Sondermeldung 57 an die DRV – vor Rentenbeginn und bei Scheidungen erforderlich

Im betrieblichen Alltag haben Arbeitgeber regelmäßig mit den Meldungen zur Sozialversicherung zu tun. Ob An- oder Abmeldung, Jahres- oder Unterbrechungsmeldung – viele dieser Datenübermittlungen erfolgen routinemäßig. Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57, kurz: GML57, stellt jedoch so manchen Lohnbuchhalter vor ein Rätsel. Dieser Artikel erklärt, was es mit dieser Meldung auf sich hat.

Zweck der Sondermeldung 57: Meldung des beitragspflichtigen Entgelts

Mit der Gesonderten Meldung 57 meldet der Arbeitgeber auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) die seit der letzten Jahresmeldung ausgezahlten, beitragspflichtigen Einnahmen der Arbeitnehmer. Diese besondere Meldung ist in zwei Fällen erforderlich:

• Bevorstehender Renteneintritt: Steht ein Arbeitnehmer kurz vor der Rente, berechnet die Deutsche Rentenversicherung Bund die künftige Rente auf der Grundlage des letzten Einkommens. Anhand der mit der Sondermeldung 57 gemeldeten Werte rechnet die Rentenversicherung das voraussichtliche Einkommen bis zum Renteneintritt hoch. Aus dieser Summe ermittelt sie die Höhe der Rentenzahlung. Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57 gewährleistet somit einen nahtlosen Übergang vom Erwerbsleben in den Rentenbezug.
• Scheidung: Lässt sich ein Arbeitnehmer scheiden, führt das Familiengericht in vielen Fällen einen Versorgungsausgleich durch, um die während der Ehe erworbenen Rentenanwartschaften gerecht zwischen den Ehepartnern aufzuteilen. Dabei sind auch die im laufenden Jahr entstandenen Rentenanwartschaften relevant. Deshalb benötigt das Familiengericht die aktuellen Werte seit der letzten Jahresmeldung.

So erreicht die Anforderung der Sondermeldung 57 den Arbeitgeber

• In den meisten Fällen fordert die Deutsche Rentenversicherung den Arbeitgeber zur Abgabe der Sondermeldung 57 auf. Dies gilt auch in Scheidungsfällen, da das Familiengericht die Sozialversicherungsträger um die Abgabe der Sondermeldung 57 ersucht.
• Aber auch ein Arbeitnehmer, der kurz vor dem Rentenbezug steht, kann vom Arbeitgeber die Abgabe der Meldung verlangen. Entscheidend ist in diesem Fall, dass der Arbeitnehmer die Rentenversicherung im Rahmen seines Rentenantrags bis zum Zeitpunkt des Renteneintritts zur Hochrechnung der Beiträge veranlasst. Andernfalls wirkt sich die Sondermeldung 57 nicht auf seine Rentenbezüge aus.

Seit 2017 gibt es das maschinelle Verfahren rvBEA, mit dem die DRV die Sondermeldung 57 elektronisch beim Arbeitgeber anfordert. Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Arbeitgeber für das Verfahren registriert hat – dann erhält er die Anforderung über die entsprechende Schnittstelle in seiner Entgeltabrechnungssoftware. Alternativ fordert die Rentenversicherung den Arbeitgeber per Vordruck mit dem Formular R250 zur Abgabe der Gesonderten Meldung auf. Dies kommt insbesondere beim Versorgungsausgleich im Rahmen einer Ehescheidung vor. Ob elektronische Anforderung oder Vordruck: In jedem Fall enthält die Aufforderung eine genaue Angabe, auf welchen Zeitraum sich die Sondermeldung 57 beziehen soll.

So geben Arbeitgeber die Meldung ab

Wenn der Arbeitgeber eine Lohnsoftware verwendet, die die elektronische Abgabe der Gesonderten Meldung mit Grund 57 unterstützt, ist folgendermaßen vorzugehen:

Schritt 1: Registrierung bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV)

Um am elektronischen Meldeverfahren teilnehmen zu können, muss sich der Arbeitgeber bei der DRV registrieren lassen. Die Registrierung für die Sondermeldung 57 erfolgt über die eingesetzte Lohnsoftware und wird in der Regel mit der nächsten Entgeltabrechnung durchgeführt. Hat ein Unternehmen mehrere Betriebsstätten, muss jede Betriebsstätte separat angemeldet werden.

Schritt 2: Wöchentlicher Abruf von Anforderungen

Mit der Registrierung für das elektronische Verfahren verpflichten sich Arbeitgeber, etwaige Anforderungen einmal wöchentlich über ihre Lohnsoftware abzurufen.

Schritt 3: Durchführung der Gesonderten Meldung 57

• Erhält der Arbeitgeber die Aufforderung zur Sondermeldung 57, muss er das beitragspflichtige Arbeitsentgelt seit der letzten Jahresmeldung übermitteln, einschließlich etwaiger beitragspflichtiger Einmalzahlungen. Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist auf die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung begrenzt. Beitragsfreie Teile bleiben unberücksichtigt, zum Beispiel Aufstockungsbeträge bei Altersteilzeit oder die steuerfreie Erstattung von Auslagen.
• Mit der Sondermeldung 57 können nur Entgelte gemeldet werden, die noch nicht im Rahmen einer früheren Meldung übermittelt wurden. Sie wirkt ähnlich wie eine Jahresmeldung, jedoch für einen verkürzten Zeitraum, der von der DRV vorgegeben wird.
• Die Sondermeldung 57 kann frühestens drei Monate vor Renteneintritt, also mit der viertletzten Entgeltabrechnung, abgegeben werden.
• Ist der Arbeitgeber nicht für das elektronische Verfahren registriert, schickt ihm die Deutsche Rentenversicherung das Formular R250 per Post zu. Dieses ist manuell auszufüllen und an die DRV zurückzusenden.
• Die Sondermeldung 57 ist auch für Arbeitsverhältnisse im Übergangsbereich sowie für Minijobs einzureichen. Private Arbeitgeber von Minijobbern lassen die Meldung durch die Minijob-Zentrale vornehmen.

Elektronische Meldung oder Papierformular?

Die Sondermeldung 57 kann grundsätzlich auch in Papierform abgegeben werden – aber nur ausnahmsweise. Seit dem 1. Juli 2021 ist das elektronische Verfahren für alle Arbeitgeber verpflichtend, und die Meldung muss im Regelfall elektronisch über die Lohnsoftware oder eine Ausfüllhilfe an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden.

Eine Abgabe in Papierform ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber nicht am elektronischen Verfahren teilnimmt oder aus technischen Gründen daran gehindert ist.

Für Arbeitgeber empfiehlt sich klar das elektronische Verfahren, das insbesondere in Kombination mit einer leistungsfähigen Lohnsoftware erhebliche Vorteile bietet:

• Automatisierte Verarbeitung auf Basis der in der Lohnsoftware hinterlegten Daten
• Wegfall manueller Formulare, was Zeit spart und den Aufwand reduziert
• Niedrigere Kosten durch automatisierte Routineprozesse
• Weniger Fehler dank automatischer Ermittlung der relevanten Angaben

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