GoBD 2025 und E-Rechnung: Neue Pflichten und Erleichterungen

Erstellen Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch über ein Fakturierungssystem, genügt künftig die Möglichkeit, auf Abruf eine identische Kopie der Rechnung zu erzeugen. Eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier ist nicht mehr notwendig. Diese Änderung reduziert den Speicheraufwand und vereinfacht Prozesse – ein klarer Vorteil für alle, die ihre digitale Buchhaltung GoBD-konform gestalten (vgl. GoBD Rz. 76 n.F.).

Eingehende strukturierte E-Rechnungen im XML-Format, beispielsweise als XRechnung oder als Teil von ZUGFeRD, müssen ab sofort nicht mehr zusätzlich als PDF gespeichert werden, sofern die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert enthält. Das spart Speicherplatz und reduziert redundante Datenhaltung.

Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder Factur-X, die sowohl XML- als auch PDF-Inhalte enthalten, reicht im Regelfall ebenfalls die XML-Datei zur GoBD-konformen Archivierung aus. Nur wenn das PDF zusätzliche, rechtlich relevante Informationen, wie etwa Buchungsvermerke, handschriftliche Ergänzungen oder Signaturen, enthält, muss auch dieses archiviert werden.

Wichtig: Eine Umwandlung der XML-Datei in ein grafisches Format (z. B. Bilddatei) ist nicht zulässig.

Kassenzettel von Kartenterminals oder Transaktionsnachweise von Zahlungsdienstleistern müssen künftig nur dann archiviert werden, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Reine technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nicht der Archivierungspflicht – eine wichtige Klarstellung der neuen GoBD-Fassung (Rz. 121).

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 werden nun auch strukturierte elektronische Dokumente – etwa E-Rechnungen gemäß § 14 UStG – in den GoBD 2025 explizit als aufbewahrungspflichtige Unterlagen anerkannt. Diese müssen im empfangenen Dateiformat gespeichert werden.

Zusätzlich gelten OCR-Texte, die durch maschinelle Texterkennung aus Scans gewonnen wurden, als relevante Informationen, sofern sie geprüft wurden und ergänzende Buchführungsdaten enthalten.

Die neuen GoBD machen klar: Beim sogenannten mittelbaren Datenzugriff (Z2) müssen Unternehmen Prüfern auf Anfrage eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem bereitstellen – mithilfe vorhandener Softwarefunktionen. Alternativ kann ein Nur-Lese-Zugriff eingerichtet werden.

Wichtig: Es darf keine zusätzliche Softwareentwicklung nötig sein. Ist eine systeminterne Auswertung nicht möglich, hat der Prüfer das Recht, den direkten Datenzugriff (Z3) zu verlangen (vgl. GoBD Rz. 166).

Neben den inhaltlichen Anpassungen wurden auch einzelne Passagen sprachlich überarbeitet – etwa der Wegfall des Begriffs „als Textdokumente“ (Rz. 133) oder kleinere Ergänzungen zu Hard- und Softwarevoraussetzungen (Rz. 175). Diese Änderungen haben jedoch keine materiellen Auswirkungen auf die Praxis.

Wichtig: Die überarbeiteten GoBD gelten ohne Übergangsfrist seit dem 14. Juli 2025 (Rz. 185).

Die GoBD 2025 bringen spürbare Erleichterungen für die digitale Buchführung, insbesondere durch klarere Archivierungsregeln für strukturierte Rechnungen, bessere Definitionen für E-Dokumente und mehr Rechtssicherheit bei technischen Zahlungsbelegen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenzugriff und Dokumentation.

Unternehmen, die bereits über GoBD-konforme E-Rechnungsprozesse verfügen oder jetzt darauf umstellen, profitieren von mehr Effizienz, geringeren Risiken und einer besseren Vorbereitung auf Betriebsprüfungen.

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