So werden Ihre Rechnungen schneller bezahlt: 10 Tipps für pünktlichen Zahlungseingang

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) leiden unter dem Zahlungsverzug ihrer Kunden. Das kann Liquiditätsengpässe verursachen und die Existenz des Betriebs gefährden. Hier ein paar einfache Maßnahmen, die dazu beitragen, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.

Die Ware wurde geliefert, die Zahlungsfrist ist verstrichen – doch der Kunde lässt sich mit der Bezahlung Zeit. Von diesem Problem sind vor allem Mittelständler stark betroffen. Studien zufolge wird knapp jede zehnte Rechnung in Deutschland erst dann bezahlt, wenn sie überfällig ist. Vier von fünf KMU warten oft mehr als 40 Tage auf ihr Geld. Dabei verfügt gerade der Mittelstand häufig nur über geringe finanzielle Reserven zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen. Die folgenden, einfach umsetzbaren Maßnahmen helfen KMU, ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen.

#1 Achten Sie bei Ihren Rechnungen auf vollständige und korrekte Pflichtangaben

Jede Rechnung muss nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Reihe von Angaben enthalten. Fehlen diese Daten oder sind sie fehlerhaft, müssen Sie eine Stornorechnung und anschließend eine korrigierte Rechnung schreiben. Viel Aufwand, der unnötig Zeit kostet. Wer seine Rechnungen schneller bezahlt bekommen will, sollte daher beim Ausstellen unbedingt auf formale Korrektheit achten.

Zu den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören unter anderem:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsabsenders (einschließlich handelsrechtlich notwendiger Angaben)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
• Detaillierte Abrechnung der erbrachten Leistung bzw. gelieferten Ware
• Netto- und Bruttobetrag
• Mehrwertsteuerausweis bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

#2 Geben Sie auf jeder Rechnung Ihre Bankverbindung an

Fehlende Formalien auf Rechnungen sind einer der häufigsten Gründe für Zahlungsverzögerungen. Doch nicht nur bei den Pflichtangaben, auch bei den “freiwilligen” Rechnungsangaben hapert es mitunter. Beispielsweise versendet manches Unternehmen Rechnungen, ohne darauf seine Bankverbindung anzugeben. Der Rechnungsempfänger muss die Kontodaten also erst recherchieren. Schon dieser kleine Mangel kann verhindern, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.

#3 Erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen

Ein weiterer Grund dafür, dass Unternehmen länger als nötig auf ihr Geld warten: sie schreiben noch Rechnungen auf Papier. Ausdrucken, eintüten und dann der Postversand – all das verschlingt Zeit. Wenn Sie hingegen E-Rechnungen per E-Mail versenden, kann der Empfänger diese sofort digital verarbeiten. Das beschleunigt die Bezahlung erheblich.
 

#4 Passen Sie das Rechnungsdatum gezielt an

Viele Firmenkunden begleichen Lieferantenrechnungen im Zuge des Zahlungslaufs üblicherweise 30 Tage nach Ende des Monats, in den das Rechnungsdatum fällt. Eine auf den 1. September datierte Rechnung wird somit erst Ende Oktober bezahlt. Legen Sie das Rechnungsdatum daher möglichst in den Vormonat – in diesem Beispiel auf den 31. August. Dann erhalten Sie Ihr Geld einen Monat früher, nämlich schon Ende September.

#5 Setzen Sie immer eine Zahlungsfrist

Eine Rechnung ist nach § 271 Abs. 1 BGB grundsätzlich sofort fällig. Der Gesetzgeber räumt Kunden jedoch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Erst danach beginnt der Zahlungsverzug. Die meisten Rechnungsempfänger kennen diese Regelung nicht; sie gehen davon aus, dass ihnen nach Erhalt einer Rechnung viel Zeit zur Zahlung bleibt. Geben Sie deshalb auf jeder Rechnung eine Zahlungsfrist an. Wenn Sie statt der gesetzlichen 30-Tagesfrist eine indviduelle Zahlungsfrist setzen möchten (zum Beispiel: 14 Tage), müssen Sie das in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder über einen Vertrag schriftlich fixieren.

Die Angabe einer Zahlungsfrist klärt den Kunden über seine Zahlungspflicht auf. Bei einer kürzeren Zahlungsfrist befindet er sich außerdem früher in Zahlungsverzug. Das sorgt in aller Regel für pünktlichere Zahlungseingänge. Darüber hinaus erleichtert die Angabe von Zahlungsfristen Ihnen den Überblick über offene Rechnungen.

#6 Gewähren Sie Skonto

Um Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, können Sie Ihren Kunden für besonders rasche Zahlung einen Preisnachlass (Skonto) anbieten. Meist beläuft sich das Skonto auf 3 bis 4 Prozent des Rechnungsbetrags. Viele Kunden nehmen diesen Rabatt gern in Anspruch und bezahlen sofort. Ihr Vorteil als Rechnungssteller: Sie ersparen sich die Zahlungsverfolgung und verbessern Ihren Cashflow. Sollten Ihre Kunden häufig Skonto nutzen, erhöhen Sie, sofern möglich, die regulären Preise um den Rabattwert. Dadurch kompensieren Sie die Skonto-bedingte Umsatzreduzierung.

#7 Machen Sie Ihren Kunden das Bezahlen leicht

Je niedriger die Zahlungshürde ist, desto schneller wird Ihre Rechnung beglichen. Erstellen Sie deshalb mit Ihrer Buchhaltungssoftware elektronische Rechnungen und fügen Sie einen Zahlungslink ein. Der Kunde klickt darauf und bezahlt dann über eine gängige Zahlungsplattform wie zum Beispiel PayPal. Bitten Sie Ihre Kunden zudem, am Lastschriftverfahren teilzunehmen. Auch das kann dazu beitragen, dass Ihre Rechnungen schneller bezahlt werden.

#8 Fassen Sie bei höheren Rechnungsbeträgen frühzeitig telefonisch nach

Bei einem höheren Rechnungsbetrag sollten Sie Ihren Kunden einige Tage nach dem Rechnungsversand anrufen. So stellen Sie rechtzeitig sicher, dass die Rechnung zugegangen und aus Kundensicht korrekt ist. Wenn sich nämlich erst nach Ablauf der Zahlungsfrist herausstellt, dass die Rechnung Fehler enthält, verpassen Sie möglicherweise den Zahlungslauf. Die Folge: Sie erhalten ihr Geld erst einen Monat später.

#9 Überprüfen Sie regelmäßig die Zahlungseingänge

Um Ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, sollten Sie bei Zahlungsverzug sofort reagieren. Hierzu ist es notwendig, regelmäßig – mindestens wöchentlich – die Zahlungseingänge zu kontrollieren.

#10 Mahnen Sie zeitnah und konsequent

Ein wichtiges Instrument, um fällige Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, ist die Mahnung, oft synonym als “Zahlungserinnerung” bezeichnet. Diese wird nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt, wenn der Schuldner (Kunde) trotz Möglichkeit weiterhin nicht leistet. Meist entfaltet eine freundliche, aber bestimmte Mahnung sogar bei notorischen Spätzahlern eine positive Wirkung auf die Zahlungsmoral. Tipp: Nehmen Sie Ihr Vorgehen bei Zahlungsverzug in Ihre Geschäftsbedingungen auf und weisen Sie Ihre Kunden frühzeitig darauf hin. So vermeiden Sie spätere Misstöne und eine Beeinträchtigung der Geschäftsbeziehungen.

 
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