E-Rechnungspflicht: Checkliste für KMU

Die E-Rechnungspflicht bietet die Möglichkeit zur Beschleunigung und Vereinfachung der Rechnungsprozesse. Um dieses Potenzial zu nutzen und bis zum Jahreswechsel fit für den Empfang von E-Rechnungen zu sein, sollten sich KMU jetzt um das Thema kümmern. Dabei kann die folgende Checkliste hilfreich sein. Sie erläutert die wesentlichen Schritte, um die E-Rechnungspflicht erfolgreich umzusetzen.

Ihr Unternehmen unterliegt der E-Rechnungspflicht, wenn es

• Rechnungen von anderen Unternehmen empfängt,
• nach dem Stichtag Rechnungen in Höhe von mehr als 250 Euro (netto) an Unternehmenskunden ausstellt.

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht.

Rechtliche Grundlage der E-Rechnungspflicht ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland hat die EU-Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt. Zudem hat der Gesetzgeber im sogenannten Wachstumschancengesetz Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vorgenommen. Eine E-Rechnung muss demnach die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

• Sie muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
• Sie muss in einem maschinell lesbaren, strukturierten XML-Format erstellt sein, das der Rechnungsempfänger automatisch und elektronisch verarbeiten kann.
• Sie muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen beziehungsweise eine vollständige und korrekte Extraktion der relevanten Daten ermöglichen. Dies ist zum Beispiel bei den Formaten XRechnung und ZUGFeRD der Fall. PDF- oder Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen dagegen nicht.

Planen Sie den Umstieg auf die E-Rechnung frühzeitig.

• Nutzen Sie die Fristen und Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht, um sich mithilfe dieser Checkliste vorzubereiten.
• Informieren Sie alle relevanten Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb über die kommende E-Rechnungspflicht.
• Erstellen Sie einen Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungserstellung.
• Beachten Sie aber: Für den Rechnungseingang gibt es keine Übergangsfrist. Hier ist besonders schnelles Handeln gefragt, insbesondere wenn Sie bislang keine E-Rechnungs-fähige Software einsetzen.

• Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Software die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.X und XRechnung gemäß der EU-Norm EN 16931 erstellen und versenden kann. Achten Sie außerdem darauf, dass die Software Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten kann.
• Richten Sie die nötige IT-Infrastruktur ein. Eventuell ist eine Investition in neue Software oder Schnittstellen erforderlich – möglicherweise auch in neue, leistungsfähigere Hardware.
• Stellen Sie die Integration der Rechnungsprozesse in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme sicher.
• Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen dafür, dass E-Rechnungen GoBD-konform, also elektronisch und unveränderbar, aufbewahrt werden. Dazu empfiehlt es sich, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen.

• Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aus Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb.
• Bestimmen Sie eine Person in Ihrem Unternehmen als Projektleitung.
• Überprüfen Sie Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Sie Änderungsbedarf.
• Passen Sie Ihre Prozesse für Rechnungseingang, -verarbeitung, -archivierung und -ausgang so an, dass ein medienbruchfreier digitaler Prozess für den Empfang, die Verarbeitung und Verbuchung von E-Rechnungen vorhanden ist.
• Legen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen für die neuen Prozesse fest.
• Erstellen Sie Richtlinien für die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen gemäß GoBD und nehmen Sie diese in Ihre Verfahrensdokumentation auf.
• Bereiten Sie sich auf die Übergangsphase vor, in der sowohl E-Rechnungen als auch Papier-/PDF-Rechnungen eingehen.

• Informieren Sie Ihre Lieferanten über die Anforderungen an eingehende E-Rechnungen.
• Kündigen Sie Ihren Kunden rechtzeitig an, ab welchem Zeitpunkt Sie nur noch E-Rechnungen versenden werden.
• Stimmen Sie mit Ihren Geschäftspartnern die Übergangsfrist für Papierrechnungen und sonstige Rechnungen in elektronischer Form (z. B. PDF oder Word) ab.

• Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an mit ein und erläutern Sie die Vorzüge elektronischer Rechnungsprozesse. Dies schafft Akzeptanz für die bevorstehenden Veränderungen durch die E-Rechnungspflicht.
• Schulen Sie die Beschäftigten frühzeitig zu den neuen E-Rechnungsprozessen.
• Benennen Sie Ansprechpartner, die bei Fragen und Problemen unterstützen.

• Lassen Sie überprüfen, ob Ihre Verträge mit Lieferanten und Kunden E-Rechnungsklauseln enthalten. Passen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gegebenenfalls an.
• Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften für Aufbewahrung und Archivierung sicher.

Bildquelle: Andrey Popov – stockadobe.com