E-Rechnung: Nur XML zählt – was die BMF-Vorgaben für Ihre Rechnungsprozesse bedeuten

Das Bundesfinanzministerium hat in seinen FAQ vom 23. März 2026 eine Grundsatzposition bekräftigt, die für viele Unternehmen Handlungsbedarf bedeutet: Bei einer E-Rechnung ist ausschließlich der strukturierte XML-Datensatz rechtlich maßgeblich. Das PDF dient lediglich der visuellen Darstellung.

Diese Klarstellung hat eine Vorgeschichte: Vor der Einführung der obligatorischen E-Rechnung galt bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD im Konfliktfall der Bildteil (PDF) als führend. Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und der Präzisierung durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat sich dieses Verhältnis umgekehrt.

Der Vorrang des XML-Datensatzes gilt bereits heute für alle E-Rechnungen – unabhängig davon, ob ein Unternehmen die Übergangsfristen zur E-Rechnungsausstellung nutzt (siehe Tabelle).

Wichtige Detailregelungen

Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise

Nicht alle Unternehmer müssen künftig E-Rechnungen verschicken. Kleinunternehmer, die unter die Regelung des § 19 UStG fallen, sind dauerhaft davon befreit. Dasselbe gilt für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro sowie für Fahrausweise: Sie dürfen weiterhin auf Papier oder als einfaches PDF ausgestellt werden. Zu beachten ist aber: Auch Kleinunternehmer müssen seit dem Januar 2025 in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

EDI-Verfahren: Bestandsschutz bis Ende 2027

Unternehmen, die bereits vor 2025 elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) eingesetzt haben, dürfen diese bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen – unter zwei Bedingungen: Erstens muss der Empfänger der Weiternutzung ausdrücklich zustimmen. Zweitens muss das EDI-Format technisch so beschaffen sein, dass sich alle steuerlich relevanten Angaben vollständig und korrekt in ein EN-16931-konformes Format überführen lassen. Ist das nicht der Fall, darf das EDI-Verfahren auch während der Übergangsphase nicht eingesetzt werden. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen alle EDI-Formate die gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllen.

Eine zweite zentrale Klarstellung betrifft rechnungsbegleitende Dokumente. Demnach müssen ergänzende Angaben, die Bestandteil der Rechnung sind, direkt in die E-Rechnungsdatei eingebettet werden. Ein Verweis auf externe Dokumente (z. B. „siehe Lieferschein“) reicht nicht aus. 

Was bedeutet das konkret?

• Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise, Leistungsprotokolle oder Aufmaße können als unstrukturierter Anhang (z. B. als PDF) direkt in der E-Rechnungsdatei enthalten sein.
• Der Anhang muss eingebettet sein. Unterlagen, die separat als eigenständige Datei versandt werden, sind kein Bestandteil der E-Rechnung.
• Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen dennoch vollständig im strukturierten XML-Teil enthalten sein. Ein Anhang kann Pflichtangaben ergänzen oder detaillieren, aber nicht ersetzen.
• Unterlagen ohne Rechnungsrelevanz (z. B. ein Lieferschein, der keine Pflichtangaben enthält) müssen nicht zwingend eingebettet werden.

Besonders betroffen sind Branchen, in denen Rechnungen regelmäßig durch umfangreiche Nachweise belegt werden müssen:

• Bauunternehmen und Handwerksbetriebe (Aufmaße, Stundennachweise, Bautageberichte)
• Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen (Projektberichte, Leistungsnachweise)
• Unternehmen mit Rahmenverträgen (Abrechnung nach Vertragspositionen)
• Wartungs- und Servicebetriebe (Wartungsprotokolle als Abrechnungsgrundlage)

Für diese Unternehmen gilt: Die Einbettungspflicht ist nicht nur ein technisches Detail – sie verändert den gesamten Rechnungsausstellungsprozess und stellt neue Anforderungen an ERP- und Buchhaltungssysteme.

Eine E-Rechnung ist im Kern kein Dokument, sondern ein Datensatz: strukturiert und von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitbar. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein. 

Zugelassene Formate

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die die Anforderungen der EN 16931 erfüllen und vom BMF anerkannt sind:

• XRechnung: Reiner XML-Datensatz ohne visuellen Anteil. Standard im öffentlichen Bereich (B2G), auch für B2B geeignet. Empfänger benötigen ein Visualisierungstool, um die Rechnung lesbar darzustellen.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Hybrides Format – maschinenlesbares XML eingebettet in ein PDF/A-3-Dokument. Für B2B besonders praxistauglich, da Empfänger die Rechnung wie ein gewöhnliches PDF öffnen können, während die Software gleichzeitig die strukturierten Daten automatisch verarbeitet. Wichtig: Nicht alle Profile sind steuerrechtlich als E-Rechnung anerkannt – gültig sind nur die Profile „Basic", „EN 16931" und „Extended". Die Profile „Minimum" und „Basic WL" genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht.

Darüber hinaus sind grundsätzlich alle weiteren EN-16931-konformen Formate zulässig. Dazu zählt Factur-X, das französische Pendant zu ZUGFeRD – beide Formate sind seit Version 2.1 technisch identisch und kompatibel. 

Auch Peppol BIS Billing 3.0 wurde vom BMF als zulässiges Format anerkannt. Peppol ist dabei weniger ein eigenständiges Dateiformat als vielmehr ein europäisches Übertragungsnetzwerk mit eigenem Regelwerk. Wer Rechnungen darüber austauscht, nutzt Peppol BIS Billing 3.0 als zugrunde liegendes Datenformat.

Nicht als E-Rechnung anerkannte Formate

Folgende Formate gelten als „sonstige Rechnung" und erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen:

• PDF-Rechnungen (auch per E-Mail)
• Bilddateien (JPEG, PNG, TIFF)
• Word-Dokumente oder einfache CSV-Exporte

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerklassen mit jeweils unterschiedlichen steuerlichen Konsequenzen:

Formatfehler

Die Rechnungsdatei entspricht nicht dem vorgeschriebenen XML-Format, da sie beispielsweise kein valides XRechnung- oder ZUGFeRD-Profil nach EN 16931 enthält oder nicht maschinell auswertbar ist.

Steuerliche Folge: Die Datei gilt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung". Nach Ablauf der Übergangsfristen berechtigt sie damit grundsätzlich nicht mehr zum Vorsteuerabzug – eine korrekte E-Rechnung muss nachgefordert werden. Wichtig: Während der Übergangsphase bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für kleinere Unternehmen) führt ein Formatfehler noch nicht automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs.

Geschäftsregelfehler

Die Datei ist technisch valide, verstößt aber gegen die Prüf- und Plausibilitätsregeln der EN 16931, etwa durch widersprüchliche Betragsangaben oder fehlende formatspezifische Pflichtfelder.

Steuerliche Folge: Entscheidend ist, ob der Fehler gleichzeitig eine umsatzsteuerlich relevante Pflichtangabe nach § 14 UStG betrifft. Ist das nicht der Fall – zum Beispiel bei einem falschen Zahlungsweg-Code oder einer fehlenden Buyer Reference (BT-10) –, bleibt der Vorsteuerabzug unangetastet. Berührt der Fehler dagegen steuerlich relevante Angaben wie Steuersatz oder Leistungsbeschreibung, liegt zugleich ein Inhaltsfehler vor, der den Vorsteuerabzug gefährdet.

Inhaltsfehler

Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG sind im XML-Teil vorhanden, aber inhaltlich falsch oder unvollständig – beispielsweise ein falscher Steuersatz, eine unzureichende Leistungsbeschreibung oder ein fehlendes Leistungsdatum.

Steuerliche Folge: Der Vorsteuerabzug ist unmittelbar gefährdet. Ein äußerlich korrekt wirkendes PDF ändert daran nichts – steuerlich zählt ausschließlich, was im XML-Teil steht.

Die Vorgaben des BMF wirken sich unmittelbar auf den technischen Aufbau der Rechnungsdateien und die damit verbundenen Systemanforderungen aus.

Aufbau einer regelkonformen E-Rechnung

Eine vollständige, rechtskonforme E-Rechnung besteht aus bis zu drei Bestandteilen:

1. Strukturierter XML-Datensatz (zwingend) – enthält alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG in maschinenlesbarer Form. Dies ist die rechtlich maßgebliche Komponente.
2. PDF-Visualisierung(optional, bei ZUGFeRD obligatorisch für die menschliche Lesbarkeit) – dient ausschließlich der Darstellung, hat jedoch keine steuerrechtliche Relevanz.
3. Eingebettete Anlagen (je nach Sachverhalt erforderlich) – Verträge, Leistungsnachweise, Stundennachweise oder Aufmaße, die in die E-Rechnungsdatei eingebettet sind.

Systemische Auswirkungen

Größere Dateien durch Anlagen 

Werden rechnungsbegleitende Dokumente eingebettet, wächst die Dateigröße spürbar. Vor dem Versand per E-Mail sollte daher geprüft werden, ob die eigenen Mailserver und die des Empfängers die Dateigrößen problemlos verarbeiten. Wer über Peppol rechnungsbegründende Anlagen bis zu 100 MB übermitteln möchte, muss diese Base64-codiert direkt in das XML einbetten – ein separater Versand ist nicht möglich. Das eingesetzte ERP- und Buchhaltungssystem muss entsprechend größere Dateien verarbeiten können.

Datenverarbeitung muss auf XML umgestellt werden

Nach Ablauf der Übergangsfristen im Jahr 2027 bzw. 2028 zählt für den Vorsteuerabzug ausschließlich der strukturierte XML-Teil, nicht das PDF. Eine OCR-Auswertung des PDF-Bildteils ist daher keine tragfähige Grundlage.

Wer seine Rechnungsverarbeitung noch nicht auf XML umgestellt hat, sollte dies jetzt angehen und nicht bis zum Ablauf der Fristen warten. Denn nur ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 bietet die Verlässlichkeit, die eine automatisierte und rechtssichere Verarbeitung erfordert.

1. Rechnungseingang prüfen: Können eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen, validiert und archiviert werden?
2. Verarbeitungsprozesse auf XML umstellen: OCR- und PDF-basierte Prozesse sind keine zukunftsfähige Grundlage. Die Buchhaltung muss den XML-Datensatz direkt verarbeiten.
3. Validierung einführen: Eingehende und ausgehende E-Rechnungen sollten automatisiert gegen EN 16931 geprüft werden. Validierungsberichte archivieren.
4. Anhänge und begleitende Dokumente überprüfen: Welche Unterlagen werden bisher separat versandt oder per Verweis referenziert? Diese müssen in die E-Rechnung eingebettet werden.
5. ERP- und Buchhaltungssystem auf Konformität prüfen: Erzeugt das System rechtskonforme E-Rechnungen im richtigen Format? Können größere Dateien mit eingebetteten Anlagen verarbeitet werden?
6. Lieferanten informieren: Ab 2027 bzw. 2028 müssen auch Lieferanten E-Rechnungen ausstellen. Wer seine Lieferanten frühzeitig auf die Fristen und Formatanforderungen hinweist, vermeidet fehlerhafte Eingangsrechnungen und schützt damit den eigenen Vorsteuerabzug.

Die Botschaft des BMF ist unmissverständlich, auch wenn sie in nüchternem Verwaltungsdeutsch daherkommt: Eine E-Rechnung ist kein digitales Dokument, sondern ein Datensatz. Steuerrechtlich ist ausschließlich relevant, was im XML-Format enthalten ist.

Wer Rechnungsdaten also noch per OCR oder manuell aus dem PDF-Bildteil von E-Rechnungen ausliest, arbeitet an der falschen Stelle. Und wer das nicht ändert, riskiert seinen Vorsteuerabzug.

Der Zeitdruck ist real. Ab dem 1. Januar 2027 greift für einen Großteil der Unternehmen die Ausstellungspflicht, wodurch das E-Rechnungsvolumen sprunghaft steigen wird. Wer seine Prozesse und Systeme bis dahin nicht auf eine XML-basierte Verarbeitung umgestellt hat, wird das zu spüren bekommen.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software wird aus dem Pflichtprogramm vom ersten Tag an ein echter Effizienzgewinn – sowohl bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen als auch bei der Erstellung eigener E-Rechnungen.

Was bedeutet „XML ist führend" konkret für meine Buchhaltung?

Alle steuerlich relevanten Daten einer E-Rechnung – wie Steuersatz, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und Beträge – müssen aus dem XML-Datensatz ausgelesen werden. Das PDF darf zur Sichtkontrolle genutzt werden, ist für den Vorsteuerabzug jedoch ohne Belang. Weicht das PDF vom XML-Datensatz ab, zählt ausschließlich der Inhalt des XML-Inhalt – auch wenn das PDF korrekt wirkt. Enthält das PDF abweichende Angaben, kann es als eigenständige Rechnung gewertet werden und eine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG auslösen.

Muss ich als Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz jetzt schon handeln?

Zur Ausstellung von E-Rechnungen sind Sie erst ab dem 1. Januar 2028 verpflichtet. Empfangen und verarbeiten müssen Sie E-Rechnungen jedoch bereits seit dem 1. Januar 2025. Wenn Sie freiwillig bereits E-Rechnungen ausstellen, gelten die XML-Vorgaben des BMF sofort.

Darf ich weiterhin ZUGFeRD verwenden?

Ja. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED) ist als E-Rechnung anerkannt. Seit dem 10. Juni 2026 empfiehlt FeRD die Verwendung von ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09. Ältere Versionen bleiben weiterhin gültig. Nicht anerkannt sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung erhalte?

Das hängt von der Fehlerart ab. Formatfehler und Inhaltsfehler gefährden den Vorsteuerabzug – solche Rechnungen sollten zurückgewiesen werden. Geschäftsregelfehler sind nur dann steuerlich relevant, wenn sie eine Pflichtangabe nach § 14 UStG betreffen. In jedem Fall empfiehlt das BMF, einen Validierungsbericht zu erstellen und zu archivieren.

Gibt es EDI-Verfahren betreffende Übergangsregelungen?

Ja. Wer bereits vor 2025 EDI eingesetzt hat, darf das Verfahren bis zum 31. Dezember 2027 weiternutzen – sofern der Empfänger zustimmt und die steuerlich relevanten Angaben vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahiert werden können. Ab 2028 entfällt diese Sonderregelung vollständig.

Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht befreit?

Von der Ausstellungspflicht ja – Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt jedoch auch für Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025. 

Sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro ausgenommen?

Ja. Rechnungen bis 250 Euro brutto sowie Fahrausweise sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.

Muss ich rechnungsbegleitende Dokumente immer einbetten?

Ergänzende Dokumente wie Stundennachweise oder Leistungsprotokolle müssen direkt in der E-Rechnungsdatei eingebettet sein. Ein externer Versand oder ein bloßer Verweis ist nicht zulässig. Sonderfall: Bei Endrechnungen mit vorangegangenen Anzahlungen (§ 14 Abs. 5 UStG) darf die Aufstellung der Teilentgelte als unstrukturierter Anhang beigefügt werden, sofern im XML ausdrücklich darauf hingewiesen wird.

Gilt die Sonderregelung für Endrechnungen nur bis 2027?

Nein. Das BMF hat in seinen FAQ vom März 2026 klargestellt, dass diese Regelung dauerhaft gilt – also auch über den 31. Dezember 2027 hinaus. 

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