E-Rechnung optimieren – 7 Maßnahmen für mehr Effizienz im laufenden Betrieb

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang elektronischer Rechnungen im inländischen B2B-Bereich. Viele Unternehmen haben ihre Buchhaltung bereits auf XRechnung, ZUGFeRD und andere Formate nach EN 16931 vorbereitet. Doch die eigentlichen Effizienzpotenziale entstehen nicht automatisch mit der Einführung. Sie entstehen erst dann, wenn Unternehmen ihren Rechnungsworkflow optimieren, Prozesse standardisieren und die Buchhaltung digitalisieren.

Die Einführung der E-Rechnung erfüllt die Pflicht, aber das Potenzial ist damit noch nicht ausgeschöpft. Niedrigere Prozesskosten, schnellere Abläufe und eine bessere Skontoausnutzung ergeben sich nur, wenn die Rechnungsverarbeitung im Alltag reibungslos funktioniert. Genau deshalb sollten Unternehmen jetzt gezielt daran arbeiten, ihren E-Rechnungsprozess zu optimieren.

Von besonderer Relevanz sind dabei saubere Stammdaten, klare Freigaben, eine hohe Automatisierung, eine rechtssichere Ablage und messbare Kennzahlen. Wer diese Stellschrauben richtig nutzt, kann die gesetzliche Vorgabe als echten Hebel für effizientere Abläufe in der Finanzorganisation einsetzen.

Die folgenden sieben Maßnahmen helfen dabei, aus einem funktionierenden System einen starken und zukunftsfähigen Prozess zu machen.

Viele Probleme im E-Rechnungsprozess entstehen nicht durch das Format der Rechnung, sondern durch schlechte Datenqualität im System. 

Typische Problemfelder:

• Lieferantenstammsätze mit veralteten Bankverbindungen oder fehlenden Steuernummern
• Abweichende Schreibweisen von Unternehmensbezeichnungen zwischen Bestellung und eingehender Rechnung
• Fehlende oder falsche Kostenstellenzuordnungen
• Doppelt angelegte Kreditoren unter verschiedenen Nummern

Was Sie tun können: 

Führen Sie eine gezielte Stammdatenprüfung durch – am besten mit einem strukturierten Abgleich zwischen Ihren Kreditorenstammdaten und den eingehenden E-Rechnungsdaten. Viele ERP-Systeme bieten dafür Auswertungen oder Dublettenprüfungen an. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten: Wer pflegt Lieferantenstammdaten, wer gibt Änderungen frei? 

Ein häufiger Engpass nach der Einführung der E-Rechnung ist der interne Freigabeweg. Selbst wenn Rechnungen elektronisch eingehen, verlieren Unternehmen wertvolle Zeit, weil der Freigabeprozess für Rechnungen nicht klar geregelt ist. 

Häufige Schwachstellen:

• Freigaben laufen noch per E-Mail oder papierbasiert
• Keine Vertretung bei Abwesenheit
• Unklare Zuständigkeiten: Wer darf welche Beträge freigeben?
• Keine Eskalation bei überfälligen Freigaben

Was Sie tun können: 

Bilden Sie den Freigabeprozess für Rechnungen digital ab – idealerweise mit einer Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung (REV), die in die Buchhaltungssoftware bzw. das ERP-System integriert ist. 

Achten Sie darauf, dass genehmigende Personen Rechnungen auch mobil freigeben können.

Definieren Sie Betragsgrenzen und Freigabestufen schriftlich und richten Sie Vertretungsregelungen ein. Ein klar definierter Eskalationspfad (z. B.: nach 48 Stunden ohne Reaktion geht die Rechnung automatisch an die Vertretung) reduziert Verzögerungen erheblich.

Ziel: 

Die Freigabe einer Eingangsrechnung sollte im Normalfall nicht länger als zwei Werktage dauern.

Moderne Systeme zur Rechnungseingangsverarbeitung bieten oft deutlich mehr Möglichkeiten, als im Alltag tatsächlich genutzt werden. Durch eine automatische Rechnungsprüfung können Sie die Fehlerquote bei der Rechnungsverarbeitung senken und die Bearbeitung beschleunigen.

Was eine automatische Rechnungsprüfung leistet:

• Validierung des XML-Formats gegen die EN-16931-Norm
• Pflichtfeldprüfung (Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum etc.)
• Abgleich mit offenen Bestellungen 
• Erkennung von Dubletten (gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag)
• Plausibilitätsprüfungen (z. B. ungewöhnlich hohe Beträge, unbekannte Lieferanten)
• Drei-Wege-Abgleich in Verbindung mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen

Was Sie tun können: 

Prüfen Sie, welche Automatisierungsfunktionen in Ihrer Software vorhanden, aber noch nicht aktiviert sind. Legen Sie fest, welche Prüfergebnisse automatisch zur Buchung führen dürfen und bei welchen Auffälligkeiten immer ein Mensch eingreifen muss. Halten Sie diese Regeln in einer Verfahrensdokumentation fest.

Die E-Rechnung Archivierung ist ein zentraler Bestandteil eines rechtssicheren Gesamtprozesses. Für Unternehmen reicht es nicht aus, Rechnungen einfach irgendwo digital abzulegen. Entscheidend ist eine revisionssichere Aufbewahrung, die den Vorgaben der GoBD entspricht.

Was die GoBD verlangen:

• Das Original darf nicht manipulierbar sein. Jede Änderung muss protokolliert werden und der Ursprungszustand muss rekonstruierbar bleiben.
• Alle eingehenden E-Rechnungen müssen lückenlos erfasst und archiviert werden.
• Belege müssen zeitnah erfasst werden – in der Praxis gilt ein Zeitraum von bis zu zehn Tagen nach Eingang als orientierungsgebend.
• Jede Buchung muss auf den zugehörigen Beleg rückverfolgbar sein (Belegprinzip gemäß § 145 AO).
• Aufbewahrungsfrist: acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege (seit 01.01.2025, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz – BEG IV, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO); Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen unterliegen weiterhin einer Frist von zehn Jahren.

Typische Schwachstellen in der Praxis:

• E-Rechnungen werden lokal auf Einzelrechnern zwischengespeichert und erst später ins Archiv übertragen.
• Das ZUGFeRD-Dokument wird nach Eingang mit einem Standard-PDF-Programm erneut gespeichert oder umgewandelt – dabei geht der eingebettete XML-Anhang unbemerkt verloren.
• Es gibt kein Protokoll, wer wann eine Rechnung geöffnet, bearbeitet oder weitergeleitet hat.

Was Sie tun können: 

Stellen Sie sicher, dass E-Rechnungen direkt beim Eingang – also ohne Zwischenspeicherung auf lokalen Geräten – in ein revisionssicheres Archiv überführt werden. Beim Format ZUGFeRD muss immer das vollständige hybride Dokument (PDF mit eingebettetem XML) archiviert werden, nicht nur das visuelle PDF. Legen Sie Ihre Prozesse zur GoBD-konformen Archivierung schriftlich in einer Verfahrensdokumentation fest – diese ist bei einer Betriebsprüfung Ihr wichtigstes Hilfsmittel.

In vielen KMU wird die E-Rechnungseinführung primär als IT-Projekt verstanden. Die Schulung der Anwenderinnen und Anwender kommt dabei oft zu kurz.

Was jetzt gefragt ist:

• Verständnis für die Formate und Prozesse: Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Warum kann ich eine E-Rechnung nicht einfach ausdrucken und abheften?
• Souveräner Umgang mit Fehlermeldungen: Was bedeutet es, wenn eine Rechnung die Validierung nicht besteht – und was ist der korrekte nächste Schritt?
• Sensibilisierung für Sicherheitsrisiken: Auch im E-Rechnungsprozess gibt es Betrugsversuche (z. B. gefälschte Absenderadressen, manipulierte Bankverbindungen).

Was Sie tun können: 

Führen Sie regelmäßig kurze Schulungen durch – zwei- bis dreimal im Jahr, ca. 30 bis 60 Minuten. Nutzen Sie echte Beispiele aus dem eigenen Betrieb (anonymisierte Fehlerfälle, häufige Rückfragen). Benennen Sie eine interne Ansprechperson für Fragen rund um die E-Rechnung – eine Art „E-Rechnungs-Champion" in der Buchhaltung. Das entlastet alle und sorgt für konsistente Antworten.

Viele Unternehmen wissen nach der E-Rechnungseinführung nicht, ob der Prozess besser oder schlechter läuft als vorher. Dabei sind die relevanten Kennzahlen klar definierbar und in den meisten ERP-Systemen ohne großen Aufwand auswertbar.

Die drei wichtigsten KPIs im E-Rechnungsprozess:

Was Sie tun können: 

Richten Sie ein einfaches monatliches Reporting ein. Für den Einstieg reicht auch eine strukturierte Excel-Auswertung mit Daten aus dem ERP-System. Besprechen Sie die Kennzahlen regelmäßig im Team. Setzen Sie Zielwerte und verfolgen Sie Verbesserungen aktiv.

Die E-Rechnung ist kein einmal abgeschlossenes Projekt, sondern ein laufender Verbesserungsprozess. Daher sollten Unternehmen, die ihren E-Rechnungsprozess optimieren möchten, diesen regelmäßig prüfen und weiterentwickeln. Dies ist umso wichtiger, da sich technische Standards und regulatorische Anforderungen weiter ändern werden.

Bis 2028 wird die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen schrittweise auf alle Unternehmensgrößen ausgeweitet. Neue Pflichten rund um das geplante nationale Meldesystem (ViDA – VAT in the Digital Age auf EU-Ebene) stehen auf der Agenda. Wer seinen Prozess heute optimiert, ist morgen besser vorbereitet.

Empfehlung: 

Etablieren Sie eine regelmäßige „Prozess-Review", die einmal pro Quartal unter der Beteiligung von Buchhaltung, IT und Geschäftsführung stattfindet. Themen: aktuelle Kennzahlen, aufgetretene Probleme, geplante Systemupdates und regulatorische Neuerungen.

Die E-Rechnung ist weit mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Bei richtiger Umsetzung bietet sie KMU echte Effizienzsteigerungspotenziale: schnellere Prozesse, weniger Fehler, eine bessere Liquiditätssteuerung und eine rechtssichere Archivierung. Diese Potenziale realisieren sich jedoch nicht von allein. Sie entstehen durch konsequente Verbesserungen in den richtigen Bereichen: durch saubere Stammdaten, klare Workflows, gezielte Automatisierung, geschulte Mitarbeitende und eine kennzahlenbasierte Steuerung.

So können Sie Ihre E-Rechnung optimieren und aus einer gesetzlichen Vorgabe echten Fortschritt für die Buchhaltung, die Rechnungsverarbeitung und die gesamte kaufmännische Organisation erzielen.

Ab wann gilt die E‑Rechnung Pflicht im B2B-Bereich?

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B elektronische Rechnungen empfangen können. Für echte Effizienz reicht der Empfang allein nicht – entscheidend ist ein durchgängiger Prozess von Eingang bis Archiv.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format nach EN 16931. ZUGFeRD ist hybrid (PDF + eingebettetes XML). Für die Archivierung muss bei ZUGFeRD immer das vollständige hybride Dokument gespeichert werden.

Was bedeutet „E‑Rechnung optimieren“ konkret?

E‑Rechnung optimieren heißt: weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler, klare Freigaben, schnellere Buchung und Zahlung sowie GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung im laufenden Betrieb.

Warum gibt es nach der Umstellung auf E-Rechnung trotzdem Verzögerungen bei der Rechnungseingangsverarbeitung?

Häufige Ursachen sind fehlerhafte Stammdaten, unklare Zuständigkeiten, Freigabeschleifen per E‑Mail, fehlende Vertretungen, keine definierten Eskalationspfade sowie ungenutzte Automatisierungsfunktionen in der Rechnungseingangsverarbeitung Software.

Welche Rolle spielt Stammdatenpflege im ERP beim E‑Rechnungsprozess?

Eine zentrale Rolle. Dubletten, fehlende Steuer- oder Bankdaten und falsche Kostenstellen führen zu Rückfragen und Stopps. Wer den E‑Rechnungsprozess optimieren will, sollte die Stammdatenpflege mit klarer Verantwortung und Freigaben verbindlich regeln.

Wie lässt sich der Freigabeprozess für Rechnungen beschleunigen?

Mit einem digitalen Workflow inklusive Betragsgrenzen, Freigabestufen, Vertretungsregelungen, Eskalation bei Überfälligkeit und mobiler Freigabe. Ziel: Standardrechnungen werden in der Regel innerhalb von zwei Werktagen freigegeben.

Was bringt eine automatische Rechnungsprüfung in der Rechnungseingangsverarbeitung?

Sie senkt die Fehlerquote und beschleunigt die Bearbeitung durch EN‑16931-Validierung, Pflichtfeldprüfungen, Dublettenerkennung, Plausibilitätschecks und Abgleich mit Bestellungen (bis hin zum Drei-Wege-Abgleich).

Was bedeutet GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung bei E‑Rechnungen?

Die GoBD verlangen u. a. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit. E‑Rechnungen sollten direkt beim Eingang ohne lokale Zwischenspeicherung in ein revisionssicheres Archiv überführt werden.

Warum geht Skonto trotz digitaler Prozesse häufig verloren?

Meist wegen zu langer Durchlaufzeiten und hängender Freigaben. Abhilfe schaffen Eskalationen, klare Zuständigkeiten, Fristen-Transparenz und Monitoring der Skontoausnutzungsquote.

Welche Kennzahlen helfen, den E‑Rechnungsprozess gezielt zu verbessern?

Wichtige KPIs sind: Durchlaufzeit Rechnungen (Eingang bis Buchung), Fehlerquote der Rechnungsverarbeitung und Skontoausnutzungsquote. Damit werden Engpässe sichtbar und Optimierungen messbar.

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