Lohnabrechnung und Zeiterfassung – Was Arbeitgeber wissen sollten

Die meisten Arbeitgeber erfassen schon heute die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden, entweder um gesetzlichen Regelungen zu entsprechen oder um sich selbst abzusichern. Dennoch gibt es für viele Arbeitgeber Handlungsbedarf, denn durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 werden sich auch in Deutschland die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Bereich der Lohnabrechnung und Zeiterfassung verändern.

Unter dem Begriff “Arbeitszeiterfassung” versteht man die genaue Protokollierung der Arbeitszeit, die die Mitarbeitenden geleistet haben. Dies erstreckt sich nicht nur auf die Stundenzahl, sondern auch auf den Beginn und das Ende der Arbeitsstunden und der Pausenzeiten. Hierfür stehen unterschiedliche Zeiterfassungssysteme zur Verfügung. 

Die Dokumentation der Arbeitszeit kann aufgrund gesetzlicher Vorgaben erfolgen, bietet aber auch unabhängig davon Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, etwa einen besseren Überblick über die erbrachte Leistung und angefallene Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung ist Grundlage für die Lohnbuchhaltung. Die Unterlagen sollten wenigstens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Als Teil der Lohnabrechnung kann für die Daten allerdings auch eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gelten.

Zurzeit besteht in Deutschland keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber, eine Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Dennoch gibt es – quasi durch die Hintertür – in einigen Konstellationen und Branchen eine Pflicht zur Protokollierung der Arbeitszeiten:

Hinzu kommen Situationen, in denen die Zeiterfassung dringend angeraten ist, um anderen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Hat ein Unternehmen etwa Kurzarbeit eingeführt, muss es in der Lage sein, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeitenden auf Verlangen nachzuweisen – auch wenn dies nicht konkret dem Gesetzestext zu entnehmen ist.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 festgelegt, dass jedes Unternehmen eine Zeitwirtschaftslösung einführen muss, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert. Zukünftig wird sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung also nicht mehr auf einzelne Branchen beziehen, sondern alle Arbeitgeber betreffen.

Ein Gutachten im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums hat bereits festgestellt, dass die gegenwärtigen gesetzlichen Regelungen den Ansprüchen des EuGH nicht genügen. Deshalb sollten Arbeitgeber bereits heute eine Zeiterfassungssoftware nutzen, mit der sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten aufzeichnen lassen.

Bislang ist die Art der Zeiterfassung nicht vorgeschrieben. Um jedoch den Anforderungen des EuGH gerecht zu werden, empfiehlt es sich, sich schon heute mit digitalen Lösungen für die Zeitwirtschaft auseinanderzusetzen.

Um ihren Pflichten nachzukommen, müssen Arbeitgeber die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden, deren zeitliche Lage (Beginn und Ende) sowie Pausenzeiten und etwaige Überstunden dokumentieren.

Weil es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, greifen die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies gilt insbesondere für digitale Systeme, da die Daten auf Servern verarbeitet werden.

Doch auch die klassische „Zettelwirtschaft“ kann datenschutzrechtlich bedenklich sein, beispielsweise wenn Stundenzettel versehentlich auf dem falschen Schreibtisch landen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur diejenigen Mitarbeitenden Zugriff auf die Daten erhalten, die sie für ihre Tätigkeit tatsächlich benötigen. Hierzu gehören vorrangig die Mitarbeitenden der Personalabteilung, die sich um Zeitwirtschaft und Lohnbuchhaltung kümmern, sowie der direkte Vorgesetzte. 

Verwendet der Arbeitgeber Apps als Zeitwirtschaftslösung, muss entweder sichergestellt werden, dass keine Bewegungsprofile erstellt werden, oder der betroffene Mitarbeitende muss sich im Rahmen des gesetzlich Erlaubten damit einverstanden erklären.

Vom klassischen Stundenzettel bis hin zur professionellen Zeitwirtschaftslösung, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung vereint, gibt es eine Vielzahl von Systemen für die Arbeitszeiterfassung:

• Stundenzettel: Diese Lösung ist besonders einfach umzusetzen und mit minimalen Kosten verbunden. Allerdings ist die Methode zeitaufwendig und fehleranfällig, zumal alle erfassten Informationen von Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen.
• Excel-Tabelle: Mit dieser Lösung ist das Papierchaos beseitigt. Microsoft Excel ist für jeden Mitarbeitenden ortsunabhängig zugänglich sowie einfach und schnell zu nutzen. Allerdings bleibt der aufwendige manuelle Übertrag der Daten in die Lohnbuchhaltung. Und: Das System ist manipulations- und fehleranfällig.
• Stechuhr und Stempelanlagen: Ob per Fingerabdruck, Stempelkarte oder PIN, jeder Mitarbeitende erfasst seine Zeiten effizient und einfach direkt am Arbeitsplatz. Leider sind die Systeme teuer in der Anschaffung, erfordern eine regelmäßige Wartung und sind für Beschäftigte im Außendienst oder im Homeoffice nicht nutzbar.
• Zeiterfassungssoftware: Damit erfassen alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten digital, direkt am PC oder Notebook. Die Systeme können auch außerhalb des Betriebs genutzt werden und sind einfach anzuwenden. Über eine Schnittstelle sollten Lohnabrechnung und Zeiterfassung direkt miteinander verknüpft sein. Dann sind die erfassten Daten sofort für die Abrechnung verfügbar.
• Payroll-Software mit Zeitwirtschaft: Die gleichen Vorteile wie eine angebundene Zeiterfassungssoftware bietet eine Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Funktionen zur Zeiterfassung.
• Apps/Cloudlösungen: Anwendungen, die am Rechner ebenso wie am Smartphone genutzt werden können, sind einfach zu bedienen und orts- und zeitunabhängig verfügbar. Die Daten werden zentral gespeichert und können per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Es lohnt sich, die Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung entweder über eine Schnittstelle herzustellen oder beide Bereiche in einem System zu verknüpfen. Diese Verbindung bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

• Weniger Aufwand für die sonst manuell erfolgende Übernahme der Daten

• Geringere Fehleranfälligkeit dank Wegfall der Handarbeit

• Keine doppelten Daten

• Aktuellere Daten durch tagesgenaue Auswertungen

Bei der Auswahl einer Zeitwirtschaftslösung sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, eine Software zu finden, die optimal zum Unternehmen passt. Relevant sind vor allem diese Faktoren:

• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz)
• Abbildung der internen Prozesse in der Software
• Nahtlose Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung
• Definition der zu erfassenden Daten
• Wahl der Art des Zeiterfassungssystems passend zu den Mitarbeitenden (z. B. Cloudlösungen, wenn viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten)

Entscheidend ist, die eigenen Erwartungen an das Zeiterfassungssystem bereits im Vorfeld zu klären und mit den zur Verfügung stehenden Lösungen abzugleichen. Dies betrifft beispielsweise die zu erfassenden Daten, die Verfügbarkeit des Systems sowie die gewünschten Auswertungsmöglichkeiten.

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