Ballerstedt GmbH

Die 1962 gegründete PB Kunststoffverarbeitung Ballerstedt GmbH mit Sitz in Hamburg-Reinbek ist spezialisiert auf die Entwicklung und Herstellung hochwertiger Kunststoffspritzgussteile. Der Fokus liegt dabei auf der kunststoffgerechten Verarbeitung thermoplastischer Kunststoffe (z. B. PVC, PEEK, PSU) sowohl für Serienprodukte als auch für Prototypen.

Aktuell sorgen 60 Mitarbeiter sowie über 30 Spritzgussmaschinen für eine reibungslose und zuverlässige Produktion. Wichtige Kunden kommen aus den Bereichen Medizintechnik, Maschinenbau und Sicherheitstechnik.

„Industriekunden erhalten bei uns eine ganzheitliche Betreuung – von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt. Um dies tadellos zu gewährleisten, setzen wir verstärkt auf Digitalisierung – sowohl auf Produktionsebene als auch in der täglichen Auftragsbearbeitung“, erläutert der gelernte Werkzeugmacher und Kunststoffingenieur Markus Ballerstedt, der 1999 die Geschäftsführung von seinem Vater übernahm. Und Katrin Penz, Finanzbuchhalterin und Personalsachbearbeiterin bei der Ballerstedt GmbH, betont: Im Rechnungswesen erhalten wir etwa 3000 Eingangsrechnungen pro Jahr, was lange Zeit unser Tagesgeschäft bestimmt hat. Hier war unser Ziel: weg von der täglichen Papierflut und mehr Effizienz bei den täglichen Routinen. Gemeinsam mit den Digitalisierungsexperten von HS schaffen wir Stück für Stück durchgängige digitale Prozesse – vom ersten Angebot bis zur finalen Rechnungsarchivierung.“

Nachdem sämtliche digitalen Vorrausetzungen geschaffen waren, starteten die Kunststoffprofis im April 2020 mit dem Projekt der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung, kurz: REV.

„Wir erhielten von HS eine Einführungsschulung, die Lockdown-bedingt via Microsoft Teams abgehalten wurde. Das lief reibungslos und ließ keine Fragen offen, sodass wir zwei Monate später damit schon an den Start gehen konnten“, so Buchhalterin Katrin Penz.

Heute werden eingehende Papierbelege direkt gescannt und in den digitalen Workflow übergeben. 90 Prozent der Rechnungen gehen ohnehin schon per E-Mail ein, was den Prozess noch einfacher macht. „Mein Ziel ist es, dass wir höchstens noch einen Aktenordner im Jahr mit Papierrechnungen haben – früher waren das bis zu acht Ordner pro Jahr“, erinnert sich die Buchhalterin. Ein großer Vorteil – vor allem in Pandemiezeiten – ist dabei die dezentrale Bearbeitung. Über freizugebende Eingangsrechnungen werden Mitarbeiter nun per E-Mail informiert und direkt in die webbasierte Lösung geleitet. Der gesamte Vorgang der Rechnungsbewilligung ist also nicht nur vom Arbeitsplatz, sondern von überall aus möglich.

Mehr Transparenz im Rechnungsumlauf

Die Abteilung Rechnungswesen kann darüber hinaus zu jeder Zeit nachvollziehen, welcher Beleg sich bei welchem Genehmiger in der Prüfungsschleife befindet. Katrin Penz dazu: „Ist die Rechnung von uns formal geprüft und vorkontiert, erhält sie automatisch eine Belegnummer und geht in den entsprechenden digitalen Postkorb.“ Abteilungen, die sehr wenige Rechnungen erhalten, werden zusätzlich über Push-Mail informiert. Um Versäumnissen vorzubeugen, gibt es zusätzlich die Möglichkeit, einen fixen Rückgabetermin festzulegen, der durch eine rote Ampel signalisiert wird.

Weitere Projekte geplant

Und auch das nächste Projekt steht bereits in den Startlöchern. Gemeinsam mit den Experten von HS - Hamburger Software soll die Arbeitszeiterfassung umfassend digitalisiert werden. Die modulare Anwendung zur Zeitwirtschaft des HS Lösungspartners ZMI wurde hierfür bereits angeschafft. Markus Ballerstedt betont: „Auch in der Zeitwirtschaft greift bei uns der Rationalisierungsgedanke. Wir wollen den Arbeitsaufwand künftig deutlich reduzieren und gleichzeitig mehr Transparenz in den Abläufen schaffen. HS ist hier auf lange Sicht ein zukunftsfähiger Digitalisierungspartner für uns.“