E-Rechnungen rechtskonform austauschen – die wichtigsten Regeln

 
Elektronische Rechnungen können problemlos und zügig ausgetauscht werden. Um sicherzustellen, dass dies rechtlich korrekt geschieht, ist es für Unternehmer wichtig, die geltenden Vorschriften zu kennen und zu befolgen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Anforderungen im Zusammenhang mit dem Austausch von E-Rechnungen.

Seit 2011 sind elektronische Rechnungen in Deutschland in steuerlicher Hinsicht Papierrechnungen gleichgestellt. Somit berechtigen E-Rechnungen uneingeschränkt zum Vorsteuerabzug, vorausgesetzt, sie enthalten die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Das Format, in dem die elektronische Rechnung versendet wird – sei es PDF, XML, EDIFACT oder ein anderes –, spielt dabei keine Rolle. Allerdings stellt die Finanzverwaltung an den digitalen Rechnungsaustausch bestimmte Anforderungen, die in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) normiert sind. Hier die wichtigsten Vorgaben.

E-Rechnungen müssen digital archiviert werden

Elektronische Rechnungen sind originär elektronische Unterlagen. Dementsprechend müssen Sie sie laut den GoBD im digitalen Ursprungsformat aufbewahren. Die Aufbewahrungsdauer beträgt in der Regel zehn Jahre – beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag, der am Ende dieses Artikels verlinkt ist.

Bei der Aufbewahrung muss die Unveränderbarkeit des elektronischen Originalbelegs gewährleistet sein

Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist es entscheidend, elektronische Rechnungen in einem unveränderbaren Zustand aufzubewahren. Dies bedeutet, dass spätere Modifikationen am archivierten Beleg erkennbar sein müssen und der ursprüngliche Inhalt erhalten bleiben muss. Selbst bei Systemwechseln oder Aktualisierungen von Hard- und Software muss die Unveränderlichkeit der Aufbewahrung gewährleistet sein. Wenn Sie E-Rechnungen in Ihrem herkömmlichen Dateisystem speichern, sind zusätzliche aufwendige Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Eine deutlich einfachere Lösung bietet die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das automatisch eine Änderungshistorie protokolliert und somit eine “revisionssichere” Aufbewahrung ermöglicht.

Elektronische Rechnungen müssen lesbar sein

Verarbeiten und archivieren Sie Rechnungen ausschließlich in maschinenlesbaren Formaten wie XML oder EDIFACT? Dann ist es wichtig, nicht nur die elektronischen Rechnungen selbst zu speichern, sondern auch ein geeignetes Anzeigeprogramm (Viewer) bereitzuhalten. Dies gewährleistet, besonders während einer Betriebsprüfung, dass die Rechnungen weiterhin für das menschliche Auge lesbar bleiben und einer visuellen Überprüfung unterzogen werden können.

E-Rechnungen sind zeitnah gegen Verlust zu sichern

Um Verluste und Manipulationen zu vermeiden, müssen Sie E-Rechnungen zeitnah erfassen und buchen.  Es ist nicht erlaubt, Belege zunächst zu sammeln und Geschäftsvorfälle erst nach längerer Zeit in der Buchhaltung zu erfassen. Was die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung unter “zeitnah” verstehen, erläutert der Experten-Beitrag Was bedeutet “Zeitgerechtheit”?.

Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem zur Aufbewahrung nutzen, sind Sie auf der sicheren Seite: Das DMS archiviert Ausgangsrechnungen unmittelbar nach ihrer Erstellung. Sofern Sie zusätzlich eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung einsetzen, werden auch Eingangsrechnungen automatisch im System abgelegt.

Jede elektronische Eingangsrechnung ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen

Um eine spätere Prüfung zu erleichtern, müssen Sie elektronisch empfangene Eingangsrechnungen mit eindeutigen Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmalen versehen. Diese Merkmale sind bei der Aufzeichnung oder Verbuchung zu übernehmen. Wichtig ist, dass jeder elektronische Beleg unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann. In diesem Zusammenhang bietet eine digitale Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung klare Vorteile: Das System übernimmt die manuelle Indexierung automatisch, was nicht nur Zeit spart, sondern auch dabei hilft, archivierte Rechnungen schnell und effizient wiederzufinden.

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind elektronisch aufzubewahren

Oftmals werden elektronische Rechnungen per E-Mail versandt, üblicherweise als Anhang (z. B. PDF-Datei). Schauen Sie genau hin, bevor Sie nach dem Speichern des Anhangs die E-Mail löschen:

• Wenn eine E-Mail die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs erfüllt, müssen Sie sie in elektronischer Form aufbewahren.
• Eine E-Mail, die lediglich als Transportmedium dient, um die angehängte Rechnung zu übermitteln (zum Beispiel in Form einer PDF-Datei), dürfen Sie löschen. Es könnte jedoch sinnvoll sein, die gesamte E-Mail freiwillig aufzubewahren. Auf diese Weise dokumentieren Sie den Absender der E-Mail sowie den Zeitpunkt des Versands und des Empfangs.

Gescannte Papierrechnungen müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen

Wenn Sie Papierrechnungen empfangen und diese anschließend scannen, müssen Sie sicherstellen, dass das Scan-Ergebnis exakt dem Original entspricht. Die GoBD schreiben vor, dass die Digitalisierung der Belege die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit nicht beeinträchtigen darf.

Eingangsrechnungen in Papierform dürfen nach dem Einscannen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden

Wenn Sie empfangene Rechnungen scannen, dürfen Sie die Papieroriginale anschließend vernichten, sofern die Papierdokumente nicht aufgrund spezieller rechtlichrn Vorschriften im Original aufzubewahren sind. In jedem Fall schreiben die GoBD vor, dass für den Scan-Vorgang und das Archivierungsverfahren eine Organisationsanweisung erforderlich ist. Diese Verfahrensdokumentation muss den Prozess sowie die personellen und technischen Anforderungen beschreiben.

Die Originale von Ausgangsrechnungen müssen bei elektronischer Aufbewahrung reproduzierbar bleiben

Die GoBD verlangen für elektronisch gespeicherte Ausgangsrechnungen eine exakte inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original. Daher ist es ratsam, die Ausgangsbelege bereits bei ihrer Erstellung in einem gängigen Bildformat wie zum Beispiel PDF oder TIFF zu speichern und in das digitale Archiv zu übertragen. Auf diese Weise bleiben die Originalbelege auch bei einem möglichen System- oder Softwarewechsel bildlich und inhaltlich reproduzierbar.

Bei einer Konvertierung von E-Rechnungen in ein Inhouse-Format sind beide Versionen zu archivieren

Es ist zulässig, elektronische Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen in ein eigenes Format zu konvertieren. Allerdings müssen Sie sowohl die empfangene Ursprungsdatei als auch die umgewandelte Version stets archivieren und unter demselben Index verwalten. Außerdem ist es wichtig, die konvertierte Version entsprechend zu kennzeichnen. Temporäre Zwischenspeicherungen im Verlauf des Verarbeitungsprozesses müssen hingegen nicht archiviert werden, sofern sie anschließend vollständig in die Buchführungsdaten integriert werden und den Inhalt des Originalbelegs nicht verändern.

Der Betriebsprüfer darf elektronisch auf E-Rechnungen zugreifen und sie maschinell auswerten 

Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, E-Rechnungen und gescannte Papierrechnungen elektronisch einzusehen und zu prüfen. Hierzu müssen Sie es dem Betriebsprüfer gestatten, über Ihre Hard- und Software unmittelbar auf E-Rechnungen zuzugreifen. Lesen Sie dazu den Blogbeitrag Betriebsprüfung vorbereiten – 7 Tipps für Unternehmer.

Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht

Für den elektronischen Rechnungsaustausch und das Scannen von Papierrechnungen müssen Sie zwingend eine Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten. Diese Dokumentation muss transparent darlegen, wie Sie die in den GoBD festgelegten Ordnungsvorschriften in Ihrem Unternehmen umsetzen, einschließlich detaillierter Organisationsanweisungen wie zum Beispiel zur Rechnungseingangsprüfung. Wichtig ist dabei, dass die Verfahrensdokumentation nicht nur für interne Zwecke gedacht ist. Sie muss auch für einen sachverständigen Dritten, wie beispielsweise einen Betriebsprüfer, verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Des Weiteren sind Sie als Unternehmer gesetzlich verpflichtet, die Verfahrensdokumentation über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in den jeweiligen Versionen aufzubewahren.

Lesen Sie auch:
>> Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Fristen und Pflichten
>> Archivierung nach GoBD – warum Sie dafür eine Verfahrensdokumentation brauchen
>> Rechnungen richtig archivieren – so erfüllen Sie die GoBD-Amforderungen

Bildquelle: Andrey Popov – stock.adobe.com