Dokumentenmanagement System

6 Beispiele, wie ein Dokumentenmanagement System die Produktivität steigert

Auf dem Weg zum Geschäftstermin schnell noch eine Information aus dem Archiv abrufen? Vom Homeoffice aus unkompliziert auf Geschäftsunterlagen zugreifen? Ein elektronisches Dokumentenmanagement System (DMS) macht’s möglich. Dieser Beitrag nennt sechs Beispiele, wie ein DMS Prozesse verschlankt und verbessert.

Bloß raus aus dem staubigen Archivkeller: Der Wunsch nach Abschaffung der aufwendigen papierbasierten Aktenhaltung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen das zentrale Motiv, ein Dokumentenmanagement System einzuführen. Daher verwundert es nicht, dass viele Mittelständler mit dem Begriff Dokumentenmanagement vor allem die elektronische Archivierung verbinden.

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen nach den Vorgaben der GoBD eine Kernfunktion jedes Dokumentenmanagementsystems. Doch ein DMS kann und bietet weit mehr:

Mit einem Dokumentenmanagement-System lässt sich jedes Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg kontrollieren und verwalten – von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Dadurch sind die enthaltenen Informationen zu jedem Zeitpunkt und unternehmensweit nutzbar.

Beispiel 1: Schnellerer Durchlauf dank Dokumentenmanagement System

Bevor Dokumente archiviert werden, durchlaufen sie in aller Regel mehrere Stationen im Unternehmen. Findet dieser Prozess papierbasiert statt, läuft man Gefahr, den Überblick und Zeit zu verlieren – zum Beispiel, weil der zuständige Kollege ausfällt oder weil ein Dokument mit der hausinternen Post versehentlich falsch zugestellt wurde.

Ein Dokumentenmanagement System enthält Funktionen, die für einen reibungslosen Workflow sorgen. So lassen sich Dokumente – mit Wiedervorlageterminen, Bearbeitungsfristen und Aufgaben versehen – zielsicher an den elektronischen Postkorb des zuständigen Kollegen weiterleiten.

Weitere Vorteile: Mehrere Benutzer können parallel an einem Dokument arbeiten. Zudem werden Status und Verlauf der Bearbeitung im DMS protokolliert.

Unter dem Strich verkürzt ein Dokumentenmanagementsystem die Durchlaufzeiten und sorgt für Transparenz und eine schnellere Auftragsabwicklung.

Beispiel 2: Zeitgewinn durch automatisierte Ablage von Office-Dokumenten im Dokumentenmanagement

Zahlreiche aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen entstehen in Microsoft-Office-Anwendungen – vom Textdokument bis zur E-Mail. Diese Dokumente gilt es, mit möglichst geringem Aufwand im Dokumentenmanagement System zu archivieren. Ein gutes DMS bietet daher beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails aus Outlook mit Anhängen automatisch abzulegen. Auch Dateien aus Excel und Word lassen sich im Dokumentenmanagement direkt den digitalen Akten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Projekten etc. zuordnen.

Beispiel 3: Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen im DMS

Wer ein archiviertes Papierdokument lesen will, muss gewöhnlich erst einmal ins Archiv gehen und es heraussuchen. Arbeitet man im Außendienst oder außerhalb der üblichen Bürozeiten, kommt man daher erst mit Verzögerung an die benötigten Informationen. Dies gilt auch für Dokumente, die sich gerade bei Kollegen im Umlauf befinden.

Ein DMS ermöglicht es seinen Benutzern, via herkömmlichem Webbrowser – also ohne die Installation zusätzlicher Software – von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt auf alle Daten zuzugreifen.

Dadurch kann man beispielsweise aus dem Homeoffice heraus oder während einer Bahnfahrt bestehende Dokumente bearbeiten. Zudem lassen sich neue bzw. soeben bearbeitete Dokumente per Drag-and-Drop im DMS ablegen.

Beispiel 4: Dokumente schnell finden

Ein großes Problem papierbasierter Büroprozesse ist der gewaltige Arbeitszeitverlust, den die umständliche Suche nach Unterlagen verursacht. Hinzu kommt in vielen Betrieben, dass ein beträchtlicher Teil der relevanten Dokumente mittlerweile (auch) in digitaler Form vorliegt. Das erschwert die Suche zusätzlich, da die benötigten Informationen meist dezentral und verstreut im Dateisystem und auf den Rechnern der Mitarbeiter liegen.

Durch den Einsatz eines unternehmensweiten DMS lassen sich unproduktive Suchzeiten auf ein Minimum verkürzen.

Über die Suchfunktionen des Systems findet man abgelegte oder schon archivierte Dokumente auf Anhieb anhand ihrer Metadaten (Schlagwörter etc.) oder per Volltexteingabe. So hat man innerhalb kürzester Zeit Dokumente aus verschiedensten Quellen in gebündelter Form auf dem Bildschirm, beispielsweise aus der ERP-Software, einer Office-Anwendung oder dem E-Mail-System. Man braucht sich also nicht durch diverse Programme zu klicken und das Dateisystem zu durchsuchen.

Beispiel 5: GoBD-konforme Archivierung ohne Dateien-Wildwuchs 

Die nach wie vor gern praktizierte, dezentrale Dokumentenablage irgendwo im Dateisystem oder auf Arbeitsplatzrechnern schafft weitere Probleme: unkontrollierbaren Dateien-Wildwuchs und inkonsistente Daten. Häufig gibt es von einem Dokument mehrere Versionen unter verschiedenen Dateinamen – und niemand hat noch den Überblick, wer wann was bearbeitet hat. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern verstößt auch gegen elementare Anforderungen der GoBD an Buchführung und Archivierung.

Ein Dokumentenmanagement-System legt nach jeder Bearbeitung eines Dokuments automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Fassung. Damit ist eine wichtige Voraussetzung für eine GoBD-konforme – “revisionssichere” – Archivierung erfüllt.

Die Check-in- und Check-out-Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems helfen zudem, Inkonsistenzen zu vermeiden. So kann ein Benutzer ein Dokument aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren (Check-out). Sobald er das geänderte Dokument im System abgelegt hat (Check-in), steht es als neue Version zur Verfügung.

Beispiel 6: Unkomplizierte Bereitstellung und Verteilung von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagement System erleichtert auch die Verteilung von Dokumenten, beispielsweise per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus vereinfacht es Unternehmern die Bereitstellung von Geschäftsunterlagen für den eigenen Steuerberater und für das Finanzamt. Verlangt der Behördenvertreter bei einer Betriebsprüfung Zugriff auf das digitale Archiv, lässt sich in einem DMS mittels Benutzerprofil exakt festlegen, welche Daten der Prüfer zu Gesicht bekommt.

Bildquelle: Tierney – stock.adobe.com

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