Jahresabschluss vorbereiten: Worauf Sie achten sollten

Mit dem Kalenderjahr endet in vielen Unternehmen auch das Geschäftsjahr. Damit rückt der Jahresabschluss in greifbare Nähe. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Punkte zusammen und erklärt, wie Sie je nach Rechtsform Ihres Unternehmens den Jahresabschluss vorbereiten.

Jedes Jahr stehen Unternehmen vor der Aufgabe, dem Finanzamt ihre finanzielle Lage offenzulegen. Selbst erfahrene Unternehmer geraten dabei gelegentlich ins Schwitzen. Doch keine Panik: Eine gründliche Vorbereitung erleichtert vieles. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie besonders achten sollten, wenn Sie sich auf die Erstellung Ihres Jahresabschlusses vorbereiten. Dabei berücksichtigen wir sowohl Einnahmenüberschuss-Rechner (EÜR) als auch bilanzierungspflichtige Unternehmen. Des Weiteren erläutern wir, wie Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) einhalten und warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von entscheidender Bedeutung ist.

Wozu dient der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist eine Bestandsaufnahme der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens. Er beinhaltet je nach Rechtsform und Größe des Betriebs verschiedene Elemente – dazu kommen wir weiter unten.

Abbild der finanziellen Verhältnisse
Der Jahresabschluss spiegelt die finanzielle Lage Ihres Unternehmens wider. Dabei werden Umsatz, Aufwendungen und Erträge erfasst. Bei bilanzierenden Unternehmen umfasst er auch Vermögen, Schulden und Eigenkapital zum Bilanzstichtag. Gegebenenfalls werden auch ein Anlagenspiegel und weitere Informationen hinzugefügt.

Information und Nachweis über Ordnungsmäßigkeit
Der Jahresabschluss dient dem Finanzamt als Nachweis für die ordnungsgemäße Rechnungslegung und als Grundlage für die Steuerberechnung. Kreditgeber, vor allem die Hausbank, informiert er über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Zudem ermöglicht er dem Unternehmer, eine genaue Analyse vorzunehmen: Wie haben sich die finanziellen Verhältnisse im Vergleich zu den Vorjahren verändert? Welche Finanzierungsmöglichkeiten stehen für Investitionen zur Verfügung?

Abgabefristen

Unternehmer müssen ihre Steuererklärung für Einkommens- und Körperschaftsteuer, Gewerbe- und Umsatzsteuer bis zum 31. Juli des Folgejahres per ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Oft übernimmt diese Aufgabe der Steuerberater. Das Finanzamt kann die Frist bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres verlängern, also bis zu 14 Monate nach Geschäftsjahresschluss. Bei verspäteter Einreichung drohen Säumniszuschläge, die beträchtliche Kosten verursachen können.

Verschiedene Unternehmen – verschiedene Jahresabschlüsse

Je nach Art, Rechtsform und Größe Ihres Unternehmens gehören verschiedene Elemente zum Jahresabschluss. Erfahren Sie hier, welche Unterlagen sie benötigen, wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten.

Einzelunternehmer und Kleinunternehmer
Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit. Für sie genügt die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Kleingewerbetreibende sind gewerbliche Unternehmen, die in den letzten beiden Jahren höchstens 600.000 Euro Umsatz und maximal 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erzielt haben.

Personengesellschaften
Personengesellschaften sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Sie stellen zum Abschluss des Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf.

Kapitalgesellschaften
Als Kapitalgesellschaft reichen Sie neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung auch einen Lagebericht, einen Anlagenspiegel und einen Anhang ein. Der Anhang enthält zusätzliche Informationen zur Bilanz, darunter Verbindlichkeiten mit ihren Restlaufzeiten, Eventualverbindlichkeiten wie Bürgschaften und Garantien, Bezüge von und Kredite an Geschäftsleiter und Aufsichtsräte sowie alle weiteren finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens.

GoBD-konform archivieren
mit integriertem Dokumentenmanagementsystem

MEHR ERFAHREN

Jahresabschluss vorbereiten – so geht’s

Die beste Methode, den Jahresabschluss vorzubereiten, besteht darin, die Bucher das ganze Jahr über sorgfältig zu führen. So verlangen es auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz: GoBD. Darin hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und Belegarchivierung im Digitalzeitalter formuliert.

Ordnungsmäßige Buchführung das ganze Jahr
Gemäß den GoBD sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Geschäftsvorfälle zeitnah zu erfassen und zu verbuchen. Bargeschäfte müssen dabei am Tag des Geschäftsvorfalls erfasst werden, Eingangsrechnungen innerhalb von acht Tagen nach Erhalt. Eine eindeutige Zuordnung der Belege zu den Buchungen ist entscheidend, um die Nachvollziehbarkeit jedes Geschäftsvorfalls zu gewährleisten. Am besten erfassen Sie also Ihre Geschäftsvorfälle sofort und verknüpfen den zugehörigen Beleg mit der Buchung.

GoBD-geprüfte Buchhaltungssoftware nutzen
Nutzen Sie eine Finanzbuchhaltungssoftware mit GoBD-Testat in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Warenwirtschaftssystem (WWS). Mithilfe der Warenwirtschaftslösung erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen und spielen diese direkt in die Finanzbuchhaltung ein.

Checkliste: Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss

Abstimmungen
Stimmen Sie Ihre tatsächlichen Bestände mit den Buchbeständen ab. Das betrifft Ihre Kassen ebenso wie die Lager und die Kontensalden.

Kassenabstimmung: Der Zählbestand Ihrer Kasse muss mit dem Kassenbuch übereinstimmen. Übrigens nicht nur am Jahresende, sondern tagtäglich; so wollen es die GoBD.
Inventur: Besonders Handels-, Produktions- und Logistikunternehmen müssen eine körperliche Bestandsaufnahme ihrer Lagerbestände vornehmen. Die tatsächlich vorhandenen Waren, Fertig- und Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe müssen mit den Büchern übereinstimmen. Verzeichnen Sie Ihre Waren und Vorräte in entsprechenden Inventurlisten.
Kontenabstimmung: Der Saldo Ihres Bankkontos muss mit dem buchmäßigen Saldo übereinstimmen. Achten Sie darauf, Ihre Privatentnahmen sofort zu buchen, sonst entsteht eine Differenz.
Ebenso müssen die Nebenbücher mit dem Hauptbuch übereinstimmen: die Debitoren und Kreditoren ebenso wie Reisekosten, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fahrtenbücher und Kassensysteme.

Sollte es Differenzen geben, dann sind beim Buchen Fehler unterlaufen oder es ist etwas abhandengekommen.

Wenn Sie übers Jahr immer korrekt und zeitnah mit einer Finanzbuchhaltungssoftware gearbeitet und Ihre Belege ordnungsgemäß archiviert haben, idealerweise in einem DMS, dann fällt es Ihnen leichter, Fehler aufzudecken.
Mehr noch: Sie machen von vornherein weniger Fehler, denn eine digitale Finanzbuchhaltung und Belegarchivierung schaffen Ordnung und Sicherheit in der Buchführung, indem sie beispielsweise die Nebensysteme der Buchführung über Schnittstellen integrieren und Abweichungen unmittelbar aufzeigen.

Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit

Bevor Sie dem Steuerberater das „Go“ für den Jahresabschluss geben, prüfen Sie, ob tatsächlich alle Belege mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen erfasst und gesichert wurden. Sind die Belege korrekt?
Wenn Sie innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen oder Reverse-Charge-Geschäfte tätigen, müssen Rechnungen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und einen Hinweis auf die Umkehr der Umsatzsteuerschuld enthalten.

Belegarchivierung in einem DMS ist dringend zu empfehlen

Optimalerweise werden alle Belege in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Falls noch Papierbelege vorhanden sind, empfiehlt es sich, diese zu scannen und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall zu verknüpfen.
Buchungsbegründende Verträge sollten Sie auf die gleiche Weise archivieren. Dazu gehören der Mietvertrag für Ihre Büroräume, der Leasingvertrag für den Dienstwagen, der Vertrag für Strom- und Gaslieferungen mit dem Versorgungsunternehmen sowie sämtliche anderen Verträge, die wiederkehrende Buchungen belegen – unabhängig davon, ob es sich um Ein- oder Ausgänge handelt. Wurden die richtigen Beträge mit den richtigen Umsatzsteuersätzen abgebucht bzw. vereinnahmt?

Ein DMS erleichtert Ihnen die Einhaltung der GoBD und ermöglicht bei einer Prüfung durchs Finanzamt einen gezielten Datenzugriff, ohne Ihnen großen Suchaufwand zu bereiten.

E-Bilanz

Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss als E-Bilanz beim Finanzamt einreichen. Die E-Bilanz ist ein XBRL-Datensatz nach einer von der Finanzverwaltung vorgegebenen Taxonomie (Klassifizierungsschema). Je nach Art Ihrer Unternehmung sind folgende Unterlagen abzugeben:

Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
Steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung
Ergebnisverwendungsrechnung
Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften
Anlagenspiegel
Steuerlicher Betriebsvermögensvergleich (seit der für das Wirtschaftsjahr 2021 geltenden Taxonomie 6.4 Pflicht-Berichtsbestandteil)

Bei weitergehenden Fragen hilft Ihnen Ihr Steuerberater.

Fazit – Jahresabschluss richtig vorbereiten

Jedes Unternehmen muss rechtzeitig seinen Jahresabschluss vorbereiten. Kleinunternehmer und Freiberufler erstellen eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), während größere Unternehmen eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen müssen. Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich einen Lagebericht, Anhang und Anlagenspiegel vorlegen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie die erforderlichen Berichte problemlos aus Ihrer Buchhaltungssoftware generieren können – sofern Sie eine solche nutzen. Es ist außerdem ratsam, ein in die Buchhaltungssoftware integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) und eine Fakturierungssoftware zu verwenden. Mit einer solchen Gesamtlösung können Sie Ihre Belege digital mit den Buchungen verknüpfen und die Vorgaben der GoBD mit minimalem Aufwand erfüllen.

Die vorbereitenden Arbeiten umfassen Soll-Ist-Vergleiche und die Abstimmung der physischen Bestände von Bank, Kassen und Vorräten gemäß der Inventur mit den Buchbeständen. Die Nebenbücher müssen mit dem Hauptbuch abgestimmt werden, und das Belegwesen muss auf Vollständigkeit, Ordnung und Richtigkeit überprüft werden, wobei ein digitales Dokumentenmanagement wertvolle Unterstützung leistet.

Lesen Sie auch:
>> Rechnungen richtig archivieren – so erfüllen Sie die GoBD-Anforderungen
>> Die 11 wichtigsten Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung
>> Anlagenverwaltung: 13 Funktionen, die Ihre Software beherrschen sollte

Bildquelle: magele-picture-stock.adobe.com

Jahresabschluss vorbereiten: Worauf Sie achten sollten