Jahresabschluss vorbereiten: Darauf müssen Sie achten

In vielen Unternehmen endet mit dem Kalenderjahr auch das Geschäftsjahr. Bald ist also wieder ein Jahresabschluss fällig. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Punkte zusammen und erklärt, wie Sie je nach Rechtsform Ihres Unternehmens den Jahresabschluss vorbereiten.

Alle Jahre wieder müssen Unternehmen beim Finanzamt ihre Karten auf den Tisch legen. Auch gestandene Unternehmer geraten da mitunter noch ins Schwitzen. Doch, keine Sorge: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten. Wir gehen auf Einnahmenüberschuss-Rechner (EÜR) ebenso wie auf bilanzierungspflichtige Unternehmen ein. Zudem erläutern wir, wie Sie die GoBD einhalten und warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) so wichtig ist.

Wozu dient der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist eine Bestandsaufnahme der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens. Er beinhaltet je nach Rechtsform und Größe des Betriebs verschiedene Elemente – dazu kommen wir weiter unten.

Abbild der finanziellen Verhältnisse
In jedem Fall bildet der Jahresabschluss die finanziellen Verhältnisse Ihres Unternehmens ab: Umsatz, Aufwendungen und Erträge – und bei bilanzierenden Unternehmen auch Vermögen, Schulden und Eigenkapital zum Bilanzstichtag. Hinzu kommt unter Umständen ein Anlagenspiegel und noch einiges mehr.

Information und Nachweis über Ordnungsmäßigkeit
Dem Finanzamt gegenüber dient der Jahresabschluss als Nachweis über die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und als Bemessungsgrundlage für die Steuerlast. Einen Kreditgeber, meist die Hausbank, informiert er über die wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnisse im Unternehmen. Darüber hinaus ermöglicht der Jahresabschluss dem Unternehmer, sich selbst ein genaues Bild zu machen: Was ist gegenüber den Vorjahren besser oder schlechter geworden? Welche Finanzierungsmittel stehen für Investitionen zur Verfügung?

Abgabefristen

Unternehmer müssen ihre Steuererklärung für Einkommens- und Körperschaftsteuer, Gewerbe- und Umsatzsteuer bis zum 31. Juli des Folgejahres per ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Häufig erledigt dies der Steuerberater.

Das Finanzamt kann die Frist bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres, also um bis zu 14 Monate nach Geschäftsjahresschluss, verlängern. Danach drohen Säumniszuschläge, die teuer werden können.

Verschiedene Unternehmen – verschiedene Jahresabschlüsse

Je nach Art, Rechtsform und Größe Ihres Unternehmens gehören verschiedene Elemente zum Jahresabschluss. Erfahren Sie hier, welche Unterlagen sie benötigen, wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten.

Einzelunternehmer und Kleinunternehmer
Als Freiberufler oder Kleingewerbetreibender sind Sie von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. Sie müssen nur eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen. Kleingewerbetreibende sind gewerbliche Unternehmen, die in den letzten beiden Jahren maximal 600.000 Euro Umsatz und maximal 60.000 Euro Gewinn pro Jahr ausgewiesen haben.

Personengesellschaften
Personengesellschaften sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Sie stellen zum Abschluss des Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf.

Kapitalgesellschaften
Als Kapitalgesellschaft legen Sie neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung auch noch einen Lagebericht, einen Anlagenspiegel und einen Anhang vor. Der Anhang enthält ergänzende Angaben zur Bilanz. Dazu gehören die Verbindlichkeiten mit ihren Restlaufzeiten, Eventualverbindlichkeiten wie Bürgschaften und Garantien, die Bezüge von und Kredite an Geschäftsleiter und Aufsichtsräte sowie alles Weitere, was die finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens betrifft.

Jahresabschluss vorbereiten – so geht’s

Die beste Methode, den Jahresabschluss vorzubereiten, besteht darin, das ganze Jahr über ordentlich die Bücher zu führen. So verlangen es auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz: GoBD. Darin hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und Belegarchivierung im Digitalzeitalter formuliert.

Ordnungsmäßige Buchführung das ganze Jahr
Nach den GoBD müssen Sie Ihre Geschäftsvorfälle zeitnah erfassen und buchen. Bargeschäfte sind auf den Tag genau zu erfassen, Eingangsrechnungen binnen acht Tagen nach Empfang. Die Belege müssen den Buchungen eindeutig zugeordnet sein, damit jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar ist. Am besten erfassen Sie also Ihre Geschäftsvorfälle sofort und verknüpfen den zugehörigen Beleg mit der Buchung.

GoBD-geprüfte Buchhaltungssoftware nutzen
Dazu verwenden Sie eine Finanzbuchhaltungssoftware mit GoBD-Testat in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Warenwirtschaftssystem (WWS). Mit der Warenwirtschaftslösung erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen und spielen diese direkt in die Finanzbuchhaltung ein.

Checkliste: Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss

Abstimmungen
Stimmen Sie Ihre tatsächlichen Bestände mit den Buchbeständen ab. Das betrifft Ihre Kassen ebenso wie die Lager und die Kontensalden.

Kassenabstimmung: Der Zählbestand Ihrer Kasse muss mit dem Kassenbuch übereinstimmen. Übrigens nicht nur am Jahresende, sondern tagtäglich; so wollen es die GoBD.
Inventur: Besonders Handels-, Produktions- und Logistikunternehmen müssen eine körperliche Bestandsaufnahme ihrer Lagerbestände vornehmen. Die tatsächlich vorhandenen Waren, Fertig- und Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe müssen mit den Büchern übereinstimmen. Verzeichnen Sie Ihre Waren und Vorräte in entsprechenden Inventurlisten.
Kontenabstimmung: Der Saldo Ihres Bankkontos muss mit dem buchmäßigen Saldo übereinstimmen. Achten Sie darauf, Ihre Privatentnahmen sofort zu buchen, sonst entsteht eine Differenz.
Ebenso müssen die Nebenbücher mit dem Hauptbuch übereinstimmen: die Debitoren und Kreditoren ebenso wie Reisekosten, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fahrtenbücher und Kassensysteme.

Sollte es Differenzen geben, dann sind beim Buchen Fehler unterlaufen oder es ist etwas abhandengekommen.

Wenn Sie übers Jahr immer korrekt und zeitnah mit einer Finanzbuchhaltungssoftware gearbeitet und Ihre Belege ordnungsgemäß archiviert haben, idealerweise in einem DMS, dann fällt es Ihnen leichter, Fehler aufzudecken.
Mehr noch: Sie machen von vornherein weniger Fehler, denn eine digitale Finanzbuchhaltung und Belegarchivierung sorgen für Ordnung und Sicherheit in der Buchführung, indem sie zum Beispiel die Nebensysteme der Buchführung über Schnittstellen anbinden und Abweichungen direkt anmahnen.

Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit

Bevor Sie dem Steuerberater das “Go” für den Jahresabschluss geben, prüfen Sie, ob wirklich alle Belege mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen erfasst und gesichert wurden. Sind die Belege korrekt?
Wenn Sie innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen oder Reverse-Charge-Geschäfte tätigen, müssen Rechnungen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und einen Hinweis auf die Umkehr der Umsatzsteuerschuld enthalten.
Die Maßnahmen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie sollten Sie ebenfalls auf Richtigkeit prüfen: Wurden Überbrückungshilfen und Kurzarbeitergeld richtig gebucht und dokumentiert?

Belegarchivierung in einem DMS ist dringend zu empfehlen

Idealerweise archivierten Sie alle Belege in einem Dokumentenmanagementsystem. Falls Sie noch Papierbelege herumliegen haben, scannen Sie diese ein und verknüpfen sie mit dem zugehörigen Vorfall. (Lesen Sie auch: GoBD und Archivierung – warum digitales Dokumentenmanagement so wichtig ist)
Buchungsbegründende Verträge sollten Sie auf die gleiche Weise archivieren. Dazu gehören der Mietvertrag über Ihre Büroräume, der Leasingvertrag über den Dienstwagen, der Vertrag über Strom- und Gaslieferung mit dem Versorgungsunternehmen, ebenso wie alle anderen Verträge, die wiederkehrende Buchungen belegen – ganz gleich, ob es sich um Ein- oder Ausgänge handelt. Wurden die richtigen Beträge mit den richtigen Umsatzsteuersätzen abgebucht bzw. vereinnahmt?

Ein DMS erleichtert Ihnen die Einhaltung der GoBD und ermöglicht bei einer Prüfung durchs Finanzamt einen gezielten Datenzugriff, ohne Ihnen großen Suchaufwand zu bereiten.

E-Bilanz

Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss als E-Bilanz beim Finanzamt einreichen. Die E-Bilanz ist ein XBRL-Datensatz nach einer von der Finanzverwaltung vorgegebenen Taxonomie (Klassifizierungsschema). Je nach Art Ihrer Unternehmung sind folgende Unterlagen abzugeben:

Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
Steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung
Ergebnisverwendungsrechnung
Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften
Anlagenspiegel
Steuerlicher Betriebsvermögensvergleich (seit der für das Wirtschaftsjahr 2021 geltenden Taxonomie 6.4 Pflicht-Berichtsbestandteil)

Bei weitergehenden Fragen hilft Ihnen Ihr Steuerberater.

Fazit – Jahresabschluss richtig vorbereiten

Jedes Unternehmen muss rechtzeitig seinen Jahresabschluss vorbereiten. Kleingewerbetreibende und Freiberufler erstellen eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), größere Unternehmen müssen eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufstellen; Kapitalgesellschaften darüber hinaus einen Lagebericht, Anhang und Anlagenspiegel erstellen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie die notwendigen Berichte einfach aus Ihrer Buchhaltungssoftware generieren können – sofern Sie eine solche nutzen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, ein Dokumentenmanagmentsystem (DMS) einzusetzen, das in das Buchhaltungsprogramm integriert ist, sowie eine Software zur Fakturierung. Mithilfe einer solchen Gesamtlösung können Sie Ihre Belege digital mit den Buchungen verknüpfen und die Vorgaben der GoBD schon mit geringem Aufwand einhalten.

Die vorbereitenden Arbeiten drehen sich darum, Soll-Ist-Vergleiche vorzunehmen und die physischen Bestände von Bank, Kassen und Vorräten gemäß Inventur mit den Buchbeständen abzustimmen. Die Nebenbücher sind mit dem Hauptbuch abzustimmen und das Belegwesen auf Vollständigkeit, Ordnung und Richtigkeit zu prüfen, wobei sich ein digitales Dokumentenmanagement abermals als wichtige Hilfe erweist.

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