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Alles zur e-Rechnung

e-Rechnung - Vereinfachtes E-Invoicing

Im Rahmen der Agenda 2020 will die Europäische Kommission die elektronische Rechnungsstellung zur vorherrschenden Fakturierungsmethode in Europa machen. Hierfür hat sie mit der Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG erste Rahmenbedingungen geschaffen, die von den EU-Mitgliedsstaaten nach und nach in nationales Recht umgesetzt werden.

 

XRECHNUNG - E-RECHNUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG

Als nationalen Standard für einen einheitlichen und schnellen Rechnungsaustausch hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland das Format XRechnung definiert. Dieses entspricht der maßgeblichen europäischen Norm EN 16931. Ab dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der Bundesverwaltung grundsätzlich ihre Rechnung im Format XRechnung einreichen.

 

ZUGFERD - ELEKTRONISCHER RECHNUNGSSTANDARD IN DEUTSCHLAND

Seit Juni 2014 ist in Deutschland der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) verfügbar. ZUGFeRD ist ein Dateiformat für strukturierte elektronische Rechnungsdaten, das auf den internationalen Standards der „Cross Industry Invoice“ (CII) sowie auf den vom Europäischen Normungsgremium CEN entwickelten „Message User Guidelines“ (MUG) für eine Kernrechnung basiert.

Übermittelt werden ZUGFeRD-Rechnungen im ISO-zertifizierten Trägerformat PDF/A-3. Damit ist es möglich, neben dem im PDF/A-Format erstellten Rechnungsbild auch die Rechnungsinformationen strukturiert in das PDF/A-3 einzubetten – und zwar als XML-Datei auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells. Im Gegensatz zu ZUGFeRD handelt es sich bei der XRechnung nur um eine XML-Datei ohne eine für den Menschen lesbare Sichtkomponente.

Im Juli 2020 wurde die Version 2.1.1 veröffentlicht. Diese erfüllt mit dem Profil Comfort die europäische Rechnungstellungsnorm EN 16931, erhält darüber hinaus das Referenzprofil XRechnung und ist vollständig synchronisiert mit dem französischen Rechnungsstandard Factur-X.

E-Rechnung in den HS Programmen

Anwendungssituation für Warenwirtschaftssoftware im Lager mit Laptop

Warenwirtschaft

Mit den HS Programmen zur Auftragsbearbeitung können Ausgangsrechnungen, Rechnungskorrekturen und Wertgutschriften im ZUGFeRD-Format 1.0 (Profil Comfort), im ZUGFeRD-Format 2.1 (Profil EN 16931) als auch im Format XRechnung komfortabel erstellt und per E-Mail versendet werden. Mithilfe der Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung lassen sich darüber hinaus die elektronischen Ausgangsrechnungen einfach bei E-Mail-Versand gemäß den Anforderungen der GoBD elektronisch im HS Dokumentenmanagement archivieren.

Anwendungssituation für Finanzbuchhaltungssoftware mit Frau und Mann am Laptop

Finanzbuchhaltung

Mit der Rechnungseingangsverarbeitung zur HS Finanzbuchhaltung finden alle Arbeitsschritte der Eingangsrechnungsverarbeitung von der Prüfung über die Freigabe bis zu Buchung und Zahlung digital statt.

Insbesondere Rechnungen im ZUGFeRD-Format können so zeitsparend und einfach schnell verarbeitet werden.

Profiline sonstige Informationen

E-Rechnung Bund Österreich

In Österreich besteht seit 2014 die Pflicht zur Nutzung der elektronischen Rechnung.  Bundesdienststellen bzw. die Bundesbeschaffung GmbH fordern Rechnungen im XML-Format ebInterface. Mit dem Modul E-Rechnung Bund Österreich zur HS Auftragsbearbeitung werden Rechnungen im gewünschten Format erzeugt und können dann über das Unternehmensserviceportal (USP) hochgeladen werden.

Wissenswertes rund um die E-Rechnung

News von HS - Wissenswertes

Elektronische Rechnungen lassen sich besonders einfach und schnell austauschen. Damit dieses rechtskonform erfolgt, sind die entsprechenden Vorschriften der GoBD zu beachten.

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Wer elektronisch fakturiert, muss in rechtlicher und organisatorischer Hinsicht einiges beachten. Umsatzsteuer-Sonderprüfer Elmar Mohl erläutert, worauf es ankommt.

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E-Mail

Immer mehr Unternehmen versenden ihre Rechnungen per E-Mail, um Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu sparen. Hier gilt es wichtige Punkte zu berücksichtigen.

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