Die richtige Menge zum richtigen Zeitpunkt: Optimale Lagerbestände sind die Basis für reibungslose Abläufe im und rund um das Lager. Am Ende sind sie mit ausschlaggebend für Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg. Dieser Beitrag enthält fünf Tipps, wie KMU ihr Lager optimieren, Kosten senken und jederzeit lieferfähig bleiben.

Die Lagerhaltung und damit die Bestandsverwaltung ist der Schlüsselbereich der Warenwirtschaft jedes Handels- und Produktionsunternehmens. Von ihr hängt ab, wie effizient und reibungslos die Auftragsabwicklung funktioniert. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihr Lager optimieren.

Eine gute Lagerhaltung bedeutet unter anderem, dass die Lagerbestände stets optimal kalkuliert und in benötigter Menge vorhanden sind. Die Lagerwirtschaft steht damit laufend vor der Herausforderung, einen Spagat zwischen jederzeitiger Lieferfähigkeit und möglichst geringen Lagerbestandskosten hinzubekommen.

Jedes gelagerte Teil bindet Kapital, das anderweitig eventuell gewinnbringend nutzbar wäre. Hinzu kommen Miet-, Betriebs-, Instandhaltungs- und Personalkosten. Dies bedeutet aber auch:

In fast jedem Lager schlummern Potenziale zur Kostensenkungspotenziale. Und es gibt Stellschrauben, an denen man drehen kann, um sie zu heben.

Durch eine Optimierung Ihrer Lagerbestandsführung können auch Sie Ihre Kosten senken, Ihre Auftragsdurchlaufzeiten verringeren und die Lieferfähigkeit verbessern. Die folgenden Denkanstöße und Tipps helfen Ihnen dabei, das Thema anzugehen und den “Lagerwirtschafts-Spagat” zu meistern.

Lagerprozesse optimieren und Kosten senken

Wie steht es um Ihren Lagerbestand?

Bevor Sie Ihr Lager optimieren, sollten Sie eine Bestandsaufnahme und Bestandsanalyse durchführen. Schauen Sie sich dazu in Ihrem Lager um und sprechen Sie mit den Mitarbeitern dort. So bekommen Sie ein Gespür für die aktuelle Situation und etwaigen Handlungsbedarf.

Liegen für die Bestandsanalyse keine aktuellen Inventurdaten vor, müssen diese erhoben werden. Folgendes müssen Sie wissen:

  • Was genau haben Sie in welcher Menge auf Lager (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe/halbfertige und fertige Teile/Handelsware)?
  • Welchen Wert haben die einzelnen Güter? Welchen Wert hat der gesamte Lagerbestand?
  • Wie lange bleiben die einzelnen Waren/Teile im Lager?
  • Wo in Ihrem Lager gibt es Probleme? Und welche Ursachen stecken dahinter?

Beantworten Sie diese Fragen mithilfe Ihrer Lager-Kennzahlen (siehe Infobox). Diese helfen Ihnen, die Lagerbestände zu erfassen und die Situation im Lager sowie die Kapitalbindung zu analysieren und zu optimieren.

Auch sogenannte ABC-Analysen können eine Grundlage für die Ableitung von Maßnahmen zur Bestandsoptimierung sein. Identifizieren Sie auf Basis Ihrer aktuellen Inventurdaten mithilfe solcher Analysen die mengen-, wert- oder verbrauchsmäßig wichtigsten Teile in Ihrem Lager und fangen Sie bei der Optimierung mit diesen an.

Lager optimieren – diese Kennzahlen sind wichtig

Der durchschnittliche Lagerbestand gibt an, wie groß die Vorräte im Durchschnitt – meist im Verlauf eines Geschäftsjahres – sind. Verändert er sich, wirkt sich das auf die Kapitalbindung und damit auf die Lagerkosten aus.

Der Bestandswert beschreibt den buchhalterischen Wert eines Materials innerhalb eines Lagers und eines Zeitraums. In Verbindung mit der Umschlagshäufigkeit und der durchschnittlichen Lagerdauer (s. u.) ergibt sich eine Bewertung, die eine Optimierung der Bestände erlaubt.

Die Lagerumschlagshäufigkeit gibt an, wie häufig Material im Lager aufgebraucht ist und durch Neueinlagerung ersetzt wird. Der Umschlag bezieht sich auf eine bestimmte Periode – meist ein Jahr.

Die durchschnittliche Lagerdauer gibt an, wie lange Material bzw. Ware im Lager bleibt, also auch, wie lange das Kapital gebunden ist. Außerdem lässt sich daran ablesen, für wie viele Perioden der durchschnittliche Lagerbestand ausreicht, bis er theoretisch aufgebraucht ist.

Die Lagerreichweite sagt aus, wie lange der Vorrat ausreicht, um den durchschnittlichen Verbrauch zu decken. Mit ihr lässt sich zum Beispiel die interne Versorgungssicherheit innerhalb einer bestimmten Periode beurteilen.

Der Lagerzinssatz gibt an, wie viel Prozent Zinsen das im durchschnittlichen Lagerbestand gebundene Kapital während der durchschnittlichen Lagerdauer kostet.

Lagerzinsen beziffern, wie viel Zins dem Unternehmer während der Lagerdauer entgeht.

Der optimale Lagerbestand ist die wirtschaftliche Lagerbestandsgröße, die bei vorgegebenem Lieferbereitschaftsgrad zu minimalen relevanten Gesamtkosten (bestehend aus Lagerkosten + Beschaffungskosten) führt.

5 wichtige Maßnahmen zur Lageroptimierung

1. Lagerhüter aussortieren
Lagerhüter erkennen Sie in der Regel an einer sehr geringen Umschlagshäufigkeit. Schauen Sie sich diese Waren genau an und entfernen Sie sie gegebenenfalls rechtzeitig und regelmäßig aus Ihrem Lager. Dadurch gewinnen Sie Liquidität und Platz für andere Produkte. Vielleicht können Sie sogar auf ganze Läger verzichten und so weitere Kosten senken.

Auch Waren, die keine Saison haben, gehören nicht oder nur in minimalen Mengen ins Lager. Das Geld für ihre Bevorratung können Sie einsparen oder anders einsetzen.

2. Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand festlegen
Mit der Festlegung der Parameter Mindest-, Melde- und Höchstbestand tun Sie etwas für Ihre Lieferfähigkeit sowie für Ihre Kostensenkung und Liquidität. Der Mindestbestand dient dazu, unvorhergesehene Schwankungen der Bedarfe oder des Nachschubs auszugleichen. Der Meldebestand löst die Bestellung von Waren so rechtzeitig aus, dass Sie nicht auf den Mindestbestand zurückgreifen müssen. Der Höchstbestand wiederum dient dem Zweck, unnötig hohe Vorräte zu verhindern und damit liquide Mittel und Lagervolumen freizusetzen.

3. Zu hohe Lagerbestände reduzieren
Die Lager-Kennzahlen und ihre Entwicklung geben Hinweise darauf, ob beziehungsweise wovon Sie zu viel auf Lager haben.

Beispiel: Eine hohe/steigende Lagerreichweite deutet auf unnötige Kapitalbindungs- und Lagerkosten hin. Hier können Sie optimieren. Achtung bei einer niedrigen/sinkenden Lagerreichweite: Wenn es zu Fehlmengen kommt, kostet Sie das viel Geld.

  • Bei Waren mit langer Lagerdauer können Sie durch deren Verkürzung liquide Mittel freisetzen.
  • Teile mit niedrigen Verbräuchen oder hohem Bestandswert brauchen Sie nicht in großen Mengen. Korrigieren Sie hier zum Beispiel den Sicherheits- oder Höchstbestand in Ihrer Lasgerhaltung.
  • Auch eine sehr niedrige beziehungsweise sinkende Umschlagshäufigkeit deutet allgemein auf eine unnötig hohe Kapitalbindung durch zu hohe Lagerbestände hin; hier besteht Potenzial zur Kostensenkung. Eine sehr hohe Lagerumschlagshäufigkeit hingegen kann darauf hinweisen, dass Sie mehr einkaufen müssen, um Fehlmengen zu vermeiden und ein hohes Serviceniveau zu halten.

4. Bestellverhalten anpassen
Passen Sie auf Basis Ihrer (Kennzahlen-/ABC-)Analysen und Erkenntnisse Ihr Bestellverhalten an.

Beispiel: Einkaufsstopp für Materialien, von denen Sie weit mehr als den Höchstbestand im Lager haben.

  • Wechseln Sie zu einer bedarfsgerechten Bestellung von teuren Materialien mit hohem Bestandswert. Diese sollten erst kurz bevor sie verwendet werden in Ihrem Unternehmen eintreffen. Dies gilt auch für Teile, deren Verbrauch genau vorhersagbar ist. Ebenso sollten Teile, die sporadisch verbraucht werden, nach Möglichkeit im Bedarfsfall bestellt werden. Für Teile mit gelegentlichen Verbrauchsschwankungen empfiehlt sich hingegen eine Vorratsbeschaffung.
  • Erhöhen Sie den Höchstbestand und damit die Verfügbarkeit bei “Schnelldrehern”, also Waren oder Materialien mit hoher Umschlagshäufigkeit.
  • Überprüfen und optimieren Sie Ihre Einkaufskonditionen laufend. Nachverhandlungen mit Lieferanten – zum Beispiel über Rabatte für höhere Einkaufsvolumina – helfen ebenfalls dabei, Kosten zu senken.

5. Tschüss Papier, hallo Lagersoftware!
Ob Bestandserfassung, Bestandsanalyse oder Bestandsoptimierung – bei allen drei Aufgaben können Sie sich die Arbeit mithilfe digitaler Lösungen wesentlich erleichtern. Zwar nutzen viele KMU bereits ein digitales Warenwirtschaftssystem, die Lagerverwaltung findet aber häufig noch per Excel-Listen, auf Basis von Erfahrungswissen und auf Zuruf statt. Die Folgen: redundante Datenerfassung durch Medienbrüche, Fehleranfälligkeit, Ungenauigkeiten, vergeudete Zeit durch lange Artikelsuche, Kommissionierungsfehler, Falschlieferungen, Über- und Fehlbestände. Kurz: kein Überblick über das Lager und keine Kontrolle über die Kosten.

Mithilfe einer digitalen Lagerwaltung können Sie Ihr Lager optimieren. Die Software bringt Ihnen Überblick und Kontrolle (zurück) und schafft Transparenz. Hier ein Überblick über wichtige Funktionen und Vorzüge einer Lagersoftware:

  • Erfassung von Waren und deren Lagerbewegungen mit Handscanner
  • Erfassung sämtlicher Schritte im Lagerprozess
  • Packstück- oder mengenbezogene Bestandsverwaltung
  • Vereinfachte Inventur
  • Erstellung von Etiketten mit Barcodes
  • Erfassung von Bestands- Mindest- und Bestellmengen
  • Liefer- und Bestellvorschläge
  • Automatische Bestandsveränderungen durch Vorgangsverarbeitung
  • Bewertung von Lagerbeständen
  • Informationen in Echtzeit
  • Beseitigung von Medienbrüchen und Herstellung eines durchgängigen Informationsflusses
  • Automatische Berechnung wichtiger Lagerkennzahlen
  • Unterstützung bei der Ausrichtung der Disposition an Verbrauchswerten der Vergangenheit und zukünftiger Planung
  • Erstellung von Reports; dadurch bessere Einbindung der Lagerwirtschaft in die Gesamtstrategie des Unternehmens möglich

Wägen Sie sorgfältig ab, inwieweit Sie Ihre Lagerverwaltung digitalisieren. Schließlich geht es um eine Investition, die Geld und Zeit kostet. Sie können aber davon ausgehen, dass der Abschied von Excel, Papier und Zuruf bei der Bestandsführung für Ihr Unternehmen vorteilhaft ist. Eine digitale Lagerverwaltung unterstützt Sie nämlich nicht nur bei der optimalen Handhabung Ihrer Bestände, sondern macht Ihr Unternehmen auch wettbewerbs- und zukunftsfähiger.

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