Effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung im Homeoffice und unterwegs

Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind auf dem Vormarsch – nicht zuletzt wegen Corona. Papiergebundene Geschäftsprozesse geraten da an ihre Grenzen. Dieser Beitrag erläutert, wie man die Eingangsrechnungsverarbeitung durch Digitalisierung am laufen halten und effizienter gestalten kann.

Viele Beschäftigte in Deutschland arbeiten mittlerweile von zu Hause aus. Vor allem die Bürowelt hat sich in den vergangenen Monaten verstärkt ins Homeoffice verlagert. Die Geschäftsprozesse in den Unternehmen wie zum Beispiel die Verarbeitung von Rechnungen müssen dennoch weiterlaufen. Papierrechnungen und Homeoffice? Das passt nicht wirklich zusammen. Auch deshalb steigen immer mehr Unternehmen auf elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung um. Dadurch lässt sich die Rechnungsprüfung und -freigabe digitalisieren und damit ortsunabhängig durchführen. Zusätzlich sparen Unternehmen durch automatisierte elektronische Prozesse Zeit und Aufwand und erhöhen die steuerrechtliche Sicherheit – Stichwort GoBD.

Was ist elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung?

Immer mehr Unternehmen versenden Rechnungen in elektronischer Form. Als Empfänger können Sie E-Rechnungen mithilfe einer webbasierten Software zur Rechnungseingangsverarbeitung schnell und kostengünstig verarbeiten – und in einem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) GoBD-konform archivieren.

Typische Schritte bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sind:

1. E-Rechnungen speichern
2. durch einen Prüf- und Genehmigungsworkflow leiten
3. an die Finanzbuchhaltung übergeben
4. kontieren, buchen, bezahlen
5. ins Reporting übernehmen

Unternehmen digitalisieren und automatisieren diese Schritte zunehmend, um Zeit und Kosten zu sparen. Aber auch, um Fehler zu minimieren, Compliance zu verbessern und in der Ära der Digitalisierung konkurrenzfähig zu bleiben.

Warum ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung für Unternehmen wichtig?

Papiergebundene Eingangsrechnungen sind Produktivitätskiller. Eine Studie der B&L Management Consulting GmbH hat nachgewiesen, dass Durchlaufzeiten von zehn Tagen und mehr keine Seltenheit sind.

Die manuelle, analoge Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig.

Und warum sollten qualifizierte Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit damit vergeuden, Daten abzutippen und Stempel auf Papier zu drücken?
 

Mit einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung können Mitarbeiter im Homeoffice Rechnungen so bearbeiten, als seien sie im Büro. Jeder an den Rechnungsprozessen beteiligte Kollege erkennt den aktuellen Bearbeitungsstand.

Zudem lassen sich viele Abläufe automatisieren und dadurch beschleunigen. Das reduziert Risiken wie zum Beispiel die Schatten-IT.

Schatten-IT bedeutet, dass Mitarbeiter sensible Informationen über unsichere Geräte und Apps weiterleiten und verarbeiten, weil keine brauchbare Unternehmenslösung existiert. Der Klassiker ist, dass schutzwürdige Daten über Messengerdienste wie WhatsApp geteilt werden.

Solche Probleme vermeiden Sie, indem Sie eine professionelle digitale Rechnungseingangsverarbeitung einrichten. Mitarbeiter im Homeoffice greifen dann ortsunabhängig auf die webbasierte Rechnungsprüfung und auf das DMS zu. So entsteht ein transparenter, strukturierter und sicherer Workflow.

Was braucht man für die Umstellung von Papier auf digitale Prozesse?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Grundlage

Die Basis jeder digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Dokumentenmanagementsystem. Das DMS sollte differenzierte Berechtigungseinstellungen und individualisierbare Workflows ermöglichen. Diese brauchen Sie für die Rechnungsprüfung und -freigabe. Im Idealfall ist das Dokumentenmanagement bereits ins Buchhaltungssystem integriert.

Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung

Neben einem DMS als Basis besteht ein Gesamtsystem zur Eingangsrechnungsverarbeitung aus einer webbasierten Lösung zur Rechnungsprüfung und -freigabe und aus einer Finanzbuchhaltungssoftware.

Scanner zur Digitalisierung von Papierrechnungen 

Zur Digitalisierung von Rechnungen, die immer noch auf Papier eintreffen, benötigen Sie zudem einen Scanner. Tipp: Fordern Sie Lieferanten auf, in Zukunft digitale Rechnungen zu stellen – am besten gleich in einem strukturierten Standardformat wie ZUGFeRD. Dann entfällt das Scannen und Sie können die Rechnungseingangsverarbeitung weiter automatisieren.

Fazit: So gelingt Ihre automatisierte digitale Eingangsrechnungsverarbeitung 

Eine webbasierte Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung, Finanzbuchhaltungssoftware, ein integriertes DMS, ein Scanner und eine Verfahrensdokumentation:  Mit dieser Ausstattung verarbeiten Sie eingehende Rechnungen digital und legen sie zentral und GoBD-konform ab – ganz gleich, ob Sie gerade unterwegs, im Büro oder im Homeoffice sind. So automatisieren Sie Stück für Stück Ihren Bearbeitungsprozess. Dieses Vorgehen öffnet Ihnen alle Vorteile der Digitalisierung: schnelle, sichere, integrierte Prozesse und damit einhergehend eine große Zeit- und Kostenersparnis.
 
Lesen Sie auch:
>> Digitaler Rechnungseingang: Einstieg in modernere Prozesse
>> Sieben Gründe für elektronische Rechnungseingangsverarbeitung
>> Digitales Dokumentenmanagement – die 6 wichtigsten Gründe für ein DMS
 

Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.