Digitale Rechnungsstellung: So gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung

Viele KMU erstellen noch Papierrechnungen oder versenden Rechnungen als PDF per E-Mail. Doch spätestens durch die schrittweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) und nun auch im B2B-Bereich wird klar: Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse digital neu aufstellen.

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen: Nur Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen von § 14 UStG und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ein herkömmliches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht. Erst strukturierte Datenformate ermöglichen eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen und gelten somit als echte E-Rechnungen.

In der Praxis haben sich zwei Formate etabliert, die vollständig EN 16931-konform sind.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Sektor verwendet wird. Es ist maschinenlesbar, jedoch ohne Zusatzsoftware (sog. Viewer) nicht für Menschen lesbar.

ZUGFeRD kombiniert dagegen ein PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten. Ab Version 2.1 und mit den Profilen „EN 16931” oder „XRechnung” ist dieses Format rechtskonform. Für viele KMU ist ZUGFeRD besonders attraktiv, da es sowohl eine automatisierte Verarbeitung als auch eine visuelle Darstellung ermöglicht.

Die Wahl des passenden Formats hängt von der Kundenstruktur, der technischen Ausstattung und den internen Prozessen ab.

Für eine rechtssichere E-Rechnung reicht es nicht aus, das Format zu wählen. Auch die Erstellung und Verarbeitung müssen bestimmten Anforderungen genügen. Dabei ist eine strukturierte und vollständige Datenerfassung von zentraler Bedeutung. Stammdaten wie Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt.-ID) oder Zahlungsbedingungen müssen korrekt und konsistent gepflegt werden. Fehler in diesen Daten führen schnell zu formalen Mängeln der E-Rechnung.

Warenwirtschaftssoftware kann KMU hier entscheidend unterstützen: Sie erzeugt die Rechnungsdaten automatisch aus den im System hinterlegten Aufträgen, Kunden- und Artikeldaten, prüft Stammdaten auf Vollständigkeit und stellt sicher, dass alle Pflichtangaben korrekt übernommen werden. Dies reduziert das Risiko fehlerhafter Rechnungen deutlich und erleichtert die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben.

Vor dem Versand sollte zudem jede E-Rechnung technisch und inhaltlich validiert werden. Dabei wird geprüft, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und die Rechnung den Vorgaben der EN 16931 entspricht. Viele ERP-Systeme bieten integrierte Validierungsfunktionen, die automatisch prüfen, ob das gewählte Format, die Steuersätze und Pflichtfelder korrekt sind, bevor die Rechnung versendet wird.

Darüber hinaus müssen KMU sicherstellen, dass die Authentizität, die Integrität und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Dies erfolgt meist über interne Kontrollverfahren und eine revisionssichere Archivierung. Eine elektronische Signatur ist nicht zwingend erforderlich, kann aber ergänzend eingesetzt werden.

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen. Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar archiviert werden müssen – in der Regel für acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungserstellung und gilt für alle steuerrelevanten Rechnungen ab 2025. Bei Ausnahmen, wie beispielsweise Vorsteuerberichtigungen, können jedoch längere Fristen gelten.

Wichtig ist, dass die Rechnungen im ursprünglichen, strukturierten Format aufbewahrt werden. Ein späterer Ausdruck oder die Ablage als reines PDF genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Daher empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), da ein DMS sicherstellt, dass Rechnungen revisionssicher, unveränderbar und zentral archiviert werden. Gleichzeitig erleichtert es den Zugriff, die Suche und den Nachweis der korrekten Aufbewahrung gegenüber dem Finanzamt. 

Für KMU bedeutet das weniger manuellen Aufwand, höhere Sicherheit und die Gewissheit, dass gesetzliche Vorgaben problemlos eingehalten werden können.

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