Zeiterfassung und Zeitwirtschaft

EuGH-Urteil: Jetzt wird es Zeit für eine professionelle Zeiterfassung

Mit seinem viel diskutierten Urteil vom 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) die EU-Mitgliedstaaten aufgefordert, Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung zu verpflichten. Auch wenn ein entsprechendes nationales Gesetz in Deutschland noch auf sich warten lässt, sind Unternehmen gut beraten, sich jetzt mit dem Thema zu beschäftigen.

Das deutsche Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, die geleisteten Überstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren – nicht aber die gesamte Arbeitszeit. Diese Regelung wurde im Mai 2019 durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs revolutioniert. Demzufolge sind die Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung einzurichten. Zunächst war das Urteil ein Paukenschlag – doch seither ist es ruhig geworden um das Thema. Dennoch hat es nicht an Brisanz verloren, denn viele deutsche Arbeitgeber leben – mangels einer entsprechenden Lösung für die Zeiterfassung – mit einer drohenden rechtlichen und wirtschaftlichen Gefahr.

Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 im Überblick

In dem EuGH-Urteil entschieden die Richter, dass Arbeitgeber verpflichtet werden sollen, ein “objektives, verlässliches und zugängliches System” einzuführen, das die detaillierte Zeiterfassung ermöglicht. Dies soll die Aufsichtsbehörden in die Lage versetzen, die Einhaltung der Rechtsvorschriften zur Arbeitszeit zu kontrollieren, etwa der Mindestruhezeiten oder der maximalen, durchschnittlichen Arbeitszeit pro Woche. Arbeitnehmern ermöglicht ein Zeiterfassungssystem zudem, ihre Rechte besser durchzusetzen, weil dadurch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachweisbar wird.

Die bisherige Rechtssituation: Zeiterfassung für einige Arbeitgeber verpflichtend

Schon vor dem EuGH-Urteil gab es im deutschen Recht mehrere Vorschriften zu einer verpflichtenden Zeiterfassung:

  • Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber Überstunden und Mehrarbeit aufzeichnen und diese Dokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Entscheidend ist hier, dass nur der Teil der Arbeitszeit aufzuzeichnen ist, der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.
  • Auch das Mindestlohngesetz schreibt für viele Arbeitgeber eine Verpflichtung zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer vor, wenn sie in von Schwarzarbeit betroffenen Wirtschaftsbereichen tätig sind (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
  • § 19 Abs. 1 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) verpflichtet den entsendenden Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit des entsendeten Arbeitnehmers zu erfassen.
  • Hat der Arbeitgeber Kurzarbeit angemeldet, muss er auf Verlangen für alle betroffenen Arbeitnehmer bei der Bundesagentur für Arbeit Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden sowie Ausfall- und Fehlzeiten einreichen.

Alle Arbeitgeber, die unter keine der oben genannten Regeln fallen, mussten bisher die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nicht zwingend dokumentieren. Darüber hinaus gab es bislang keine Verpflichtung, ein elektronisches System für die Zeitwirtschaft einzuführen.

Die aktuelle Situation: rechtlich nicht eindeutig geklärt

Die deutschen Arbeitgeber stehen aktuell jedoch vor dem Problem, dass der konkrete Handlungsbedarf bislang nicht geklärt werden konnte. Viele Experten sind der Auffassung, dass das EuGH-Urteil eine Vorgabe für die Gesetzgebung der EU-Mitgliedsstaaten ist, die Pflicht zur Zeiterfassung in nationales Recht umzusetzen. Folgte man dieser Argumentation, bestünde aktuell für die deutschen Arbeitgeber kein Handlungsbedarf über die bereits existierenden Verpflichtungen hinaus.

Andere Spezialisten kommen hingegen zu dem Ergebnis, dass das EuGH-Urteil direkt zur Anwendung kommen muss. In diese Kerbe schlägt auch ein Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom 20. Februar 2020 (Az. 2 Ca 94/19). In einem Vergütungsprozess stellten die Richter fest, dass die Ansicht des Europäischen Gerichtshofs aufgrund der EU-Grundrechts-Charta direkte Anwendung findet. Auf diesem Hintergrund wurde der Überstundenvortrag des klagenden Arbeitnehmers auf Basis seiner eigenen, handschriftlichen Dokumentation von den Richtern akzeptiert, weil der Arbeitgeber die Behauptungen mangels eines entsprechenden Zeiterfassungssystems nicht entkräften konnte.

Dennoch besteht für deutsche Arbeitgeber Handlungsbedarf

Es handelt sich beim Urteil des Emdener Arbeitsgerichts zwar lediglich um ein erstinstanzliches Urteil – und noch ist nicht absehbar, ob andere Richter diese Auffassung ebenfalls annehmen werden. Aus dieser Unsicherheit über die aktuell geltende Rechtslage ergibt sich jedoch gerade ein Handlungsbedarf für Arbeitgeber.

Wer sich in falscher Sicherheit wiegt, bis das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung in nationales Recht umgesetzt wurde, lebt mit einem rechtlichen und wirtschaftlichen Risiko.

Kommt es zu einer Vergütungsklage durch einen Arbeitnehmer, besteht das Risiko, dass die Richter eine vergleichbare Argumentation wählen wie das Arbeitsgericht Emden. In der Folge könnten Arbeitnehmer eine Überstundenvergügung geltend machen.

Im Urteil des Arbeitsgerichts Emden ging es “nur” um Überstunden im Wert von 156,65 Euro. Klagt ein Arbeitnehmer jedoch nicht abgegoltene Arbeitszeit aus mehreren Jahren ein, können schnell mehrere tausend oder sogar zehntausend Euro Schaden entstehen. Diesem Risiko sollte sich kein Arbeitgeber bewusst aussetzen – zumal er früher oder später um die Pflicht zur Zeiterfassung nicht herumkommen wird.

Selbst wenn das EuGH-Urteil aktuell noch keine direkte Wirkung entfalten sollte, wird der deutsche Gesetzgeber in absehbarer Zeit auf das Erfordernis einer Gesetzesänderung reagieren.

Da sich ein Zeiterfassungssystem nicht auf die Schnelle einführen lässt, ist es ratsam, sich schon heute mit der Materie auseinanderzusetzen und ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen oder bestehende Systeme an die europäischen Anforderungen anzupassen.

 

Professionelle Zeiterfassung – warum sich die Investition schon heute lohnt

Die Investition in eine softwaregestützte Arbeitszeiterfassung lohnt sich unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung schon heute für nahezu jeden Unternehmer. Der Einsatz professioneller Zeitwirtschaftslösungen von Anbietern wie askDANTE oder ZMI bringt nämlich eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Homeoffice: Arbeiten die Mitarbeiter im Homeoffice, kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten nur über ein Zeiterfassungssystem effektiv kontrollieren.
  • Transparenz: Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können jederzeit nachvollziehen, wann wie viele Stunden gearbeitet wurde und wie viele Überstunden angefallen sind.
  • Geringere Fehleranfälligkeit: Gegenüber der manuellen Berechnung von Löhnen ist die automatisierte Arbeitszeiterfassung klar im Vorteil – viele Prozesse, etwa die Lohnabrechnung, lassen sich durch die lückenlosen Daten automatisieren.
  • Aktuelle Berichte: Der Arbeitgeber kann jederzeit auf aktuelle Berichte und Statistiken zugreifen.
  • Flexibilität: Das EuGH-Urteil führt nicht etwa zum Zwangs-Comeback der klassischen Stechuhr, sondern bietet jede Menge Freiraum für die Zeiterfassung, etwa per Terminal, Webbrowser, Computer oder Smartphone.

Zeiterfassung manuell oder elektronisch? Professionelle Zeitwirtschaft empfehlenswert

Der EuGH machte keine Angaben dazu, wie das Zeiterfassungssystem konkret aussehen soll und auch Vorgaben des deutschen Gesetzgebers fehlen hierzu noch. Es muss lediglich “objektiv, verlässlich und zugänglich” sein. Diesen Anforderungen könnten nach heutigem Stand sogar eine gut strukturierte, handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten oder eine klassische Stechuhr gerecht werden. Und doch gibt es gute Gründe, sich für eine professionelle, digitale Zeiterfassung zu entscheiden:

  • Datenschutz: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen hohe Anforderungen an die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten und damit verbundenen personenbezogenen Daten. Professionelle Software stellt sicher, dass nur zulässige Daten verarbeitet werden, diese nach deren maximal zulässiger Speicherdauer gelöscht werden und der Zugriff durch unberechtigte Dritte verhindert wird.
  • Datensicherung: Ein Verlust von Daten würde nicht nur einen Verstoß gegen die Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeiten bedeuten, sondern zugleich auch den Verlust der Nachweismöglichkeiten im Fall eines Gerichtsprozesses. Eine fortlaufende Datensicherung in Form von Back-ups ist für professionelle Software selbstverständlich.
  • Homeoffice: Rund jeder vierte Arbeitnehmer arbeitet 2021 bereits im Homeoffice. Um bei Remote-Arbeitsmodellen die Kontrolle über gearbeitete Arbeitsstunden behalten zu können, lohnt sich die Investition in ein Zeiterfassungssystem, das die Dokumentation über mobile Schnittstellen ermöglicht. Zudem sollten Arbeitgeber schon heute einen Blick in die Zukunft werfen: Mit einem neuen Referentenentwurf des “Mobile-Arbeit-Gesetzes” will das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) Arbeitgeber dazu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit von mobil arbeitenden Mitarbeitern zu dokumentieren.
  • Auswertbarkeit: Um den Anforderungen des Europäischen Gerichtshofs genügen zu können, müssen die Daten auswertbar sein. Anhand handschriftlicher Aufzeichnungen dürfte dies nur schwer möglich sein.

Fazit

Jeder Arbeitgeber sollte sich schon heute damit auseinandersetzen, eine professionelle, softwaregestützte Zeiterfassung einzuführen. Ansonsten kann es eines Tages zu bösen Überraschungen kommen, wenn eine Vergütungsklage genauere Aufzeichnungen erfordert oder eine Gesetzesänderung schnelles Handeln voraussetzt.
 

Sabine Hutter
Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
[gekonnt-gesagt.de]

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Bildquellen: zephyr_p – stock.adobe.com (Beitragsbild), Sabine Hutter (Porträt)