den Import der Daten eine Schnittstelle bereitstellen.

Mit Schnittstellen Programme vernetzen

Im geschäftlichen Umfeld ist die Vernetzung von Software (und damit von Geschäftsprozessen) von großer Bedeutung. Deshalb ist Business-Software in der Regel mit einer Reihe von Schnittstellen ausgestattet. Manche Schnittstellen sind eher für Endnutzer bestimmt, andere Schnittstellen sind technischer Art und damit für die automatische Kommunikation zwischen Computern vorgesehen. Um den Nutzen dieser Schnittstellen beurteilen zu können, hier zunächst ein Überblick über die Möglichkeiten der einzelnen Schnittstellen-Arten.
 

Schnittstellen-Arten

Benutzerschnittstelle
Damit ist die Anwendungsoberfläche gemeint und man kennt sie in Form eines Desktop-Programms, einer App-Benutzeroberfläche auf dem Mobiltelefon oder einer Webanwendung im Browser. Über die Benutzerschnittstelle interagieren Menschen direkt mit der Software, indem Sie zum Beispiel Daten eingeben oder auf dem Bildschirm Daten “auslesen”.

Dateischnittstelle

Mithilfe einer Dateischnittstelle können Informationen aus Programmen exportiert und/oder importiert werden. Grundlage für den Datenaustausch bilden hier immer Dateien, die sich beispielsweise per E-Mail verschicken, auf einen USB-Stick kopieren oder einfach mittels eines Festplattenverzeichnisses im Netzwerk weitergeben lassen. Typisches Beispiel ist eine Exceldatei mit tabellarischen Informationen. Diese Datei lässt sich mittels einer Dateischnittstelle in eine andere Software importieren (Beispiel: Kundenliste).

Application Programming Interface (API)

Seit einiger Zeit ist diese Abkürzung in der IT-Presse häufiger zu lesen: API. Damit sind Programmierschnittstellen (engl. Application Programming Interfaces) gemeint, mit denen sich Softwaresysteme “von außen” ansprechen lassen. Das ist keine neue Technik, sondert wird seit Jahrzehnten bereits in Software eingesetzt. Da die Vernetzung zunimmt und Schnittstellen für Digitalisierung immer wichtiger werden, rückt diese Technik nun jedoch verstärkt in den Blick.

Inzwischen sind API auch außerhalb der Tech-Welt ein Begriff, da Sie großen Nutzen bringen können. Je nach Ausgestaltung bilden API die Grundlage für vollautomatische Schnittstellen, mit denen sich Geschäftsprozesse umfangreich automatisieren lassen. Der Informationsaustausch erfolgt hierbei nicht mit Dateien, sondern innerhalb eines Computers (auf dem zwei Programme miteinander kommunizieren) oder über Netzwerk-Verbindungen im Hintergrund (z. B. über das Internet). Dadurch lassen sich Daten austauschen, aber auch Verarbeitungen in Anwendungen durch andere Anwendungen auslösen.

Ein Beispiel: In einer CRM-Software sind alle Kundendaten zentral gespeichert. Die Warenwirtschaftssoftware und auch der Newsletter-Dienst bedienen sich dieser zentralen Kundendaten, indem Sie über die API stets die aktuellen E-Mail-Adressen aus der CRM-Software “abholen”. So müssen die Kundendaten in der Warenwirtschaft und im Newsletter-System nicht noch einmal erfasst werden. Wenn nun ein Newsletter verschickt werden soll, könnte dies über die CRM-Software ausgelöst werden und ein externer Newsletter-Dienst führt den eigentlichen Versand durch.

Falls im Rahmen einer Marketingaktion nur Stammkunden mit Umsätzen im letzten Jahr eine E-Mail erhalten sollen, werden zusätzlich Umsatzdaten aus der Warenwirtschaftssoftware herangezogen. Möglich wird dies durch die Verwendung der API aller drei Programme.

Welche Rolle spielen API Schnittstellen für die Digitalisierung?

Mit dem bloßen Im- und Export von Dateien kommt man bei der Prozessautomatisierung meist nicht weit.

API bieten gegenüber dateibasierten Schnittstellen den Vorteil, dass Software “direkter” miteinander kommunizieren kann.

Möglich wird das dadurch, dass interne Programmfunktionen sozusagen von außen genutzt werden können. Je mehr Programme im Unternehmen sich mit API steuern lassen, desto mehr Geschäftsprozesse lassen sich auch digitalisieren. Dabei können sogar die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt werden.

Heute nutzen nahezu alle SaaS-basierten Softwaresysteme (Cloudlösungen) moderne API, um externen Datenaustausch zu ermöglichen und auch Programmfunktionen extern nutzbar zu machen. Dadurch können die Programme besser in die Prozesse des Unternehmens integriert werden, als wenn lediglich dateibasierte Schnittstellen existierten.

Eine Smartphone-App kommuniziert beispielweise mit den API der in der Cloud laufenden Software, um mit ihr Daten auszutauschen und Prozesse zu starten. Die App ist dabei nur noch die Benutzerschnittstelle. Alle wichtigen Prozesse und Datenspeicherungen passieren im Hintergrund im Kern des Systems.

Praktischer Nutzen von API

Unternehmenssoftware wird in letzter Zeit immer häufiger mit der Funktion API beworben. Dahinter steht das Versprechen, die Lösung mit anderen Softwaresystemen verknüpfen zu können. Es handelt sich also um die grundsätzliche Möglichkeit, Drittsysteme mit dieser Software über einen standardisierten Weg kommunizieren zu lassen. Die eigentliche Verknüpfung der Prozesse und Programme ist damit aber leider noch nicht getan. Als ein Beispiel lässt sich die Verknüpfung eines Onlineshops mit einer Warenwirtschaftssoftware anführen.

Ablauf einer Onlineshop-Bestellung mithilfe von API (Beispiel)

  1. Der Kunde löst im Onlineshop eine Bestellung aus.
  2. Über die API des Onlineshops ruft eine speziell für diese Aufgabe geschaffene Software (Middleware) die Bestellung aus dem Shop ab.
  3. Die Middleware empfängt die Bestellung und prüft mithilfe der API des Warenwirtschaftssystems, ob die Bestellung gültige Daten enthält (sind z. B. alle Artikelnummern vorhanden?). Zugleich sorgt sie dafür, dass – wenn nötig – ein neuer Kunde in der Warenwirtschaftssoftware angelegt wird. Dann erstellt sie den Beleg in der Warenwirtschaft.
  4. Anschließend steht die Bestellung als Beleg im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung und kann dort weiterbearbeitet werden.
  5. Wenn sich der Status der Bestellung in der Warenwirtschaft ändert, kann mithilfe der Onlineshop-API auch der neue Status an den Shop gemeldet werden, damit das Shopsystem die Kunden über die Statusänderung automatisch per E-Mail informiert (z. B. “wurde versendet”).


 
Im oben beschriebenen Beispiel wurde die manuelle Eingabe einer neuen Bestellung mithilfe von zwei API und einer Middleware automatisiert. Ohne die Schnittstellen auf Seiten des Onlineshops und der Warenwirtschaft wäre dies nicht möglich gewesen.

Es braucht nur noch eine weitere Software („Middleware“), die die Ansteuerung der API übernimmt und die gewünschten Prozesse auslöst. Eine solche Middleware kann sowohl individuell für die Bedürfnisse des Unternehmens entwickelt werden, steht aber für bestimmte Standardsoftware und -Anwendungsfälle auch fertig zur Verfügung.

Darüber hinaus bieten API die Möglichkeit, externe Dienste in bestehende Software zu integrieren, ohne eine Middleware zu benutzen. Ein Beispiel ist die Umsatzsteuer-ID-Prüfung des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), die als Onlinedienst bereitgestellt wird. Sie ist in viele Fakturierungsprogramme integriert. Das BZSt stellt dazu eine API bereit, damit eine Integration dieses Onlinedienstes in Drittsoftware möglich ist.

Digitalisierung mit Schnittstellen

Beginnt man ein Unternehmen zu digitalisieren, findet man oft zunächst eine Reihe von nicht miteinander vernetzen Programmen vor, sogenannte Insellösungen. Mehrfache Datenhaltung ist an der Tagesordnung. Das bedeutet: Die gleichen Stammdaten werden in mehreren Programmen mehrfach gespeichert, weil kein automatischer Datenaustausch stattfindet. In solchen Fällen ist es bereits hilfreich, wenn die doppelte Datenhaltung entfällt.

Hier spielen nun Schnittstellen für Digitalisierung ihre Stärken aus, da Stammdaten nur noch an einer Stelle eingegeben werden müssen und diese automatisch an andere Systeme verteilt werden, die sie benötigen.

Neben dem reinen Austausch von Stammdaten ermöglichen einige Schnittstellen auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dann lassen sich komplette Workflows bzw. Geschäftsprozesse automatisch steuern, sodass manuelle Eingriffe auf das Minimum reduziert werden.

Um das obige Beispiel mit den Onlinebestellungen weiter zu denken, könnten weitere Schritte automatisiert werden. Sinnvoll digitalisierbar wäre etwa die automatische Erzeugung von Versandpapieren (wie Sendungsetiketten) bis hin zu einer automatischen Verarbeitung im Lager, wo nur noch die letzten Prozessschritte durch das Personal erledigt werden müssen (wie das Packen).

Das Ziel kann durchaus sein, nur noch jene Tätigkeiten manuell zu erledigen, die menschliche Entscheidungen erfordern. Wo allerdings immer dieselben Schritte manuell gemacht werden, lassen sich diese meistens auch automatisieren.

Fazit

Natürlich ist das Thema Digitalisierung viel umfassender als es Schnittstellen allein sind. Auch birgt das beschriebene Vorgehen die Gefahr, dass ineffiziente analoge Prozesse digital fortgeführt werden. Dies gilt es natürlich im Vorfeld sehr genau zu prüfen. Nicht selten kommt es bei der Digitalisierung zur Neugestaltung des Geschäftsmodells. Der hinterfragende Blick von außen ist daher umso wichtiger, um nicht aufgrund einer gewissen Betriebsblindheit bestehende Probleme lediglich zu elektrifizieren – anstatt sie zu lösen.

So gesehen ist Digitalisierung kein rein technisches Unterfangen, auch wenn Vernetzung, das Internet und digitale Technologien einen großen Anteil davon einnehmen.

Schnittstellen für Digitalisierung und insbesondere Programmierschnittstellen (API) sind dabei eine Schlüsseltechnologie, um Softwaresysteme miteinander zu vernetzen. So wird Digitalisierung einfacher, preiswerter und zuverlässiger möglich als noch vor einigen Jahren.

Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos und es lohnt sich, den eigenen “Zoo” an Software auf das Digitalisierungspotenzial hin zu untersuchen. Welch wichtige Rolle Schnittstellen dabei spielen, hat dieser Artikel anhand einiger praktischer Beispiele zu zeigen versucht.
 
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Daniel Peters
Autor dieses Beitrags
Daniel Peters ist selbstständiger Software-Entwickler aus Hamburg. Er ist spezialisiert auf E-Commerce-Schnittstellen und entwickelt Software zum Verbinden von Warenwirtschaftssystemen mit Onlineshops und Marktplätzen. Zudem berät er Onlinehändler, E-Commerce-Agenturen und Softwarehersteller bei der Implementierung von Schnittstellensoftware im E-Commerce-Umfeld. [danielpeters.eu]

Bildquellen: putilov_denis – stock.adobe.com (Beitragsbild oben), Daniel Peters (Porträt)