Jahresabschluss vorbereiten – darauf müssen Sie achten

In vielen Unternehmen endet mit dem Kalenderjahr auch das Geschäftsjahr. Das bedeutet: Bald ist wieder ein Jahresabschluss fällig. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Punkte zusammen und erklärt, wie Sie je nach Rechtsform Ihres Unternehmens den Jahresabschluss vorbereiten.

Alle Jahre wieder schließen Unternehmen ihr Geschäftsjahr ab. Dann ist es an der Zeit, beim Finanzamt die Karten auf den Tisch zu legen. Auch gestandene Unternehmer geraten da mitunter ins Schwitzen. Doch, keine Sorge: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten. Wir gehen auf Einnahmenüberschuss-Rechner (EÜR) ebenso wie auf bilanzierungspflichtige Unternehmen ein. Zudem erläutern wir, wie Sie die GoBD einhalten können und warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) so wichtig ist.

Wozu dient der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist eine Art Bestandsaufnahme über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Er kann je nach Rechtsform und Größe des Betriebs verschiedene Elemente beinhalten – dazu kommen wir weiter unten.

Abbild der finanziellen Verhältnisse

In jedem Fall bildet der Jahresabschluss die finanziellen Verhältnisse Ihres Unternehmens ab: Umsatz, Aufwendungen und Erträge – und bei bilanzierenden Unternehmen auch Vermögen, Schulden und Eigenkapital zum Bilanzstichtag. Dazu kommt unter Umständen ein Anlagenspiegel und einiges mehr.

Information und Nachweis über Ordnungsmäßigkeit

Dem Finanzamt gegenüber dient der Jahresabschluss als Nachweis über die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und als Bemessungsgrundlage für Ihre Steuerlast.

Einen Kreditgeber, meist Ihre Hausbank, informiert der Jahresabschluss über die wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnisse in Ihrem Unternehmen.

Und Sie selbst können sich aus dem Jahresabschluss ein genaues Bild machen, was gegenüber den Vorjahren besser oder schlechter geworden ist und welche Finanzierungsmittel Sie zur Verfügung haben, um Investitionen zu tätigen.

Abgabefristen

Unternehmer müssen ihre Steuererklärung für Einkommens- und Körperschaftsteuer, Gewerbe- und Umsatzsteuer bis zum 31. Juli des Folgejahres per ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Häufig erledigt dies der Steuerberater.

Bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres, also 14 Monate nach Geschäftsjahresschluss, kann das Finanzamt die Frist verlängern. Danach drohen Säumniszuschläge, die teuer werden können.

Verschiedene Unternehmen, verschiedene Jahresabschlüsse

Je nach Art, Rechtsform und Größe Ihres Unternehmens gehören unterschiedliche Elemente zum Jahresabschluss. Erfahren Sie hier, welche Unterlagen sie benötigen, wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten.

Einzelunternehmer und Kleinunternehmer

Als Freiberufler oder Kleingewerbetreibender sind Sie von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. Sie müssen nur eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Kleingewerbetreibende sind gewerbliche Unternehmen, die in den letzten beiden Jahren maximal 600.000 Euro Umsatz und maximal 60.000 Euro Gewinn pro Jahr ausgewiesen haben.

Personengesellschaften

Personengesellschaften sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Sie stellen zum Abschluss des Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf.

Kapitalgesellschaften

Als Kapitalgesellschaft legen Sie neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung auch noch einen Lagebericht, einen Anlagenspiegel und einen Anhang vor. Der Anhang enthält ergänzende Angaben zur Bilanz. Dazu gehören die Verbindlichkeiten mit ihren Restlaufzeiten, Eventualverbindlichkeiten wie Bürgschaften und Garantien, die Bezüge von und Kredite an Geschäftsleiter und Aufsichtsräte sowie alles Weitere, was die finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens betrifft.

Jahresabschluss vorbereiten – so geht’s

Nach dem Jahresabschluss ist vor dem Jahresabschluss. Die beste Methode, den Jahresabschluss vorzubereiten, ist, das ganze Jahr über ordentlich die Bücher zu führen. So verlangen es auch die GoBD, die Anforderungen des Finanzamts an eine ordnungsmäßige Buchführung und Belegarchivierung im Digitalzeitalter.

Ordnungsmäßige Buchführung das ganze Jahr

Nach den GoBD müssen Sie Ihre Geschäftsvorfälle sehr zeitnah erfassen und buchen. Bargeschäfte sind auf den Tag genau zu erfassen, Eingangsrechnungen binnen acht Tagen nach Empfang. Mehr noch: Die Belege müssen den Buchungen eindeutig zugeordnet sein, damit jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar ist. Am besten erfassen Sie also Ihre Geschäftsvorfälle sofort und verknüpfen den zugehörigen Beleg mit der Buchung.

GoBD-geprüfte Buchhaltungssoftware nutzen

Dazu verwenden Sie eine GoBD-geprüfte Finanzbuchhaltungssoftware in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Fakturierungsprogramm, mit dem Sie Ihre Ausgangsrechnungen erstellen und direkt in einem Arbeitsgang in Ihre Finanzbuchhaltung einspielen.

Die entsprechenden Softwarelösungen lassen sich an jede Rechtsform, Branche und Unternehmensgröße anpassen und sind auch für buchhalterische Laien bedienbar, weil sie zu den gängigen Geschäftsvorfällen die passenden Konten direkt vorschlagen.

Halten Sie sich an die folgende Checkliste, um Ihren Jahresabschluss fachmännisch vorzubereiten.
 

Checkliste: Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss

Abstimmungen

Stimmen Sie Ihre tatsächlichen Bestände mit den Buchbeständen ab. Das betrifft Ihre Kassen ebenso wie die Lager und die Kontensalden.

  • Kassenabstimmung: Der Zählbestand Ihrer Kasse muss mit dem Kassenbuch übereinstimmen. Übrigens nicht nur am Jahresende, sondern tagtäglich; so wollen es die GoBD.
  • Inventur: Besonders Handels-, Produktions- und Logistikunternehmen müssen eine körperliche Bestandsaufnahme ihrer Lagerbestände vornehmen. Die tatsächlich vorhandenen Waren, Fertig- und Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe müssen mit den Büchern übereinstimmen. Verzeichnen Sie Ihre Waren und Vorräte in entsprechenden Inventurlisten.
  • Kontenabstimmung: Der Saldo Ihres Bankkontos muss mit dem buchmäßigen Saldo übereinstimmen. Achten Sie darauf, Ihre Privatentnahmen sofort zu buchen, sonst entsteht eine Differenz.
  • Ebenso müssen die Nebenbücher mit dem Hauptbuch übereinstimmen: die Debitoren und Kreditoren ebenso wie Reisekosten, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fahrtenbücher und Kassensysteme.

Sollte es Differenzen geben, dann haben Sie beim Buchen Fehler gemacht oder es ist etwas abhandengekommen.

Wenn Sie übers Jahr immer korrekt und zeitnah mit einer Finanzbuchhaltungssoftware gearbeitet und Ihre Belege ordnungsgemäß archiviert haben, idealerweise in einem DMS, dann fällt es Ihnen leichter, Fehler aufzudecken.

Mehr noch: Sie machen von vornherein weniger Fehler, denn eine digitale Finanzbuchhaltung und Belegarchivierung sorgen für Ordnung und Sicherheit in der Buchführung, indem sie zum Beispiel die Nebensysteme der Buchführung über Schnittstellen anbinden und Abweichungen direkt anmahnen.

Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Bevor Sie dem Steuerberater das „Go“ für den Jahresabschluss geben, prüfen Sie, ob wirklich alle Belege mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen erfasst und gesichert wurden. Sind die Belege korrekt?
  • Wenn Sie innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen oder Reverse-Charge-Geschäfte tätigen, müssen Rechnungen eine Umsatzsteuer-ID und einen Hinweis auf die Umkehr der Umsatzsteuerschuld enthalten.
  • Die Maßnahmen im Zusammenhang mit der Corona-Krise sollten Sie ebenfalls auf Richtigkeit prüfen: Wurden die korrekten Mehrwertsteuersätze verwendet? Wurden Überbrückungsleistungen und Kurzarbeitergeld richtig gebucht und dokumentiert? Haben Sie Rückstellungen für den Fall, dass Sie etwas zurückzahlen müssen?
Belegarchivierung in einem DMS ist dringend zu empfehlen
  • Idealerweise sollten Sie alle Belege in einem Dokumentenmanagementsystem archivieren. Falls Sie noch Papierbelege herumliegen haben, scannen Sie diese ein und verknüpfen sie mit dem zugehörigen Vorfall. (Lesen Sie auch: GoBD und Archivierung – warum digitales Dokumentenmanagement so wichtig ist)
  • Buchungsbegründende Verträge sollten Sie auf dieselbe Weise archivieren. Dazu gehört der Mietvertrag über Ihre Büroräume, der Leasingvertrag über den Dienstwagen, der Vertrag über Strom- und Gaslieferung mit dem Versorgungsunternehmen, ebenso wie alle anderen Verträge, die wiederkehrende Buchungen belegen – ganz gleich, ob es sich um Ein- oder Ausgänge handelt. Wurden die richtigen Beträge mit den richtigen Umsatzsteuersätzen abgebucht bzw. vereinnahmt?

Ein DMS erleichtert Ihnen die Einhaltung der GoBD und ermöglicht im Fall einer Prüfung den Zugriff der Finanzverwaltung, ohne Ihnen großen Suchaufwand zu machen.


 

E-Bilanz

Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss als E-Bilanz beim Finanzamt einreichen. Die E-Bilanz ist ein XBRL-Datensatz nach einer von der Finanzverwaltung vorgegebenen Taxonomie (Klassifizierungsschema). Je nach Art Ihrer Unternehmung sind folgende Unterlagen abzugeben:

  • Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
  • Steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung
  • Ergebnisverwendungsrechnung
  • Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften
  • Anlagenspiegel
  • Ab dem Jahresabschluss 2019 Steuerlicher Betriebsvermögensvergleich (ab Taxonomie 6.2 freiwillig möglich; voraussichtlich Pflicht ab 2021 mit Taxonomie 6.4)

Bei weitergehenden Fragen hilft Ihnen Ihr Steuerberater.

Fazit – Jahresabschluss richtig vorbereiten

Jedes Unternehmen muss rechtzeitig seinen Jahresabschluss vorbereiten. Kleingewerbetreibende und Freiberufler erstellen eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), größere Unternehmen müssen eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufstellen; Kapitalgesellschaften darüber hinaus einen Lagebericht, Anhang und Anlagenspiegel erstellen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie die notwendigen Berichte einfach aus Ihrer Buchhaltungssoftware generieren können – wenn Sie denn eine solche einsetzen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, ein Dokumentenmanagmentsystem (DMS) einzusetzen, das in das Buchhaltungsprogramm integriert ist, sowie eine Software zur Fakturierung. Mithilfe einer solchen Gesamtlösung können Sie Ihre Belege digital mit den Buchungen verknüpfen und die Vorgaben der GoBD mit wenig Aufwand einhalten.

Die vorbereitenden Arbeiten drehen sich darum, Soll-Ist-Vergleiche vorzunehmen und die physischen Bestände von Bank, Kassen und Vorräten gemäß Inventur mit den Buchbeständen abzustimmen. Die Nebenbücher sind mit dem Hauptbuch abzustimmen und das Belegwesen auf Vollständigkeit, Ordnung und Richtigkeit zu prüfen, wobei sich abermals ein Dokumentenmanagement als unschätzbare Hilfe erweist.
 
Lesen Sie auch:
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>> Die 11 wichtigsten Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung
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Dorothea Heymann-Reder
Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.

 

Bildquellen: magele-picture-stock.adobe.com (Beitragsbild oben), Dorothea Heymann-Reder (Porträt)