Warenwirtschaft für Onlinehandel – Fit in 6 Schritten
Immer mehr Unternehmen planen, ihre Produkte und Dienstleistungen über das Internet zu verkaufen. Bevor es mit dem Onlinevertrieb richtig losgehen kann, müssen jedoch die Stammdaten und Prozesse im Warenwirtschaftssystem analysiert und gegebenenfalls angepasst werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Warenwirtschaft für den Onlinehandel fit machen.
Viele Unternehmen haben in ihrem Warenwirtschaftssystem keine speziell für den Onlinevertrieb optimierten Stammdaten und Prozesse angelegt. Grund hierfür ist meist, dass bislang weder ein eigener Onlineshop noch die Nutzung von Marktplätzen wie Ebay oder Amazon zur Vertriebsstrategie gehören. Stattdessen ist die Warenwirtschaft für die Aufgabenbereiche Lagerwirtschaft, Rechnungsstellung und Buchhaltung eingerichtet. Plant das Unternehmen dann den Vertrieb über das Internet, müssen die Stammdaten analysiert und Prozesse gegebenenfalls angepasst werden.
Mithilfe dieses Beitrags können Sie sich einen ersten Überblick über das Thema verschaffen. Zusätzlich finden Sie hier eine Auswahl besonders guter Argumente, warum eine Warenwirtschaft für Onlineshops jede Menge Vorteile bietet. Die tatsächlich notwendigen Maßnahmen, um eine Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, lassen sich nicht pauschal beschreiben, da jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse und Anforderungen hat.
Schritt 1: Festlegen, was der Onlineshop leisten soll
Dieser Schritt ist elementar wichtig: Legen Sie zu Anfang fest, was Ihr Onlineshop leisten soll. Machen Sie sich ein Bild von den Anforderungen.
- Ermitteln Sie zum Beispiel, ob ein B2C-, ein B2B-Onlineshop oder gar eine Mischform im Internet bestehen soll.
- Möchten Sie Marktplätze bedienen?
- Welche Artikel wollen Sie in welcher Anzahl in den Onlinekatalog aufnehmen?
- Wie viele Besucher erwarten Sie täglich?
All dies sind wichtige Kriterien, die das Grundgerüst und das technische Fundament Ihres Onlineshops legen.
Worauf ist bei Schnittstellen-Software zu achten?
In manchen Warenwirtschaftssystemen sind standardisierte Shop-Schnittstellen entweder bereits integriert oder über Drittanbieter bzw. Partnerunternehmen erhältlich. Dies ermöglicht für die allermeisten Synchronisationsaufgaben einen preiswerten Datenabgleich zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft. Bei vielen Warenwirtschaftssystemen und ebenso vielen Shopsystemen auf dem Markt ist jedoch keine standardmäßige Wawi-Schnittstelle verfügbar, die genau diese beiden Systeme verbindet. Und auch wenn eine Standardschnittstelle vorhanden ist, enthält diese nicht immer den benötigten Funktionsumfang.
Wegen des unterschiedlichen Funktionsumfangs von Programmen der Software-Kategorie „Schnittstelle“ sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl aber berücksichtigen, welchen Bedarf sie haben und welche Daten mit der Lösung zwischen den Systemen synchronisiert werden können. Dies trifft insbesondere auf Firmen zu, die neben den Bestellungen auch Artikeldaten und Kundendaten zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop austauschen möchten.
Ein vollständiger Produktdatenabgleich zwischen Wawi und Onlineshop rentiert sich in der Regel nur dann, wenn laufend Änderungen am Artikelstamm zu erwarten sind. In vielen Fällen genügt bereits ein Teilabgleich (z. B. der Preise), um eine Arbeitserleichterung zu erzielen.
Wann lohnt sich eine Individualprogrammierung?
Greifen Sie ruhig zu einer Standard-Schnittstellensoftware, sofern sie verfügbar ist. Allerdings ist es wichtig, die Funktionsweise anhand der eigenen Anforderungen genau zu prüfen. Es gibt bei der Interpretation des Begriffs „Shop-Schnittstelle“ nämlich großen Spielraum. Da die meisten Anbieter eine Demo-Version bereitstellen, ist ein Funktions-Check meist problemlos möglich.
Eine individuelle Programmierung lohnt sich hingegen immer dann, wenn ein gewisser Umsatz mit dem Onlineshop erzielt wird und wenn es viele komplexe Synchronisationsaufgaben zu bewältigen gilt, für die es keine standardisierte Shop-Schnittstelle gibt. Weil bei einer Individualprogrammierung meistens eine größere Investition als bei einer Standardsoftware zu tätigen ist, empfiehlt es sich, die zu erwartenden Kosten in Relation zum (geplanten) Umsatz zu setzen.
Schritt 2: Geschäftsmodell auf typische Stolpersteine prüfen
Es gibt eine Reihe typischer Stolpersteine, die beim Einsatz eines Onlineshops in Verbindung mit einer Warenwirtschaft im Weg liegen können. Vor einigen kann dieser Artikel Sie möglicherweise bewahren.
Zuschläge für Zahlungsarten vermeiden
Fast alle Zahlungsanbieter (wie PayPal, heidelpay, PAYONE, paydirekt usw.) erheben Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Nun liegt der Gedanke nahe, diese Kosten an die Kunden weiterzureichen. Dies ist schon aus rechtlichen Gründen heikel und bietet viel Raum für Rechtsverletzungen. Wenn möglich, verzichten Sie auf Zuschläge für Zahlungsarten oder suchen sich sachkundige Beratung.
Bestellbestätigungen versenden
Es ist nicht nur im Interesse eines professionellen Auftritts sinnvoll, sondern auch aus Gründen des Kundenservice zu empfehlen: Versenden Sie über das Shopsystem unmittelbar nach jeder Bestellung automatisch eine Bestellbestätigung per E-Mail. In der Bestellbestätigung muss alles Notwendige (wie beispielsweise Widerrufsbelehrung, AGB usw.) enthalten sein. Die gute Nachricht: Die meisten Shopsysteme unterstützen dies standardmäßig, da es sich auch um eine gesetzliche Anforderung handelt.
Artikel mit kleinen Lagerbeständen im Verkauf
Falls Sie mit Artikeln in kleiner Lagerstückzahl sowohl online als auch offline im Ladengeschäft handeln, besteht ein Risiko für Überverkäufe. Die Ursache ist, dass die meisten Onlineshops keinen direkten Zugriff auf die echten Lagerbestände der Warenwirtschaft haben. Sie werden stattdessen lediglich in gewissen Zeitabständen abgeglichen, um die Performance des Shops nicht zu beeinträchtigen.
Angenommen, der Lagerbestand wird häufig, zum Beispiel alle fünf Minuten, zum Onlineshop übertragen: Kaufen zwei Kunden denselben Artikel sowohl im Ladengeschäft als auch im Onlineshop innerhalb dieses Zeitfensters, geht ein Kunde zwangsläufig leer aus. Hierfür gibt es verschiedene Lösungsansätze, die im Blogartikel Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Onlineshop und Wawi detailliert beschrieben sind.
Preis-Abweichung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft
Manchmal kann es vorkommen, dass im Onlineshop ein günstigerer Preis angeboten wird, als in der Warenwirtschaft hinterlegt wurde. Dies ist oft auf Anwenderfehler zurückzuführen und muss berücksichtigt werden.
B2B-Geschäftsmodell im B2C-Shopsystem
Die meisten Shopsysteme sind für das B2C-Geschäft ausgelegt. Wenn Sie zusätzlich auch B2B-Verkäufe abwickeln möchten, ist eine genaue Prüfung der Funktionen gefragt. Nicht selten kommt es vor, dass man meint, das perfekte Shopsystem gefunden zu haben. Im späteren Projektverlauf stellt sich dann jedoch heraus, dass klassische B2B-Anforderungen, wie kundenindividuelle Preise, abgebildet werden müssen. Es kann ein K.-o.-Kriterium für das gesamte Projekt sein, wenn das Shopsystem dafür nicht ausgelegt ist.
Schritt 3: Prozesse für Abwicklung der Bestellungen planen
Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Prozesse für den Belegfluss, Lagerabgleich und Bestellabschluss im Unternehmen? Wie klar und eindeutig sind diese Prozesse definiert? Was bedeutet das für Bestellungen aus dem Onlineshop?
Um die Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, empfiehlt es sich, die betroffenen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Klarheit ist hier von Vorteil. Außerdem sollten die Offline- und Onlineprozesse möglichst innerhalb der Warenwirtschaft konsolidiert sein. So müssen die daran beteiligten Personen nicht mehrere Bereiche beherrschen.
Beispiel: Ein typischer Prozess für die Abwicklung einer Bestellung
- Der Kunde bestellt bei Ihnen online oder offline.
- Es entsteht ein Belegdokument in der Warenwirtschaft (z. B. durch Import aus dem Onlineshop oder durch manuelle Eingabe).
- Die Bestellung wird geprüft (Lagerbestände, Preise, Zahlungseingang).
- Es wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden versendet.
- Dann wird der Lieferschein erstellt und die Bestellung an die Logistik übergeben.
- Die Logistik verpackt und versendet die Bestellung. Dabei werden ein Sendungsetikett erstellt und der Lieferschein (manchmal auch schon die Rechnung) beigelegt.
- Es erfolgt eine Versandbestätigung per E-Mail. Falls dem Paket keine Rechnung beiliegt, erfolgt nun der Versand der Rechnung.
Schritt 4: Automatisierungsbedarf ermitteln
Der Onlinehandel bietet ein enormes Potenzial zur Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Bestellprozesses. Denn der Kunde erfasst die eigenen Daten und den Warenkorb selbst. Zudem liegen die notwendigen zusätzlichen Stammdaten in der Warenwirtschaft schon vor. Treibt man es auf die Spitze, bleibt im Bestellprozess in einem Onlineshop nur noch die Versandabwicklung (Picken und Verpacken der Ware) als manuelle Tätigkeit übrig.
Demzufolge ist es für die meisten Unternehmen sinnvoll, die Erstellung von Onlinebestellungen als Bestellbeleg in der Warenwirtschaft für den Onlinehandel zu automatisieren, was meist durch einen Import erledigt werden kann. Dies lohnt sich bereits bei einem kleinen Bestellvolumen, da es personelle Kapazitäten freigibt, manuelle Erfassungszeit einspart und Fehler vermeiden hilft.
Darüber hinaus gibt es noch weitere Bereiche, in denen großes Automatisierungspotenzial liegt:
- Artikel- und Preispflege (Wawi zum Onlineshop)
- Lagerbestände übertragen (Wawi zum Onlineshop)
- Kundenadressen aktualisieren (Wawi zum Onlineshop)
- Zahlungseingänge verbuchen (vom Zahlungsanbieter an die Fibu)
- Und noch vieles mehr
Planen Sie daher am besten im Vorfeld, wo sich die Automatisierung für Ihr Unternehmen lohnt.
Schritt 5: Stammdaten im Warenwirtschaftssystem pflegen
Durch vorheriges Bestimmen des Automatisierungsbedarfs kann abgeleitet werden, welche Stammdaten in der Wawi eingepflegt werden müssen, damit die Warenwirtschaft für Onlinehandel gerüstet ist.
Wenn beispielsweise Artikel automatisch von der Wawi an den Onlineshop übertragen werden sollen, sind zumeist auch Bilder und SEO-relevante Texte wie Meta-Beschreibungen und Meta-Titel zu hinterlegen. Darüber hinaus genügen einfache Beschreibungstexte im Onlineshop nicht mehr, wenn diese vorher nur auf die Darstellung auf Dokumenten wie Lieferscheinen oder Rechnungen optimiert waren.
Zusätzlich ist die Einrichtung eines Onlineshops eine gute Gelegenheit, den eigenen Kundenstamm zu bereinigen. Beispielsweise haben Sie über die E-Mail-Adresse ein Kriterium, mit dem Onlinekunden mit Bestandskunden abgeglichen werden können, um doppelte Kundennummern zu verhindern. Daher ist es hilfreich, bei Bestandskunden eine E-Mail-Adresse und bei Firmenkunden die Einkäuferinnen und Einkäufer zu hinterlegen.
Schritt 6: Einsatz einer Shop-Schnittstellen-Software
Nachdem Sie die vorigen Schritte absolviert haben, ist Ihre Warenwirtschaft nun fast fit für den Onlinehandel. Es fehlt nur noch der Einsatz einer geeigneten Schnittstellensoftware, damit die bisherigen Maßnahmen Früchte tragen. Man kann bei Shop-Schnittstellen zwischen zwei Varianten unterscheiden.
Schnittstellen-Variante: Middleware
Bei der Middleware handelt es sich um eine eigenständige Software, die zwischen der Shopsoftware und der Warenwirtschaftssoftware implementiert wird. Solche Shop-Schnittstellen werden überwiegend eingesetzt.
Sie sorgen über die Datentransformation (sinngemäß: durch „Übersetzung“ und Vermittlung) von Daten dafür, dass beispielsweise Bestellungen im richtigen Format in die Warenwirtschaft importiert werden oder Artikeldaten aus der Wawi im richtigen Format an den Onlineshop übertragen werden.
Middleware-Schnittstellen sind für viele Szenarien als Standardsoftware verfügbar. Häufig werden sie auch als Individualprogrammierung angeboten.
Schnittstellen-Variante: Integrationslösung
Bei der Integrationslösung handelt es sich um keine Schnittstelle im eigentlichen Sinne, sondern um eine direkte Integration beider Softwaresysteme miteinander. Es handelt sich dabei sowohl beim Onlineshop als auch bei der Warenwirtschaft praktisch um dasselbe System. Eine derart tiefe Integration ist nur dann möglich, wenn beide Systeme die gleichen oder ähnliche Datenstrukturen aufweisen. Dies ist meist nur bei wenigen All-In-One ERP-Systemen (als Software-as-a-Service in der Cloud) oder sehr großen ERP-Lösungen mit eigens integriertem Onlineshop der Fall.
Vorteil der Integrationslösung: Es brauchen keine Daten über zusätzliche Schnittstellen miteinander ausgetauscht und keine Kennzeichen (wie Zahlungsarten) für das jeweils andere System „übersetzt“ zu werden.
Warenwirtschaft für den Onlinehandel: Die Vorteile
Viele Onlinehändler verkaufen ihre Waren nicht nur über ihren Onlineshop, sondern auch über Marktplätze wie Ebay oder Amazon. Und nicht wenige betreiben zusätzlich ein stationäres Ladengeschäft. Um hier den Überblick zu behalten und möglichst geringen händischen Aufwand zu haben, ist es wichtig, die Auftragsabwicklung zu zentralisieren. Dazu ist eine Warenwirtschaft für Onlineshops bestens geeignet.
Warum es ohne zentrale Auftragsabwicklung nicht geht
Wer kein zentrales System zur Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft einsetzt, muss mit erheblichen Problemen rechnen: Es werden keine fortlaufenden Rechnungsnummern in den Verkaufskanälen erzeugt, die Bestände sind nicht aktuell, und es kann sogar zu Fehlbeständen im Lager kommen. Dies hinterlässt in der Kommunikation mit den Kunden ein uneinheitliches Bild und wirkt unprofessionell. Darüber hinaus sind die Prozesse für jeden Verkaufskanal unterschiedlich und damit in der Regel viel zu aufwendig in der Handhabung.
Eine Warenwirtschaftssoftware bildet neben den Online-Verkaufskanälen auch die Auftragsabwicklungsprozesse im Direktvertrieb und – falls vorhanden – im Ladengeschäft ab. In aller Regel erreicht man so eine bessere Effizienz, da man weniger Daten redundant pflegen muss.
Neben den bereits genannten Punkten gibt es weitere Argumente, die für eine zentrale Auftragsabwicklung und den Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware sprechen:
Zentrale Datenhaltung
Diese ist dringend zu empfehlen, sobald Unternehmen ihre Waren über mehrere Kanäle im sogenannten Multi-Channel-Vertrieb verkaufen. In der Praxis lässt sich grob zwischen den folgenden Channels unterscheiden:
- Direktvertrieb (Telefon, Außendienst)
- Filiale/Ladengeschäft
- Eigener Onlineshop
- Marktplatz (wie Ebay, Amazon usw.)
Einheitliche Produktdaten für Direktvertrieb, Onlineshop und Marktplätze
Ohne eine zentrale Datenhaltung müssen die Produktdaten für jeden Verkaufskanal separat bereitgestellt (eingegeben) werden. Dies kann äußerst mühsam sein. Aber, selbst wenn man diesen Aufwand auf sich nimmt: Spätestens bei sehr variablen Produktdaten überschreitet man schnell die Grenze zur Unwirtschaftlichkeit.
Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für Onlineshops lassen sich dagegen viele Produktdaten automatisch synchronisieren und zentral verwalten. Das gilt typischerweise für die folgenden Daten:
- Artikelnummer
- Bezeichnung
- Texte
- Übersetzungen
- Bilder
- Preise (mit Staffeln)
- Kategorie-Zuordnungen
Und je nach Onlineshop-System auch:
- Varianten (wie Größen, Farben)
- Ressourcen (Downloads)
- Cross-Selling-Artikel-Zuordnungen
- Filterbare Eigenschaften
Zentrale Bestellabwicklung (Fulfillment)
Im Warenwirtschaftssystem werden sämtliche Aufträge aus allen Verkaufskanälen gesammelt, um sie zentral abzuwickeln. Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für den Onlinehandel braucht nicht jeder Verkaufskanal einzeln betreut zu werden. Die zentrale Bestellabwicklung beschleunigt und vereinfacht die Prozesse, weil die Mitarbeiter nicht mehr verschiedene Anwendungen parallel bedienen müssen. Das bedeutet auch geringeren Schulungs- und Personalbedarf.
Ein Warenwirtschaftssystem versetzt die Benutzer außerdem in die Lage, die Verfügbarkeit von bestellten Produkten unter Berücksichtigung von Reservierungen zu prüfen. So wird nicht mehr Ware ausgeliefert, als tatsächlich verfügbar ist. Dies minimiert das Risiko von Überverkäufen.
In der Buchhaltung ist es wichtig, Rechnungen mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Dies ist nur dann möglich, wenn sie zentral erstellt werden.
Für die Bestellabwicklung braucht es im Versandhandel schließlich noch den Versand. Die Übergabe der Adressdaten an Paketdienste oder Speditionen ist in vielen Warenwirtschaftslösungen bereits eingebaut. Paketaufkleber können dann sofort gedruckt und Retouren verwaltet werden.
Lagerbestände Shop- und Plattform-übergreifend synchronisieren
Der Lagerbestand zählt zu den Daten, die sich bei bestandsgeführter Ware am häufigsten ändern. Diese Änderungen über verschiedene Verkaufskanäle hinweg laufend zu synchronisieren, ist manuell kaum zu bewältigen.
Da in der Warenwirtschaft alle Aufträge zusammenlaufen, zählt das System den Lagerbestand stets mit. Dadurch ist in der Warenwirtschaftssoftware der verfügbare Bestand vorhanden und kann an die Onlineshops und Marktplätze ausgespielt werden. Dies verringert das Risiko von Überverkäufen oder verpassten Umsätzen aufgrund von vermeintlich ausverkauften Produkten, die tatsächlich aber noch verfügbar sind.
Wareneinkauf für alle Verkaufskanäle konsolidieren
Wenn bereits alle Verkäufe im Warenwirtschaftssystem erfasst sind, lassen sich auch die Einkäufe darüber steuern. Das System kennt den Bedarf, möglicherweise auch Schwellenwerte wie die Mindestbestände – und kann daraufhin Bestellvorschläge machen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht somit auch bei Wareneinkauf und Beschaffung Zeitersparnis.
Einbindung von Finanzbuchhaltung und Steuerberater
Um den Prozess abzurunden, können Warenwirtschaftssysteme in der Regel Software zur Finanzbuchhaltung einbinden. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Vorteile:
- Für Verkaufsrechnungen und Gutschriften (Retouren) lassen sich automatisch Buchungen erzeugen.
- Bestellungen mit offenen Zahlungen (insbesondere Vorkasse) behält man mit einer Offene-Posten-Verwaltung übersichtlich im Blick und kann sie nach dem Zahlungseingang für den Versand freigeben.
Auswertungen und Statistiken
Zu einer Multi-Channel-Lösung gehört natürlich auch das Thema Auswertungen. Shopsysteme und Marktplätze bieten hierfür zwar eigene Funktionen – richtig interessant werden Auswertungen und Statistiken aber erst dann, wenn sie sich über die verschiedenen Verkaufskanäle zusammenfassen lassen. Mit einer Warenwirtschaft für Onlineshops ist das möglich. Beispielsweise lässt sich kinderleicht eine Übersicht über alle Verkäufe anzeigen. Ebenso einfach ist es möglich, Einkäufe zu planen oder die Umsätze der Absatzkanäle miteinander zu vergleichen. Solche vorbereiteten Berichte kann man dann auf Knopfdruck immer wieder mit stets aktuellen Daten erstellen.
Fazit
In diesem Artikel wurden sechs Schritte vorgestellt, um die Warenwirtschaft für den Onlinehandel fit zu machen. Zudem wurden alle wichtigen Vorteile einer Warenwirtschaft für Onlineshops erläutert. Der Artikel zeigt auf, dass trotz aller technischen Voraussetzungen und Verfügbarkeit von Schnittstellen, Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen eine Reihe von Maßnahmen und Planungen rund um die individuellen Geschäftsmodelle zu erledigen sind. Diese spiegeln sich dann auch direkt in der Wawi wider und müssen bei jeder Form der Automatisierung bedacht werden. Die wichtigste Aufgabe bleibt daher, die individuell notwendigen Maßnahmen zu ermitteln und die Software und die Prozesse für das jeweilige Unternehmen anzupassen.
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