Was Digitalisierung meinem Unternehmen bringt
Als Erstes stellt sich immer die Frage, wo es in Ihren Abläufen hakt.
Überall dort, wo Informationen im Prozess verloren gehen oder wo sie nacherfasst werden müssen, sollten manuelle Arbeitsschritte durch digitale Prozesse ersetzt werden. Handlungsbedarf besteht auch, wenn Aufgaben vergessen werden und häufig Fehler auftreten - beispielsweise, weil Teile falsch bestellt, produziert und versendet werden.
Wenn Sie darüber hinaus nicht wissen, was Ihre Mitarbeiter gerade machen, und den Status der Aufträge nicht kennen, spätestens dann benötigen Sie eine Strategie zur Digitalisierung Ihrer Prozesse.
- Geringere Kosten und höherer Durchsatz
Verringerter Aufwand für Nach- und Doppelerfassungen sowie sinnvolle Plausibilitätsprüfungen führen zu schnelleren und sichereren Prozessen. - Transparenz
Sie haben den Auftragsfortschritt stets im Blick und erkennen Probleme wie Lieferverzug bereits, bevor sie auftreten. - Durchgängige Prozesse
Mithilfe von Schnittstellen und Webservices sind durchgehende Prozesse im gesamten Unternehmen möglich - vom Büro über die Fertigung bis ins Lager.
Videos zur Digitalisierung
Lösungsspektrum HS
HS bietet sowohl standardisierte Lösungen (Unternehmen passt sich den Prozessen der Software an) als auch ein breites Spektrum individueller Lösungen für verschiedenste Prozesse an (Software passt sich den Unternehmensprozessen an). Die Kunden können einfach einsteigen und ihr System anschließend schrittweise weiterentwickeln.
Softwareprodukte
Mobile Lösungen
Cloud-Lösungen
Nehmen Sie unsere Unterstützung und Beratung in Anspruch
Wer das Verbesserungspotenzial digitaler Lösungen erst einmal erkannt hat, der möchte am liebsten sofort drauflosdigitalisieren. Das ist jedoch nicht zu empfehlen. Denn erstens bleibt ein schlechter Prozess auch nach der Digitalisierung ein schlechter Prozess. Zweitens sollten Geschäftsabläufe nur dann digitalisiert werden, wenn sich daraus ein echter Nutzen ergibt. Deshalb ist es ratsam, Digitalisierungsvorhaben planvoll anzugehen und sich von Beginn an professionelle Hilfe zu holen – erst recht, wenn es sich um einen zentralen Bereich der Wertschöpfungskette handelt wie die Warenwirtschaft.
Unsere Methodik - in der Praxis bewährt
Projektmanagement
Erfahrung
Schritt für Schritt
In 4 Schritten zu effizienten digitalen Prozessen
Digitalisierung am Beispiel der Warenwirtschaft
Am Anfang jedes Digitalisierungsprojekts steht die Frage, wo es bei den Abläufen hakt. Typische Probleme im Bereich der Auftragsabwicklung sind beispielsweise:
- Aufwendige Doppelterfassung von Bestellinformationen – einmal vom Außendienst und dann nochmals vom Innendienst
- Zusätzlicher Aufwand durch Fehler bei der manuellen Übertragung
- Verzögerungen aufgrund mangelnder Prozesstransparenz (z. B. fehlendes Material für die Fertigung)
- Umständliche manuelle Übermittlung der Versanddaten an den Logistikdienstleister – obwohl die Daten im Warenwirtschaftssystem vorliegen
Die genannten Probleme führen dazu, dass Unternehmen ihre Kunden nicht optimal bedienen können. Je nach Unternehmen, Branche und Grad der Digitalisierung sind die Schwierigkeiten verschieden stark ausgeprägt oder es gibt weitere Hürden zu bewältigen. Deshalb empfiehlt es sich, vor der Digitalisierung den individuellen Handlungsbedarf festzulegen.
Sobald die zu verbessernden Prozesse festgelegt worden sind, untersuchen Spezialisten des HS Digitalisierungsteams die Abläufe in einem gemeinsamen Workshop mit Mitarbeitern des Anwenderunternehmens. Im Rahmen dieses Workshops analysieren die Teilnehmer die Problemursachen und die daraus resultierenden Konsequenzen für die Kosten- und Wettbewerbssituation. Anschließend werden Lösungsmöglichkeiten und Schritte zur Einführung digitaler Lösungen erörtert. Die Ergebnisse des Workshops werden schriftlich dokumentiert.
Auf Basis der Workshop-Ergebnisse erstellt das HS Digitalisierungsteam ein Umsetzungskonzept. Dieses Konzept beschreibt:
- die Ziele des Projekts,
- die zu verbessernden Prozesse (nach Dringlichkeit),
- die Lösung,
- das Verfahren zur Einführung der Lösung (Schritte),
- die zu erwartenden Kosten (Lizenzen, Dienstleistungen).
Anhand des Umsetzungskonzepts entscheidet der Kunde, ob das Projekt realisiert werden soll. Zudem dient das Konzept als Grundlage für die Durchführung des Vorhabens. Es gibt dem Kunden die Sicherheit, dass die formulierten Ziele mit den vereinbarten Maßnahmen erreicht werden.
Das Umsetzungskonzept steht, die Schritte zur Einführung der Lösung sind klar – spätestens jetzt sollte das Unternehmen einen Mitarbeiter bestimmen, der dafür verantwortlich ist, Aufgaben zu verteilen und zu überwachen. Eine der ersten Aufgaben besteht darin, Grundstrukturen zu schaffen (Stammdaten, Konfigurationen etc.).
Das HS Digitalisierungsteam berät und unterstützt Kunden in dieser Phase. So kommen von Beginn an die am besten geeigneten Lösungen und Methoden zum Einsatz. Dadurch erspart man sich spätere Korrekturen. Werden neue Instrumente eingeführt (z. B. Scanner, mobile Geräte, Erfassung von Fertigungsdaten), so verändert dies die Arbeitsabläufe teilweise erheblich. Um die Akzeptanz sicherzustellen, ist es wichtig, die Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren und zu schulen. Auch hierbei profitieren Unternehmen von der Projekterfahrung des HS Digitalisierungsteams.
Am Ende der Einführungsphase verfügt das Unternehmen über digitale Instrumente, die für bessere Prozesse sorgen. Im Hinblick auf die typischen Schwachstellen in der Auftragsabwicklung bedeutet das: Die Außendienstmitarbeiter haben nun via Smartphone-App Zugriff auf die relevanten Kundendaten. Über die App erfassen sie vor Ort beim Kunden Bestellungen und Anfragen, denen sie Fotos von Skizzen o. ä. hinzufügen können. Nach Abschluss des Erfassungsvorgangs ist die Bestellung sofort im Innendienst zur weiteren Bearbeitung und Ergänzung verfügbar. Und es werden die notwendigen Beschaffungs- und Fertigungsvorgänge angestoßen.
Empfehlung einer gemeinsamen Vorgehensweise
1. Online-Vorführung
2. Kostenschätzung
3. Analyse-Workshop
4. Konzept
5. Projektstart
6. Einführung
Gesprächspartner zur Digitalisierung gesucht?
Gern werfen wir gemeinsam mit Ihnen einen Blick auf Ihre Abläufe und stellen Ihnen Best-Practice-Fälle vor. Melden Sie sich bei Interesse telefonisch unter 040 63297-333 oder über das Kontaktformular bei uns.
