E-Rechnungspflicht

E-Rechnungspflicht ab 2025

Mit der Zustimmung des Deutschen Bundesrats zum Wachstumschancengesetz ist es nun offiziell: Ab dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen Business-to-Business-Geschäftsverkehr (B2B) die E-Rechnungspflicht. Damit wird die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen – für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) schon seit 2020 obligatorisch – auf B2B-Umsätze ausgedehnt. Dieser Artikel fasst die Regelungen zur E-Rechnungspflicht zusammen.

Welche Rechnungsformate dürfen Unternehmen künftig nutzen? Welche Fristen und Termine gelten bei der Einführung der E-Rechnungspflicht? Wie können sich Unternehmer darauf vorbereiten? Hier erhalten Sie die Antworten auf diese und weitere Fragen.

1. Was ist eine E-Rechnung?

Erfüllen auch PDF-Rechnungen oder andere bildhafte Darstellungen der Rechnungsinhalte (z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx”) die Vorgaben zur E-Rechnungspflicht? Klare Antwort: nein! Der entscheidende Punkt ist, dass das Rechnungsformat eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen muss. Dies ist mit eingescannten Papier- oder PDF-Rechnungen nicht möglich. Das bedeutet:

Per E-Mail versandte einfache PDF-Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen.

Es wird jedoch Übergangsregelungen geben (siehe Frage 3).

XML-Daten machen die E-Rechnung aus

E-Rechnungen müssen maschinenlesbar sein und strukturierte XML-Daten in einem einheitlichen Format enthalten. Dieses Format richtet sich nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU und nach der Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell definiert. In Deutschland wurden die EU-Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt.

Der maschinenlesbare XML-Teil ist das, was eine E-Rechnung ausmacht, die Visualisierung für menschliche Benutzer ist nur noch nice-to-have. In Deutschland entsprechen zwei Formate den Vorgaben:

  • XRechnung: Die XRechnung enthält ausschließlich XML-Daten, keinen für Menschen lesbaren Teil. Doch sie erlaubt eine Visualisierung der Daten, damit der Empfänger sie prüfen kann. Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware enthält Funktionen, um die Daten einer XRechnung sichtbar zu machen. XRechnungen sind im B2G-Geschäftsverkehr Standard; sie werden meist unmittelbar über spezielle Portale übermittelt.
  • ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1: ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es ist ein hybrides Format, das heißt, es enthält neben dem XML-Teil auch einen PDF-Teil im Format PDF/A-3. Damit ist es für Maschinen und für Menschen gleichermaßen gut lesbar. Seit Version 2.1.1 wurde das deutsche ZUGFeRD-Format mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert.

EDI bis Ende 2027 möglich

Was wird aus dem EDI-Verfahren? Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 mit dem EDI-Verfahren übermittelt werden. Die Rechnungen müssen nicht der E-Rechnungsnorm EN 16931 entsprechen, sondern nur die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

2. Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Stichtag für die Einführung der E-Rechnungspflicht ist der 1. Januar 2025, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung aufgrund der Übergangsregelungen de facto erst später greift.

3. Welche Übergangsregelungen gibt es?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Betriebe elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Erstellung und Versendung gibt es Übergangsfristen:

  • Zu einem zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführten Umsatz kann befristet bis zum 31. Dezember 2026 statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem (nicht strukturierten) elektronischen Format ausgestellt werden. Hierfür ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen die Betriebe selbst E-Rechnungen erstellen und versenden.
  • Die obige Übergangsfrist wird für Rechnungen von Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) bis zu 800.000 Euro um ein weiteres Jahr bis zum 31. Dezember 2027 verlängert. Diese Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen erstellen und versenden.

4. Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?

Fast alle Unternehmen verwenden heute Buchhaltungssoftware. Daher ist es logisch und überfällig, dass die Maschinenlesbarkeit in der Rechnungslegung Priorität erhält. Das bringt Vorteile für Unternehmen und Finanzbehörden.

  • Die Rechnungseingangsverarbeitung wird wesentlich erleichtert. Kein mühsames, fehleranfälliges Auslesen von bildhaften PDF-Daten mehr! Sie können den kompletten Rechnungseingangsprozess automatisieren.
  • Gleiches gilt für die Rechnungsstellung, die mittels Software erheblich schneller vonstattengeht.
  • Zudem vereinfacht die elektronische Rechnungslegung die Umsetzung der GoBD-Vorgaben.
  • Auch Meldepflichten gegenüber den Finanzbehörden lassen sich künftig einfacher und sogar automatisiert erfüllen (siehe Frage 6).

5. Auf welchen rechtlichen Grundlagen basiert die E-Rechnungspflicht?

Zur Einführung der E-Rechnungspflicht sieht das Wachstumschancengesetz Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vor, namentlich in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34 UStDV. Diese enthalten im Wesentlichen die oben genannten Vorschriften und Fristen zur Einführung elektronischer Rechnungen.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Der Mindeststandard für strukturierte XML-Daten einer E-Rechnung wird durch die EU-Norm CEN 16931 festgelegt. Nationale Standards, wie die deutsche E-Rechnungsverordnung des Bundes, können diese Datenstruktur um lokale Anforderungen erweitern.

6. Wann und warum kommt das Meldesystem für B2B-Umsätze?

Umsatzsteuerbetrug kostet den Staat, und letztlich uns Steuerzahler, viel Geld. Auf 7,46 Milliarden Euro schätzt die Europäische Kommission die Umsatzsteuerlücke in Deutschland im Jahr 2021. EU-weit soll die Lücke im selben Jahr 61 Milliarden Euro betragen haben. Aus diesem Grund hat die Europäische Kommission Ende 2022 die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) ins Leben gerufen, um Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen.

Eine zentrale Maßnahme ist die Einführung der EU-weiten E-Rechnungspflicht, die ein Echtzeitreporting von umsatzsteuerpflichtigen Transaktionen ermöglichen soll. Diese Meldepflicht soll gemäß dem aktuellen Zeitplan am 1. Januar 2028 in Kraft treten. Ab diesem Zeitpunkt soll der Versand von E-Rechnungen nur noch über spezielle Plattformen für das Steuerreporting, wie beispielsweise Elster, möglich sein, und nicht mehr per E-Mail.

7. Was sollten Unternehmen jetzt tun, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten?

Ab Januar 2025 können Empfänger einer E-Rechnung dem digitalen Format nicht mehr widersprechen. Alle Organisationen müssen dann sämtliche rechtskonformen Formate der E-Rechnung (insbesondere XRechnung und ZUGFeRD) empfangen, verarbeiten und archivieren können. Daher sollten Unternehmer, die ihre Rechnungsprozesse noch nicht digitalisiert haben, jetzt geeignete Software einführen. Hierzu gehört:

  • eine Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen,
  • eine Anwendung für den Empfang und die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen (wie zum Beispiel HS Finanzbuchhaltung in Kombination mit HS Rechnungseingangsverarbeitung),
  • eine Software zur GoBD-konformen Archivierung (wie zum Beispiel HS Dokumentenmanagement).

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