Sondermeldung 57 an die DRV – vor Rentenbeginn und bei Scheidungen erforderlich

Im unternehmerischen Alltag haben Arbeitgeber regelmäßig mit den Meldungen zur Sozialversicherung zu tun. Ob An- oder Abmeldung, Jahres- oder Unterbrechungsmeldung – viele dieser Datenübertragungen finden routinemäßig statt. Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57, kurz: GML57, stellt dann aber doch so manchen Lohnbuchhalter vor ein Rätsel. Dieser Beitrag erläutert, was es mit der GML57 auf sich hat.

Zweck der Sondermeldung 57: Meldung des beitragspflichtigen Entgelts

Mit der Gesonderten Meldung 57 meldet der Arbeitgeber auf Verlangen der Deutschen Rentenversicherung (DRV) die seit der letzten Jahresmeldung ausgezahlten, beitragspflichtigen Einnahmen der Arbeitnehmer. Diese spezielle Meldung ist in zwei Situationen erforderlich:

• Bevorstehender Renteneintritt: Steht ein Arbeitnehmer kurz vor der Rente, berechnet die Deutsche Rentenversicherung Bund die zukünftigen Rentenbezüge auch auf der Basis des letzten Einkommens. Auf der Grundlage der mit der Sondermeldung 57 gemeldeten Werte nimmt die gesetzliche Rentenversicherung eine Hochrechnung des voraussichtlichen Einkommens bis zum Renteneintritt vor. Anhand dieser Summe ermittelt sie die Höhe der Rentenzahlungen. Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57 stellt somit einen nahtlosen Übergang vom Arbeitsleben in den Rentenbezug sicher.
• Scheidung: Wenn ein Arbeitnehmer sich scheiden lässt, führt das Familiengericht in vielen Fällen einen Versorgungsausgleich durch, um die in der Ehe erworbenen Altersvorsorgeansprüche gerecht zwischen den Ehepartnern aufzuteilen. Für diese Betrachtung sind auch die Rentenansprüche relevant, die im laufenden Jahr entstanden sind. Deshalb benötigt das Familiengericht die aktuellen Werte seit der letzten Jahresmeldung.

So erreicht die Anforderung der Sondermeldung 57 den Arbeitgeber

In den meisten Fällen fordert die Deutsche Rentenversicherung den Arbeitgeber auf, die Sondermeldung 57 einzureichen. Dies gilt auch bei Scheidungssachen, denn das Familiengericht richtet sein Anliegen an den Sozialversicherungsträger.

Aber auch der Arbeitnehmer, der kurz vor dem Rentenbezug steht, kann beim Arbeitgeber die Abgabe der Meldung einfordern. Entscheidend ist in diesem Fall, dass der Arbeitnehmer die Rentenversicherung im Rahmen seines Rentenantrags bis zum Zeitpunkt des Renteneintritts zur Hochrechnung der Beiträge veranlasst. Andernfalls wirkt sich die Sondermeldung 57 nicht auf seine Rentenbezüge aus.

Seit 2017 gibt es das maschinelle rvBEA-Verfahren, über das die DRV die Sondermeldung 57 elektronisch beim Arbeitgeber anfordert. Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Arbeitgeber für das Verfahren registriert hat – dann erhält er die Aufforderung über die entsprechende Schnittstelle in seiner Lohnsoftware. Alternativ fordert die Rentenversicherung den Arbeitgeber per Vordruck mit dem Formular R250 zur Abgabe der Gesonderten Meldung auf. Dies kommt insbesondere beim Versorgungsausgleich im Rahmen einer Ehescheidung vor. Ob elektronische Anforderung oder Vordruck: In jedem Fall enthält die Aufforderung eine genaue Angabe über den Zeitraum, auf den sich die Sondermeldung 57 beziehen soll.

So geben Arbeitgeber die Sondermeldung 57 ab

Setzen Arbeitgeber eine Lohnsoftware ein, die die elektronische Abgabe der Gesonderten Meldung mit Grund 57 unterstützt, gehen sie folgendermaßen vor:

Schritt 1: Registrierung bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV)

Um am elektronischen Meldeverfahren teilnehmen zu können, muss sich der Arbeitgeber bei der DRV registrieren. Die Registrierung für die Sondermeldung 57 erfolgt über die eingesetzte Lohnsoftware und wird im Regelfall mit der nächsten Lohnabrechnung durchgeführt. Falls ein Unternehmen mehrere Betriebsstätten unterhält, muss jede Niederlassung gesondert registriert werden.

Schritt 2: Wöchentlicher Abruf von Anforderungen

Mit der Registrierung für das elektronische Verfahren verpflichten sich Arbeitgeber, etwaige Anforderungen einmal wöchentlich über ihre Lohnsoftware abzurufen.

Schritt 3: Durchführung der Gesonderten Meldung 57

Erhält der Arbeitgeber die Anforderung einer Sondermeldung 57, muss er das beitragspflichtige Arbeitsentgelt seit der letzten Jahresmeldung übermitteln, inklusive etwaiger beitragspflichtiger Einmalzahlungen. Es ist auf die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung begrenzt. Beitragsfreie Teile bleiben dabei außen vor, etwa Aufstockungsbeträge bei Altersteilzeit oder die steuerfreie Erstattung von Auslagen. Bei der Sondermeldung 57 dürfen ausschließlich Arbeitsentgelte gemeldet werden, die noch nicht im Rahmen einer vorherigen Meldung übermittelt wurden. Sie wirkt ähnlich wie eine Jahresmeldung, aber für einen verkürzten, von der DRV vorgegebenen Zeitraum.

Die Sondermeldung 57 darf frühestens drei Monate vor Renteneintritt gemacht werden, also mit der viertletzten Lohnabrechnung.

Registrieren sich Arbeitgeber nicht für das elektronische Verfahren, übersendet ihnen die Deutsche Rentenversicherung das Formular R250 mit der Post. Es ist dann manuell auszufüllen und bei der DRV einzureichen. Die Sondermeldung 57 ist auch für Arbeitsverhältnisse im Übergangsbereich sowie für Minijobs einzureichen. Private Arbeitgeber von Minijobbern lassen die Meldung von der Minijob-Zentrale erledigen.

Elektronische Meldung oder Papierformular?

Die elektronische Sondermeldung 57 wurde geschaffen, um eine schnellere Übermittlung der für den Rentenbezug erforderlichen Informationen zu ermöglichen. Die elektronische Meldung hat folgende Vorteile:

• automatisierte Bearbeitung der Meldung durch die in der Lohnsoftware gespeicherten Daten
• kein zeitraubendes Ausfüllen der Formulare von Hand erforderlich
• dadurch verringerte Kosten und geringerer Aufwand für Routineaufgaben
• geringere Fehleranfälligkeit durch automatisierte Ermittlung der korrekten Daten

Für Arbeitgeber sollte die Entscheidung stets für das elektronische Verfahren ausfallen, weil sich in Kombination mit einer guten Lohnsoftware sehr viel Zeit sparen lässt. Bei der Auswahl einer Lohnabrechnung sollten Arbeitgeber daher darauf achten, dass die Software – wie die HS Lohnabrechnung – die Möglichkeit zur Teilnahme am elektronischen Verfahren für die Sondermeldung 57 bietet.
 
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Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
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