Eingangsrechnungsverarbeitung im Homeoffice

Effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung im Homeoffice und unterwegs

Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind auf dem Vormarsch – nicht zuletzt wegen Corona. Papiergebundene Geschäftsprozesse geraten da an ihre Grenzen. Dieser Beitrag erläutert, wie man die Eingangsrechnungsverarbeitung durch Digitalisierung am laufen halten und effizienter gestalten kann.

Viele Beschäftigte in Deutschland arbeiten mittlerweile von zu Hause aus. Vor allem die Bürowelt hat sich in den vergangenen Monaten verstärkt ins Homeoffice verlagert. Die Geschäftsprozesse in den Unternehmen wie zum Beispiel die Verarbeitung von Rechnungen müssen dennoch weiterlaufen. Papierrechnungen und Homeoffice? Das passt nicht wirklich zusammen. Auch deshalb steigen immer mehr Unternehmen auf elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung um. Dadurch lässt sich die Rechnungsprüfung und -freigabe digitalisieren und damit ortsunabhängig durchführen. Zusätzlich sparen Unternehmen durch automatisierte elektronische Prozesse Zeit und Aufwand und erhöhen die steuerrechtliche Sicherheit – Stichwort GoBD.

Was ist elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung?

Immer mehr Unternehmen versenden Rechnungen in elektronischer Form. Als Empfänger können Sie E-Rechnungen mithilfe einer webbasierten Software zur Rechnungseingangsverarbeitung schnell und kostengünstig verarbeiten – und in einem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) GoBD-konform archivieren.

Typische Schritte bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sind:

  1. E-Rechnungen speichern
  2. durch einen Prüf- und Genehmigungsworkflow leiten
  3. an die Finanzbuchhaltung übergeben
  4. kontieren, buchen, bezahlen
  5. ins Reporting übernehmen

Unternehmen digitalisieren und automatisieren diese Schritte zunehmend, um Zeit und Kosten zu sparen. Aber auch, um Fehler zu minimieren, Compliance zu verbessern und in der Ära der Digitalisierung konkurrenzfähig zu bleiben.

Warum ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung für Unternehmen wichtig?

Papiergebundene Eingangsrechnungen sind Produktivitätskiller. Eine Studie der B&L Management Consulting GmbH hat nachgewiesen, dass Durchlaufzeiten von zehn Tagen und mehr keine Seltenheit sind.

Die manuelle, analoge Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig.

Und warum sollten qualifizierte Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit damit vergeuden, Daten abzutippen und Stempel auf Papier zu drücken?
 

10 Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

1. Kurze Durchlaufzeiten: Mit E-Rechnungen können Sie Durchlaufzeiten im Rechnungseingang erheblich verkürzen. Während papiergebundene Rechnungen oft lange in Eingangskörbchen herumliegen oder sich nur schwer mit Bestelldaten zusammenbringen lassen, absolvieren elektronische Rechnungen ihren Durchlauf durch den Prozess sehr schnell und kostengünstig. Zum Beispiel ermöglicht die Software einen automatisierten Rechnungsprüfungs-Workflow. Die zuständigen Bearbeiter für die formale und sachliche Prüfung und die Zahlungsfreigabe erhalten ihre Rechnungen in ihren elektronischen Eingangskorb und können in der Software ihre Prüfvermerke anbringen. Nach jeder Station wird die Rechnung automatisch in den nächsten Schritt übergeben.

2. Skonto ausnutzen, Mahngebühren sparen: Durch die kurzen Durchlaufzeiten können Sie mit digitalen Rechnungen Skonto besser ausnutzen. Da Ihnen nichts mehr “durchgeht”, zahlen Sie keine Mahngebühren mehr. Das spart Ihnen Geld und macht Ihre Lieferanten froh.

3. Minimale Fehlerquellen: Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Sobald ein Sachbearbeiter wechselt oder ausfällt, muss ein Stellvertreter neu eingearbeitet werden. Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung digitalisieren, können Sie die Details der Rechnungsprüfung und Zahlung in Ihrer Software individuell einstellen. Automatisch wird die Eingangsrechnung der Bestellung zugeordnet.

4. Rechtssicherheit: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Archivierung mit digitalen Systemen (GoBD) legen strenge Maßstäbe an die Rechnungsbearbeitung an. Eingangsrechnungen müssen zeitnah erfasst, nachvollziehbar verarbeitet und korrekt archiviert werden. Mit digitalen Prozessen ist das kein Problem.

5. Bessere Reputation: Zulieferer und Dienstleister arbeiten gern mit Unternehmen, die Geschäfte professionell und schnell abwickeln. Das stärkt Ihren Ruf in Ihrer Branche.

6. Einbettung in die Gesamtprozesse: Der Rechnungseingang ist keine Insel. Er hängt mit vor- und nachgelagerten Prozessen zusammen – vom Kauf bis zur Zahlung. Die Eingangsrechnungsverarbeitung überschreitet Abteilungsgrenzen und bezieht viele Schritte und Bearbeiter ein. Unternehmen, die ihre Digitalisierung vorantreiben, schaffen einen medienbruchfreien, flüssigen Ablauf. Damit arbeiten sie mit maximaler Effizienz und Sicherheit.

7. Zentral speichern, schnell finden: Sie finden Rechnungen sofort, da diese in einem Dokumentenmanagementsystem zentral gespeichert sind. Das Dokumentenmanagement ist mit der Buchhaltungssoftware verknüpft. Von der Bestellung über die Rechnung bis zur Bestandsverwaltung können Sie alle Prozesse überblicken und nachvollziehen.

8. Automatisierung: Lassen Sie Ihre Lieferanten die Rechnungen direkt in Ihr System schicken und richten Sie dort Automatisierungen ein, die Ihre Rechnungseingangsverarbeitung im Nu erledigen. Sie können zum Beispiel Blindbuchungen für wiederkehrende Rechnungsdetails einrichten und die Eingangsrechnungen automatisch mit den zugehörigen Bestellungen zusammenfügen.

9. Schnelle, korrekte und vollständige Auswertungen: Müheloses Reporting auf Knopfdruck, schnell und unkompliziert, das bekommen Sie nur mit einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung.

10. Dezentrales Arbeiten – Stichwort Homeoffice: In der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen Homeoffice eingeführt. Das treibt die Digitalisierung voran, denn mit Papierbelegen ist Homeoffice kaum möglich. Elektronische Rechnungsverarbeitung macht Sie und Ihre Mitarbeiter standortunabhängig.


 

Mit einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung können Mitarbeiter im Homeoffice Rechnungen so bearbeiten, als seien sie im Büro. Jeder an den Rechnungsprozessen beteiligte Kollege erkennt den aktuellen Bearbeitungsstand.

Zudem lassen sich viele Abläufe automatisieren und dadurch beschleunigen. Das reduziert Risiken wie zum Beispiel die Schatten-IT.

Schatten-IT bedeutet, dass Mitarbeiter sensible Informationen über unsichere Geräte und Apps weiterleiten und verarbeiten, weil keine brauchbare Unternehmenslösung existiert. Der Klassiker ist, dass schutzwürdige Daten über Messengerdienste wie WhatsApp geteilt werden.

Solche Probleme vermeiden Sie, indem Sie eine professionelle digitale Rechnungseingangsverarbeitung einrichten. Mitarbeiter im Homeoffice greifen dann ortsunabhängig auf die webbasierte Rechnungsprüfung und auf das DMS zu. So entsteht ein transparenter, strukturierter und sicherer Workflow.

Was braucht man für die Umstellung von Papier auf digitale Prozesse?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Grundlage

Die Basis jeder digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Dokumentenmanagementsystem. Das DMS sollte differenzierte Berechtigungseinstellungen und individualisierbare Workflows ermöglichen. Diese brauchen Sie für die Rechnungsprüfung und -freigabe. Im Idealfall ist das Dokumentenmanagement bereits ins Buchhaltungssystem integriert.

Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung

Neben einem DMS als Basis besteht ein Gesamtsystem zur Eingangsrechnungsverarbeitung aus einer webbasierten Lösung zur Rechnungsprüfung und -freigabe und aus einer Finanzbuchhaltungssoftware.

Scanner zur Digitalisierung von Papierrechnungen 

Zur Digitalisierung von Rechnungen, die immer noch auf Papier eintreffen, benötigen Sie zudem einen Scanner. Tipp: Fordern Sie Lieferanten auf, in Zukunft digitale Rechnungen zu stellen – am besten gleich in einem strukturierten Standardformat wie ZUGFeRD. Dann entfällt das Scannen und Sie können die Rechnungseingangsverarbeitung weiter automatisieren.

Bitte beachten Sie:

Die Umstellung auf digitalen Rechnungseingang ist ein unternehmensweites Projekt. Mit der Installation von Software allein ist es also nicht getan. Vielmehr sind neben der technischen Komponente auch organisatorische Aspekte zu berücksichtigen. Mehr dazu erfahren Sie im Blogbeitrag Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: 5 Tipps zur Einführung.


 

Fazit: So gelingt Ihre automatisierte digitale Eingangsrechnungsverarbeitung 

Eine webbasierte Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung, Finanzbuchhaltungssoftware, ein integriertes DMS, ein Scanner und eine Verfahrensdokumentation:  Mit dieser Ausstattung verarbeiten Sie eingehende Rechnungen digital und legen sie zentral und GoBD-konform ab – ganz gleich, ob Sie gerade unterwegs, im Büro oder im Homeoffice sind. So automatisieren Sie Stück für Stück Ihren Bearbeitungsprozess. Dieses Vorgehen öffnet Ihnen alle Vorteile der Digitalisierung: schnelle, sichere, integrierte Prozesse und damit einhergehend eine große Zeit- und Kostenersparnis.
 
Lesen Sie auch:
>> Digitaler Rechnungseingang: Einstieg in modernere Prozesse
>> Sieben Gründe für elektronische Rechnungseingangsverarbeitung
>> Digitales Dokumentenmanagement – die 6 wichtigsten Gründe für ein DMS
 

Dorothea Heymann-Reder
Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.
Bildquellen: Stock Rocket-stock.adobe.com, Dorothea Heymann-Reder (Porträt)