GoBD 2020: Erleichterungen für die Buchhaltung

Die seit Jahresbeginn gültige Fassung der GoBD trägt mit verschiedenen Vereinfachungen dem zunehmend digitalen Unternehmensalltag Rechnung. Ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen der GoBD 2020

Seit dem 1. Januar 2020 sind die neuen GoBD in Kraft. Und sie bringen gute Neuigkeiten für Buchhalter, Finanzleiter und CFOs. Dieser Artikel erklärt, was sich mit den GoBD 2020 geändert hat. Sie erfahren:

• wie Sie organisatorisch von den Neuerungen profitieren können,
• worin die Erleichterungen für die Buchhaltung bestehen und
• warum für Sie ein GoBD-konformes DMS so wichtig ist.

Doch zunächst ein kurzer Rückblick darauf, was die GoBD eigentlich sind.

GoBD 2020: Diese Änderungen sollten Sie kennen

Vorhang auf für die Änderungen der GoBD mit Geltung ab 1. Januar 2020. Besonders praxisrelevant sind:

• Mobiles Scannen
• Digitalisierung von Belegen im Ausland
• Erleichterungen bei der Formatkonvertierung
• Einbeziehung von Cloudsystemen in den Anwendungsbereich der GoBD

Betrachten wir, worin die Neuerungen bestehen und was sie für Sie bedeuten.

Mobiles Scannen: Sie dürfen Belege mit dem Smartphone abfotografieren

Technisch besteht schon seit Jahren die Möglichkeit, Belege per Smartphone oder Tablet bildlich zu erfassen. Mit mobilen Apps lassen sich Reisekostenbelege, Rechnungen und Kassenquittungen scannen. Die Lösungen erfassen die Belege in einem verbundenen Buchhaltungssystem und archivieren sie in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nicht selten kontieren sie die Belege auch oder leiten sie mit automatisierten Workflows an zuständige Bearbeiter im Unternehmen weiter.

Nach den alten GoBD war die mobile Belegerfassung eine Grauzone: nicht richtig erlaubt, aber auch nicht verboten. Die GoBD-Neufassung erlaubt jetzt ausdrücklich, dass Papierbelege mit mobilen Geräten abfotografiert werden dürfen. Damit erfüllen Sie die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens ebenso wie mit einem stationären Scanner. Das bedeutet: Sie können die Papierbelege prinzipiell vernichten, nachdem Sie sie per Smartphone oder Tablet digitalisiert haben.

Belegdigitalisierung: jetzt auch im Ausland zulässig

Es wäre unlogisch, die mobile Belegerfassung im Inland zu erlauben und im Ausland zu verbieten. Wozu ist Mobilität denn da? So sieht es inzwischen auch das BMF und gestattet in Rz. 130 der GoBD die Digitalisierung von Belegen im Ausland – falls die Belege dort empfangen wurden oder entstanden sind und keine anderen steuerlichen oder außersteuerlichen Bestimmungen eine Aufbewahrung des Originalbelegs verlangen (Rz. 140).

Für international operierende Unternehmen bedeutet das, dass sie ihre Belege ins Ausland schaffen und dort digitalisieren lassen können. Das gibt ihnen neue Optionen, Kosten zu senken.

Formatkonvertierung: Ursprungsbeleg muss nicht mehr gespeichert werden

Die GoBD 2020 vereinfachen auch das Ursprungsbelegprinzip. Wenn Sie einen Beleg scannen oder fotografieren und dann in einem DMS archivieren, entstehen zwei Versionen desselben Belegs. Nach der alten Fassung der GoBD mussten Sie bei jeder Formatänderung beide Belegexemplare aufbewahren; die Ursprungsversion und die konvertierte Version.

Die Neufassung 2020 besagt in Rz. 135, dass Sie nur noch den konvertierten Beleg archivieren müssen; meist ein PDF des Belegs. Die Ursprungsversion können Sie löschen. Die Voraussetzungen dafür sind:

• Die Konvertierung ist verlustfrei, das heißt, es wird keine bildliche oder inhaltliche Änderung vorgenommen.
• Es gehen bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Nach wie vor ist der gesamte Vorgang in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten.
• Der Datenzugriff der Finanzbehörde wird nicht eingeschränkt. Zwischenstufen der Konvertierung müssen Sie nicht aufbewahren, aber die rückwirkende (retrograde) und vorausschauende (progressive) Prüfbarkeit bleiben sichergestellt.

Cloudsysteme sind nun ausdrücklich erlaubt

Das BMF hat sich hierauf festgelegt, um mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten. Wenn Sie also mit einer Buchhaltungssoftware aus der Cloud arbeiten oder ein Cloud-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen, so ist dies GoBD-konform. Sie können Ihre Belege in der Cloud oder im eigenen Betrieb archivieren oder beides in einer Hybridlösung mixen. Auch Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme dürfen Sie in der Cloud betreiben. Achten Sie aber weiterhin darauf, dass Ihr Cloud-Anbieter seine Server in Deutschland oder einem anderen zulässigen Server-Standort betreibt.

Erleichterung für den Datenzugriff nach Systemwechsel

Die Finanzbehörden dürfen bei einer Prüfung auf Ihre Buchführungsdaten zugreifen. Das können sie tun, indem sie direkt auf Ihre Buchhaltungssoftware zugreifen (Z1- und Z2-Zugriff), oder indem sie die Herausgabe der Daten auf Datenträgern verlangen (Z3-Zugriff).

In der Phase vor Beginn einer steuerlichen Außenprüfung und nach einem Systemwechsel oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem, ist es künftig nach Ablauf von fünf Kalenderjahren ausreichend, wenn Sie dem Finanzamt nur noch den Zugriff per Datenträgerüberlassung (Z3) ermöglichen.

Sie müssen also Ihr Altsystem nicht bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag vorhalten. Das steht in Rz. 164 der neuen GoBD. Apropos Zugriff der Finanbehörden: Das BMF veröffentlichte zeitgleich mit den GoBD 2020 auch eine Handreichung zum Thema der Datenträgerüberlassung.

Für viele KMU eine Hürde: Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung

Bei einer steuerlichen Außenprüfung müssen Sie dem  Betriebsprüfer relevante Daten zur Verfügung stellen. So weit, so bekannt. Was kleine und mittlere Unternehmen häufig nicht wissen: Auf Verlangen müssen Sie der Finanzverwaltung auch die zur Auswertung dieser Daten erforderlichen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form übergeben. Was bedeutet das? Es bedeutet ganz einfach, dass Ihre Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zu der vom Prüfer verwendeten Datenanalyse-Software IDEA besitzen muss. Diese Schnittstelle erfüllt den Beschreibungsstandard für eine problemlose Datenübergabe an die Finanzverwaltung. Achten Sie also bei der Wahl Ihrer Buchhaltungssoftware darauf, dass eine IDEA-Schnittstelle bereitgestellt wird. Das ist zwar keine Neuigkeit aus den GoBD 2020, aber immer noch eine Quelle der Verwirrung für kleine und mittlere Unternehmen.

Anpassungen an neue Gesetzeslage

Einige Neuerungen in den GoBD 2020 betreffen die Novellierung des § 146 AO. Diese werden im Folgenden kurz vorgestellt.

Einzelaufzeichnungspflicht

Eine Verschärfung basiert auf der Neuregelung von § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Wir erinnern uns: Grundsätzlich besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle. Seit 2020 kann nach Rz. 39 nur noch dann eine Ausnahme gemacht werden, wenn eine Einzelaufzeichnung technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist (was der betroffene Unternehmer nachweisen muss).

Ausgenommen von der Einzelaufzeichnungspflicht sind nur noch Betriebe, die eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Kassensystems verwenden. Die Bon-Schwemme Anfang des Jahres 2020 war eine Folge dieser Verschärfung.

Pflicht zur täglichen Kassenführung

Die tägliche Erfassung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (Rz. 48) ist nunmehr eine Pflicht. Zuvor war sie nur eine Soll-Bestimmung. Das resultiert aus der Neufassung des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO.

Periodenweise Buchung strenger geregelt

Rz. 50 wurde ebenfalls geändert. Geschäftsvorfälle müssen grundsätzlich laufend gebucht werden. Die periodenweise Buchung ist nur noch unter vier Voraussetzungen möglich:

1. Sie erfassen die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah im Grundbuch. Zeitnah bedeutet bei unbaren Geschäftsvorfällen zehn Tage und bei Kassenbewegungen tägliche Erfassung.
2. Sie sorgen durch organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Unterlagen vor ihrer Erfassung nicht verlorengehen können.
3. Sie stellen sicher, dass in jedem Einzelfall alle Unterlagen vollständig sind.
4. Sie ordnen die Geschäftsvorfälle zeitnah nach betrieblichen und privaten Vorgängen; besser noch: Sie kontieren sie direkt.

Ordnung, Belegwesen und Belegsicherung

Hier hat das BMF Dinge eingefügt oder konkretisiert, die eigentlich selbstverständlich sein sollten:

• Erfassen Sie bare und unbare Geschäfte im Kassenbuch? Eigentlich dürfen Sie das nicht. Nach Rz. 55 der neuen GoBD geht das nur, wenn Sie unbare Tagesumsätze kennzeichnen und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend auf ein gesondertes Konto umtragen.
• Ein neuer Absatz in Rz. 64 verlangt, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung zurückverfolgbar sein müssen.
• Vielbeachtet ist die Neufassung der Randziffern 68 und 130. Endlich erklärt das BMF klipp und klar, dass das Abfotografieren von Papierbelegen mit einem Smartphone oder Tablet zulässig ist (s. o.). Bisher war nur das Scannen ausdrücklich erlaubt.

Fazit: Nützliche Neuerungen in den GoBD 2020

Die GoBD-Novelle gibt Ihnen mehr Spielraum und Flexibilität für Ihre Buchhaltung. Die wichtigsten Punkte sind:

• Mobiles Scannen von Belegen mit dem Smartphone oder Tablet ist jetzt zulässig und wird dem stationären Scannen gleichgestellt.
• Sie dürfen Papierbelege ins Ausland verbringen und dort digitalisieren.
• Bei einer verlustfreien Konvertierung müssen Sie nicht mehr den Ursprungsbeleg aufbewahren.
• Cloud-Systeme werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.

Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.