E-Rechnungen rechtskonform austauschen – die wichtigsten Regeln

Elektronische Rechnungen, kurz: E-Rechnungen, lassen sich besonders einfach und schnell austauschen. Damit es dabei rechtlich einwandfrei zugeht, sollten Unternehmer die entsprechenden Vorschriften der GoBD kennen und umsetzen. Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Anforderungen zusammen.

Bereits im Jahr 2011 hat der deutsche Gesetzgeber die elektronische Rechnung der Papierrechnung umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Das bedeutet: Auch E-Rechnungen berechtigen seitdem uneingeschränkt zum Vorsteuerabzug – sofern sie die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. In welchem Format (PDF, XML, EDIFACT usw.) eine elektronische Rechnung versendet wird, spielt keine Rolle. Dafür stellt jedoch die Finanzverwaltung an den digitalen Rechnungsaustausch bestimmte Anforderungen, die in den GoBD normiert sind (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Hier die wichtigsten Vorgaben der GoBD:

Regel #1: E-Rechnungen müssen digital archiviert werden.

Elektronische Rechnungen sind originär elektronische Unterlagen. Dementsprechend müssen Sie sie laut den GoBD im digitalen Ursprungsformat aufzubewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer beträgt in der Regel zehn Jahre – beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogbeitrag zu Aufbewahrungsfristen und -pflichten.

Regel #2: Bei der Aufbewahrung muss die Unveränderbarkeit des elektronischen Originalbelegs gewährleistet sein.

Um Ihr Recht auf Vorsteuerabzug zu wahren, müssen Sie elektronische Rechnungen stets unveränderbar aufbewahren. Das heißt: Spätere Änderungen am archivierten Beleg müssen erkennbar sein. Zudem muss der ursprüngliche Inhalt erhalten bleiben. Auch nach einem Systemwechsel oder nach Abschaltungen im Bereich der Hard- und Software muss die unveränderbare Aufbewahrung weiterhin gewährleistet sein. Wer also E-Rechnungen in seinem herkömmlichen Dateisystem vorhält, kommt nicht umhin, aufwendige zusätzliche Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Deutlich einfacher ist es, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen, das die Änderungshistorie automatisch protokolliert und damit eine “revisionssichere” Aufbewahrung unterstützt.

Regel #3: Elektronische Rechnungen müssen lesbar sein.

Sie verarbeiten und archivieren Rechnungen in ausschließlich maschinenlesbaren Formaten, wie zum Beispiel XML oder EDIFACT? Dann sollten Sie neben den elektronischen Rechnungen auch ein geeignetes Anzeigeprogramm (Viewer) vorhalten. Nur so stellen Sie – etwa bei einer Betriebsprüfung – sicher, dass die Rechnungen für das menschliche Auge lesbar bleiben und einer Sichtprüfung unterzogen werden können.

Regel #4: Elektronische Rechnungen sind zeitnah gegen Verlust zu sichern.

Um Verluste und Manipulationen auszuschließen, müssen Sie E-Rechnungen “zeitgerecht”, d. h. zeitnah erfassen und buchen.  So ist es nicht zulässig, die Belege zunächst zu sammeln und die entsprechenden Geschäftsvorfälle erst nach längerer Zeit buchhalterisch zu erfassen. Was die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung unter “zeitnah” und “Zeitgerechtheit” verstehen, erläutert der Experten-Beitrag Was bedeutet “Zeitgerechtheit”?.

Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem zur Aufbewahrung verwenden, haben Sie gute Karten: Das DMS archiviert Ausgangsrechnungen nämlich unmittelbar nach ihrer Erstellung. Setzen Sie darüber hinaus eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung ein, werden auch Eingangsrechnungen automatisch im System abgelegt.

Regel #5: Jede elektronische Eingangsrechnung ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen.

Um eine spätere Prüfung zu ermöglichen, müssen Sie elektronisch empfangene Eingangsrechnungen mit eindeutigen Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmalen kennzeichnen. Diese Merkmale sind bei der Aufzeichnung oder Verbuchung zu übernehmen. Wichtig ist, dass jeder elektronische Beleg unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann. Auch hier punktet eine digitale Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung: Das System nimmt Ihnen die manuelle Indexierung ab und hilft Ihnen so, Zeit zu sparen – übrigens auch beim Wiederfinden archivierter Rechnungen.

Regel #6: E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind elektronisch aufzubewahren.

Meistens werden elektronische Rechnungen per E-Mail verschickt – und zwar als Anhang (z. B. PDF-Datei). Schauen Sie bei empfangenen Rechnungs-E-Mails aber genau hin, bevor Sie nach dem Speichern des Anhangs auf den Löschen-Button klicken:

• Erfüllt eine E-Mail die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs, so müssen Sie sie in elektronischer Form aufbewahren.
• Eine E-Mail, die wie ein Briefumschlag ausschließlich als Transportmedium dient, um die angehängte Rechnung zu übermitteln (z. B. eine PDF-Datei), dürfen Sie hingegen löschen. Jedoch kann es durchaus sinnvoll sein, die gesamte E-Mail freiwillig aufzubewahren. Denn so sind der Absender der E-Mail sowie der Versand- und der Empfangszeitpunkt dokumentiert.

Regel #7: Gescannte Papierrechnungen müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen.

Wenn Sie Rechnungen in Papierform empfangen und anschließend scannen, müssen Sie das Scan-Ergebnis so aufbewahren, dass es mit dem Original bildlich übereinstimmt. Laut den GoBD dürfen durch die Digitalisierung der Belege die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt werden.

Regel #8: Eingangsrechnungen in Papierform dürfen nach dem Einscannen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden.

Sie scannen empfangene Rechnungen ein und möchten die Papieroriginale anschließend vernichten? Das dürfen Sie auch – soweit die Papierdokumente nicht nach speziellen rechtlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. In jedem Fall fordern die GoBD eine Organisationsanweisung für den Scan-Vorgang und für das Archivierungsverfahren. Diese Verfahrensdokumentation (siehe Regel #12) sollte unter anderem den Prozess sowie die personellen und technischen Anforderungen beschreiben.

Regel #9: Die Originale von Ausgangsrechnungen müssen bei elektronischer Aufbewahrung reproduzierbar bleiben.

Für elektronisch aufbewahrte Ausgangsrechnungen schreiben die GoBD eine inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original vor. Es empfiehlt sich daher, die Ausgangsbelege schon bei ihrer Erstellung in einem gängigen Bildformat (z. B. PDF oder TIFF) zu speichern und ins digitale Archiv zu überführen. So bleiben die Originalbelege auch bei einem etwaigen System- oder Softwarewechsel bildlich und inhaltlich reproduzierbar.

Regel #10: Bei einer Konvertierung von E-Rechnungen in ein Inhouse-Format sind beide Versionen zu archivieren.

Sie konvertieren elektronische Rechnungen in Ihrem Unternehmen in ein eigenes Format? Kein Problem. Sie müssen jedoch stets sowohl die empfangene Ursprungsdatei als auch die umgewandelte Version archivieren und unter demselben Index verwalten. Zudem ist die konvertierte Version entsprechend zu kennzeichnen. Temporäre Zwischenspeicherungen im Laufe des Verarbeitungsprozesses brauchen hingegen nicht archiviert zu werden, sofern sie anschließend vollständig in die Buchführungsdaten eingehen und den Inhalt des Originalbelegs nicht verändern.

Regel #11: Der Betriebsprüfer darf elektronisch auf E-Rechnungen zugreifen und sie maschinell auswerten. 

Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, E-Rechnungen und gescannte Papierrechnungen elektronisch einzusehen und zu prüfen. Hierzu müssen Sie es dem Betriebsprüfer gestatten, über Ihre Hard- und Software unmittelbar auf E-Rechnungen zuzugreifen. Lesen Sie dazu auch den Blogbeitrag: Betriebsprüfung vorbereiten – 7 Tipps für Unternehmer.

Regel #12: Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht.

Für den elektronischen Rechnungsaustausch und das Scannen von Papierrechnungen müssen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen und pflegen. Hier lassen die GoBD keine Ausnahmen zu. Aus der Verfahrensdokumentation muss hervorgehen, wie Sie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften in Ihrem Unternehmen umsetzen – inklusive entsprechender Organisationsanweisungen, beispielsweise zur Rechnungseingangsprüfung. Die Dokumentation ist aber keineswegs nur für Ihre Augen bestimmt. Sie muss auch für einen sachverständigen Dritten (z. B. Betriebsprüfer) verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Zudem sind Sie als Unternehmer verpflichtet, die Verfahrensdokumentation über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in den jeweiligen Versionen vorzuhalten.
 

 
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