Die verpflichtende E-Rechnung in Deutschland - Mehr Chance als Herausforderung
Die E-Rechnung kommt! Doch das sind sehr gute Neuigkeiten, denn: Die E-Rechnungspflicht bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, zahlreiche Prozesse innerhalb der Buchhaltung zu digitalisieren, wie zum Beispiel die Rechnungsstellung oder den Rechnungsversand. Das bringt Ihnen eine erhebliche Steigerung der Effizienz! Durch automatisierte Abläufe sparen Sie nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern minimieren auch zahlreiche mögliche Fehlerquellen. Mit der richtigen Software können Sie so nicht nur die Herausforderung der Umstellung auf die E-Rechnung meistern, sondern zudem Ihre Geschäftsabläufe grundlegend und nachhaltig verbessern. Aber zuerst klären wir, wozu Sie wann verpflichtet sind durch das neue E-Rechnungsgesetz.
Einführung der E-Rechnungspflicht - Was ist zu tun, worin besteht der Nutzen?
Mit der Zustimmung des Deutschen Bundesrats zum Wachstumschancengesetz am 22. März 2024 ist es nun offiziell: Ab dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen Business-to-Business-Geschäftsverkehr (B2B) die neue E- Rechnungsverordnung.
Sie sind daher sehr gut beraten, wenn Sie die verpflichtende Einführung der E-Rechnung als Chance begreifen, um Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren, von den Effizienzvorteilen der automatischen Verarbeitung zu profitieren und sich zeitnah um die Umsetzung kümmern.
Obwohl es aufgrund von Übergangsregelungen keinen Grund zur Panik gibt, sollten Sie als Unternehmen das Thema nicht aufschieben. Zum einen ist die Umsetzung der E-Rechnungspflicht unausweichlich, zum anderen bietet sie die Möglichkeit, durch effizientere Prozesse Zeit und Geld zu sparen.
Unsere Produktmanagerin, Stefanie Köhnken, fasst in dieser Folge des HS Digitalisierungs-Coaching die neuen Regelungen für Sie zusammen und zeigt auf, wie deutsche Unternehmen agieren sollten, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen – als auch daraus einen Nutzen zu ziehen.
E-Rechnung in der HS Software
Wissenswertes rund um die E-Rechnung
FAQ
Die E-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Vorgabe für Unternehmen in Deutschland. Sie schreibt vor, dass Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) ab dem 1. Januar 2025 imstande sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 müssen sie dann auch selbst E-Rechnungen versenden.
Ab dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur noch dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen und eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Diese Anforderungen erfüllen beispielsweise Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.x).
Rechnungsbeispiel:
Klare Antwort: Nein! Entscheidend ist, dass das Rechnungsformat eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies ist bei PDF-Rechnungen oder eingescannten Papierrechnungen nicht der Fall. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2025 gelten per E-Mail versandte einfache PDF-Rechnungen nicht mehr als elektronische Rechnungen im Sinne der E-Rechnungspflicht.
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, unabhängig von ihrer Größe. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen E-Rechnungen empfangen und versenden können.
Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen. Auch Rechnungen ins oder aus dem Ausland fallen nicht unter die Pflicht. Zudem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrkarten sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 - 29 UStG, darunter Gesundheits- und Sozialleistungen, von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen:
- Für Umsätze, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, kann bis Ende 2026 weiterhin eine Rechnung auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
- Für Unternehmen, die im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro umsetzen, wird die Übergangsfrist um ein Jahr bis zum 31. Dezember 2027 verlängert. Diese Unternehmen sind verpflichtet, spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
Der Versandweg für E-Rechnungen ist derzeit nicht festgelegt. Da es sich um ein elektronisches Format handelt, muss der Versand ebenfalls elektronisch erfolgen, beispielsweise per E-Mail.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden rechtzeitig aktualisieren, um die E-Rechnungen korrekt versenden zu können.
Da es sich um ein elektronisches Rechnungsformat handelt, muss auch der Empfang von E-Rechnungen elektronisch erfolgen.
Tipp: Richten Sie ein zentrales E-Mail-Postfach ein, z.B. rechnung@beispiel-unternehmen.de, und informieren Sie Ihre Lieferanten, dass Rechnungen künftig an diese Adresse gesendet werden sollen.
Ja, sowohl beim E-Rechnungsformat ZUGFeRD als auch bei XRechnung können rechnungsbegleitende Dokumente angehängt bzw. eingebettet werden.
Der Gesetzgeber schreibt zurzeit nicht vor, dass Unternehmen E-Rechnungen elektronisch verarbeiten müssen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen zwar in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und gemäß GoBD zu archivieren, zum Beispiel mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Eine automatische Weiterverarbeitung ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
Eine XRechnung ist primär ein elektronisches Dokument und für den digitalen Austausch konzipiert. Ein Ausdruck dieses Formats würde lediglich den rohen XML-Code zeigen,was unlesbar wäre. Unternehmen, die derzeit Eingangsrechnungen ausdrucken um z.B. einen Umlauf zu starten oder eine Vorkontierung auf dem Beleg handschriftlich vorzunehmen, sollten ihre Prozesse mit Blick auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 entsprechend anpassen. (Beispiel für eine XRechnung)
E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere und kostengünstigere Bearbeitung von Rechnungen. Der manuelle Aufwand wird reduziert, Fehler werden minimiert, Druck- und Versandkosten entfallen. Zudem können Skonti besser ausgenutzt werden. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs wird erheblich erleichtert, weil der gesamte Prozess automatisiert werden kann. Zudem profitieren Unternehmen von höherer Transparenz und verbesserter Auskunftsfähigkeit, da digitale Belege jederzeit und von überall abrufbar sind.
Ab Januar 2025 können Empfänger von E-Rechnungen dem digitalen Format nicht mehr widersprechen. Alle Organisationen müssen dann in der Lage sein, sämtliche rechtskonformen Formate der E-Rechnung, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD, zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse noch nicht digitalisiert haben, sollten daher umgehend geeignete Softwarelösungen implementieren. Dazu gehören:
- Eine Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, z.B. HS Warenwirtschaft oder HS Auftragsbearbeitung für DATEV
- Eine Anwendung für den Empfang und die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, z.B. HS Finanzbuchhaltung in Kombination mit HS Rechnungseingangsverarbeitung
- Eine Software zur GoBD-konformen Archivierung, z.B. HS Dokumentenmanagement
Die E-Rechnungspflicht basiert auf mehreren rechtlichen Grundlagen auf europäischer und nationaler Ebene:
- Die Grundlage für die E-Rechnungspflicht bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Diese Richtlinie gibt den Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union vor und verpflichtet die Mitgliedstaaten zur Umsetzung in nationales Recht. Den Mindeststandard für die strukturierten XML-Daten einer E-Rechnung legt die EU-Norm CEN 16931 fest.
- Das deutsche Wachstumschancengesetz enthält die Vorschriften zur Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ab 2025. Es sieht hierzu Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vor, namentlich in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34 UStDV.
- Das 2017 in Kraft getretene E-Rechnungsgesetz setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in deutsches Recht um. Es betrifft primär die Bundesverwaltung und andere öffentliche Auftraggeber des Bundes und verpflichtet diese Stellen, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Zudem schreibt es vor, dass Lieferanten des Bundes Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge seit 2020 in elektronischer Form stellen müssen.
- Die E-Rechnungsverordnung (ERechVO) konkretisiert die Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes und definiert die spezifischen Anforderungen und Umsetzungsrichtlinien für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes.
- Ebenfalls relevant für die Handhabung elektronischer Rechnungen sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Neben einem Digitalisierungsschub und erwarteten Kosteneinsparungen durch Prozessoptimierung schafft die E-Rechnungspflicht die Grundlage für eine zukünftige Verpflichtung zur Umsatzmeldung über ein bundesweit einheitliches elektronisches Meldesystem.
In diesem Zusammenhang ist der Blick auf die EU zu richten: Umsatzsteuerbetrug kostet den Staat und letztlich die Steuerzahlerinnen und Steuerzahler viel Geld. Die Europäische Kommission schätzt die Umsatzsteuerlücke in Deutschland im Jahr 2021 auf 7,46 Milliarden Euro, die EU-weite Lücke im gleichen Jahr auf 61 Milliarden Euro. Um diesem Problem entgegenzuwirken, hat die Europäische Kommission Ende 2022 die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) gestartet. Ziel von ViDA ist es, das Mehrwertsteuersystem der EU zu modernisieren und die Digitalisierung voranzutreiben.
Eine zentrale Maßnahme von ViDA ist die Einführung einer EU-weiten Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, die eine zeitnahe Meldung von umsatzsteuerpflichtigen Transaktionen ermöglichen soll. Diese Meldepflicht wird voraussichtlich ab 2030 in Kraft treten. Ab diesem Zeitpunkt wird der Versand von E-Rechnungen nur noch über spezielle Steuer-Reporting-Plattformen und nicht mehr per E-Mail möglich sein.