Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen (Whitepaper)

Sie möchten in Ihrem Unternehmen ein neues Warenwirtschaftssystem implementieren? Ein kostenlos erhältliches Whitepaper gibt Tipps, wie Sie eine Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen, ohne dabei Ihren Betrieb zu überfordern.

In der Coronakrise zeigt sich einmal mehr: Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad stehen in vielerlei Hinsicht besser da. Mancher Betrieb nimmt die aktuelle Situation daher zum Anlass, die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse weiter voranzutreiben – beispielsweise im Bereich der Warenwirtschaft. Doch gerade die Implementierung einer Warenwirtschaftssoftware ist nicht bloß irgendein IT-Projekt. Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) rührt an die Kernprozesse der Auftragsabwicklung. Deshalb sind eine gründliche Vorbereitung und planvolles Vorgehen unerlässlich, wenn Sie eine Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen wollen. Und das gilt natürlich immer – nicht nur in der gegenwärtigen Krise.

Ein Whitepaper von HS – Hamburger Software erläutert, wie man die Einführung von Warenwirtschaftssoftware optimal vorbereitet und umsetzt.

Stufenplan zur Implementierung von Warenwirtschaftssoftware aufstellen

Wenn man eine Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen möchte, kommt es entscheidend darauf an, Betriebsunterbrechungen zu vermeiden. Hierzu ist ein Stufenplan aufzustellen, der die Prioritäten und die Reihenfolge der Einführungsschritte festlegt.

Generell bieten sich dabei drei verschiedene Methoden für die Einführung von Warenwirtschaftssoftware an:

Sequenzielle Einführung einzelner Module – Hierbei werden einzelne Funktionsbereiche und Prozesse nacheinander eingeführt (also zum Beispiel erst die Stammdatenverwaltung, dann die Belegprozesse, anschließend die Bestandsführung und so weiter). Diese Methode gilt als relativ risikoarm, weil der Einführungsprozess überschaubar bleibt und sich dadurch Betriebsunterbrechungen besser vermeiden lassen.
Einführung von Modulgruppen in zeitlichen Abständen – Bei dieser Methode nimmt man sich jeweils mehrere Bereiche auf einmal vor (beispielsweise Stammdatenverwaltung und Belegbearbeitungsprozesse in einem Rutsch, dann alle lagerbezogenen Funktionen und so weiter).
Prozessorientierte Einführung – Diese Methode birgt das höchste Risiko von Betriebsunterbrechnungen, da sie gleich komplette Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die Bestellabwicklung, ins Visier nimmt und umstellt.

Die Autoren des Whitepaper empfehlen, die Warenwirtschaftslösung zuerst für die Teilprozesse und Bereiche einzuführen, in denen der Optimierungsbedarf am größten ist. Dadurch lassen sich schnell erste Erfolge erzielen und eine grundsätzliche Akzeptanz des neuen Warenwirtschaftssystems durch die Mitarbeiter erzielen.

Wichtig sei es, nicht nur die Module der Warenwirtschaftssoftware sorgfältig auszuwählen und zu priorisieren, sondern auch an ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu denken. DMS-Software ermögliche jederzeitige Informationsverfügbarkeit und eine zentrale, GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen.

Gründlich auf die Einführung vorbereiten

Bevor es an die Implementierung der Warenwirtschaftssoftware geht, sind noch einige Vorbereitungsschritte notwendig. Als wichtige Punkte nennt das Whitepaper unter anderem:

Ausreichend Zeit für das Projekt einplanen
Einen Projektverantwortlichen bestimmen
Klare Maßstäbe zur Erfolgskontrolle definieren (Key Performance Indicators – KPI)
Personelle Ressourcen für die Einführung bereitstellen

Zu einer guten Vorbereitung gehört es zudem, frühzeitig ein Anwenderteam aus Personen zusammenzustellen, die mit der Lösung arbeiten werden. Sie können die Kollegen in den jeweiligen Funktionsbereichen später coachen.

Bei der Implementierung den Hersteller des Warenwirtschaftssystems einbeziehen

Bereits in der Vorbereitungsphase sollte ein Consultant des Softwareherstellers das Unternehmen beraten. Spätestens bei der Implementierung des Warenwirtschaftssystems ist die Unterstützung durch Spezialisten dann unverzichtbar – sowohl in technischer Hinsicht als auch im Hinblick auf die Umstellung von Prozessen. Die Fachleute des Softwareanbieters verfügen über die entsprechende Projekterfahrung und das erforderliche Know-how. Darauf aufbauend erstellen sie gemeinsam mit dem Unternehmen einen Ablaufplan für die gesamte Implementierungsphase, bis hin zur Inbetriebnahme des neuen Systems.

Zu den Stationen und Aufgaben, bei denen die Consultants unterstützen, zählen beispielsweise:

Ermittlung des künftigen Bedarfs an IT-Ausstattung
Bereinigung der Bestandsdaten und Migration ins neue Warenwirtschaftssystem
Anpassung und Konfiguration der Software
Integration des neuen WWS in die bestehende Systemlandschaft
Anwenderschulung
Test und Roll-out der Lösung
Evaluation

Weitere Informationen enthält das Whitepaper “Impementierung von Warenwirtschaftssoftware – wie Sie Ihr Einführungsprojekt optimal vorbereiten und durchführen”.